Usługa dezynfekcji gazowej materiałów archiwalnych i zbiorów bibliotecznych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest: 1. Dezynfekcja gazowa, czyli postępowanie mające na celu zniszczenie mikroorganizmów znajdujących się w materiałach archiwalnych zwanych dalej aktami, oraz zbiorów bibliotecznych zwanych dalej książkami, przy pomocy mieszanki do sterylizacji przemysłowej o nazwie GAZ S-9 zawierającej tlenek etylenu (EO) o wysokiej czystości w gazie osłonowym, jakim jest dwutlenek węgla (CO2), przy czym zawartość EO wynosi 9% wartości wagowej zawartość CO2 - 91% wagowej Proces dezynfekcji powinien być prowadzony w warunkach obniżonego ciśnienia (próżni) w komorze fumigacyjnej 2. Dezynfekcja obejmie około, przy czym nie więcej niż 3.380 mb, w tym: 2.1 ok. 3.130 mb akt, przy czym nie więcej niż, 28.000 pudeł lub paczek, ok. 250 mb. książek, przy czym nie więcej niż, 13.000 voluminów. 2.2 akta i książki wymienione w pkt. 2.1 przechowywane są w trzech obiektach w Bielsku-Białej, w Oświęcimiu i Żywcu, z czego: - około 1125 mb akt, oraz ok. 65 mb książek znajduje się w magazynach w Oddziale w Bielsku-Białej, przy ul.Wapienickiej 34-34a, - około 1190 akt oraz około 120 mb książek znajduje się w magazynach w Oddziale w Oświęcimiu, teren Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau, - około 815 mb akt, oraz ok. 65 mb książek w magazynach w Oddziale w Żywcu, przy ul. Świętokrzyskiej 50a 3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje również odbiór akt i książek od Zamawiającego bezpośrednio z magazynów (z regałów) w Bielsku-Białej, w Oświęcimiu oraz Żywcu i przekazanie akt i książek po dezynfekcji Zamawiającemu do magazynu w nowej siedzibie Oddziału w Bielsku-Białej, przy ul. Piłsudskiego 43, a także sporządzenie stosownej dokumentacji potwierdzającej skuteczne przeprowadzenie dezynfekcji. 3.1 zasady odbioru akt i książek przez Wykonawcę: a. Wykonawca dostarczy na plac przed wskazanym budynkiem archiwalnym samochód ciężarowy umożliwiający bezpieczne przewożenie materiałów do dezynfekcji, o pojemności i ładowności oszacowanej według jego własnej oceny i jego potrzeb transportowych. b. Akta i książki będą przekazywane Wykonawcy bezpośrednio z magazynów. Załadunek akt i książek na samochód ciężarowy będzie prowadzony siłami Wykonawcy, poczynając od zdjęcia pudła lub paczki z regałów w danym magazynie w każdym z budynków. W związku z tym Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pracowników do przemieszczania pudeł i paczek na trasie od regału do samochodu. c. Z powodu konieczności zachowania porządku i kolejności poszczególnych pudeł i paczek akt i książek przy ich przekazywaniu, Zamawiający będzie przekazywał w ciągu dnia roboczego nie więcej niż 1.400 pudeł lub paczek. d. Wykonawcy mogą być przekazywane wyłącznie całe zespoły archiwalne. e. Książki zostaną przekazane w ostatnim transporcie wykonywanym z danego Oddziału. f. Z magazynów Oddziałów w Bielsku Białej i Żywcu akta i książki mogą być wydawane Wykonawcy tylko w dni robocze w godzinach od 8:00 do 15:00. g. Z magazynów Oddziału w Oświęcimiu, akta i książki mogą być wydawane Wykonawcy tylko w dni robocze w godzinach od 5:00 do 8:00 oraz od 19:00 do 23:00. W przypadku tego Oddziału wysokość maksymalna samochodu dostawczego nie może przekroczyć 310 cm oraz całkowity ciężar do 12 ton (waga samochodu wraz z załadunkiem). h. Każdorazowo data i godziny transportu z magazynów Oddziałów muszą być skonsultowane z Kierownikami Oddziałów, o których mowa w pkt. 3.1 Części I SIWZ. i. Każdorazowo przy odbiorze akt każdego zespołu archiwalnego oraz książek zostanie sporządzony List przewozowy (protokół zdawczo-odbiorczy), stanowiący Załącznik nr 1 do Umowy, a Załącznik nr 11 do niniejszej SIWZ. Zamieszczona w nim metryczka służy do sprawdzenia ilości pudeł przekazanych akt i paczek z książkami. j. Każdorazowo przy odbiorcze każdego transportu akt i książek zostanie sporządzone Zestawienie listów przewozowych, o których mowa w pkt.k poniżej, stanowiący Załącznik nr 2 do Umowy, a Załącznik nr 12 do SIWZ. k. Listy przewozowe i zbiorcze zestawienie listów przewozowych sporządza Zamawiający, z którego jeden egzemplarz przekazuje Wykonawcy przy przekazaniu objętej nimi partii akt lub książek. Natomiast Wykonawca sporządza kopię tego listu i dostarcza go Zamawiającemu wraz z aktami przy ich przekazaniu Zamawiającemu. Zabieg ten ma na celu m.in. zapewnienie utrzymania porządku kolejności dostarczonych pudeł i paczek. 3.2 Zasady odbioru akt i książek po procesie dezynfekcji przez Zamawiającego: a. Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć daną partię akt lub książek, w ilości i porządku zgodnym z listem przewozowym, o którym mowa w pkt. 3.1.g powyżej, (protokołem przekazania) otrzymanym podczas przyjmowana do dezynfekcji; b. Zamawiający zdolny jest przyjąć dziennie nie więcej niż 1.400 pudeł lub paczek; c. Akta mogą być wydawane Zamawiającemu tylko w dni robocze w godzinach od 8,00 do 15,00; d. Każdorazowo data i godzina transportu winna być skonsultowana z Pełnomocnikiem Zamawiającego, który będzie wskazany w Umowie, stanowiącej Załącznik nr 5 do SIWZ; e. Wykonawca jest zobowiązany dostarczyć pudła lub paczki poddane fumigacji do magazynu w nowej siedzibie Oddziału w Bielsku-Białej, przy ul. Piłsudskiego 43. W związku z tym Wykonawca zapewni odpowiednią ilość pracowników do przemieszczania pudeł i paczek na trasie od samochodu do wskazanego magazynu. Podczas przekazania Zleceniodawcy należy sporządzić list przewozowy (protokół zdawczo-odbiorczy), według Załącznika nr 1 do Umowy. 4. Zamawiający określa następujące zasady przeprowadzenia procesu dezynfekcji akt i książek: 4.1 Dezynfekcja powinna być prowadzona w komorze fumigacyjnej według standardów przewidzianych dla materiałów archiwalnych: a. po umieszczeniu akt lub książek wstępne wypompowanie powietrza, b. nawilżanie i nagrzewanie do wilgotności względnej RH 60% i temperatury 45ºC, nie więcej niż 55ºC, c. obniżenie ciśnienia w komorze do 100 mbar, d. wprowadzenie gazu do komory o odpowiednim stężeniu - ciśnienie 750-800 mbar, e. właściwa dezynfekcja trwająca, co najmniej 24 godziny przy stężeniu gazu, co najmniej 200 mg/m3. Proces ten może zostać przedłużony do 36 godzin w przypadku materiałów, które nie mogą zostać np. silnie nawilżone lub podgrzewane, f. parametry czasu trwania dezynfekcji właściwej powinny zostać ustalone przed rozpoczęciem procesu dezynfekcji w zależności od rodzaju materiału i stopnia skażenia mikrobiologicznego akt i książek, g. usuwanie gazu z komory, h. przewietrzanie - poprzez kilkakrotne powtarzanie następujących po sobie cykli (minimum 12 cykli) napełniania komory powietrzem, i. kwarantanna poza komorą, w pomieszczeniu suchym, przewiewnym, z czystym mikrobiologicznie powietrzem do uzyskania dopuszczalnego poziomu pozostałego w aktach lub książkach tlenku etylenu. 4.2 Z dezynfekcji każdego co piątego (w odniesieniu do materiałów z Oddziałów w Bielsku-Białej i Żywcu) oraz każdego (w odniesieniu do materiałów z Oddziału w Oświęcimiu) wsadu do komory fumigacyjnej należy pobrać próby mikrobiologiczne z 5 j.a. (10 prób: okładka i wnętrze). 4.2.1 Pobór prób i badania mikrobiologiczne ma wykonać niezależne od Wykonawcy dezynfekcji laboratorium. Wykonawca ma przedstawić Zamawiającemu kopię protokołu badania mikrobiologicznego wykonanego przez laboratorium oraz protokół badania końcowego określający: - skuteczność biobójczą dezynfekcji, według Załącznik nr 4 do Umowy, a Załącznika nr 13 do SIWZ, - wydruk przebiegu procesu dezynfekcji obejmujący datę rozpoczęcia i zakończenia procesu oraz parametry fizyczne procesu. 4.2.2 Protokół badania końcowego zawierający ocenę skuteczności dezynfekcji oraz kopie badań mikrobiologicznych winny zostać dostarczony (faxem lub drogą e-mail) Zamawiającemu przed przekazaniem danej partii akt lub książek do nowej siedziby oddziału Archiwum w Bielsku-Białej. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykonania kontrolnego badania skuteczności biobójczej dezynfekcji. Brak pełnej skuteczności biobójczej w stosunku do bakterii nie dyskwalifikuje zabiegu dezynfekcji, jednakże Zamawiający zastrzega sobie możliwość interpretacji wyników dezynfekcji; 4.2.3 Po otrzymaniu kopii protokołu badania końcowego Zamawiający wyraża zgodę na przekazanie zdezynfekowanych akt Zamawiającemu do nowej siedziby oddziału Archiwum w Bielsku-Białej lub zarządza badanie - kontrolę sprawdzającą rezultatów dezynfekcji. Kontrola sprawdzająca może zostać wykonana w obecności przedstawiciela Wykonawcy w miejscu przechowywaniu akt i książek po dezynfekcji u Wykonawcy lub też natychmiast po ich zwrocie w magazynie Zamawiającego. Jeżeli Zamawiający uzna, że brak odpowiedniej skuteczności procesu dezynfekcji nastąpił bezspornie z winy Wykonawcy, Wykonawca ponosi całkowitą odpowiedzialność za dodatkowe badanie i niniejszym wyraża zgodę na obciążenie jego rachunku kosztami tego badania lub też bezpośrednie odliczenie kosztów z wynagrodzenia należnego dla Wykonawcy. Negatywne wyniki skuteczności biobójczej procesu dezynfekcji, zobowiązują Wykonawcę do powtórzenia procesu dezynfekcji. Kontrolę skuteczności powtórnego zabiegu należy powtórzyć w odniesieniu do całej partii materiału objętej listem przewozowym, w składzie której znalazły się materiały nie objęte kontrolą , która dała wynik niezadowalający.