Obsługa w zakresie podróży służbowych PL. 2012 Sp. z o.o. w Warszawie

Opis przedmiotu przetargu: 1) Przedmiotem zamówienia jest obsługa w zakresie podróży służbowych pracowników Zamawiającego. Zamawiający oczekuje: a. rezerwacji, zakupu, wystawiania i dostarczania biletów lotniczych typu kraj, Europa i Intercontinental; propozycji do wyboru minimum 3 najkorzystniejszych opcji przelotu stosownie do wskazań i wymagań Zamawiającego uwzględniających trasę przelotu o najtańszym możliwym koszcie oraz z najmniejszą możliwą ilością przesiadek, wraz z uwzględnieniem dostępnych zniżek i promocji; b. wyszukiwania minimum 3 opcji noclegu stosownie do wymagań i wskazań Zamawiającego, uwzględniając najkorzystniejsze na rynku ceny i aktualne promocje, a następnie, jeżeli Zamawiający zdecyduje się na rezerwację, rezerwacji pokoi hotelowych w kraju i zagranicą o standardzie minimum 3 gwiazdkowym; c. rezerwacji i dostarczania biletów kolejowych krajowych i zagranicznych; d. pośrednictwa w formalnościach wizowych; e. wystawiania polisy ubezpieczeniowej (KL, NNW, OC) w wariancie standardowym europejski oraz w wariancie standardowym reszta świata - w zależności od celu podróży; f. niezwłocznej realizacji usług na podstawie zlecenia telefonicznego (wystawienie dokumentów po pisemnym potwierdzeniu), na piśmie, faksem, pocztą elektroniczną lub za pomocą formularza zamieszczonego na stronie internetowej wykonawcy; g. wsparcia dedykowanego agenta od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 18:00 h. gorącej linii czynnej 24-godziny na dobę dającej możliwość (z każdego miejsca na świecie) kontaktu i dokonania pilnych zmian w rezerwacjach przez 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu; i. dostępu do aktualnej (w czasie rzeczywistym) platformy on-line dostępnych biletów lotniczych i pokoi hotelowych, dającej możliwość dokonania samodzielnej rezerwacji 24h/dobę przez siedem dni w tygodniu, nie wyłączając dni świątecznych j. uwzględniania upustów wynegocjowanych indywidualnie przez Zamawiającego z przewoźnikami i hotelami; k. w przypadku gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż w Polsce, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie w kraju wyjazdu/wylotu lub w inny sposób dostarczony odbiorcy po uzgodnieniu z Zamawiającym w sposób umożliwiający rozpoczęcie podróży w wyznaczonym terminie; l. przesyłania biletów lotniczych w wersji elektronicznej, wygenerowanych z systemu rezerwacyjnego; m. dostarczenia dokumentów podróży, dokumentów ubezpieczeń oraz faktur do siedziby zamawiającego w terminie każdorazowo ustalonym przez strony; w przypadkach nagłych (zamówienie i wyjazd tego samego dnia) dostarczenia dokumentów podróży pasażerowi bezpośrednio do miejsca wylotu/wyjazdu; n. przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dot. usług realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych; o. każdorazowego informowania Zamawiającego drogą elektroniczną, na wskazane adresy i w sposób ustalony przez Zamawiającego, na temat dokonywanych rezerwacji, obejmujące: dane rezerwacji, cenę oraz termin wykupu; p. dysponowania przez wykonawcę dwoma systemami rezerwacyjnymi (na wypadek awarii jednego z systemów). 2) Zamawiający informuje, że szacunkowa skala jego potrzeb na okres obowiązywania umowy kształtuje się następująco: Rodzaj usługi Zapotrzebowanie Uwagi - Bilety lotnicze Trasa typu Intercontinental, 4, Główne kierunki - RPA, Klasa Ekonomiczna - Bilety lotnicze Trasa typu Europa 45, Główne kierunki - Ukraina, Szwajcaria, Klasa ekonomiczna - Bilety lotnicze typu Kraj 25, Główne kierunki: Gdańsk, Warszawa, Poznań, Wrocław, Klasa ekonomiczna - Bilety kolejowe Krajowe 180, Główne kierunki: Chorzów, Gdańsk, Warszawa, Poznań, Wrocław - Wizy 4, Głównie do RPA - Polisy ubezpieczeniowe Europa 45, Średnia długość pobytu: 3 dni - Polisy ubezpieczeniowe Poza Europą 4, Średnia długość pobytu: 5 dni - Rezerwacja hoteli Kraj 200, Głównie: Warszawa, Gdańsk, Poznań, Wrocław, Standard minimum 3 gwiazdki - Rezerwacja hoteli Zagranica 45, Głównie Kijów, Nyon, Zurich, Wiedeń Standard minimum 3 gwiazdki 3) Podana ilość usług oraz dostaw jest ilością szacowaną. Zamawiający zastrzega sobie prawo dokonywania zmian ilości usług w zależności od swoich potrzeb.