Usługa monitoringu i obsługi projektu pn. Przebudowa obiektu Miejskiego Centrum Kultury w Płońsku przy ulicy Płockiej Nr 50 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest monitoring i obsługa projektu pn. Przebudowa obiektu Miejskiego Centrum Kultury w Płońsku przy ulicy Płockiej Nr 50 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013; Priorytet V. Wzmacnianie roli miast w rozwoju regionu; Działanie 5.2. Rewitalizacja miast. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1) Zapoznania się z dokumentacją projektu, zakresem robót, umowami zawartymi z wykonawcami i innymi dokumentami regulującymi realizację inwestycji, 2) Analizy i uszczegółowienia obowiązujących harmonogramów na potrzeby prawidłowych rozliczeń, 3) Oceny ryzyka dla inwestycji z punktu widzenia prawidłowego wydatkowania i rozliczania środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 4) Monitorowania realizacji Projektu poprzez: a) opiniowanie planowanych działań: zakresów i terminów, b) analizę budżetu, c) bieżące aktualizacje harmonogramu rzeczowo- finansowego, harmonogramu wydatków i harmonogramu zamówień publicznych, d) analizę możliwości i ewentualne przesunięcia kwotowe w ramach projektu, e) analizę wydatków, dowodów zakupu, opisywanie dokumentów, f) rozliczanie wydatków na kwoty kwalifikowalne i niekwalifikowalne, monitorowanie poziomu wykorzystania środków i zgodności z harmonogramami wydatków, g) analizowania przebiegu realizacji projektu pod kątem pomocy publicznej, w tym również pomocy de minimis, i w związku z tym stosowne wystąpienia do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie oraz do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego mające na celu najkorzystniejsze opcje dla projektu w kontekście procentowego i kwotowego dofinansowania, 5) Konsultowania z Zamawiającym kolejnych etapów inwestycji, 6) Opracowywania i składania rozliczeń okresowych projektu z raportem i rozliczeniem końcowym, 7) Prowadzenia pomocniczej analitycznej ewidencji księgowej Projektu 8) Przygotowywania prognozy wydatków na bieżący kwartał, rok budżetowy oraz na rok następny, opracowywania niezbędnych aktualizacji, 9) Zweryfikowania pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym dokumentów związanych z realizacją projektu, w tym dokonywania stosownych adnotacji na opisie tych dokumentów ze wskazaniem kont, z których należy wykonywać płatności, 10) Sporządzania niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją finansową Projektu oraz sporządzania zestawień, raportów oraz analiz finansowych niezbędnych do prawidłowej jego realizacji, 11) Przygotowywania i aktualizacji harmonogramu składania wniosków o płatność i opracowywania wniosków o płatność wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, 12) Kontroli zgodności realizacji projektu z zapisami umowy o dofinansowanie i aneksami do umowy, 13) Kontroli realizacji zadań oraz ustaleń finansowych określonych w umowach z Wykonawcami robót i dostaw w ramach projektu, kontroli wystawionych przez Wykonawców faktur zgodnie z zawartymi umowami z Wykonawcami oraz kontroli protokołów odbioru prac, dostaw i usług ( częściowych i końcowych), 14) Udziału w spotkaniach monitorujących inwestycję inicjowanych przez Zamawiającego, inicjowania spotkań w przypadkach tego wymagających, 15) Udziału w kontaktach i konsultacjach z podmiotami finansującymi projekt, negocjowania sytuacji trudnych, inicjowania działań naprawczych, a w szczególności z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie, Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Urzędem Kontroli Skarbowej. 16) Współpracy z organami kontrolującymi oraz przygotowywania dokumentów dla potrzeb przeprowadzanych u Zamawiającego kontroli i audytów inwestycji, a także wykonywania innych czynności niezbędnych w związku z przeprowadzanymi kontrolami, 17) Miejscem wykonywania zamówienia jest siedziba Zamawiającego. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania czynności objętych umową w siedzibie Zamawiającego w wymiarze czasu nie mniejszym niż 16 (szesnaście) godzin tygodniowo. Wykonawca zobowiązany będzie do przestrzegania procedur oraz obiegu dokumentów obowiązujących u Zamawiającego, 18) Prowadzenia dokumentacji podjętych działań, 19) Wykonania innych czynności, niezbędnych do prawidłowego, zgodnego z wymaganiami RPO WM 2007-2013 wypełnienia zobowiązań wobec Zamawiającego i instytucji finansujących. 20) Przygotowania wniosków o płatność wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami oraz wniosków o płatność zaliczkową wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie. 21) Aktualizacji harmonogramu finansowego do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie. 22) Aktualizacji zakresu rzeczowego inwestycji. 23) Ostatecznego rozliczenie środków z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych, w tym opracowanie i sporządzenie sprawozdań z realizacji wskaźników: produktu i rezultatu. 24) Sporządzania sprawozdań do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie, do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego oraz do Komisji Europejskiej. 25) Prowadzenia kompleksowej korespondencji z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie, Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego i Ministerstwem Rozwoju Regionalnego w sprawach projektu. 26) Kontroli i monitorowania postępu rzeczowego-finansowego inwestycji zgodnie z harmonogramami stanowiącymi załączniki do umów z wykonawcami robót, dostaw i usług. 27) Bieżącego informowania Zamawiającego o podejmowanych działaniach oraz dostarczanie Zamawiającemu pism i dokumentów wytworzonych przez Wykonawcę po godzinach urzędowania Zamawiającego. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania odpowiedzi na wszelką korespondencję ze względu na datę (godzinę) jej otrzymania z Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Warszawie, udzielając odpowiedzi we wskazanym przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych terminie ( dzień, godzina). 28) Przygotowywania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych na usługi i dostawy w ramach promocji projektu oraz pism do Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych z obszaru promocji projektu przy zachowaniu odpowiednich terminów. 29) Zastosowania podczas realizacji projektu procedur i wytycznych dotyczących promocji projektu, kontroli na bieżąco zmian w wytycznych i procedurach i zastosowania wprowadzonych zmian podczas realizacji projektu. 30) Od dnia rzeczowego zakończenia realizacji projektu, tj. od dnia 30 czerwca 2015 roku prowadzenia przez okres 6 miesięcy ewaluacji projektu oraz kompleksowej dokumentacji związanej z projektem ( odpowiedzi na wszelką korespondencję otrzymywaną przez Beneficjenta, sprawozdawczości, oraz innych czynności w ramach projektu które wystąpią w tym okresie). 31) Stawienia się w siedzibie Beneficjenta na każde jego wezwanie.