Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla Okręgowego Inspektoratu Pracy i podległych oddziałów w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych.

Opis przedmiotu przetargu: 4.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na potrzeby Okręgowego Inspektoratu Pracy w Poznaniu oraz podległych oddziałów w Lesznie, Koninie, Ostrowie Wlkp., Pile w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym i zagranicznym (do każdego miejsca w kraju i na terenie Unii Europejskiej), w okresie 36 miesięcy od daty podpisania umowy lub do wcześniejszego wyczerpania wartości zamówienia. 4.2 Określenie przedmiotu zamówienia zgodnie z art. 30 ust. 7 Prawa zamówień publicznych: Kod CPV: 64110000-0 Usługi pocztowe - przedmiot główny, Kod CPV:64112000-4 Usługi pocztowe dotyczące listów, Kod CPV: 64113000-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek, Kod CPV: 64121100-1 Usługi dostarczania poczty. 4.3. Szacunkowe dane dotyczące nadawanych przez Zamawiającego przesyłek w ciągu 3 lat zawiera formularz cenowy (kolumna nr 4) stanowiący załącznik nr 1 do SIWZ. Zamawiający informuje, że podane dane mają charakter szacunkowy i zastrzega sobie prawo do zmiany ilości przesyłek danego rodzaju w każdym czasie. 4.4 Zamówienie podzielone jest na dwa zadania: 1) Zadanie 1 - przesyłki o wadze do 50 gramów; 2) Zadanie 2 - przesyłki o wadze powyżej 50 gramów. Wykonawca może złożyć ofertę na jedno lub na oba zadania. 4.5 Usługa ma być świadczona w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych o masie wagowej do 50 gramów (Zadanie 1) i powyżej 50 gramów (Zadanie 2) oraz ich ewentualnych zwrotów, w obrocie krajowym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i obrocie zagranicznym zgodnie z przepisami: 1) ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r.- Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2008 r., Nr 189, poz.1159 z późn. zm.), 2) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.), 3) rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.), 4) międzynarodowych przepisów pocztowych: umowa międzynarodowa Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Regulamin Generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem - Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Bukareszcie dnia 5 października 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 206, poz. 1494), Regulamin Poczty Listowej sporządzony w Bernie (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, r. poz. 744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych sporządzony w Bernie (Dz. U. z 2007 r. Nr 108, poz. 745) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym. 4.6. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) w zakresie Zadania 1 - przesyłki listowe nierejestrowane (listy zwykłe) ekonomiczne i priorytetowe, krajowe o wadze poniżej 50g, - przesyłki listowe rejestrowane (w tym polecone i polecone z potwierdzeniem odbioru) ekonomiczne i priorytetowe o wadze poniżej 50g krajowe i zagraniczne, - inne przesyłki i usługi pocztowe niewymienione w załączniku nr 1 do siwz. b) w zakresie Zadania 2 - przesyłki listowe nierejestrowane (listy zwykłe) ekonomiczne i priorytetowe, krajowe o wadze powyżej 50g, - przesyłki listowe rejestrowane (w tym polecone i polecone z potwierdzeniem odbioru) ekonomiczne i priorytetowe o wadze powyżej 50g krajowe i zagraniczne, - paczki krajowe- przesyłki rejestrowane zawierające rzeczy, z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i priorytetowe oraz gabarytów określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych Dz. U. z 2004 Nr 5 poz. 34 z późn. zm.), - przesyłki kurierskie: odbiór przesyłki, po uprzednim zgłoszeniu telefonicznym, na życzenie Zamawiającego z siedziby Zamawiającego i z siedzib podległych oddziałów oraz dostawa przesyłki do wskazanego miejsca na terenie kraju, najpóźniej w dniu następującym po dniu wysyłki, do godziny 15:00, - inne przesyłki i usługi pocztowe niewymienione w załączniku nr 1 do siwz. 4.7. Usługa jest realizowana zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, oraz regulaminami świadczenia usług będących przedmiotem umowy wydanych na podstawie przepisów wymienionych w pkt 4.5 siwz. 4.8. Zamawiający zleca, a Wykonawca przyjmuje usługę do wykonania. 4.9. Pod pojęciem przesyłki listowej najszybszej kategorii Zamawiający rozumie przesyłkę listową, która powinna być doręczona adresatowi nie później niż w 4 dniu po dniu nadania. Pod pojęciem przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii Zamawiający rozumie przesyłkę listową, która powinna być doręczona adresatowi nie później niż w 6 dniu po dniu nadania. 4.10. Zamawiający zobowiązuje się na potrzeby realizacji usługi, właściwie przygotowywać przesyłki do nadania oraz przygotowywać zestawienia ilościowe w przypadku przesyłek nierejestrowanych i zestawienia z wyszczególnieniem adresatów, w przypadku przesyłek rejestrowanych: 1) zestawienie jest prowadzone w postaci książki nadawczej; 2) Zamawiający (nadawca) umieszcza na przesyłce nazwę odbiorcy, wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej), określając jednocześnie rodzaj przesyłki (zwykły, polecony, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru - ZPO) oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy). Obowiązek właściwego przygotowania przesyłki oraz sporządzenia powyższych zestawień ciąży na Zamawiającym. Zestawienia (w postaci książki nadawczej) będą sporządzane w 2 egzemplarzach - po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy. 4.11. Nadanie przesyłek listowych nierejestrowanych, przesyłek rejestrowanych paczek oraz przesyłek kurierskich, przygotowanych do nadania zgodnie z obowiązującymi przepisami powołanymi w pkt 4.5 siwz następuje w wyznaczonej placówce/jednostce Wykonawcy w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego z miejsca wskazanego w pkt 4.12. Strony doprecyzują sposób nanoszenia i treść znaku opłaty z uwzględnieniem zapisów art. 31 ustawy Prawo pocztowe. Zamawiający dopuszcza możliwość wstrzymania odebranych przesyłek do czasu dokonania wyjaśnienia z Wykonawcą w zakresie dostosowania do warunków określonych w obowiązujących przepisach i regulaminach świadczenia tych przesyłek w przypadku, gdy odebrane przesyłki nie spełnią warunków obowiązujących przepisów, w szczególności w przypadkach określonych w art. 22 ust. 1 ustawy Prawo pocztowe. 4.12. Miejscem odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego przesyłek do nadania oraz stosownej dokumentacji potwierdzającej ich ilość i rodzaj oraz miejscem przekazania przez Wykonawcę przesyłek (doręczenia i zwroty) jest siedziba Zamawiającego oraz siedziby podległych oddziałów Zamawiającego (zgodnie z adresami przedstawionymi poniżej) Lp. Adres siedziby zamawiającego i podległych oddziałów 1) 61-807 Poznań, ul. Św. Marcin 46/50 2) 63-400 Ostrów Wlkp., ul. Grabowska 29 3) 64-920 Piła, ul. Sikorskiego 35 4) 64-100 Leszno, ul. Magazynowa 4 5) 62-500 Konin, ul. Obrońców Westerplatte 12 Operator zobowiązany jest doręczać przychodzące przesyłki pocztowe ( w tym zwroty listów, które nie zostały odebrane w terminie) do lokalizacji wskazanych powyżej, każdego dnia roboczego (poniedziałek - piątek ) w godzinach 8.00 - 11.00 Przesyłki przeznaczone do wysyłki odbierane będą z siedziby Zamawiającego oraz z siedzib podległych oddziałów Zamawiającego, wskazanych powyżej w pkt 4.12 siwz, codziennie w dni robocze (poniedziałek - piątek), w godzinach 14:00-15:00. Wykonawca potwierdza odbiór przesyłek do nadania zestawieniem ilościowym przesyłek przekazanych do nadania - Strony ustalą wzór zestawienia ilościowego przed zawarciem umowy i będzie on stanowił załącznik do umowy. Odbiór przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Zamawiający przewiduje w trakcie trwania świadczenia usług pocztowych możliwość zmiany lokalizacji siedziby oddziału terenowego w Pile na inną, w granicach miejscowości Piła, w wyniku przejęcia nowego obiektu. Zmiana ta nie spowoduje zmiany opłaty za odbiór, dostarczanie i zwrot przesyłek. 4.13. Zamawiający nadaje przesyłki w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie do miejsca przeznaczenia. Opakowanie listów stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona). Opakowanie paczki zabezpiecza przed dostępem do zawartości i minimalizuje ryzyko jej uszkodzenia w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki przechodzi na Wykonawcę z chwilą ich przekazania upoważnionemu przez niego przedstawicielowi. Strony dopuszczają możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny, w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń do odebranych przesyłek (nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru. 4.14. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru przesyłki, niezwłocznie po doręczeniu przesyłek. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem, gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ww. terminie Operator sporządza powtórne zawiadomienie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych. 4.15. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2004 Nr 5 poz. 34 z późn. zm.) Operator powinien posiadać odpowiednią określoną w ww. rozporządzeniu ilość placówek zdawczo-odbiorczych. Placówki powinny być czynne min. 5 dni w tygodniu. 4.16. W przypadku zagubienia przesyłki w wyniku czego zostanie ona niedostarczona do odbiorcy, Zamawiający zastrzega sobie prawo reklamacji. Reklamacja będzie się odbywać zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i wewnętrznymi uregulowaniami Wykonawcy. 4.17. Całkowita masa przesyłek przy jednorazowym odbiorze z siedziby Zamawiającego nie przekroczy 25 kg, natomiast całkowita masa przesyłek przy jednorazowym odbiorze z siedzib podległych oddziałów w Koninie, Lesznie, Ostrowie Wlkp. oraz Pile nie przekroczy 10 kg na każdy z oddziałów. Zamawiający poinformuje Wykonawcę z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem o ewentualnym zwiększeniu masy przesyłek pojedynczego opakowania zbiorczego do odbioru. W takiej sytuacji Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek przekraczających maksymalną masę najpóźniej w dniu roboczym następującym po dniu w którym nastąpiło zawiadomienie. Wykonawca zobowiązuje się do podjęcia wszelkich starań, aby odbiór takich przesyłek nastąpił jeszcze tego samego dnia, w którym nastąpiło zawiadomienie, przy ewentualnej zgodzie Zamawiającego na odbiór przez Wykonawcę takich przesyłek w innych godzinach niż określone w 4.12 siwz. 4.18. Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci kwotę według cen usług pocztowych świadczonych przez Wykonawcę. 4.19. Ceny usług świadczonych przez Wykonawcę wynikają z formularza cenowego stanowiącego załącznik nr 1 do siwz. Usługi pocztowe nieujęte w tym cenniku, będą zlecane Wykonawcy i rozliczane według aktualnie obowiązującego cennika usług pocztowych Wykonawcy. 4.20. Rozliczenia finansowe za wykonanie usługi będą dokonywane z dołu w okresach miesięcznych, na podstawie specyfikacji wykonanych usług pocztowych sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającej w szczególności sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone w okresie rozliczeniowym oraz za usługę odbioru przesyłek od Zamawiającego, stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli Stron. 4.21. Wykonawca wystawi fakturę VAT za faktycznie wykonane usługi. Należność wynikającą z faktury, Zamawiający zapłaci przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie 14 dni od daty wystawienia faktury. Datą zapłaty jest dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Jeśli termin obciążenia będzie późniejszy niż wyżej wskazany, Wykonawca będzie miał prawo do żądania zapłaty od Zamawiającego odsetek ustawowych. 4.22. W przypadku realizacji przez jednego Wykonawcę zadania 1 i zadania 2, jeżeli usługa odbioru przesyłek do nadania będzie wykonywana łącznie tj. w tym samym czasie przez jednego Wykonawcę, Zamawiający przewiduje możliwość naliczenia przez Wykonawcę tylko jednej opłaty za odbiór przesyłek do nadania. Do obowiązków Wykonawcy należy wskazanie wartości, na podstawie której będzie się rozliczał z Zamawiającym w załączniku nr 1 do siwz - formularz cenowy, Zadanie 2, tabela pkt 22. W powyższej sytuacji opłata za odbiór w tabeli pkt 9 nie będzie naliczana. 4.23. Określone w załączniku nr 1 do siwz rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie gwarantuje w żaden sposób, że środki finansowe oraz podane ilości zostaną osiągnięte w okresie realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawcy z tego tytułu nie przysługuje żadne roszczenie względem Zamawiającego. 4.24. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Operator wystawi fakturę VAT wraz ze specyfikacją wykonanych usług w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. 4.25. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane i zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w formularzu cenowym, a w przypadku ich zmiany zgodnie z dokumentem zatwierdzającym te zmiany. Ceny określone w formularzu cenowym powinny zawierać wszystkie opłaty Operatora. 4.26. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego. 4.27. Operator ma prawo do zmiany cen jednostkowych za świadczenie usług pocztowych, wyłącznie po ich zatwierdzeniu przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez Prawo pocztowe. W przypadku zmiany przepisów określających wysokość należnego podatku VAT na usługi pocztowe, w czasie trwania niniejszej umowy, Zamawiający zastosuje obowiązujący podatek VAT. W przypadku zmiany cen za usługi pocztowe, Wykonawca jest zobowiązany niezwłocznie udostępnić Zamawiającemu nowy cennik. 4.28. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca określił wzory oznakowania przesyłek rejestrowanych lub priorytetowych, które będą stosowane przy oznakowywaniu przesyłek listowych lub paczek. Dopuszcza się przekazanie Zamawiającemu wzoru pieczęci zastępującego ww. oznaczenia. 4.29. Opis przedmiotu zamówienia (zapotrzebowanie rodzajowe i ilościowe) zawarty jest w załączniku numer 1 do siwz.