Usługa administrowania cmentarzami komunalnymi Gminy Międzyrzecz

Opis przedmiotu przetargu: I. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi administrowania cmentarzami komunalnymi gminy Międzyrzecz. II. OBOWIĄZKI WYKONAWCY: w zakresie administrowania cmentarzami: 1. prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi z zachowaniem warunków określonych w ustawie z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych (Dz.U.2015.2126 t. j. z późn. zm.) oraz Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi (Dz.U.2001.153.1783 z późn. zm.) oraz zarządzanie obiektami zlokalizowanymi na terenie cmentarzy; 2. prowadzenie w systemie elektronicznym i pisemnym dokumentacji cmentarnej poprzez systematyczne dokonywanie wpisów, prowadzenie bieżącej ewidencji pochówków zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 1 sierpnia 2001 r. w sprawie prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2001.90.1013 z późn. zm.). 3. prowadzenie i utrzymywanie obiektu lub lokalu na terenie miasta Międzyrzecza umożliwiającego załatwianie spraw formalnych oraz jego obsługi w dni powszednie w godz. od 7°° do 15°° i zapewnienie całodobowego dyżuru telefonicznego (podanie do publicznej informacji numeru telefonu, pod który będą przyjmowane zgłoszenia); 4. pobieranie z upoważnienia Gminy - opłat cmentarnych za korzystanie z cmentarzy komunalnych Gminy Międzyrzecz zgodnie z obowiązującym cennikiem opłat; 5. wskazywanie lokalizacji miejsc pochówku; 6. udostępnianie kaplic do przechowywania zwłok. Kaplice w Międzyrzeczu, Wyszanowie i Bukowcu; 7. zapewnienie osobom trzecim swobody wyboru podmiotu wykonującego usługi pogrzebowe, kamieniarskie i budowlane; 8. prowadzenie nadzoru nad wykonaniem prac przez inne podmioty świadczące usługi pogrzebowe, kamieniarskie lub budowlane w zakresie przestrzegania przez te firmy parametrów przewidzianych w przepisach szczegółowych dotyczących m.in.: wymiarów dołów grzebalnych oraz odstępów między grobami, a także w zakresie gospodarowania odpadami pochodzącymi z rozbiórki bądź stawiania nowych pomników oraz usuwania nadmiaru ziemi i innych pozostałości po wykonanych pracach; 9. egzekwowanie od właścicieli i dysponentów grobów utrzymania porządku i czystości w obrębie tych grobów; 10. ustalanie właścicieli, dysponentów grobów nieopłaconych, informowanie ich również poprzez ogłoszenia na tablicach informacyjnych na cmentarzach oraz lokalnej prasie o warunkach dalszego dysponowania grobami; 11. oznaczanie grobów przeznaczonych do likwidacji w terminie od 1 października do 31 grudnia 2016r. po uprzednim listownym (w formie potwierdzenia odbioru) poinformowaniu właścicieli, dysponentów o takiej sytuacji. Administrator zobowiązany jest do wywieszania na tablicy ogłoszeń informacji przypominającej o uiszczeniu opłaty za przedłużenie prawa do grobu;; 12. przedłożenie w formie pisemnej informacji w tut. Gminie do 15 września 2016 r. wykazu niezbędnych prac remontowo - inwestycyjnych na rok następny wraz z kosztorysem; 13. sporządzanie, co miesiąc raportów z pobranych opłat z wyszczególnieniem: imienia i nazwiska, adresu osoby ponoszącej opłatę, imienia i nazwiska osoby pochowanej, nr kwatery i grobu, za jaki opłata została poniesiona oraz wysokość wniesionej opłaty z wyszczególnieniem poszczególnych pozycji cennika. 14. sporządzanie co kwartał raportów z kosztów utrzymania cmentarza z wyszczególnieniem kosztów utrzymania cmentarzy w rozbiciu na koszenie terenów zieleni, przycinanie krzewów i drzew, wywozu śmieci, kosztów mediów, wynajmu toi-toi, ubezpieczenia itp. za każdy poprzedni kwartał w terminach do 7 lipca 2016r., 7 października 2016r. i 31 grudnia 2016r. 15. otwieranie i zamykanie bram wjazdowych firmom świadczącym usługi pogrzebowe, kamieniarskie lub budowlane w godzinach określonych w § 1 pkt. 2 i § 5 pkt. 1 Regulaminu korzystania z cmentarzy komunalnych gminy Międzyrzecz; 16. udostępnianie wszelkich dokumentów źródłowych i informacji związanych z zarządzanym zasobem na żądanie zamawiającego; 17. przestrzeganie aby teren cmentarza nie tracił powagi miejsca kultu zmarłych; 18. wykonywaniu innych czynności nie wymienionych w umowie, a ciążących na Wykonawcy zgodnie z obowiązującymi przepisami; 19. umieszczenie przed każdym głównym wejściem na cmentarz na koszt własny n/w informacji: 1) adres biura Wykonawcy na terenie Międzyrzecza wraz z telefonem kontaktowym i godzinami otwarcia; 2) regulamin cmentarza; 20. przyjęcie pełnej odpowiedzialności za bezpieczeństwo i sposób prowadzenia cmentarzy oraz ewentualne szkody wynikłe z nieprawidłowego utrzymania i wykonywania prac od daty protokolarnego przejęcia cmentarzy w Międzyrzeczu (obręb Św. Wojciech), Bukowcu, Gorzycy, Kalsku, Kaławie, Kuligowie, Wyszanowie, Żółwinie do daty ich protokolarnego odbioru po zakończeniu świadczenia usługi; w zakresie utrzymania cmentarzy: 21. bieżące utrzymanie czystości na terenach i wokół cmentarzy polegające min. na zamiataniu mechanicznym lub ręcznym alejek, odchwaszczaniu alejek utwardzonych i części przy krawężnikach, wygrabianie i odchwaszczanie alejek gruntowych, usuwanie śliskości i odśnieżanie alejek w okresie zimowym; 22. bieżące utrzymanie czystości na parkingu utwardzonego przed cmentarzem komunalnym w Międzyrzeczu, w obrębie miejsc postojowych przed cmentarzami komunalnymi i w obrębie dwóch wydzielonych parkingów gruntowych w Bukowcu i Kaławie, wykaszanie traw z terenów przylegających do parkingu min. 3 m od krawędzi parkingu, usuwanie samosiejek, podcinanie krzewów i gałęzi drzew stanowiących zagrożenie dla bezpieczeństwa, odchwaszczanie części przy krawężnikach parkingu, zgarnianie śniegu, skuwanie lodu, zwalczanie gołoledzi poprzez posypywanie materiałem przeciwpoślizgowym; 23. bieżące utrzymanie zieleni na terenach i wokół cmentarzy w tym min. systematyczne wykaszanie trawiastych kwater (miejsca pochówku min. podopiecznych opieki społecznej, poniemieckich grobów) innych kwater przeznaczonych do pochówków oraz pasów zieleni wewnątrz cmentarzy, a także na zewnątrz od ogrodzenia do chodnika lub jezdni, gdzie max. wysokość trawy nie może przekraczać 10 cm, wygrabianie skoszonej trawy, grabienie liści, przycinanie i formowanie krzewów, podcinanie odrostów i wykonywanie cięć sanitarnych drzew, formowanie korony drzew rosnących na cmentarzu komunalnym w Międzyrzeczu, ustalanie planu wycinki drzew suchych, zagrażających bezpieczeństwu i krzewów znajdujących się na cmentarzach, przygotowywanie wniosków celem uzyskania decyzji na ich usunięcie i przeprowadzanie wycinki, usuwanie wiatrołomów, odchwaszczanie wokół nasadzeń; 24. bieżące pielęgnacja mogił podopiecznych opieki społecznej, poniemieckich, zaniedbanych oraz przeznaczonych do likwidacji; 25. bieżące utrzymanie i remont infrastruktury technicznej i uzbrojenia cmentarzy (konserwacja, usuwanie awarii kaplic, pomieszczeń gospodarczych, sanitarnych, urządzeń, instalacji oraz ogrodzeń, nawierzchni alejek i parkingów), a nie będących robotami budowlanymi w rozumieniu przepisów prawa budowlanego, poprzez: 1) zapewnienie systematycznej konserwacji i drobnych napraw ogrodzenia polegającego min na impregnacji, odmalowaniu, uzupełnianiu bądź wymianie uszkodzonych przęseł lub drewnianych szczebli, uszkodzonych klamek i zawiasów, uzupełnianiu lub naciąganiu (napinaniu) siatki ogrodzeniowej, spawaniu uszkodzonych elementów ogrodzenia, wykonywaniu napraw uszkodzonego ogrodzenia murowanego, 2) utrzymanie w dobrym stanie technicznym pomieszczeń kaplicy cmentarnej polegającej min na odświeżaniu ścian kaplic jak i pomieszczeń gospodarczych poprzez malowanie, likwidowanie zacieków, naprawy dachu, schodów, elewacji, cokołów i ubytków tynku, 3) utrzymanie w dobrym stanie technicznym punktów czerpania wody, zabezpieczanie instalacji wodnej przed zamarznięciem w okresie zimowym, naprawy i konserwacja istniejących punktów poboru, oczyszczanie studni głębinowych, 4) naprawa uszkodzonych nawierzchni alejek i parkingów w tym uzupełnianie brakujących płytek, likwidacji nierówności, zapadnięć, zaniżeń, wypiętrzeń itp., 5) konserwacja ławek polegająca na impregnacji, malowaniu, wymianie drewnianych szczebli itp.; 26. prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych oraz wykonywanie niezbędnych przeglądów i pomiarów; 27. bieżące utrzymania czystości i porządku oraz usuwanie awarii toalety na cmentarzu komunalnym w Międzyrzeczu, bieżące zlecanie wywozu z niej nieczystości na koszt własny; 28. wywóz śmieci z kontenerów na odpady komunalne i boksów oraz utrzymywanie porządku wokół nich, potwierdzanie na fakturach ilości wywożonych odpadów. Śmieci należy wywozić do RIPOK w Długoszynie lub w inne dopuszczone miejsce zgodnie z ustawą o odpadach; 29. zawieranie umów oraz ponoszenie stałych kosztów min. telekomunikacyjnych, za zużycie energii elektrycznej, wody, wywóz nieczystości stałych i płynnych, a mających wpływ na prawidłowe funkcjonowanie cmentarzy; 30. ponoszenie wydatków takich jak: 1) koszt ubezpieczenia zarządzanego majątku, 2) koszty korzystania z mediów, o których mowa w pkt. 30, 3) pozostałe koszty eksploatacji w tym naprawy infrastruktury cmentarnej; 31. przeprowadzanie okresowych kontroli urządzeń technicznych stanowiących wyposażenie zarządzanego zasobu (instalacja wodna, oświetleniowa) i utrzymywanie ich w sprawności technicznej; 32. posiadanie polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności przez czas wykonywania zamówienia; 33. udostępnianie toalety przy domu pogrzebowym na cmentarzu komunalnym w Międzyrzeczu w godz. od 8°° do 19°° w okresie od maja do października, a poza tym okresem w zależności od panujących warunków atmosferycznych ale nie krócej niż w godz. od 8°° do 16°°; 34. wynajem kabin sanitarnych wraz z niezbędnym serwisem (6szt.) na okres od 28 października do 4 listopada oraz pokrycia kosztów z tym związanych; 35. przygotowywanie i zabezpieczanie terenów cmentarnych i ich bezpośredniego otoczenia do obchodów dnia Wszystkich Świętych przy współpracy z Urzędem Gminy, Komendą Policji, Straży Pożarnej, Zarządem Dróg Wojewódzkich, 17 Wielkopolską Brygadą Zmechanizowaną i Żandarmerią Wojskową oraz przygotowanie dodatkowych, tymczasowych miejsc postojowych (oznakowanie palikami, taśmą wjazdy, granic parkingu i miejsc postojowych) w okresie pomiędzy 28 października a 3 listopada. III. Klauzula społeczna: w oparciu o art. 29 ust. 4 pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający żąda zatrudnienia na podstawie umowy o pracę (na nie mniej niż pół etatu w całości przy realizacji zamówienia w lokalizacji właściwej dla przedmiotu zamówienia) przez wykonawcę lub podwykonawcę co najmniej 50 % osób wykonujących czynności przy realizacji zamówienia. Zamawiający przez osoby wykonujące czynności w trakcie realizacji zamówienia rozumie osoby bezpośrednio wykonujące czynności będące przedmiotem zamówienia w lokalizacjach właściwych dla przedmiotu zamówienia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem przed zakończeniem tego okresu, Wykonawca będzie zobowiązany do zatrudnienia na to miejsce innej osoby. W trakcie realizacji zamówienia Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie pracowników, a Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego przedłożenia Zamawiającemu. W przypadku niezatrudnienia przy realizacji zamówienia wymaganej przez Zamawiającego liczby pracowników, Wykonawca będzie zobowiązany do zapłaty Zamawiającemu kary umownej określonej we wzorze umowy. IV. Dla potrzeb realizacji poszczególnych zadań Wykonawca zapewni na własny koszt, obiekty, materiały, urządzenia i narzędzia niezbędne do realizacji umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, transport oraz utylizacje odpadów. V. Z chwilą wygaśnięcia umowy Administrator odda Zamawiającemu cmentarze w stanie uporządkowanym i nie gorszym jak przed ich przekazaniem. Przekazane urządzenia, wyposażenie cmentarzy stanowiące własność Gminy po zakończeniu umowy podlegają zwrotowi i powinny być w stanie nie gorszym niż zużycie wynikające ze zwykłej eksploatacji.