Wykonanie opracowania Studium Wykonalności Systemu Zarządzania Transportem

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest opracowanie studium wykonalności projektu pod nazwą System Zarządzania Transportem, którego celem jest ocena możliwości Centrum Logistyki Poczty Polskiej S.A. zarządzania procesami transportu zachodzącymi w Poczcie Polskiej na obszarze całego kraju. Zakresem projektu objęte będą następujące jednostki organizacyjne Zamawiającego: Centrala Centrum Logistyki - Warszawa Oddziały Regionalne Centrum Logistyki OR - 10, - Bydgoszcz - Łódź - Gdańsk - Olsztyn - Katowice - Szczecin - Kraków - Warszawa - Lublin - Wrocław Oddziały Terenowe Centrum Logistyki OT - 45, ze zlokalizowanymi w nich stacjami paliw, stacjami obsługi samochodów, stacjami kontroli pojazdów i myjniami. Podstawowym zadaniem Centrum Logistyki jest zaspokajanie wszystkich potrzeb transportowych jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej S.A., a w szczególności potrzeb związanych bezpośrednio z działalnością usługową Poczty Polskiej S.A., w tym: - połączeń międzywęzłowych - lokalnych połączeń komunikacyjnych - dystrybucji przesyłek - pozostałych potrzeb jednostek organizacyjnych Poczty Polskiej S.A. System Zarządzania Transportem powinien swoim zakresem działania wspomagać Centrum Logistyki Poczty Polskiej S.A. w: A. Realizacji usług transportowych (w tym usług przewożenia wartości pieniężnych, doręczenia paczek, przesyłek pobraniowych itd.): - rejestracja i przydział zleceń od klientów wewnętrznych i zewnętrznych - planowanie transportu i tras - realizacja transportu - rozliczanie usług i zleceń od klientów - fakturowanie oraz automatyczny interfejs z systemem finansowo - księgowym B. Sprzedaży usług oraz obsłudze wewnętrznych i zewnętrznych klientów. C. Realizacji usług serwisowych: - rejestracja i przydział zleceń od klientów wewnętrznych i zewnętrznych - planowanie prac - realizacja usługi - rozliczanie mechaników i rozliczanie zużytych materiałów - fakturowanie oraz automatyczny interfejs z systemem finansowo - księgowym D. Realizacji usług ekspresowych. E. Realizacji usług logistycznych. F. Realizacji usług produkcyjnych i remontowych. G. Zakupów, utrzymania i zarządzania zasobami: - planowanie zasobów - realizacja zakupów - utrzymanie zasobów (przeglądy, naprawy, ubezpieczenia) - likwidacja H. Zarządzania personelem (kierowcy, mechanicy): - planowanie czasu pracy kierowców - rozliczenie pracy personelu oraz automatyczny interfejs z systemem kadrowo-płacowym I. Planowania i zarządzania usługami obcymi. J. Gospodarki materiałowej. K. Obsługi stacji paliw. L. Tworzenie i zarządzania pocztowymi planami komunikacji. M. Sprawozdawczości i informacji zarządczej. Zakres prac Wykonawcy musi obejmować: 1. Analizę obecnych procesów technologicznych w obszarze transportu Zamawiającego w szczególności: 1.1 zgromadzenie, usystematyzowanie oraz poddanie analizie pod kątem projektu wiedzy na temat procesów technologicznych realizowanych w obszarze transportu Zamawiającego. Zamawiający udostępni posiadaną dokumentację opisującą procesy technologiczne (procedury, regulaminy, instrukcje, opisy procesów) oraz dokumentację wymagań opracowaną w ramach wcześniejszych prac, 1.2 zgromadzenie wiedzy i zapoznanie się z dokumentacją systemów informatycznych Poczty Polskiej S.A. w obszarze objętym zakresem projektu System Zarządzania Transportem (systemy, bazy danych, aplikacje) . Wykonawca podda analizie możliwości wykorzystania użytkowanego w Poczcie Polskiej S.A. środowiska informatycznego w projekcie System Zarządzania Transportem. Szczegółowo określi możliwości i zakres koniecznej integracji Systemu Zarządzania Transportem z systemami informatycznymi działającymi w Poczcie Polskiej: - Zintegrowanym Systemem Teleinformatycznym - Systemem Finansowo- Księgowym - Systemem Kadry i Płace - Systemem Ewidencji Jednostek Pocztowych - Systemem Rachunku Kosztów Działań - Systemami Obsługi Stacji Paliw - Systemami Obsługi Stacji Kontroli Pojazdów - Systemem Monitorowania Pojazdów - oraz ewentualnymi innymi systemami wskazanymi w trakcie prac 1.3 opracowanie listy i hierarchii obecnych procesów: makroprocesy, procesy i podprocesy wraz z wykonaniem ich opisu i mapowaniem, 1.4 zgromadzenie danych operacyjnych odzwierciedlających i charakteryzujących aktualne procesy zachodzące w Poczcie Polskiej S.A., w obszarze objętym projektem System Zarządzania Transportem, 1.5 zapoznanie się i przeanalizowanie oraz uzgodnienie z interesariuszami, wewnętrznymi i zewnętrznymi, Poczty Polskiej S.A. oczekiwań dla tworzonego Systemu Zarządzania Transportem, 2. Opracowanie docelowego modelu procesów technologicznych 2.1 wykonawca zobowiązany będzie, na podstawie wykonanej analizy, do stworzenia listy i hierarchii procesów technologicznych, które objęte zostaną zakresem wdrożenia Systemu Zarządzania Transportem, 2.2 wykonawca przedstawi listę rekomendacji usprawnień i optymalizacji przebiegu procesów technologicznych w obszarze objętym projektem System Zarządzania Transportem, w tym wynikających z wdrożenia Systemu Zarządzania Transportem, 2.3 wykonawca opracuje szczegółowy projekt docelowego modelu biznesowego dla analizowanych procesów w obszarze objętym projektem System Zarządzania Transportem, Opracowanie musi zawierać co najmniej: - określenie obszarów funkcjonowania Systemu Zarządzania Transportem w strukturze organizacyjnej Poczty Polskiej S.A., - zakres funkcjonalny wdrożenia Systemu Zarządzania Transportem uwzględniający rozgraniczenie wsparcia pomiędzy Systemem Zarządzania Transportem i Systemem Monitorowania Pojazdów a także innymi prowadzonymi w Poczcie Polskiej S.A. projektami, - architekturę docelową Systemu Zarządzania Transportem, sposób jej realizacji w tym określenie potencjalnych rozwiązań informatycznych, - oszacowanie zasobów ludzkich i pieniężnych (koszty pozyskania i wdrożenia Systemu Zarządzania Transportem) niezbędnych do realizacji projektu, - określenie sposobu i struktury finansowania przedsięwzięcia ze szczególnym uwzględnieniem możliwości pozyskania środków z Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko lub wskazanie innych możliwości dofinansowania projektu System Zarządzania Transportem, - plan wdrożenia Systemu Zarządzania Transportem, w powiązaniu z innymi bieżącymi i planowanymi w Poczcie Polskiej S.A. projektami informatycznymi, - określenie wymagań sprzętowych i technologicznych, - określenie potrzeb licencyjnych na oprogramowanie, Opracowanie będzie poddane analizie i zatwierdzeniu przez Zamawiającego 3. Studium wykonalności musi zawierać: - zakres funkcjonalności Systemu Zarządzania Transportem, - dokonanie priorytetyzacji poszczególnych funkcjonalności, - ocenę zdolności Poczty Polskiej S.A. do wdrożenia projektu, - wyznaczenie krytycznych wymogów biznesowych wobec projektu (czas wykonania, budżet, zakres itd.), - ramowy harmonogram wdrożenia wraz z podaniem minimalnych terminów realizacji oraz kolejności wdrożenia w poszczególnych obszarach Poczty Polskiej S.A., - oceny ryzyka wdrożenia i analizę wykonalności projektu przy założonych ryzykach wdrożenia, - analizę założeń w kontekście posiadanych zasobów ludzkich, technicznych i zasobów finansowych Poczty Polskiej S.A., - analizę celowości kontynuacji prowadzenia projektu, - analizę efektywności ekonomicznej przedsięwzięcia, - ewentualne propozycje etapowania projektu , - przedstawienie przez Wykonawcę przeglądu dostępnych rozwiązań rynkowych, wraz z analizą możliwości dostosowania do potrzeb Poczty Polskiej S.A