Organizacja imprezy plenerowej - Festiwal HIP HOP Płock 2013

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja imprezy plenerowej w Płocku pn. Organizacja imprezy plenerowej - Festiwal HIP HOP Płock 2013. W zakres organizacji wchodzi po stronie wykonawcy: I) Organizacja imprezy masowej pod nazwą Festiwal HIP HOP w dniach 02-03 sierpnia 2013 roku na terenie plaży nad Wisłą w Płocku pod względem formalno - prawnym zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 21 kwietnia 2009 roku, Nr 62, poz. 504). - terminowe pozyskanie niezbędnych opinii służb miejskich miasta Płocka; - zezwolenia Prezydenta Miasta Płocka na przeprowadzenie imprezy masowej; - ubezpieczenie imprezy masowej. II) Organizacja imprezy głównej biletowanej na terenie plaży nad Wisłą w Płocku w dniu 02-03 sierpnia 2013 roku. III) Zabezpieczenie imprezy pod nazwą Festiwal HIP HOP w dniach 02-03 sierpnia 2013 roku na terenie plaży nad Wisłą w Płocku zgodnie z Ustawą z dnia 20 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. z 21 kwietnia 2009 roku, Nr 62, poz. 504). - zabezpieczenie imprezy pod względem bezpieczeństwa osób i mienia - zabezpieczenie medyczne zgodne z zaleceniami Wojewódzkiej Stacji Pogotowia Ratunkowego i Transportu Sanitarnego w Płocku; - zabezpieczenie imprezy pod względem higieniczno - sanitarnym zgodnym z zaleceniami Państwowego Inspektora Sanitarnego w Płocku - zabezpieczenie przeciw pożarowe zgodne z zaleceniami Państwowej Straży Pożarnej w Płocku IV) Zapewnienie oraz organizacja programu artystycznego (koncertów muzyki hip hop oraz jej odmian) na scenie głównej usytuowanej na Plaży nad Wisłą w Płocku w dniach 02-03 sierpnia 2013 roku w godzinach 16:00 - 0:00 każdego dnia. V) Zapewnienie oraz organizacja programu artystycznego (koncertów muzyki hip hop oraz jej odmian) w namiocie soundsystem usytuowanego na Plaży nad Wisłą w Płocku w dniach 02-03 sierpnia 2013. VI) Zapewnienie prezentera telewizyjnego w roli prowadzącego Festiwal HIP HOP, który pracuje w ogólnopolskiej telewizji muzycznej i jest rozpoznawalny wśród miłośników gatunku. ( Wujek Samo Zło, Tede itp. ). VII) Zapewnienie niezbędnej ilości artystów polskiej sceny hip hop ( gwiazdy oraz supporty ). Lista wykonawców, których chcielibyśmy szczególnie zaprosić w tym terminie to: Sokół i Marysia Starosta, Pokój z Widokiem na Wojnę, Onar, RPK, Slums Attack/Peja, Wzgórze Ya-Pa 3, Pęku, Kajman, oraz inni typu: Fenomen, Bisz, Baku Baku Skład, Te-Tris, Pezet, Mioush, Pokahontaz, Tede, OSTR/Hades, WSRH, Sitek, Huczu Hucz itp. Oceny złożonych programów artystycznych dokona komisja przetargowa w toku postępowania. VIII) Zapewnienie techniki scenicznej: 1. Profesjonalny, stabilny i odpowiednio zabezpieczony podest sceniczny o wymiarach minimum 12 m x 12 m i wysokości 2 m z podestów estradowych lub w systemie layher o powierzchni anty poślizgowej z barierkami zabezpieczającymi (z trzech stron) o wysokości minimalnej 1,2 m, zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 2. Aluminiowe, stabilne i odpowiednio zabezpieczone zadaszenie, pokryte ognioodpornym poszyciem, na wysokości minimum 7 m od poziomu sceny do frontowej, poziomej belki zadaszenia, podparte na czterech aluminiowych słupach w systemie layher, dopasowane do budowy sceny oraz nie zajmujące powierzchni sceny, zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 3. Osłona sceny z trzech stron (horyzont oraz 2 boki) wykonana z ognioodpornego materiału w kolorze czarnym, posiadająca atesty p.poż. 4. Stabilne schody o szerokości minimum 2 m z barierkami zabezpieczającymi po obu stronach schodów o wysokości minimalnej 1,2 m i stopniami anty poślizgowymi zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 5. Osłona podestu scenicznego (front i 2 boki) materiałem w kolorze czarnym; 6. Profesjonalny, stabilny, zadaszony, osłonięty z trzech stron i odpowiednio zabezpieczony podest dla realizatora systemu monitorowego o wymiarach minimum 4 m x 3 m i wysokości 2 m z podestów estradowych lub w systemie layher o powierzchni anty poślizgowej z barierkami zabezpieczającymi (z trzech stron) o wysokości minimalnej 1,2 m, ustawiony obok głównej sceny i nie zajmujący powierzchni sceny zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 7. Stabilne i odpowiednio zabezpieczone dwie wieże (zadaszone i osłonięte od frontu odpowiednią siatką, która nie tłumi dźwięku) do podwieszenia systemu nagłośnieniowego o wymiarach minimum 2,5 m x 2,5 m i wysokości 10 m po obu stronach sceny wraz z podestami pod kolumny subbasowe o wymiarach minimum 2,5 m x 2,5 m i wysokości 0,2 m, zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. Jeśli słupy od głównego zadaszenia będą w systemie layher zostaną one na pewno wykorzystane jako wieże pod nagłośnienie, więc punkt 9 zostanie pominięty (dodatkowo belka do podwieszenia systemu nagłośnieniowego o minimalnej nośności 1.5 T - wymagany atest) 8. Stabilny i odpowiednio zabezpieczone stanowisko dla realizatora nagłośnienia, oświetlenia i wizji multimedialnej, zadaszone i osłonięte z trzech stron materiałem ognioodpornym oraz barierkami zabezpieczającymi z trzech stron. Stanowisko o wymiarach minimum 5 m x 3 m, oraz ustawione w odległości 30 m od sceny oraz w osi sceny, zbudowany i zabezpieczony zgodnie z Polskimi Normami. 9. Zapewnienie hali namiotowej o wymiarach 15m x 20m wraz z podłogą, na potrzeby soundsystemu, wraz z transportem, montażem i demontażem 10. Zapewnienie hali namiotowej o wymiarach 15m x 20m wraz z podłogą na potrzeby namiotu VIP, wraz z transportem, montażem i demontażem Uwaga: wszystkie ww. urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. IX) Zapewnia wynajęcie niezbędnego backline-u na potrzeby koncertów, który musi być zgodny z wymogami technicznymi zespołów. X) Zapewnienie nagłośnienia scenicznego P.A. oraz systemu monitorowego 1. System P.A. renomowanych firm, preferowane L-ACOUSTICS V-DOSC, K1, MEYER SOUND MILO, JBL VERTEC DP AN - Line Array Active System. Moc systemów P.A. adekwatna do powierzchni terenu imprezy. 2. System monitorowy zgodny z riderami technicznymi artystów preferowany JBL, d&b, MEYER SOUND, TURBOSOUND. 3. Zapewnienie nagłośnienia (P.A. oraz monitorowe) i oświetlenia namiotu soundsystem. Moc systemu P.A. adekwatna do powierzchni i pojemności namiotu. Uwaga: wszystkie ww. urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. XI) Zapewnienie oświetlenia scenicznego: 1. Oświetlenie sceniczne winno być zgodne z riderami technicznymi występujących zespołów; 2. Oświetlenie sceniczne nie winno być mniejsze niż: a. Ruchoma głowa typu Led Wash - min. klasy Robe Robin 600 - min. 16 szt. b. Ruchoma głowa typu SPOT - klasy min. Mac 700 - min. 16 szt. c. Ruchoma głowa typu BEAM - klasy min. Clay Pack Alpha Beam 300 - min. 12 szt. d. Sunstripe - min. 10 szt. e. Panele Led 1m - min. 20 szt. f. PC 1000 W - min. 6 szt. g. Reflektor prowadzący - HMI 2500 - 1 szt. h. Wytwornica dymu HAZER wraz z wentylatorami - 2 szt. i. Konsoleta sterująca oświetleniem - np. Grand Ma2 Full Size j. Zapewnienie oświetlenia terenu - Par 64 1000 W - min. 28 szt., + 10 lamp wyładowczych min. 400W wraz z montażem i obsługą 3. Pozostały sprzęt, niezbędny do realizacji i obsługi technicznej w/w oświetlenia należy do wyboru oferenta, ale spełniający odpowiednie wymogi i spełniający Polskie Normy, czyli: pełne okablowanie (piony, DMX, kable sieciowe itd.), sterownik oświetlenia, końcówki mocy ( dimmery ) i ewentualne dodatkowe trawersy do podwieszenia oświetlenia. Uwaga: wszystkie ww. urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. XII) Agregaty prądotwórcze (scena główna, soundsystem, namiot VIP, oświetlenie terenu, pola namiotowego oraz catering): 1. Ilość oraz moc agregatów prądotwórczych odpowiednia oraz umożliwiająca stałe zasilenie całej techniki imprezy. Uwaga: wszystkie ww. urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. XIII) Zapewnienie ogrodzenia sceny płotkami zaporowymi - 200 mb ( ciężkie - min. 30 mb - przód sceny oraz wejście na imprezę; lekkie - min. 170 szt. przejście do stanowiska akustyka , oddalonego min. 35mb od sceny, wygrodzenie imprezy masowej). XIV) Zapewnienie ogrodzenia terenu płotami typu Heras 3,5m x 2m - min. 250 szt., wraz z transportem, montażem i demontażem. XV) Zapewnienia obsługi technicznej w czasie trwania imprezy (nagłośnienie, oświetlenie, sceny, namioty, agregaty, catering). XVI) Zapewnienia osoby kierownika technicznego, dbającego o sprawny przebieg imprezy według ustalonego scenariusza. Odpowiedzialny będzie również za próby akustyczne i techniczne wszystkich występujących na scenie. XVII) Zapewnienie wyposażenia zaplecza scenicznego: 1. Garderoby dla artystów (przy scenie), w tym: 8 namiotów o wymiarach min. 3x3m z podłogą antypoślizgową, zamykane, światło - oświetlające całą garderobę, min. 5 gniazdek 230V, duży stół, lustro z oświetleniem, kosz na śmieci, ręczniki bawełniane (min.12 szt.) 2. Namiot VIP o minimalnej powierzchni 300 mkw z podłogą i minimalnym wyposażeniem w postaci: - stoły i krzesła dla 100 osób; - stół szwedzki dla cateringu; - wewnętrzne oświetlenie namiotu; - sofy do wypoczynku 3. Utwardzenie dojść od głównej drogi do sceny, namiotów VIP oraz garderób i toalet w postaci płyt typu plastry miodu lub podestów scenicznych. Dojścia o minimalnej szerokości 1,5 m. 4. Minimum 2 toalety dla gości VIP oraz 2 oddzielne dla artystów. Uwaga: wszystkie ww. urządzenia (8 garderób) winny posiadać wszelkie atesty. XVIII) Zapewnienie multimediów 1. Zapewnienie ekranu diodowego o wymiarach min. 4 x 3m wraz z konstrukcją do podwieszenia (piksel nie większy niż P 16 - najlepiej P10), minimum 2szt. kamer Full HD stacjonarna i mobilna, osoby do kamer, 2. Pozostały niezbędny sprzęt do realizacji multimedialnej okablowanie, miksery itp.) 3. Realizacja wizualizacji, 4. Realizacja materiału video z wydarzenia. Uwaga: wszystkie ww. urządzenia winny posiadać aktualne atesty dopuszczające do użytku na terenie Unii Europejskiej. XIX) Zapewnienie noclegów dla artystów, ekip technicznych oraz w razie potrzeby transport lądowy oraz lotniczy; XX) Zapewnienie cateringu dla występujących zespołów w garderobach zgodnie z wymaganiami riderowymi. XXI) Zapewnienie cateringu w namiocie VIP w postaci stołu szwedzkiego (prosimy o przedstawienie propozycji menu) XXII) Zapewnienie cateringu dla publiczności XXIII) Zapewnienie stoisk do sprzedaży pamiątek i rzeczy związanych z muzyką hip hop oraz imprezą; XXIV) Adaptacja terenu rezerwowego z możliwością rozbicia namiotów dla minimum 500 osób: XXV) Zapewnienie odpowiednich warunków sanitarno - higienicznych, XXVI) Namiot z obsługą do rejestracji osób śpiących na polu namiotowym. Promocja Festiwalu: 1. Wykonanie projekt plakatu, zaproszenia, biletu, billboardu, ulotek. Projekt w pełnym kolorze; 2. Wydruki poligraficzne: - plakat w formacie minimum B2 oraz gramatury 200 kreda w ilości 1000 szt.; - ulotki reklamowe w formacie minimum B6 oraz gramatury 170g w ilości 5.000 szt. - zaproszenia w formacie DL w minimalnej ilości 200 szt. - billboardy na nośniki reklamowe w mieście Płocku; 3. Ekspozycja plakatów w miastach: Płock, Warszawa, Łódź, Toruń, Włocławek, Sierpc, Płońsk, Kutno, Gostynin; 4. Promocja sieciowa w serwisach społecznościowych i kanałach informacyjnych takich jak: Facebook, YouTube, strony internetowe branży hip hop; 5. Pozyskanie patronów medialnych (typu: iTV, MTV, 4FunTV, VIVA, Radio, Prasa, Internet); 6. Nagranie radiowych spotów reklamowych oraz ich emisja w stacjach regionalnych Płocka lub ogólnopolskich; 7. Zapewnienie umieszczenia banerów reklamowych na stronach internetowych o tematyce muzycznej; 5. W ofercie proszę o przedstawienie specyfikacji zapewnianej techniki scenicznej (sceny, namioty, nagłośnienia PA i monitorowe, multimediów) 6. Oferta powinna zawierać ceny biletów wstępu na teren biletowany (plaża nad Wisłą)