Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnego zwrotu przesyłek niedoręczonych na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Opocznie

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym (cały kraj) i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ewentualnych zwrotów przesyłek niedoręczonych oraz usługi odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego, zgodnie z przepisami ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 roku (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 ze zm.) na rzecz Powiatowego Urzędu Pracy w Opocznie, w okresie od dnia 01.07.2016 r. do dnia 30.06.2018 r. 2.Zamawiający wymaga wykonania usługi w standardzie właściwym dla powszechnej usługi pocztowej, gdyż przedmiotem niniejszego zamówienia jest doręczanie w głównej mierze przesyłek o charakterze administracyjnym, w których skuteczność doręczenia, rygory związane z prawidłowym awizowaniem mają doniosłe znaczenie procesowe. 3.Szczegółowy zakres przedmiotu zamówienia (rodzaje przesyłek, ich waga i ilość) zawarty jest w załączniku nr 2 do niniejszej SIWZ. 4.Wymagania w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia wynikają z następujących przepisów: 1)Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 ze zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 2)Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, (jt. Dz. U. z 2016 roku, poz. 23) w zakresie doręczeń pism w postępowaniu administracyjnym. W przypadku zmiany przepisów w tym zakresie, będą miały zastosowanie przepisy obowiązujące, bez konieczności aneksowania umowy. 5.Rodzaje i liczba przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe (orientacyjne - na podstawie historii usług pocztowych Zamawiającego) i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę, tym samym oświadczając, że nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie realizacji umowy. Do kalkulacji (nadawanych ilości), określonych w formularzu cenowym, Zamawiający przyjął średnie roczne ilości przesyłek każdego rodzaju, z tym, że Zamawiający nie jest zobowiązany do realizowania podanych ilości przesyłek. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych średnich ilości. 6.Świadczenie usług pocztowych będzie polegało na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych w gabarytach A i B: a)przesyłek krajowych: - przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe ekonomiczne, - przesyłki listowe nierejestrowane zwykłe priorytetowe, - przesyłki listowe polecone ekonomiczne, - przesyłki listowe polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru, - przesyłki listowe polecone priorytetowe, - przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru b)przesyłek zagranicznych: - przesyłki listowe polecone ekonomiczne, - przesyłki listowe polecone ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru, - przesyłki listowe polecone priorytetowe, - przesyłki listowe polecone priorytetowe za potwierdzeniem odbioru, c)przesyłek na warunkach szczególnych (WS): - przesyłki ekonomiczne na WS; - przesyłki ekonomiczne na WS za potwierdzeniem odbioru; - przesyłki priorytetowe na WS; - przesyłki priorytetowe na WS za potwierdzeniem odbioru; d)paczek pocztowych krajowych: - paczki pocztowe ekonomiczne, - paczki pocztowe ekonomiczne za potwierdzeniem odbioru, - paczki pocztowe priorytetowe, - paczki pocztowe priorytetowe za potwierdzeniem odbioru, e)zwrotów przesyłek. 7.Przez przesyłki będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a)przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe: - zwykłe ekonomiczne - przesyłki nierejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone ekonomiczne - przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, - polecone ekonomiczne za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki niebędące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, - polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym. b)przez paczki pocztowe, rozumie się paczki: - zwykłe ekonomiczne - rejestrowane nie będącą paczkami najszybszej kategorii, - priorytetowe - rejestrowane najszybszej kategorii. 8.Usługi pocztowe stanowiące przedmiot zamówienia obejmują: 1)Przesyłki listowe krajowe o wagach: a)do 350 gram (gabaryt A i B) b)ponad 350 gram do 1000 gram (gabaryt A i B) c)ponad 1000 gram do 2000 gram (gabaryt A i B) GABARYT A - to przesyłki o wymiarach: - minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, - maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm GABARYT B - to przesyłki o wymiarach: - minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm Wszystkie wymiary przyjmuje się z tolerancją +(- 2 mm 2)Przesyłki listowe zagraniczne o wagach: a)do 50 gram, b)ponad 50 gram do 100 gram, c)ponad 100 gram do 350 gram, d)ponad 350 gram do 500 gram, e)ponad 500 gram do 1000 gram, f)ponad 1000 gram do 2000 gram. 3)Paczki pocztowe o wagach: a)do 1 kg (gabaryt A i B) b)od 1 kg do 2 kg (gabaryt A i B) c)od 2 kg do 5 kg (gabaryt A i B) d)od 5 kg do 10 kg (gabaryt A i B) e)ponad 10 kg (gabaryt A i B) GABARYT A - to paczki, dla których żaden z wymiarów nie może przekroczyć: długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm. GABARYT B - to paczki, których przynajmniej jeden wymiar przekracza rozmiar Gabarytu A, a jednocześnie suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Usługa pocztowa - przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych polega na przyjęciu, przemieszczeniu i doręczeniu/wydaniu przesyłki oraz traktowaniu jej ze szczególną ostrożnością. Przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych w obrocie krajowym może być przyjmowana w dwóch kategoriach: - przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych (WS) ekonomiczna (EK), która jest przemieszczana, opracowywana i doręczana w standardzie jakościowym D+3 (podany termin doręczenia nie jest terminem gwarantowanym tylko deklarowanym), - przesyłka pocztowa na warunkach szczególnych (WS) priorytetowa (PR), która jest przewożona najszybszym środkiem transportu, mając pierwszeństwo w procesie opracowywania i doręczania przed przesyłkami ekonomicznymi. Standardem jakościowym dla przesyłki priorytetowej jest jej przebieg w terminie D+1. Przesyłka priorytetowa będzie dostarczona następnego dnia roboczego po dniu nadania, jeśli zostanie nadana do godz. 15:00. Przesyłka nadana jako priorytetowa po godz. 15:00 traktowana będzie jako nadana w dniu następnym. Przesyłkę priorytetową należy oznaczać poprzez naklejenie na niej nalepki w kolorze niebieskim z napisem PRIORYTET(PRIORITAIRE) lub naniesienie napisu o treści PRIORYTET. Ponadto na nalepce adresowej do przesyłki należy zaznaczyć rubrykę PRIORYTETOWA. Minimalne wymiary przesyłki pocztowej na warunkach szczególnych wynoszą 10 cm x 16 cm, natomiast maksymalne są sumą długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość i nie mogą przekraczać 300 cm, przy czym największy wymiar (długość) nie może przekroczyć 150 cm. Maksymalna waga przesyłki wynosi 30 kg. Opakowanie, zamknięcie, zabezpieczenie przesyłki oraz druki, formularze, blankiety i nalepki dołączone do przesyłki, a wymagane do świadczenia usługi wlicza się do jej masy. 9.Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce i za granicami kraju (Europa) objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym. 10.Odbiór przesyłek przeznaczonych do nadania odbywać się będzie raz dziennie przez upoważnionego przedstawiciela wykonawcy, w sekretariacie Zamawiającego we wszystkie dni robocze od poniedziałku do piątku, w godz. 14.00 - 15.00 - przewiduje się możliwość dokonania zmiany dokładnej godziny odbioru przesyłek. W przypadku, gdy wykonawca będzie dysponował placówką pocztową w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego odbiór przesyłek może odbywać się także w tej placówce. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostarczenia własnym transportem, do wyznaczonej przez Wykonawcę placówki pocztowej w miejscowości, w której znajduje się siedziba Zamawiającego, w przypadku wystąpienia ze strony zamawiającego konieczności nadania przesyłki po raz kolejny w danym dniu. 11.Odbioru przesyłek dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. 12.Nadanie przez Wykonawcę przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. Odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania każdorazowo potwierdzać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy: pieczęcią, podpisem i datą na zestawieniu przesyłek przekazanych, potwierdzających ilość i rodzaj przesyłek. 13.Zamawiający będzie przekazywał przesyłki do nadania w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: a)dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do zestawienia przesyłek, sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b)dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych - przygotowanie zestawienia ilościowego przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. 14. Znaczek opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę lub innym uzgodnionym oznaczeniem (np. nadruk). 15.Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego oraz (potwierdzenia odbioru) Wykonawcy (dostarczane bezpłatnie przez Wykonawcę), a w przypadku przesyłek o charakterze administracyjnym, w których skuteczność doręczenia, rygory związane z prawidłowym awizowaniem mają doniosłe znaczenie procesowe również (potwierdzenia odbioru) będą dostarczane przez Zamawiającego. Waga przesyłki określona będzie w stanie zamkniętym. 16.Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych i priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 17.Ilość i waga zwróconych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia, sporządzonego przez Wykonawcę w dwóch egzemplarzach. Kopia zestawienia dostarczana będzie zamawiającemu wraz z fakturą. 18.Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki niezwłocznie po doręczeniu przesyłki, nie później jednak niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia jej doręczenia. Zwrot niedoręczonych przesyłek odbywać się będzie niezwłocznie po wyczerpaniu ich możliwości doręczenia z podaniem przyczyny ich niedoręczenia. W przypadku niemożności doręczenia pisma w sposób określony w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w powyższym terminie Wykonawca sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata. 19. Okresem rozliczeniowym będzie miesiąc kalendarzowy. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek w przypadku, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana. Usługi będą rozliczane według cen jednostkowych brutto wynikających z formularza cenowego. 20. Płatności za przesyłki będą dokonywane z dołu na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury za wykonane w danym miesiącu usługi. Faktura winna zostać wystawiona do 7-go dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczeniowym ze specyfikacją wykonanych usług. 21. Zamawiający określił w Załączniku Nr 2 do niniejszej SIWZ przewidywane ilości nadawanych przesyłek przez okres obowiązywania umowy. Ilości przesyłek pocztowych podane w tym Załączniku zostały przyjęte przez Zamawiającego szacunkowo. Rzeczywista ilość przesyłek pocztowych będzie wynikała z faktycznych potrzeb Zamawiającego w tym zakresie. Wykonawca zobowiązany jest do podania oferowanych cen w pozycjach formularza cenowego, w których Zamawiający podał liczbę wysłanych przesyłek. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek z pozycji formularza cenowego, w których ilości są zerowe, podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 22. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres realizacji zamówienia, z wyjątkami: a)w przypadku zmiany stawki podatku VAT na usługi pocztowe może nastąpić zmiana cen jednostkowych odpowiednio do stawki podatku, b) w przypadku, jeśli konieczność wprowadzenia zmian cen wynika z uregulowań prawnych w zakresie ustalania lub zatwierdzania cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także w przypadku, kiedy ich wprowadzenie wynika z okoliczności powodujących, iż zmiana ww. cen leży w interesie publicznym, c) ceny określone przez Wykonawcę w ofercie ulegną obniżeniu w toku realizacji zamówienia w przypadku, gdy opłaty pocztowe wynikające ze standardowego cennika lub regulaminu Wykonawcy będą niższe od cen wynikających w przedłożonej ofercie. Wykonawca ma obowiązek wówczas stosować względem Zamawiającego obniżone opłaty pocztowe dla usług, wynikające ze swojego aktualnego cennika lub regulaminu, 23. Zamawiający dopuszcza stosowanie upustów przez Wykonawcę do umowy przetargowej. 24.Usługi pocztowe objęte umową realizowane będą z uwzględnieniem: a)aktualnie obowiązujących przepisów prawa regulujących wykonywanie usług pocztowych, b) regulaminu świadczenia usług Wykonawcy, z tym, że postanowienia tego regulaminu sprzeczne lub nie dające się pogodzić z postanowieniami zawartymi w niniejszej SIWZ i umowie, nie będą miały zastosowania, c)wymagań wynikających ze SIWZ. 25. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usług pocztowych objętych umową, w tym utraty, ubytku lub uszkodzenia przesyłki, Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie oraz inne roszczenia na podstawie przepisów zawartych w ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe, Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 ze zm. 26.Strony umowy zobowiązują się do zachowania w poufności wszelkich informacji, w szczególności informacji o danych osobowych, w których posiadanie weszły lub wejdą w związku z realizacją niniejszej umowy. Strony umowy zobowiązują się również do zachowania w tajemnicy oraz odpowiedniego zabezpieczenia wszelkich dokumentów przekazanych przez drugą stronę. Uzyskane informacje oraz otrzymane dokumenty mogą być wykorzystane wyłącznie w celach związanych z realizacją umowy. 27.W przypadku nieterminowego odbioru przesyłek przygotowanych do wyekspediowania, zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 0,5% miesięcznej kwoty (za ostatni zapłacony przez Zamawiającego miesiąc) za usługę odbioru przesyłek z siedziby zamawiającego za każdy dzień zwłoki. 28.Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w przypadku: a) likwidacji, ogłoszenia upadłości lub rozwiązania przedsiębiorstwa Wykonawcy, b)niewykonania przedmiotu umowy powyżej 3 dni w stosunku do ustalonych terminów, c) wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy wadliwie i zaniechania zmiany sposobu jego wykonania mimo upływu wyznaczonego przez Zamawiającego terminu na dokonanie zmiany. 29. Odstąpienie od umowy powinno nastąpić pod rygorem nieważności na piśmie i zawierać uzasadnienie. W każdym przypadku, jeśli odstąpienie przez Zamawiającego od umowy następuje z winy wykonawcy, Zamawiającemu przysługuje prawo do naliczenia kary umownej w wysokości 15% kwoty przedstawionej w ofercie jako cena brutto. 30.Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 31.W sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu cywilnego oraz przepisy regulujące działalność pocztową. 32.Po rozstrzygnięciu postępowania przetargowego, Zamawiający dopuszcza podpisanie porozumienia precyzującego kwestie techniczne między innymi takie jak: wskazanie placówek pocztowych Wykonawcy obsługujących Zamawiającego, prawidłowe oznaczenie nadawanych przesyłek przez Zamawiającego, regulacje technologiczne. 33.Opłata za niewykonaną usługę komplementarną (tj. potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej) podlega zwrotowi w wysokości wniesionej przy nadaniu przesyłek poleconych z potwierdzeniem odbioru. Zwrot dokonywany będzie poprzez pomniejszenie kwoty opłat za zwrócone przesyłki polecone. 34.Nadanie przesyłek następować będzie w dniu ich odbioru przez wykonawcę. 35.Zamawiający zobowiązuje się do: a) prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi w normach, b) sporządzania w dwóch egzemplarzach (w tym jeden dla Wykonawcy) zestawień ilościowych nadanych przesyłek nierejestrowanych z uwzględnieniem kategorii i podziałów wagowych; wzór zestawień winien być uzgodniony z Wykonawcą, c) przekazania przesyłek rejestrowanych Wykonawcy wg książki nadawczej stosowanej przez Zamawiającego i uzgodnionej z Wykonawcą. 36.Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania prawne zawarte w rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej Dz. U z 2013 r., poz. 1468. 37. Ewentualne spory mogące wyniknąć w związku z realizacją umowy Strony będą rozstrzygać polubownie, a jeśli nie będzie to możliwe rozstrzygać je będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego.