Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kampanii promocyjnej w ramach projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I współfinansowanego z Działania 6.4 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 - 2013 Inwestycje w produkty turystyczne o znaczeniu ponadregionalnym

Opis przedmiotu przetargu: Opis szczegółowego przedmiotu zamówienia: Kampania promocyjna Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I. - obsługa I. Kampania w Telewizji - Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Zakupu czasu antenowego dla emisji i przekazanie w wymaganym czasie nadawcy nośników przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy. 1) Miejsce emisji: spoty zostaną wyemitowane na antenie: co najmniej dwóch kanałów tematycznych o profilu sportowym bądź informacyjno - dokumentalnym dla każdego z osobna o udziale w widowni w grupie all 4+ (powyżej 4 roku życia) nie mniejszej niż 0,8% 2) Liczba emisji spotów w ramach kampanii to co najmniej 130 emisji spotów 30 sekundowych (po 65 dla każdej linii spotu tj. turystyczna i historyczna), do każdego kanału tematycznego, o którym mowa jest w ust. 1 pkt. 1 3) Zamawiający wymaga emisję spotów reklamowych w ogólnopolskich i tematycznych stacjach telewizyjnych uwzględniających następujące wytyczne: a) Grupa docelowa - wiek 30+, mieszkańcy miast pow. 25 tys.+ b) Czas emisji do 20 maja 2012 c) Minimum 40% emisji pozycjonowanych na: 1-2 emisja oraz 98-99 emisja d) 40% emisji spotów w prime - time tj. następujące godz. emisji: 18.00 - 23.00 4) Wykonawca przedstawi dokumentację wyemitowanych reklam. 5) Wykonawca przygotuje media plan uwzględniający charakterystykę grupy docelowej oraz powyższe parametry, o których mowa jest w ust. 1 pkt 1-4, zapewniając najlepsze dostosowanie pór i pozycji emisji, wyboru kanałów itp. 6) Zamawiający dokona zatwierdzenia media planu 7) Zamawiający dysponuje dwiema wersjami 30 sekundowymi spotami promocyjnymi wykonanymi w technice HD 8) Wykonawca wykona dodatkowe kopie o ile zaistnieje potrzeba dostosowania ich do emisji przez stacje telewizyjne na podstawie przekazanej przez Zamawiającego kasety matki 9) Wykonawca będzie odpowiedzialny również za przygotowanie i dystrybucję dodatkowych kopii na podstawie kasety matki II. Kampania w Internecie - Wykonawca zobowiązany jest do: 1. Przeprowadzenia internetowej kampanii promocyjnej z użyciem banerów reklamowych przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy 1) Adaptacji projektów układu graficznego banerów przygotowanych przez Wykonawcę do wymogów technicznych nośników oraz wykonanie koniecznych animacji 2) Emisji banerów w co najmniej dwóch portalach żeglarskich i turystycznych o liczbie Real User dla geotargetowania przekraczającej 100 tysięcy 3) Wykonawca przestawi media plan stosowany do grupy docelowej z uwzględnieniem geotagetowania dla minimum 3 województw + aglomeracja warszawska 4) Minimalna ilość odsłon banneru to 20 tys., capping x 4 dla emisji banneru, o którym mowa jest w ust. 2 5) Banery będą przekierowywały na stronę internetową ustaloną z Zamawiającym (www.petla-zulawska.pl) 6) Portale mają odpowiadać w swym charakterze, sposobie prezentacji informacji i w innych podobnych aspektach planowanej kampanii promocyjnej w Internecie skierowanej do grupy docelowej 7) Baner reklamowy powinien być wyświetlany na stronie głównej serwisu 8) Zamawiający dysponuje następującymi formatami reklamy banerowej: 950 x 150 px, 728 x 80 px, 600 x 160 px, 300 x 250 px 9) Zamawiający dokona zatwierdzenia media planu emisji banerów w Internecie. 10) Wykonawca przedstawi raport ze skuteczności reklamy 11) Termin emisji banerów reklamowych pomiędzy 20 kwietnia a 20 maja 2012r. 2. Przeprowadzeniu internetowej kampanii promocyjnej z użyciem mailingu przygotowanych zgodnie z wymaganiami technicznymi nadawcy. 1) Wykonawca przygotuje treść wraz z grafiką mailingu w formie atrakcyjnej dla grupy docelowej 2) Wykonawca roześle mailing do minimum 100 tys. użytkowników zainteresowanych turystką, sportem, rekreacją bądź aktywnym wypoczynkiem 3) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji treść wraz z grafiką mailingu 4) Termin wykonania mailingu pomiędzy 20 kwietnia a 20 maja 2012r. 5) Zaprojektowanie i wykonanie mailingu przez Wykonawcę musi być zgodnie z zapisami Przewodnika w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013 dla Beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, obowiązujących na dzień wykonania zamówienia oraz z uwzględnieniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Pętli Żuławskiej. III. Study Tour dla dziennikarzy 1. Wykonawca zorganizuje spotkanie z dziennikarzami, na które zaprosi dziennikarzy mediów zagranicznych, ogólnokrajowych i ponadregionalnych w tym branży żeglarskiej, turystycznej i sportowej tj. przedstawicieli prasy, radia, telewizji i mediów internetowych 1) Liczba osób: 30 - 45 dziennikarzy, 25 przedstawicieli Lidera i partnera projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I. 2) Miejsce: rejs statkiem na trasie Elbląg - Tolkmicko - Krynica Morska 3) Czas: pomiędzy 15 a 25 maja 2012, ostateczny termin Wykonawca zaproponuje do akceptacji Zamawiającego 4) Wykonawca zobowiązany jest do organizacji transportu dziennikarzy do miejsca startu jak i z miejsca zakończenia rejsu, wynajęcia statku umożliwiającego odbycie rejsu, ubezpieczenie rejsu, zapewnienia noclegów dla przynajmniej 20 dziennikarzy, spotkania dziennikarzy z przedstawicielami 15 Partnerów Projektu oraz zapewnieniu cateringu dla max. 70 osób 5) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu koncepcję i scenariusz spotkania z dziennikarzami, listę uczestników oraz narzędzia jakie zastosuje dla przedstawienia efektów realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I i uzyska akceptację Zamawiającego 6) Wykonawca podczas wyjazdu (rejsu) powinien zapewnić możliwość zapoznania się z produktem turystycznym Pętli Żuławskiej oraz efektami realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej Etap I 7) Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do zaproponowanego przez Wykonawcę scenariusza study tour 8) Zamawiający dla potrzeb realizacji spotkania z dziennikarzami przekaże do dystrybucji: materiały promocyjne, oraz udostępni filmy promocyjne i spoty reklamowe, banery i roll-upy, ścinkę pop - up, plansze promocyjne wraz stojakami, flagi Pętla Żuławska 9) Wszystkie materiały związane z realizację eventu przez Wykonawcę muszą być zgodnie z zapisami Przewodnika w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013 dla Beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, obowiązujących na dzień wykonania zamówienia oraz z uwzględnieniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Pętli Żuławskiej. IV. Event - otwarcie sezonu żeglugi śródlądowej na Pętli Żuławskiej 1. Wykonawca zorganizuje event, na który zostaną zaproszeni mieszkańcy, turyści, szczególnie, żeglarze i wodniacy, media ogólnokrajowe i ponadregionalne w tym branży żeglarskiej, turystycznej i sportowej, przedstawiciele Lidera i partnerów projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I, organizacje turystyczne, żeglarskie, itp. 1) Miejsce: Malbork, przystań żeglarska - Park Północny 2) Czas: 4 lub 5 maja 2012, ostateczny termin Wykonawca zaproponuje do akceptacji Zamawiającego 3) Wykonawca zobowiązany jest do wynajmu powierzchni na terenie przystani żeglarskiej Park Północny w Malborku na potrzeby organizacji eventu, wystawy promującej projekt Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I, organizacja stoiska promocyjnego projektu Pętli Żuławskiej, rejsu statkiem po rzece Nogat (rejs do 2 godz., 50- 60 osób, catering, obsługa) 4) Wykonawca przedłoży Zamawiającemu do akceptacji koncepcję i scenariusz eventu, przedstawi listę uczestników, dokona zaproszeń, przygotuje pakiety promocyjne, zaprezentuje sposób jego prowadzenia oraz narzędzia jakie zastosuje dla przedstawienia efektów realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I i uzyska akceptację Zamawiającego 5) Wykonawca podczas eventu zapewnić możliwość zapoznania się z produktem turystycznym Pętli Żuławskiej oraz efektami realizacji projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej Etap I 6) Zamawiający zastrzega sobie prawo wprowadzenia zmian do zaproponowanego przez Wykonawcę scenariusza eventu 7) Zamawiający dla potrzeb realizacji spotkania z dziennikarzami przekaże do dystrybucji: materiały promocyjne, oraz udostępni filmy promocyjne i spoty reklamowe, banery i roll-upy, ścinkę pop - up, plansze promocyjne wraz stojakami, flagi Pętla Żuławska 8) Wszystkie materiały związane z realizację eventu przez Wykonawcę muszą być zgodne z zapisami Przewodnika w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013 dla Beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, obowiązujących na dzień wykonania zamówienia oraz z uwzględnieniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Pętli Żuławskiej. V. Reklama prasowa i artykuł sponsorowany 1. Wykonawca dokona przygotowania i zakupu co najmniej 2 reklam prasowych oraz dwóch artykułów sponsorowanych (materiał tekstowy, zdjęcia, projekt graficzny zakupionej strony, zgodny z właściwym przekazem komunikacyjnym docelowej grupy odbiorców) promujących produkty turystyczne Pętli Żuławskiej i projektu Pętla Żuławska - rozwój turystyki wodnej. Etap I. wg następujących założeń: 1) zakup powierzchni reklamowej u wydawcy zgodnie ze specyfikacją (wszelkie ustalenia formalne) na łamach prasy 2) Zasięg emisji: prasa drukowana (magazyn) o zasięgu ogólnopolskim związana z branżą turystyczną w tym żeglarską o nakładzie min. o nakładzie w sumie min. 70 000 egzemplarzy, Możliwość zakupienia reklam w różnych tytułach, które w sumie dają nakład 70 000 egz. 3) Czas emisji: do 20 maja 2012 4) Format reklamy prasowej i artykułu sponsorowanego: rozkładówka / cała strona 5) Miejsce ekspozycji reklamy prasowej i artykułu sponsorowanego: reklama i artykuł umieszczony na kolejnych nieparzystych stronach, na kolumnach redakcyjnych, full kolor 6) Zamawiający dysponuje 5 opracowanymi reklamami prasowanymi 2. Treść artykułu sponsorowanego musi być skonsultowana z Zamawiającym 3. Odbiór na podstawie 2 egzemplarzy magazynu 4. Zaprojektowanie i wykonanie reklamy prasowej i artykułu sponsorowanego przez Wykonawcę musi być zgodne z zapisami Przewodnika w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013 dla Beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, obowiązujących na dzień wykonania zamówienia oraz z uwzględnieniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Pętli Żuławskiej. VI. Raport pokampanijny 1. Wykonawca wykona raport pokampanijny, który musi zawierać: 1) informacje z wszystkich przeprowadzonych działań w zakresie przedmiotu umowy w postaci statystyk mailingu, raport ze skuteczności emisji banneru w Intrenecie i wyemitowanych spotów w telewizji, sprawozdań z publikacji reklam prasowych i artykułów sponsorowanych, organizacji study tour dla dziennikarzy i eventu - otwarcie sezonu żeglugi śródlądowej na Pętli Żuławskiej, w tym szacunkowe dane o zasięgu (liczbie osób do których dotarły poszczególne przekazy reklamowe) na podstawie danych uzyskanych z potwierdzonych źródeł danych 2) wnioski końcowe z przeprowadzonych działań, o których mowa jest w Rozdz. I-V 3) Raport zostanie przygotowany i dostarczony w formacie elektronicznym typ pliku: PDF (w wersji do wydruku) i DOC 4) Końcowy raport musi uwzględniać uwagi zgłoszone przez Zamawiającego dotyczące przedmiotu umowy 5) Raport pokampanijny wykonany przez Wykonawcę musi być zgodny z zapisami Przewodnika w zakresie promocji projektów współfinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 -2013 dla Beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu, obowiązujących na dzień wykonania zamówienia oraz z uwzględnieniem Systemu Identyfikacji Wizualnej Pętli Żuławskiej. Pozostałe uregulowania dotyczące przedmiotu zamówienia zostały wskazane w projekcie umowy, który stanowi załącznik nr 7 do SIWZ.