Świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej na 10. Krajowe warsztaty szkoleniowo - organizacyjne Polskiego FADN

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich i gastronomicznych wraz z udostępnieniem sali konferencyjnej (z dostępem do Internetu) dla 105 uczestników 10.warsztatów szkoleniowo - organizacyjnych Polskiego FADN. 3.1.1. Miejsce świadczenia usług - w obrębie województwa świętokrzyskiego. 3.1.2. Pokoje oraz pełny zakres świadczonych usług hotelarskich i gastronomicznych muszą spełniać warunki co najmniej hotelu trzygwiazdkowego. Zamawiający nie żąda posiadania kategoryzacji. Niedopuszczalne jest serwowanie posiłków w pomieszczeniach, w których będą odbywały się posiedzenia. 3.1.3. Organizowane przez Instytut warsztaty mogą odbyć się w dniach 17 - 21.09. 2012 r. lub 24 - 28.09.2012 r. ( zaoferowany termin nie będzie podlegał ocenie). Warsztaty rozpoczną się pierwszego dnia pobytu (17 lub 24 września ) od podania obiadu i zakończą ostatniego dnia pobytu (21 lub 28 września) po podaniu obiadu. 3.1.4. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego na 5 dni kalendarzowych przed terminem warsztatów i nie będzie mniejsza niż 90 osób. 3.1.5. Ostateczne całkowite wynagrodzenie za wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z ceną pobytu za 1 osobę określoną w ofercie Wykonawcy, zostanie ustalone na podstawie liczby uczestników warsztatów, którą Zamawiający przekaże Wykonawcy na 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem warsztatów. Podana liczba uczestników będzie podstawą do wystawienia faktury VAT. 3.1.6. Wykonawcy nie będzie przysługiwało prawo dochodzenia roszczeń z tytułu zmiany ilości uczestników warsztatów, o ile Zamawiający powiadomi Wykonawcę o tym fakcie nie później niż 5 dni kalendarzowych przed data rozpoczęcia konferencji. 3.1.7. Zamawiający dopuszcza możliwość wpłaty zaliczki na poczet umowy w wysokości 30% wartości umowy brutto na 30 dni przed terminem warsztatów. 3.2.Zakwaterowanie: 3.2.1. We własnej bazie hotelowej Wykonawcy: a) 11 pokoi 1-osobowych, b) 47 pokoi 2-osobowych z pojedynczymi łóżkami. 3.3.Wyżywienie: 3.3.1. Wykonawca zapewni: a)śniadania dla 105 osób w cenie pokoi - standardowy szwedzki stół, b)5 obiadów dla 105 osób - dowolna zupa, drugie danie - mięsne/rybne, deser, kompot, kawa lub herbata do wyboru, możliwość zgłoszenia kilku porcji dla dietetyków, obiad serwowany na stół, c)3 kolacje standardowe dla 105 osób - standardowy stół szwedzki, d)1 kolacja uroczysta dla 105 osób - w max. cenie do 110,00 zł na osobę (dwa dania ciepłe, półmiski: wędlin, rybne, serów twardych i sałatek, ciasto i owoce, zimne napoje (gazowane i niegazowane), kawa i herbata wg życzenia, lampka wina na osobę (250 ml), kolacja serwowana na stół, godzina rozpoczęcia kolacji 19:00, godzina zakończenia 24:00, podczas kolacji Wykonawca zapewni muzykę mechaniczną, e)8 serwisów kawowych - powinny być dostępne bez ograniczeń czasowych przez cały czas trwania zajęć - świeżo parzona gorąca kawa (mleczko lub śmietanka do kawy), gorąca woda, herbata w torebkach jednorazowych, cytryna, cukier, sok i woda z cytryną w dzbankach oraz minimum 2 rodzaje kruchych ciasteczek i 2 rodzaje ciast domowego wypieku - ( w poniedziałek i w piątek po jednym, a w pozostałe dni po dwa serwisy - przed i po południu), f)codziennie podczas zajęć przedpołudniowych 1 butelka i popołudniowych 1 butelka wody mineralnej o pojemności 0,5 l (gazowana i niegazowana) dla każdego uczestnika warsztatów (łącznie 840 butelek). g) posiłki powinny być wykonane z naturalnych produktów, metodą tradycyjną bez użycia produktów typu instant lub produktów gotowych typu pierogi mrożone, klopsy, gołabki, itp., h)dania i napoje musza być serwowane w naczyniach wielorazowego użytku wraz z metalowymi sztućcami, i)Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji menu, nie później niż na 14 dni roboczych przed rozpoczęciem warsztatów. 3.4. Sala konferencyjna klimatyzowana na 105 osób: 3.4.1. Wykonawca zapewni wyposażenie sali konferencyjnej w stoły i krzesła (w dowolnym ustawieniu, jednak z widokiem na ekran) dla 105 osób (w tym stół dla 4 osób w prezydium, przy którym będzie gniazdo zasilające), nagłośnienie (z możliwością podłączenia naszego systemu rejestracji dźwięku (dyktafon cyfrowy) poprzez kabel audio 3,5 mm), ekran do rzutnika dostosowany do wielkości sali (rzutnik na czas szkolenia dostarczy Zamawiający) oraz bezpłatny dostęp do sieci internetowej, flipchart, serwis techniczny na czas warsztatów. 3.4.2. Sala konferencyjna powinna być zlokalizowana w miejscu gwarantującym niezakłócony przebieg konferencji, tj. nie powinna graniczyć z remontowanymi w tym czasie pomieszczeniami. 3.4.3. Ewentualna organizacja w tym samym terminie innych spotkań/konferencji musi wykluczyć możliwość wzajemnego zakłócania przebiegu spotkań. Wymaga się aby w takim przypadku wyznaczone zostały odpowiednie strefy zajmowane przez uczestników poszczególnych spotkań. 3.4.4. Wykorzystanie sali konferencyjnej w poniedziałek i w piątek po pół dnia, w pozostałe dni przez cały dzień. 3.5. Inne warunki: a) w ofercie należy podać całkowity koszt brutto pobytu jednej osoby, b) do oferty należy dołączyć załącznik z propozycjami menu (w tym menu na uroczystą kolację), c) Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca na parkingu hotelowym dla 30 samochodów osobowych, d) Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia do każdego pokoju listu informującego uczestników warsztatów o usługach dodatkowych, nie przewidzianych przez organizatora, z których można korzystać wyłącznie na własny koszt. Uczestnik warsztatów za usługi dodatkowe zobowiązany jest do uiszczenia opłaty samodzielnie, e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do skonfrontowania propozycji ofertowych z rzeczywistymi warunkami