Usługa organizacji 20 szkoleń dla max. 1800 i min. 1440 Beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji 20 szkoleń dla max. 1800 i min. 1440 Beneficjentów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Ilość osób uczestniczących w szkoleniach (1800 Beneficjentów) wskazana w specyfikacji istotnych warunków zamówienia stanowi maksymalną ilość zamówienia. Realizacja przedmiotu umowy następować będzie według rzeczywistych potrzeb Zamawiającego, z zastrzeżeniem, iż co najmniej 80% zamówienia (1440 Beneficjentów) zostanie zrealizowane. Zamawiającemu przysługuje prawo nie zrealizowania pozostałych 20% (360 Beneficjentów) zamówienia bez podawania przyczyny, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Za zgodą Wykonawcy Zamawiający może nie zrealizować więcej niż 20% zamówienia, a Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu. Usługa zostanie zrealizowana w terminie od dnia zawarcia umowy do 16.12.2011r. Obejmuje ona: - zapewnienie eksperta z obszarów wymienionych w punkcie A. 1, - zapewnienie materiałów szkoleniowych opisanych w punkcie A. 4, - przeprowadzenie szkolenia w czasie obejmującym 6 godzin zegarowych (według uzgodnień z Zamawiającym), - recepcję szkolenia, - dokumentację zdjęciową, - catering, - ewaluację szkolenia. Szczegółowy opis zamówienia: A. W ramach usługi Zamawiający oczekuje od Wykonawcy zapewnienia: 1. ekspertów z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym do prowadzenia szkoleń w poniższych obszarach tematycznych (zgodnie z warunkiem o którym mowa w pkt III.3.4). Zamawiający przewiduje co najmniej jedno szkolenie z każdego zakresu: - zagadnienia zamówień publicznych w realizacji projektów unijnych, - zagadnienia promocji projektów unijnych, - zagadnienia związane z rozliczaniem projektów finansowanych z dotacji unijnych, - aspekty prawne umów o dofinansowanie projektów unijnych, - pomoc publiczna w projektach unijnych, - kontrola i sprawozdawczość w projektach unijnych, - zagadnienia związane z budową sieci szerokopasmowych, wyliczanie rekompensat, - zagadnienia rewitalizacji w RPO, - innowacyjność i transfer technologii w RPO, - nowelizacja ustawy o transporcie zbiorowym i wyliczanie rekompensat, - zagadnienia projektowania przestrzeni publicznej w sposób podnoszący innowacyjność projektów unijnych w zgodzie z horyzontalnymi zasadami UE. 2. sal szkoleniowych (wraz z oddzielnym miejscem na catering i recepcję) a) dostępnych w godzinach zaplanowanych na przeprowadzenie szkolenia (godziny udostępnienia sali uzgadniane będą z Zamawiającym każdorazowo w kontekście planowanego programu szkolenia); b) z niezbędnym wyposażeniem do przeprowadzenia szkolenia oraz zapleczem multimedialnym; c) zlokalizowanych zasadniczo na terenie Katowic oraz w wyjątkowych sytuacjach, na żądanie Zamawiającego poza Katowicami, w obrębie do 100 km, zlokalizowanych w miejscu łatwo dostępnym komunikacją miejską; d) jeśli sala szkoleniowa będzie zlokalizowana w hotelu, hotel ten powinien mieć standard minimum 3 gwiazdek. Sale szkoleniowe muszą zostać przedstawione do akceptacji Zamawiającemu (Zamawiający będzie brał pod uwagę dostępność do miejsca szkolenia komunikacją miejską). 3. w zakresie trwania szkoleń: a) zaangażowania eksperta w wymiarze 6 godzin zegarowych, b) uwzględnienia w programie każdego szkolenia czasu na dyskusje i wnioski podsumowujące daną tematykę. 4. materiałów szkoleniowych dla każdego uczestnika szkolenia (każdorazowo uzgodnionych z Zamawiającym) w formie podanej poniżej: a. wydruk prezentacji multimedialnych przygotowanych przez ekspertów na dostarczonym przez Zamawiającego wzorze prezentacji, wydruk: maksymalnie 4 slajdy na stronę, jednostronnie, czarno-białe, dodatkowo wydruki innych materiałów przygotowanych przez ekspertów; b. wydruk w kolorze: strony tytułowej oraz programu szkolenia c. wydruk ankiet ewaluacyjnych wg wzoru dostarczonego przez Zamawiającego (wydruk dwustronny, jedna kartka); d. wydruk prezentacji, pozostałych materiałów wraz ze stroną tytułową i programem musi być spięty sztywną okładką; e. dostarczenie materiałów szkoleniowych do akceptacji przez Zamawiającego nie później niż 5 dni roboczych przed terminem szkolenia; f. materiały muszą być złożone w komplet: teczka oraz długopis (do odbioru u Zamawiającego w terminie uzgodnionym z Zamawiającym), oprawione wydruki (strony tytułowej, programu, prezentacji, innych materiałów), ankieta ewaluacyjna; g. dostarczenie materiałów na miejsce szkolenia; h. zwrot materiałów pozostałych po szkoleniu do siedziby Zamawiającego w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, jednak nie później niż w ciągu 7 dni od zakończenia danego szkolenia. 5. cateringu - usługi cateringowej, która powinna obejmować: przygotowanie, dostarczenie posiłku oraz zapewnienie sprawnej obsługi w przerwach szkolenia, nakrycia oraz dekoracji stołów cateringowych, sprzątanie. Posiłki będą serwowane na zastawie porcelanowej/ szklanej zapewnionej przez Wykonawcę. W ramach cateringu w trakcie trwania szkolenia należy uwzględnić: a) bufet kawowy przed szkoleniem na 30 min przed rozpoczęciem szkolenia zawierający (menu na 1 osobę), zgodnie z opisem zawartym w siwz, b) 2 przerwy kawowe: - Pierwsza przerwa kawowa (menu na 1 osobę), zgodnie z opisem zawartym w siwz, - Druga przerwa kawowa (menu na 1 osobę), zgodnie z opisem zawartym w siwz, c) 1 przerwa obiadowa (menu na 1 osobę), zgodnie z opisem zawartym w siwz. Wskazane w siwz menu stanowi minimalne wymagania Zamawiającego. 6. ewaluacji każdego szkolenia w postaci raportu z ankiet ewaluacyjnych zawierających oceny poszczególnych elementów szkolenia oraz opinie uczestników; wzór ankiety zostanie udostępniony przez Zamawiającego. Ponadto w ramach ewaluacji oczekuje się: - zebrania od uczestników szkolenia ankiet ewaluacyjnych po zakończeniu szkolenia. - dostarczenia ewaluacji szkolenia wraz z ankietami ewaluacyjnymi nie później niż 10 dni od dnia realizacji szkolenia. 7. Przesłania w wersji elektronicznej szczegółowego programu szkolenia uzgodnionego z trenerem nie później niż na 13 dni przed terminem szkolenia w celu akceptacji przez Zamawiającego oraz umieszczenia go na stronie internetowej www.slaskie.pl. 8. Dostarczenia Zamawiającemu w wersji elektronicznej prezentacji multimedialnej opracowanej na szkolenie, w celu umieszczenia jej na ogólnodostępnej stronie internetowej www.slaskie.pl 9. Wydruku listy obecności oraz zebrania podpisów uczestników szkolenia. 10. Zapewnienia recepcji szkolenia w postaci stanowiska przed salą szkoleniową z minimum jedną osobą (nie może być to ekspert prowadzący szkolenie) zajmującą się dystrybucją materiałów szkoleniowych oraz ankiet szkoleniowych, zbieraniem podpisów na liście obecności przekazanej w wersji elektronicznej przez Zamawiającego, obsługą techniczną oraz nadzorem nad przebiegiem szkolenia. Osoba nadzorująca ze strony Wykonawcy musi być obecna przez cały czas trwania szkolenia i w razie potrzeby służyć pomocą uczestnikom szkolenia; 11. Umieszczenia w sali szkoleniowej banera udostępnionego przez Zamawiającego, informującego o źródle finansowania szkolenia. 12. Wykonania dokumentacji fotograficznej szkolenia w kolorze, min. 10 zdjęć z każdego szkolenia o jakości min. 300 dpi. Zamawiający zastrzega sobie prawo wykorzystania w/w zdjęć w prowadzonych działaniach informacyjno-promocyjnych. 13. Potwierdzenia przyjęcia zlecenia realizacji szkolenia nie później niż na 18 dni przed szkoleniem. 14. Umieszczenia na materiałach szkoleniowych i prezentacji multimedialnej zestawu logotypów przekazanych przez Zamawiającego oraz zapisu: projekt finansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013. Kolorystyka i układ graficzny logo NSS Program Regionalny, logo Województwa Śląskiego oraz Unii Europejskiej zostaną zaprojektowane ściśle według wytycznych zamieszczonych na stronach: - dla logo UE: http://europa.eu/abc/symbols/emblem/graphics1_pl.htm - dla logo NSS Program Regionalny: http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/ZPFE/Strony/Logo.aspx - dla logo Województwa Śląskiego: http://www.slaskie.pl/logo/ B. Zamawiający w ramach usługi: a) Udostępnia Wykonawcy materiały: teczka, długopis, ewentualne materiały promocyjne w formie i terminie ustalonym z Wykonawcą. b) Akceptuje miejsce szkolenia zaproponowane przez Wykonawcę (biorąc pod uwagę dostępność miejsca szkolenia pod względem komunikacji miejskiej). c) Akceptuje materiały szkoleniowe w terminie 3 dni roboczych po ich otrzymaniu. d) Udostępnia Wykonawcy, w formie i terminie ustalonym wcześniej baner w celu umieszczenia go na sali szkoleniowej. e) Dostarcza Wykonawcy wzór ankiet ewaluacyjnych w terminie do 7 dni roboczych od daty zawarcia umowy. f) Każdorazowo wysyła zlecenie realizacji szkolenia na co najmniej 21 dni przed terminem szkolenia. g) Uzgadnia z Wykonawcą i akceptuje program szkolenia nie później niż 10 dni przed szkoleniem. h) Najpóźniej na 3 dni robocze przed szkoleniem przekazuje Wykonawcy informację o faktycznej liczbie osób, która będzie uczestniczyć w szkoleniu. Zamawiający określi tę liczbę na podstawie przeprowadzonej rekrutacji i wysłanych do uczestników potwierdzeń. i) Dostarcza Wykonawcy w wersji elektronicznej listy uczestników najpóźniej dzień przed szkoleniem. j) Umieszcza na stronie internetowej www.slaskie.pl. szczegółowy program szkolenia oraz prezentację multimedialną opracowaną na szkolenie