Kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Odpady organiczne - problemy i sposoby zagospodarowania - przetarg II

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa konferencji naukowej pt. Odpady organiczne - problemy i sposoby zagospodarowania w dniach 20 - 21 września 2012 r., z uwzględnieniem prac przygotowawczych w dniu 19 września 2012 r. Przewidywana liczba uczestników - 100 (minimum 70, maksimum 120) Część A Wynajem, przygotowanie techniczne miejsca obrad i obsługa konferencji 1.Wynajęcie atrakcyjnego miejsca na konferencję w miejscowości oddalonej nie więcej niż 15 km od centrum Warszawa i nie więcej niż 70 km od Skierniewic. 2. Do miejsca konferencji powinien być dobry i wygodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub samochodem. Miejsce konferencji powinno być zlokalizowane w pobliżu ważnego węzła PKP (nie dalej niż 15 km). Wykonawca powinien zapewnić transport uczestników na miejsce konferencji z wyznaczonego przez Zamawiającego dworca kolejowego oraz ich odwiezienie na dworzec po zakończeniu konferencji. Transport powinien być zorganizowany z i na Dworzec Centralny w Warszawie. Przed konferencją przewidziane są transfery indywidualne (różne godziny przyjazdu uczestników) szacunkowo ogółem dla 20 - 50 uczestników. Po konferencji jednorazowy transport zbiorowy szacunkowo dla ok. 20 - 40 uczestników. 3. Miejsce powinno być przystosowane dla prowadzenia obrad dla co najmniej 120 osób, łącznie z miejscami noclegowymi dla tych osób oraz lokalem restauracyjnym zapewniającym wyżywienie uczestników i organizację uroczystej kolacji, a także imprez okolicznościowych. 4. Wykonawca powinien zapewnić następujące pomieszczenia: - Salę obrad z min. 120 miejscami siedzącymi w ustawieniu teatralnym, 3 miejscami siedzącymi przy stole prezydialnym, ekranem umożliwiającym czytanie z każdego miejsca siedzącego, projektorem multimedialnym i co najmniej dwoma mikrofonami bezprzewodowymi. Sala obrad powinna posiadać klimatyzację lub możliwość dobrego wietrzenia. - Osobną salę (sala posterowa), w której możliwe będzie ustawienie ok. 30 dwustronnych tablic (szer. 100 cm) do prezentacji posterów. Sala powinna się znajdować w pobliżu sali obrad. - Szatnia dla uczestników konferencji (dla co najmniej 30 osób) - Miejsce dla zlokalizowania stoisk wystawienniczych dla firm (co najmniej 6) oraz mini wystawy produktów tych firm. - Miejsce dla zorganizowania recepcji konferencji dla co najmniej dwóch osób. - Miejsce dla zorganizowania serwisu kawowego dla co najmniej 100 osób. - Salę restauracyjną zapewniającą zorganizowanie posiłków dla co najmniej 100 osób oraz uroczystej kolacji, z powierzchnią do tańca. - Toalety w pobliżu miejsca obrad. - Pomieszczenie klubowe, miejsce wypoczynku dla uczestników konferencji. - Parking dla co najmniej 40 samochodów osobowych. Wszystkie wyżej wymienione pomieszczenia powinny znajdować się w jednym budynku. 5. Wykonawca powinien zapewnić obsługę, która będzie zajmować się: - przygotowaniem sali obrad, sali posterowej oraz miejscem dla stoisk wystawienniczych, - wietrzeniem i sprzątaniem w czasie przerw, - ustawieniem i obsługą sprzętu multimedialnego w czasie konferencji, - innymi niezbędnymi czynnościami przygotowawczymi i obsługą w części obiektu wynajętej na potrzeby konferencji. 6. Wykonawca zapewnia obsługę kelnerską oraz oprawę artystyczną podczas uroczystej kolacji (w godzinach od. 19.00 do 2.00 następnego dnia). 7. W miejscu konferencji uczestnicy powinni mieć bezpłatny dostęp do internetu lub co najmniej swobodny dostęp do komputera podłączonego do internetu. Ponadto organizatorzy konferencji powinni mieć dostęp do drukarki. 8. Wykonawca powinien umożliwić rozmieszczenie tablic informacyjnych odnoszących się do lokalizacji i organizacji konferencji. 9. Wykonawca powinien zabezpieczyć pomieszczenia umożliwiające uczestnikom odpoczynek w trakcie trwania konferencji. Część B Organizacja i zapewnienie cateringu z serwisem kelnerskim dla uczestników konferencji Wykonawca powinien zapewnić swobodny i ciągły dostęp do serwisu kawowego podczas obrad w ciągu obydwu dni konferencji. Serwis kawowy powinien zawierać bez ograniczeń: kawę, herbatę, wodę mineralną, soki, ciastka różne. Część C Zapewnienie posiłków dla uczestników konferencji Wykonawca powinien zapewnić następujące posiłki dla uczestników konferencji: - obiad i kolację 19 września dla organizatorów konferencji (3 - 5 osób), - kolację 19 września dla uczestników przyjeżdżających w przeddzień konferencji, - śniadania wliczone w koszt noclegu, - obiady dla uczestników konferencji 20 i 21 września, - kolację 21 września dla osób korzystających z noclegu po zakończeniu konferencji. Posiłki w formie stołu szwedzkiego z wyborem dań. Śniadania - danie na gorąco, wędliny, sery, jogurty, zupa mleczna, pieczywo jasne i ciemne, kawa, herbata, soki, owoce, warzywa świeże Obiady - co najmniej dwie zupy do wyboru, co najmniej trzy rodzaje mięs do wyboru, co najmniej dwa dodatki do mięs (np. ziemniaki, ryż, kasza), surówki, warzywa gotowane, deser, kawa, herbata, soki Kolacja zwykła - co najmniej jedno danie na gorąco, wędliny, sery, warzywa, pieczywo, kawa, herbata Część D Organizacja uroczystej kolacji podczas konferencji 1. Uroczysta kolacja zorganizowana po zakończeniu pierwszego dnia obrad (20 września) na terenie kompleksu konferencyjnego w sali restauracyjnej. 2. Kolacja uroczysta w stylu włoskim (menu - kuchnia śródziemnomorska: co najmniej sześć rodzajów przystawek, sałatki co najmniej dwie, co najmniej pięć dań gorących, desery co najmniej dwa, napoje - soki, woda mineralna, lampka wina na powitanie). 3.Umożliwienie dostarczenia dodatkowych napojów alkoholowych na uroczystą kolację przez organizatorów. Koszt ewentualnej opłaty za dostarczone dodatkowo alkohole będzie ponoszony przez Zamawiającego. Na jedną osobę uczestniczącą w uroczystej kolacji Zamawiający przewiduje dostarczenie ok. ½ butelki wódki i ½ butelki wina. Część E Zapewnienie noclegów 1. Pokoje 1 i 2-osobowe z łazienkami dla 70-120 osób w dniach 19, 20 i 21 września, w tym: - 19/20 września dla organizatorów Konferencji (3-5 osób) oraz dla części uczestników - 20/21 września dla wszystkich uczestników (70-120 osób) - 21/22 września dla części uczestników. Część F Przyjmowanie opłat i wystawianie faktur 1.Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania opłat za posiłki i noclegi bezpośrednio od uczestników konferencji. Opłaty powinny być wnoszone od 16 sierpnia do 15 września 2012 r. na konto podane przez Wykonawcę. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wystawiania faktur VAT na podstawie listy uczestników przesłanej przez organizatorów konferencji, zawierającej wszelkie dane konieczne do wystawienia faktury. 3. Zamawiający przedstawi Wykonawcy listę uczestników konferencji w terminie do 14 sierpnia 2012 r. Lista będzie zawierała dane ułatwiające kontakt z uczestnikiem konferencji dokonującym wpłaty (e-mail, nr telefonu). Noclegi i wyżywienie powinny być zapewnione w tym samym kompleksie hotelowym co miejsce obrad !