Zorganizowanie wyjazdów celem przeprowadzenia warsztatów dla dzieci/młodzieży z rodzin zastępczych, rodzinnych domów dziecka, placówek opiekuńczo - wychowawczych typu rodzinnego oraz dzieci/młodzieży z rodzin zagrożonych/dotkniętych zjawiskiem przemocy - beneficjentów projektu systemowego Równi lecz różni realizowanego przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kielcach.

Opis przedmiotu przetargu: Opis przedmiotu zamówienia : Nazwa zamówienia : Zorganizowanie wyjazdów celem przeprowadzenia warsztatów dla dzieci/młodzieży z rodzin zastępczych, rodzinnych domów dziecka, placówek opiekuńczo - wychowawczych typu rodzinnego oraz dzieci/młodzieży z rodzin zagrożonych/dotkniętych zjawiskiem przemocy - beneficjentów projektu systemowego Równi lecz różni realizowanego przez Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Kielcach w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VII - Promocja integracji społecznej, Działanie 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji, Poddziałanie 7.1.2 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji przez powiatowe centra pomocy rodzinie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zamawiający podzielił zamówienie na 2 zadania tj.: Zadanie 1 Zamówienie obejmuje: Zorganizowanie 10-cio dniowego wyjazdu wakacyjnego ( w tym 9 noclegów) nad polskie morze dla 45 dzieci/młodzieży w wieku od 15 do 25 lat i 4 osób z kadry Zamawiającego oddelegowanych do prowadzenia warsztatów socjoterapeutycznych. 1. Wykonawca podczas wyjazdu zapewni: 1) Zorganizowanie transportu zbiorowego dla uczestników wyjazdu z miejscowości Kielce z miejsca wskazanego przez Zamawiającego do miejsca realizacji usługi oraz z powrotem, Wymagania: - autokar musi być wyposażony w sprawną klimatyzację, z aktualnym przeglądem technicznym, - Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli autokaru/ów przez odpowiednie służby przed rozpoczęciem podróży, - Wykonawca zleci kontrolę autokaru/ów przed wyjazdem w drogę powrotną odpowiednim służbom kontroli, - w przypadku awarii autokaru lub w razie wykazania przez organy kontroli niesprawności autokaru/ów, Wykonawca w ciągu 1 godziny podstawi sprawny pojazd zastępczy, - zapewnienie obsługi dwóch kierowców i odpowiedniej ilości wychowawców, - do grupy podczas transportu nie może być dołączona inna grupa. - autokar winien być podstawiony minimum 45 minut przed wyjazdem, 2) Transport na potrzeby organizowanych przez Wykonawcę wycieczek oraz innych planowanych działań/zajęć/spotkań. 3) Opiekę kierownika wypoczynku i wychowawców: - kierownik wypoczynku zapewni opiekę organizacyjną, - doświadczeni wychowawcy zapewnią całodobową opiekę nad dziećmi/młodzieżą (odpowiednio do liczby dzieci/młodzieży). Kierownik oraz wychowawcy będą zajmowali się uczestnikami od momentu wyjazdu grupy z Kielc do momentu powrotu grupy do Kielc. Kierownik wypoczynku oraz wychowawcy muszą posiadać kwalifikacje określone w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r., w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 r., Nr 12 poz. 67 ze zmianami). Zamawiający nie dopuszcza łączenia funkcji kierownika wypoczynku i wychowawcy. Wynagrodzenie kierownika oraz wychowawców należy do obowiązków Wykonawcy i jest wliczone w ogólny koszt wyjazdu. 4) Zorganizowanie zakwaterowania dla uczestników w trakcie realizacji w/w usług w pokojach dwuosobowych lub trzyosobowych o podwyższonym standardzie z pełnym węzłem sanitarnym (tj. WC, łazienka z prysznicem lub wanną, umywalką), z TV kablową i czajnikiem bezprzewodowym. Uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w sposób umożliwiający jak najlepszy nadzór ze strony wychowawców (np. zakwaterowanie na jednym lub dwóch piętrach). 5) Ośrodek, w którym będzie zorganizowany wypoczynek, musi spełniać wymogi dotyczące bezpieczeństwa, ochrony przeciwpożarowej oraz warunków higieniczno-sanitarnych określonych przepisami o ochronie przeciwpożarowej i Państwowej Inspekcji Sanitarnej. 6) Wyżywienie: - całodzienne wyżywienie składające się z trzech posiłków (śniadanie; obiad + deser np.: ciasto, owoce lub deser lodowy; kolacja) - catering podczas warsztatów (kawa, herbata, napoje, ciastka) - stały dostęp do napojów oraz pieczywa z masłem i dżemem podczas pobytu dzieci/młodzieży w ośrodku, - obiad podczas wycieczek, - suchy prowiant w czasie podróży powrotnej tj. bułkę z żółtym serem, dwie bułki słodkie; owoc np.: jabłko, banan; woda mineralna lub napój niegazowane 1,5 l. Wykonawca uwzględni rodzaj diety wynikającej z uwarunkowań jednostki chorobowej uczestników wyjazdu. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o rodzaju diety co najmniej trzy dni wcześniej przed przyjazdem grupy do ośrodka. 7) Dwie sale konferencyjne w celu przeprowadzenia warsztatów, każda dla mim. 30 osób z odpowiednim zapleczem technicznym (tj. rzutnik, laptop oraz ekran ścienny). Sale konferencyjne, będą do dyspozycji kadry Zamawiającego podczas prowadzenia warsztatów. Kadrę do przeprowadzenia warsztatów zapewni Zamawiający (osoby te nie sprawują opieki nad dziećmi/ młodzieżą). Ilość godzin warsztatów 30 godzin lekcyjnych ( 2 grupy) dla każdej grupy, nie więcej niż 5 godzin lekcyjnych dziennie. Wykonawca w harmonogramie pobytu uwzględni czas przeprowadzenia warsztatów. 8) Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za: - bezpieczeństwo uczestników od momentu wyjazdu do momentu powrotu, - wszelkie szkody wyrządzone przez dzieci/młodzież osobom trzecim. 9) Organizator wypoczynku zapewnia możliwość korzystania z kąpieliska spełniającego wymogi bezpieczeństwa i czystości wody oraz opiekę co najmniej 2 wykwalifikowanych ratowników podczas kąpieli, wyłącznie do dyspozycji uczestników wyjazdu. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia warunków bezpieczeństwa uczestników wyjazdu, a w szczególności podczas kąpieli. 10) Bezpłatny dostęp do obiektów rekreacyjno-sportowych, np.: boisko sportowe, boisko do koszykówki, siatkówki oraz bezpłatny dostęp do sprzętu sportowego (np.: piłki, stół do tenisa itp.). 11) Wykonawca poniesie koszty opłaty uzdrowiskowej/klimatycznej za uczestników wyjazdu. 12) Wykonawca zapewni bezpłatną całodobową opiekę medyczną (lekarz na każde wezwanie, pielęgniarka z całodobowym pobytem w ośrodku wypoczynkowym, w którym zakwaterowana będzie grupa) dla wszystkich uczestników wyjazdu oraz w razie potrzeby opłaci transport chorego uczestnika wyjazdu do szpitala lub placówki medycznej. 13) Wykonawca ubezpieczy dzieci/młodzież od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę 10 000 zł na jedną osobę w czasie 10-cio dniowego pobytu oraz podczas przejazdu w obie strony. 2. Wykonawca podczas pobytu zorganizuje: 1) Dwie całodniowe wycieczki turystyczno-krajoznawcze, z zapewnieniem obiadu oraz napojów w tym: - jedną wycieczkę autokarową, której celem będzie zwiedzanie atrakcji znajdujących się w regionie, - jedną wycieczkę, w ramach której zorganizowany zostanie m.in. rejs statkiem. Wykonawca pokryje wszystkie koszty związane z realizacją wycieczek. Wykonawca zapewni przewodników na potrzeby zwiedzania obiektów/miejsc. 2) Zajęcia rozwijające indywidualne zainteresowania dzieci/młodzieży min. dwugodzinne - co najmniej 2 różne np.: - muzyczne (karaoke, konkurs w stylu jaka to melodia itp.), - plastyczne (mini plener malarski - węglem lub kredą itp.), - sportowe (turniej piłki siatkowej - plażowej itp.) Zajęcia przeprowadzi kadra Wykonawcy. 3) Zajęcia integracyjne: - dwie dyskoteki z poczęstunkiem (np. ciastka, paluszki, napoje itp.), - dwa ogniska (przyśpiewki, kuchnia regionalna itp.), - dwie wycieczki piesze po okolicy. Oprócz wymaganych przez Zamawiającego atrakcji, Wykonawca może zaproponować dodatkowe atrakcje turystyczne oraz inne formy rozrywki w ramach wyjazdu celem właściwego zagospodarowania czasu wolnego. 3. Wykonawca zapewni organizację wypoczynku zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 stycznia 1997 r., w sprawie warunków, jakie muszą spełniać organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej, a także zasad jego organizowania i nadzorowania (Dz. U. z 1997 r., Nr 12 poz. 67 ze zmianami). 4. Wykonawca doręczy Zamawiającemu zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku do Kuratorium Oświaty właściwego ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora wypoczynku. 5. Wykonawca winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm.). Dane osobowe uczestników wyjazdu wskazanych przez Zamawiającego będą przetwarzane przez Wykonawcę w oparciu o umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. 6. Wykonawcę zobowiązuje się do: 1) prowadzenia dokumentacji przebiegu wyjazdu, na którą w szczególności składać się będzie: - dziennik zajęć, zawierający listę obecności, wymiar godzin i tematy zajęć, - codzienna kronika przebiegu wyjazdu w postaci zapisu fotograficznego lub audio - wizualnego. 2) Informowania uczestników usługi o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej, 3) Oznakowania miejsca odbywania się usługi oraz wszystkich materiałów związanych z przeprowadzeniem usługi w szczególności dokumentów dotyczących przebiegu realizacji zadania zgodne z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki poprzez umieszczenie odpowiednich logotypów wraz z informacją o współfinansowaniu. Termin wyjazdu: wyjazd należy zrealizować w terminie od 05.08.2013r do 28.08.2013r. Wyjazd obejmuje 10 dni, w tym 9 noclegów. Zamawiający informuje, że do organizowanej usługi będzie stosował prawo opcji. Podane ilości osób są wielkościami, które Zamawiający maksymalnie skieruje na wyjazd. Zamawiający zakłada, że z przyczyn niezależnych od Zamawiającego ilość osób może ulec zmianie o 5 dzieci/młodzieży i o 2 osobę z kadry zamawiającego. Zadanie 2 Zamówienie obejmuje: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie 3- dniowego wyjazdu ( w tym 2 noclegi) połączonego z warsztatami edukacyjnymi dla dzieci/młodzieży w wieku od 15 do 21 lat do Krakowa dla 30 dzieci/młodzieży i 3 osób z kadry Zamawiającego, które będą prowadziły warsztaty. 1. Wykonawca podczas wyjazdu zapewni: 1) Transport dla uczestników wyjazdu, który obejmuje: - przejazd z Kielc do Krakowa i z powrotem, - transport w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia na terenie Krakowa, - podczas transportu do grupy nie może być dołączona inna grupa. Autokar musi być wyposażony w sprawną klimatyzację, z aktualnym przeglądem technicznym. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli autokaru/ów przez odpowiednie służby, przed rozpoczęciem podróży. W przypadku awarii autokaru lub w razie wskazania przez organy kontroli niesprawności autokaru/ów, Wykonawca w ciągu 1 godziny podstawi sprawny pojazd zastępczy, Autokar winien być podstawiony minimum 45 minut przed wyjazdem. Wykonawca pokrywa koszty związane z parkingiem i parkowaniem. Wyjazd uczestników z Kielc z miejsca wskazanego przez Zamawiającego w piątek ok. godziny 15:00, powrót do Kielc w niedzielę ok. godz. 18:00. 2) Kierownika wyjazdu, opiekunów, przewodników; - kierownik oraz opiekunowie (odpowiednio do ilości dzieci/młodzieży) muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje, - kierownik i opiekunowie będą opiekowali się uczestnikami od momentu wyjazdu grupy z Kielc do momentu powrotu grupy do Kielc, - przewodników podczas zwiedzania zaplanowanych atrakcji, Wynagrodzenia kierownika, opiekunów i przewodników należy do obowiązków Wykonawcy i jest wliczone w ogólny koszt wyjazdu. 3) Rezerwację miejsc noclegowych uczestnikom wyjazdu na czas jego trwania na terenie Krakowa. Zamawiający wymaga zakwaterowania uczestników w pokojach dwuosobowych o podwyższonym standardzie z pełnym węzłem sanitarnym. Uczestnicy wyjazdu powinni być zakwaterowani w sposób umożliwiający jak najlepszy nadzór ze strony opiekunów (np. na jednym lub dwóch piętrach). 4) Salę konferencyjną w celu przeprowadzenia warsztatów dla min 30 osób z odpowiednim zapleczem technicznym (tj. rzutnik, laptop oraz ekran ścienny). Sala konferencyjna będzie do dyspozycji kadry Zamawiającego podczas prowadzenia warsztatów. Kadrę do przeprowadzenia warsztatów zapewni Zamawiający (osoby te nie sprawują opieki nad dziećmi/młodzieżą). Ilość godzin warsztatów - 10 godzin lekcyjnych. Wykonawca w programie pobytu uwzględni czas przeprowadzenia warsztatów. 5) Dzienne wyżywienie obejmujące 3 posiłki (z wyjątkiem: pierwszego dnia gdzie Wykonawca zapewni późną obiadokolację oraz ostatniego dnia, w którym wyżywienie obejmie dwa posiłki: śniadanie i obiad oraz Wykonawca w tym dniu zapewni suchy prowiant w czasie podroży powrotnej tj. dwie bułki słodkie; owoc np.: jabłko, banan; woda mineralna lub napój niegazowane 0,5 l). Podczas warsztatów Wykonawca zapewni catering (kawa, herbata, napoje, ciastka) Wykonawca uwzględni rodzaj diety wynikającej z uwarunkowań jednostki chorobowej uczestników wyjazdu. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o rodzaju diety co najmniej trzy dni wcześniej przed przyjazdem grupy do ośrodka. 6) Wykonawca ubezpieczy dzieci/młodzież od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę 10 000 zł na jedną osobę w czasie całego pobytu oraz podczas przejazdu w obie strony. 7) Bezpłatną całodobową opiekę medyczną stosownie do potrzeb uczestników, a także (w razie potrzeby) opłaci transport chorego uczestnika do szpitala lub innej placówki medycznej. 8) Wykonawca poniesie koszty opłaty uzdrowiskowej/klimatycznej za uczestników wyjazdu. 2. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za: 1) Bezpieczeństwo uczestników, wyjazdu, od momentu wyjazdu do momentu powrotu, 2) Wszelkie szkody wyrządzone przez dzieci/młodzież osobom trzecim. 3.Podczas pobytu Wykonawca zorganizuje: 1) Możliwość przeprowadzenia warsztatów w wymiarze 10 godz. lekcyjnych, 2) Zwiedzanie Wzgórza Wawelskiego (Reprezentacyjne Komnaty Królewskie, Prywatne Apartamenty Królewskie, Katedra Wawelska, Groby i Krypty Królewskie, Dzwon Zygmunta, Muzeum Katedralne, Skarbiec Koronny i Zbrojownia,) - zwiedzanie wraz z przewodnikiem, 3) Zwiedzanie Rynku Głównego w Krakowie (Sukiennice, Kościół Św. Wojciecha, Kościół Mariacki- Ołtarz Wita Stwosza, Wieża Ratuszowa) Barbakan, Brama Floriańska, ul. Floriańska - zwiedzanie wraz z przewodnikiem, 4) Wejście do Ogrodu Doświadczeń im. Stanisława Lema w Krakowie - oprowadzanie grupy wraz z przewodnikiem, 5) Wyjście do teatru w Krakowie na spektakl, w którym główne role będą obsadzone przez znanych aktorów (spektakl powinien być dostosowany do wieku uczestników wyjazdu), Wszelkie dodatkowe (poza wymaganymi przez Zamawiającego) atrakcje turystyczne oraz inne formy rozrywki w ramach wyjazdu zależą od wyboru Wykonawcy i powinny być odpowiednie ze względu na właściwe zagospodarowanie czasu wolnego. 4. Wykonawca winien działać zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm.). Dane osobowe uczestników wyjazdu wskazanych przez Zamawiającego będą przetwarzane przez Wykonawcę w oparciu o umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych. 5. Wykonawcę zobowiązuje się do: 1) Prowadzenia dokumentacji przebiegu wyjazdu, na którą w szczególności składać się będzie: - dziennik zajęć, zawierający listę obecności, wymiar godzin i tematy zajęć, - codzienna kronika przebiegu wyjazdu w postaci zapisu fotograficznego lub audio - wizualnego. 2) Informowania uczestników usługi o współfinansowaniu projektu ze środków Unii Europejskiej, 3) Oznakowania miejsca odbywania się usługi oraz wszystkich materiałów związanych z przeprowadzeniem usługi w szczególności dokumentów dotyczących przebiegu realizacji zadania zgodne z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki poprzez umieszczenie odpowiednich logotypów wraz z informacją o współfinansowaniu. Termin wyjazdu: wyjazd należy zrealizować w weekend w terminie od 20.09.2013r. do 13.10.2013r. Wyjazd obejmuje 3 dni, w tym 2 noclegi. Zamawiający informuje, że do organizowanej usługi będzie stosował prawo opcji. Podane ilości osób są wielkościami, które Zamawiający maksymalnie skieruje na wyjazd. Zamawiający zakłada, że z przyczyn niezależnych od Zamawiającego ilość osób może ulec zmianie o 3 dzieci/młodzieży i o 1 osobę z kadry zamawiającego. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych na poszczególne zadania.