Bankowa obsługa budżetu Powiatu Lubartowskiego wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Powiatu Lubartowskiego wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi. 1) Zamawiający informuje, iż w ramach umowy z Bankiem oprócz rachunku budżetu powiatu obsługiwane mają być rachunki wymienionych niżej jednostek organizacyjnych powiatu: Lp. Nazwa jednostki 1. Starostwo Powiatowe w Lubartowie 2. Zarząd Dróg Powiatowych w Lubartowie 3. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Lubartowie 4. Komenda Powiatowa Straży Pożarnej w Lubartowie 5. Regionalne Centrum Edukacji Zawodowej w Lubartowie 6. ZS Nr 2 im. Ks. Sanguszki w Lubartowie 7. Zespół Szkół w Ostrowie Lubelskim 8. Zespół Szkół w Kocku 9. Specjalny Ośrodek Szkolno-Wychowawczy w Firleju 10. Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna w Lubartowie 11. Młodzieżowy Dom Kultury w Lubartowie 12. Bursa Szkolna w Lubartowie 13. Dom Pomocy Społecznej w Kocku 14. Dom Pomocy Społecznej w Ostrowie Lubelskim 15. Środowiskowy Dom Samopomocy w Lubartowie 16. Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Lubartowie 17. Powiatowy Urząd Pracy w Lubartowie 18. Powiatowa Biblioteka Publiczna w Lubartowie 2) Zamawiający informuje, iż ilość rachunków w trakcie obowiązywania umowy może się zmieniać. Może to dotyczyć rachunków inwestycji, oraz innych rachunków, których konieczność otwarcia zaistnieje w trakcie obowiązywania umowy. Rachunki te będą prowadzone na warunkach złożonej oferty. Każda z jednostek organizacyjnych powiatu musi posiadać co najmniej dwa rachunki bankowe, w tym rachunek bieżący. 3. Zakres przedmiotu zamówienia. Zamówienie obejmuje: 1) otwarcie rachunku budżetu Powiatu i podległych jednostek organizacyjnych 53 szt. (punkt 1 formularza oferty). Są to rachunki bieżące i rachunki pomocnicze. 2) prowadzenie 19 sztuk rachunków bieżących, wraz z wydawaniem wyciągów (punkt 2 formularza oferty). 3) prowadzenie 34 sztuk rachunków pomocniczych, wraz z wydawaniem wyciągów (punkt 3 formularza oferty). 4) przyjmowanie wpłat gotówkowych (punkt 4 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie jest to średnio 150 sztuk wpłat w różnych wartościach, na ogólną kwotę około 156.000,00 zł. 5) realizacja wypłat gotówkowych (punkt 5 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie 72 sztuk wypłat i jest to kwota wypłat w wysokości (średnio) 278 000,00 zł. 6) sprzedaż blankietów czekowych (punkt 6 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii z 2015 r., że średnio w miesiącu Powiat i jego jednostki organizacyjne zrealizowały 52 czeki. 7) instalacja i szkolenie w systemie bankowości elektronicznej (punkt 7 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie, że system bankowości elektronicznej zostanie zainstalowany na co najmniej 16 stanowiskach. W części jednostek organizacyjnych będzie funkcjonować więcej niż jedno stanowisko. Liczba użytkowników około 40, co oznacza, że prawie w każdej jednostce organizacyjnej Powiatu musi być wyznaczona więcej niż jedna osoba do obsługi systemu bankowości elektronicznej. 8) abonament za korzystanie z sytemu bankowości elektronicznej (punkt 8 formularza oferty). Zamawiający wymaga, aby wykonawca - bank dokonywał uaktualniania, konserwacji, ewentualnie okresowych szkoleń doskonalących z systemu bankowości elektronicznej na 16 stanowiskach. W przypadku konieczności zainstalowania systemu bankowości elektronicznej na większej ilości stanowisk będą ponoszone koszty takie jak w złożonej ofercie. 9) realizacja przelewów wewnętrznych (w banku obsługującym budżet), w systemie bankowości elektronicznej (punkt 9 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie jest to (średnio) 760 sztuk przelewów. 10) realizacja przelewów do innych banków w systemie bankowości elektronicznej (punkt 10 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie jest to (średnio) 1 700 sztuk przelewów. 11) sporządzanie duplikatów dokumentów, stanowiących załącznik do wyciągu (punkt 11 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie może to być 15 sztuk dokumentów. 12) przelew w formie papierowej wewnętrzny i zewnętrzny składany w sytuacjach incydentalnych (punkt 12 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie może to być 10 sztuk przelewów. 13) obsługa wypłat z rachunków: Fundusz pracy dla bezrobotnych i innych w przypadkach ich utworzenia przez Fundusz Pracy (punkt 13 formularza oferty). Do niniejszego przetargu przyjęto założenie - na podstawie historii tych operacji w 2015 roku - że miesięcznie może to być ponad 1 388 sztuk przelewów na rachunki podopiecznych Powiatu, prowadzone przez bank. Ewentualne koszty z tym związane będzie ponosił Powiat. 4. W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca będzie zobowiązany do udzielania kredytu w rachunku bieżącym, na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu (punkt 14 formularza oferty). 1) Zamawiający informuje, że Rada Powiatu upoważniła Zarząd Powiatu do zaciągnięcia kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku budżetowego, przejściowego deficytu budżetu powiatu, do wysokości 5 500 000,00 zł. Zamawiający zastrzega, iż wysokość kredytu może być inna, gdyż wynika to z ewentualnego zapotrzebowania na kredyt w rachunku bieżącym do konkretnego budżetu. W związku z tym, iż zamawiający nie jest w stanie określić, zarówno wysokości kredytu w każdym roku, okresu w jakim kredyt może być wykorzystywany i w jakiej wysokości salda w konkretnym dniu - dla porównania ofert należy obliczyć odsetki kredytu 5 500 000,00 zł za 1 dzień. Do obliczenia wysokości oprocentowania kredytu w rachunku bieżącym, jako jeden ze składników tegoż oprocentowania, należy przyjąć średnią arytmetyczną stawkę WIBOR 3 M za miesiąc poprzedni, przed miesiącem, w którym upływa termin składania ofert. Formuła naliczania oprocentowania, zawarta w umowie będzie następująca: cyt: Kredyt jest oprocentowany wg zmiennej stopy procentowej w stosunku rocznym. Oprocentowanie będzie obliczane wg średniej arytmetycznej stawki WIBOR 3 M za miesiąc poprzedni i stałej marży banku wynoszącej ............. % na następny miesiąc. Formuła obliczenia odsetek od w/w kredytu, w celu porównania ofert, jest następująca: 5.500.000,00zł x oprocentowanie (średnia arytmetyczna stawka WIBOR 3 M za miesiąc poprzedni i stała marża banku) x 1 dzień / 365 2) prowizja od kwoty udzielonego kredytu, obliczona w złotych - (punkt 15 formularza oferty). Dla porównania ofert należy przyjąć wysokość kredytu 5 500 000,00zł. 3) opłata od kwoty udzielonego kredytu obliczona w złotych - (punkt 16 formularza oferty). Dla porównania ofert należy przyjąć wysokość kredytu 5 500 000,00zł. 4) zabezpieczeniem spłaty kredytu będzie weksel własny In blanco wystawiony przez Powiat, z kontrasygnatą Skarbnika Powiatu oraz oświadczenie o poddaniu się egzekucji do wysokości kredytu oraz odsetek od kredytu, obliczone w pełnej wysokości salda kredytu w czasie obowiązywania umowy, na dzień jego zaciągnięcia. 5. Termin w dniach, na udzielanie kredytu w rachunku bieżącym, na pokrycie występującego w ciągu przejściowego deficytu budżetu Powiatu (punkt 18 formularza oferty). W formularzu oferty należy wpisać liczbę dni, niezbędnych bankowi na udzielenie ww kredytu. Jest to termin liczony od momentu złożenia kompletnego wniosku, do dnia zawarcia umowy. 6. W ramach przedmiotu zamówienia wykonawca może być zobowiązany do udzielania gwarancji zapłaty za roboty budowlane, w związku z uprawnieniami wynikającymi z Ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks Cywilny, Art. 6491 i dalsze, (punkt 17 formularza oferty). 1) dla porównania ofert przyjęto gwarancję w wysokości 3 000 000,00 zł. 2) Zamawiający zastrzega, iż wysokość gwarancji może być inna, gdyż może to wynikać z konkretnej wartości realizowanej inwestycji. Nie można też stwierdzić ilu wykonawców robót budowlanych może zażądać gwarancji, a także okresów obowiązywania tych gwarancji. 3) dla porównania ofert wykonawca powinien obliczyć i wstawić do Formularza oferty wynagrodzenie w złotych, od kwoty gwarancji, za rozpoczęty 10-dniowy okres. W koszcie tym wykonawca powinien uwzględnić wszystkie prowizje i opłaty związane z gwarancją. W trakcie obowiązywania umowy, w przypadku korzystania Powiatu z gwarancji w terminie 15 dni, należy rozumieć, że są to dwa okresy podlegające opłacie za korzystanie z gwarancji. 7. Termin w dniach, na udzielenie gwarancji zapłaty za roboty budowlane (punkt 19 formularza oferty). W formularzu oferty należy wpisać liczbę dni, niezbędnych bankowi na udzielenie w/w gwarancji. Jest to termin liczony od momentu złożenia kompletnego wniosku o gwarancję do dnia zawarcia umowy. 8. Oprocentowanie środków na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych, przy wymaganej miesięcznej kapitalizacji odsetek (punkt 20 formularza oferty). Zamawiający wymaga od wykonawców, aby rachunki były oprocentowane według zmiennej stopy procentowej. Oprocentowanie w trakcie obowiązywania umowy będzie obliczane w sposób następujący: średnia arytmetyczna stawka WIBID 1 M za miesiąc poprzedni x (razy) stały wskaźnik korygujący, zaoferowany przez wykonawcę = oprocentowanie na następny miesiąc Wymaga się, aby powyższa formuła naliczania oprocentowania była zawarta w umowie. Dla porównania ofert, do obliczenia wysokości oprocentowania środków na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych, jako jeden ze składników tegoż oprocentowania, należy przyjąć średnią arytmetyczną stawkę WIBID 1 M za miesiąc poprzedni, przed miesiącem, w którym upływa termin składania ofert. W Formularzu oferty wykonawca powinien wstawić oferowany wskaźnik w kolumnie D oraz obliczyć oprocentowanie w kolumnie E. 9. Posiadanie lub utworzenie jednostki organizacyjnej banku, prowadzącego bankową obsługę budżetu Powiatu lub powierzenie prowadzenia bankowej obsługi budżetu jednostek organizacyjnych Powiatu poza miejscem siedziby zamawiającego, tj. w Firleju, Ostrowie Lubelskim i w Kocku (punkt 21, 22 i 23 formularza oferty). Wykonawca powinien wstawić informację TAK lub NIE we właściwej kolumnie D, E lub F. 10. Wykonawca będzie prowadzić bankową obsługę budżetu - rachunek bieżący (organu finansowego), przez cały okres obowiązywania umowy, w miejscowości siedziby zamawiającego, tj. mieście Lubartów, co wiąże się z koniecznością posiadania, bądź utworzenia w ciągu 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy, w miejscowości siedziby zamawiającego, placówki banku o nie niższej strukturze organizacyjnej niż oddział. 11. Oddział banku, który będzie obsługiwać budżet Powiatu będzie posiadał decyzyjność dotyczącą wysokości udzielania kredytu w rachunku bieżącym na pokrycie przejściowego deficytu budżetu, w kwocie nie niższej niż określona w pkt 4. Rozdziału III SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. 12. Oddział banku, który będzie obsługiwać budżet Powiatu będzie posiadał decyzyjność dotyczącą wysokości udzielania gwarancji zapłaty za roboty budowlane, w wysokości nie niższej niż określona w pkt 6. Rozdziału III SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. 13. Wydzielą w banku odrębne stanowisko do obsługi budżetu Powiatu z wydzieloną linią telefoniczną. 14. Wydzielą w banku co najmniej dwie kasy do obsługi wypłat świadczeń z rachunków: 1) Fundusz pracy dla bezrobotnych, 2) ewentualnie innych, oraz będą posiadać możliwości lokalowe dla sprawnej wypłaty w/w świadczeń dla około 1.200 podopiecznych Powiatu. Zamawiający wyjaśnia, że są to wypłaty kasowe, do 5 razy w miesiącu. W jednym dniu roboczym może to być ponad 200 sztuk wypłat. Części podopiecznym bank powinien założyć rachunek osobisty, nieodpłatny dla Niego, na który służby Powiatu przekazują świadczenia. Zamawiający nie dopuszcza, aby w ramach prowadzonej obsługi wykonawca określił przedziały godzinowe, w których taka obsługa mogłaby być realizowana. Wypłaty są realizowane w terminie 14 dni od daty złożenia dokumentów Powiatu w banku przez cały miesiąc. Zamawiający nie przewiduje w trakcie trwania obsługi bankowej zastąpienie wypłat gotówkowych dla świadczeniobiorców usługą kart przedpłaconych. 15. Posiadają w placówce banku, która będzie prowadziła bankową obsługę budżetu Powiatu (będą posiadać w terminie 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy) doradcę, znawcę finansów publicznych, który może świadczyć usługi w zakresie opracowywania projektów możliwości inwestycyjnych Powiatu przez cały okres obowiązywania umowy. Doradca dostępny w placówce banku obsługującej budżet Powiatu powinien znać prawo samorządowe, w szczególności ustawy - o finansach publicznych, o samorządzie powiatowym, gminnym, regionalnych izbach obrachunkowych oraz sprawozdawczość samorządową. Mieć możliwość, na żądanie Zamawiającego, uczestniczyć ze służbami finansowymi Powiatu w projektowaniu budżetu, w części dotyczącej projektów inwestycyjnych. Posiadać umiejętność i niezbędną wiedzę, aby doradzić służbom finansowym Powiatu najkorzystniejsze sposoby finansowania inwestycji, kredyty, obligacje komunalne, inne. Posiadać umiejętność i niezbędną wiedzę, aby zaplanować najkorzystniejszy sposób rozłożenia długu, z uwzględnieniem obowiązujących w tym zakresie przepisów ustawy o finansach publicznych. 16. Posiadają w placówce banku, która będzie prowadziła bankową obsługę budżetu Powiatu (będą posiadać w terminie 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy) specjalistę doradcę, w zakresie finansowania inwestycji, prowadzonych przez samorządowe instytucje kultury. 17. Warunek posiadania, bądź utworzenia placówki banku w miejscowości zamawiającego, to jest mieście Lubartów, o strukturze organizacyjnej nie niższej niż oddział, w ciągu 2 miesięcy od dnia zawarcia umowy, wraz z wydzieleniem w banku odrębnego stanowiska do obsługi budżetu Powiatu, z wydzieloną linią telefoniczną, a także doradcy, znawcy finansów publicznych, wynika z dbałości o bankową obsługę budżetu, w sposób funkcjonalny, wysokiej jakości, użyteczny, z szybkim wsparciem technicznym dotyczącym możliwie najszerszego doradztwa dla Powiatu.