Organizacja i realizacja imprezy pn. POLSKO-CZESKIE SPOTKANIA MUZYCZNE PN. KORZENIE I ŻRÓDŁA, realizowanej w ramach projektu WAŁBRZYCH, HRADEC KRALOVE- MIASTA KULTURY, dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej republika Czeska - Rezczpospolita Polska 2007-2013

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja i realizacja imprezy pn. POLSKO-CZESKIE SPOTKANIA MUZYCZNE PN. KORZENIE I ŹRÓDŁA, realizowanej w ramach projektu pn. Wałbrzych, Hradec Kralove - Miasta Kultury dofinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Współpracy Transgranicznej Republika Czeska - Rzeczpospolita Polska 2007-2013. Zakres usług stanowiących przedmiot zamówienia obejmuje: I Zorganizowanie i zrealizowanie otwartego koncertu plenerowego w Wałbrzychu w dniu 18 września 2010 r. od godz. 16.00 do godz. 21.00 z udziałem gwiazd sceny muzycznej na terenie instytucji kultury Park Wielokulturowy - Stara Kopalnia 1. Przygotowanie całej imprezy pod względem artystycznym i organizacyjnym oraz zapewnienia zaplecza technicznego. Przygotowanie winno obejmować.: - przedstawienie programu artystycznego z podaniem zaproponowanych zespołów - 2 zespoły muzyczne zapewnia Wykonawca, 1 zespół muzyczny zapewnia Urząd Miejski w Hradec Kralove w Republice Czeskiej; - przedstawienie programu całej imprezy; program powinien obejmować minimum: występ trzech zespołów muzycznych (1 zespół zapewnia Urząd Miejski w Hradec Kralove), konferansjera, dodatkowe atrakcje (np. dodatkowe pokazy świetlne, dodatkowe pokazy pirotechniczne, występy zespołów tanecznych, konkursy wiedzy o Wałbrzychu i Hradec Kralove - nagrody w konkursach zapewnia Zamawiający, Zamawiający dostarczy Wykonawcy pytania konkursowe), - program powinien zostać przygotowany wg schematu: przywitanie uczestników, podanie informacji o projekcie Wałbrzych, Hradec Kralove - Miasta Kultury i obu miastach partnerskich (informacje Wykonawcy przekaże Zamawiający), zarezerwowanie czasu na wypowiedzi dla przedstawicieli obu miast, zapowiedź pierwszego zespołu z Polski, koncert pierwszego zespołu (szacowany czas ok. 45 minut), koniec pierwszego koncertu, przerwa w trakcie której Wykonawca zapewni wskazane dodatkowe atrakcje (konkursy, pokazy, występy), zapowiedź drugiego zespołu, z Czech, koncert drugiego zespołu (szacowany czas ok. 45 minut), koniec drugiego koncertu, przerwa w trakcie której Wykonawca zapewni dodatkowe atrakcje, zapowiedź trzeciego zespołu z Polski (występ gwiazdy), koncert trzeciego zespołu (szacowany czas ok. 90 minut), zakończenie koncertu, pożegnanie uczestników, pokaz sztucznych ogni (min. 5 minut). - przedstawienie szczegółowego opisu sceny, nagłośnienia, oświetlenia i innego wyposażenia (sprzęt musi spełniać wymogi w zakresie bezpieczeństwa używania, organizacji imprezy masowej oraz wymagania określone przez zaproponowane zespoły). 2. Realizacja koncertu plenerowego obejmująca: - zorganizowanie otwartego koncertu plenerowego z udziałem 3 zespołów muzycznych na terenie Parku Wielokulturowego - Stara Kopalnia w dniu 18 września 2010 r. w godz. 16.00 - 21.00. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić występy artystyczne 1 zespołu muzycznego i 1 gwiazdy sceny muzycznej w dniu trwania imprezy; oprawę artystyczną i konferansjera na jednej scenie przez cały czas trwania imprezy: przez zespół muzyczny Zamawiający rozumie wykonawcę z Polski, który występował samodzielnie lub jako support przed koncertami gwiazd sceny muzycznej, którego przynajmniej 1 utwór znalazł się na liście przebojów ogólnopolskich rozgłośni radiowych na pozycji od 1 do 30; zespół musi wykonywać muzykę z gatunku rock, pop lub hip-hop i musiał występować na imprezach masowych (jako samodzielny wykonawca lub jako support), przez gwiazdę sceny muzycznej Zamawiający rozumie wykonawcę z Polski o ugruntowanej pozycji artystycznej i medialnej, którego przynajmniej 2 utwory znalazły się na liście przebojów ogólnopolskich rozgłośni radiowych na pozycji od 1 do 20; zespół musi wykonywać muzykę z gatunku rock, pop lub hip-hop i musiał występować na imprezach masowych. - zawarcie umów i opłacenie kosztów koncertów artystycznych na scenie wraz z rozliczeniem z tytułu tantiem autorskich ze Stowarzyszeniem Autorów ZAIKS, zapewnieniem noclegów, wyżywienia, i innych wymagań określonych przez zespoły; - zapewnienie zaplecza i techniki estradowej (nagłośnienia, oświetlenia, sceny) zgodnie z wymaganiami zaproponowanych zespołów i artystów estradowych w tym w szczególności: jednej sceny wraz z techniką estradową (oświetleniem i nagłośnieniem), profesjonalnych płotków do zabezpieczenia sceny; - zapewnienie akustyków, oraz w przypadku wystąpienia takiej konieczności, specjalistów z odpowiednimi pozwoleniami lub licencjami na cały okres trwania imprezy lub w wyznaczonych godzinach; - przygotowanie sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem, garderób, płotków ochronnych zgodnie z wymaganiami zespołów i artystów estradowych; - sprawdzenie stanu technicznego i atestów sceny, na której realizowany będzie koncert; - zabezpieczenie (wypożyczenie, przywóz, montaż, wywóz) 5 szt. toalet przenośnych, zlokalizowanych na całym terenie objętym organizacją imprezy, w tym 1 toalety przystosowanej dla osób niepełnosprawnych; - zapewnienie utrzymania porządku na terenie imprezy i w montowanych i instalowanych przez Wykonawcę urządzeniach np. scena, toalety, punkt informacyjno - promocyjny; - posprzątanie terenu imprezy po jej zakończeniu (zebranie śmieci, wywóz śmieci); - zapewnienie profesjonalnej ochrony sceny i zaplecza; - zapewnienie profesjonalnej ochrony imprezy i ludzi; - zapewnienie opieki medycznej w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia imprezy; - zapewnienie dostępu i opłacenie kosztów energii elektrycznej; - przeprowadzenie pokazu sztucznych ogni na zakończenie koncertu (czas pokazu nie krótszy niż 5 minut); - ubezpieczenie imprezy od nieszczęśliwych wypadków; - uzyskanie zezwolenia na odbycie imprezy - przygotowanie niezbędnej dokumentacji, dokonanie uzgodnień, uzyskanie wymaganych zezwoleń oraz opinii właściwych urzędów i służb niezbędnych na realizację imprezy oraz zawarcie niezbędnych umów w tym zakresie; - promocję imprezy i projektu pn. Wałbrzych, Hradec Kralove - Miasta Kultury polegająca na utworzeniu punktu informacyjno - promocyjnego na terenie koncertu - punkt będzie czynny od godz. 16.00 do godz. 18.00, materiały promocyjne rozdawane uczestnikom imprezy dostarczy Wykonawcy Zamawiający; obsługę punktu informacyjno - promocyjnego zapewni Zamawiający. II Zapewnienie występu (ok. 45 minut) jednego polskiego zespołu muzycznego na koncercie organizowanym w mieście Hradec Kralove w Republice Czeskiej w dniu 22 maja 2010 r. przez Urząd Miejski w Hradec Kralove - występ pomiędzy godz. 16.00 a godz. 20.00. 1. Zapewnienie występu jednego polskiego zespołu muzycznego, obejmujące: - zawarcie i opłacenie umowy na koncert artystyczny odbywający się poza granicami Polski; - rozliczenie z tytułu tantiem autorskich ze Stowarzyszeniem Autorów ZAIKS; - zapewnienie transportu i ewentualnego noclegu, ochrony i innych wymagań określonych przez zespoły i artystów. Przez zespół muzyczny Zamawiający rozumie wykonawcę z Polski, który występował samodzielnie lub jako support przed koncertami gwiazd sceny muzycznej, którego przynajmniej 1 utwór znalazł się na liście przebojów ogólnopolskiej rozgłośni radiowych na pozycji od 1 do 30; zespół musi wykonywać muzykę z gatunku rock, pop lub hip - hop i musiał występować na imprezach masowych (jako samodzielny wykonawca lub jako support); nie musi to być zespół, który występować będzie na koncercie w Wałbrzychu. 2. Wykonawca nie przedstawia programu imprezy ani dodatkowych atrakcji - organizacją imprezy zajmuje się Urząd Miejski w Hradec Kralove.