Zapewnienie bazy noclegowo - szkoleniowej celem przeprowadzenia szkolenia dla powołanych pełnomocników ds. wdrożeń systemów teleinformatycznych 11 sądów apelacyjnych i podległych sądów okręgowych w całej Polsce w terminie 1 - 3 czerwca 2015 r. w Gdańsku lub Sopocie lub Gdyni

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem Zamówienia jest zapewnienie na potrzeby organizacji i przeprowadzenia szkolenia dla powołanych pełnomocników ds. wdrożeń systemów teleinformatycznych 11 sądów apelacyjnych i podległych sądów okręgowych w całej Polsce w terminie 1-3 czerwca 2015 r. (zwanego dalej Szkoleniem) usług hotelowych i konferencyjnych wraz z niezbędną infrastrukturą, restauracyjnych, cateringowych i transportowych. 2. Zamówienie będzie realizowane w granicach administracyjnych miast: Gdańska lub Sopotu lub Gdyni. 3. W zamówieniu należy przyjąć maksymalną ilość 95 Uczestników Szkolenia (osoby szkolone, wykładowcy oraz organizatorzy). 4. Przez Organizatora należy rozumieć Przedstawicieli Zamawiającego odpowiedzialnych za realizację niniejszej Umowy. 5. Zamawiający przedstawia następujący terminarz szkolenia 1-3 czerwca 2015 r.: 1) przyjazd uczestników - 1 czerwca 2015 r. od godziny 9.00 do godziny 12.00. 2) wyjazd uczestników szkolenia - 3 czerwca 2015 r., z zastrzeżeniem opuszczenia pokoi do godziny 17.00. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z podanej liczby osób, maksymalnie do 20% podanej ilości. 7. Wykonawca odpowiada za zapewnienie: 1) bazy noclegowej - dla wykładowców i uczestników, 2) 1 sali konferencyjnej na co najmniej 95 osób przy stołach: a) w dniu 1 czerwca 2015 r. od godziny 8.00 do godziny 19.00. b) w dniu 2 czerwca 2015r. od godziny 8.00 do godziny 17.00 c) w dniu 3 czerwca 2015r. od godziny 8.00 do godziny 14.00. d) a także dostępu do w/w sali w dniu 3 czerwca 2015 r. od godziny 15.00 do godziny 19.00. 3) opcjonalnie - transportu autokarowego dla maksymalnej liczby 95 uczestników szkolenia z siedziby hotelu do lokalizacji (Gdańsk, ul. Długi Targ, Fontanna Neptuna) i z powrotem w dniu 2 czerwca 2015 r., w godzinach popołudniowych. Zamawiający zleci transport osób z określeniem dokładnych godzin przejazdu oraz lokalizacji nie później niż na 5 (pięć) dni roboczych przed rozpoczęciem szkolenia. 4) sali restauracyjnej na potrzeby spożycia śniadania, obiadu i kolacji na co najmniej 95 osób, 5) wyżywienia, w tym przerw kawowych (podawanych przed salą konferencyjną). 8. Baza noclegowa: 1) obiekt musi znajdować w granicach administracyjnych miast: Gdańsk lub Sopot lub Gdynia. 2) obiekt nie może być w trakcie prac remontowych w czasie trwania Szkolenia. 3) Wykonawca zapewnia wszystkie miejsca noclegowe (dla 95 osób) w sposób zapewniający samodzielny pobyt w pokoju (Zamawiający dopuszcza zakwaterowanie samodzielne jednego uczestnika w pokoju dwuosobowym, przy czym cena noclegu w pokoju dwuosobowym jest równa cenie za nocleg w pokoju jednoosobowym), 4) każdy z pokoi noclegowych z łazienką, TV, łącze internetowe (Wi-Fi) posiadających otwierane okna lub działającą klimatyzację, 5) obiekt musi spełniać wymagania przewidziane dla standardu (kategorii) co najmniej (trzy gwiazdki), w rozumieniu przepisów § 2 ust. 2 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (t.j. Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 ze zm.). Na każde żądanie Zamawiającego Wykonawca obowiązany jest okazać kopię decyzji właściwego Marszałka Województwa o nadaniu kategorii hoteli na podstawie art. 38 ust.1 i art. 42 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 196 ze zm.). 9. Baza szkoleniowa: 1) 1 sala konferencyjna na co najmniej 95 osób, posiadająca działającą klimatyzację lub otwierane okna, wyposażona w łącze internetowe, zamykana na klucz pozostający do dyspozycji Organizatora w dniach i godzinach korzystania, 2) sala musi posiadać ekrany, rzutniki, stojaki pod rzutniki, stolik i krzesło dla wykładowcy, 3) stoły dla osób szkolonych muszą być ustawione w układzie szkolnym lub w literę U, 4) Podczas przerw kawowych dodatkowe czyste szkło donoszone na żądanie Organizatora, 10. Wyżywienie, o następującym składzie: 1) śniadanie, w formie bufetu, w sali restauracyjnej, o zawartości: 3 rodzaje pieczywa - biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący: np. jajecznica, kiełbaski, napoje: sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, 2) przerwy kawowe (podawane przed salą konferencyjną) - skład: kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, sok owocowy, dwa rodzaje ciastek, 3) obiad, podany w wyodrębnionej sali restauracyjnej - skład: dwie zupy do wyboru, drugie danie składające się z 3 rodzajów mięs do wyboru, dodatków skrobiowych i dodatków warzywnych, deser, sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, mleko do kawy, cukier, cytryna, 4) kolacja zwykła, w formie stołu szwedzkiego skład: 3 rodzaje pieczywa - biały chleb, bułki i pieczywo ciemne, masło, nabiał, biały ser, serki topione, ser żółty, wędliny, pasztet drobiowy, pasta rybna, zimne przystawki np. śledzie, posiłek gorący: np. jajecznica, kiełbaski, napoje: sok owocowy, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana, 5) kolacja serwowana indywidualnie do stołu - skład: dwie zupy do wyboru, 2 rodzaje mięsa + dodatki skrobiowe + dodatki warzywne, pieczywo różnorodne, wędlina różnorodna (min. 3 rodzaje), sery różnorodne (min. 2 rodzaje), świeże warzywa (pomidory, ogórek zielony), masło, kawa, herbata, cytryna, cukier, mleko. 11. zapewnienie bezpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników Szkolenia, na terenie hotelu, ośrodka, dla minimalnie 20 samochodów osobowych. 12. Wykonawca zapewni obsługę techniczną Szkolenia w postaci przedstawiciela Wykonawcy lub osobę zatrudnioną w hotelu, która będzie sprawowała nadzór nad realizacją zamówienia zgodnego z umową. 13. Szczegółowy plan Szkolenia, uwzględniający godzinowy rozkład dni szkoleniowych wraz z listą uczestników dostarczy przedstawiciel Zamawiającego, co najmniej na 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby uczestników, nie później niż 3 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 14. Pozostałe warunki realizacji zamówienia określone są w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ.