Usługi rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych na terenie Holandii, Austrii, Belgii, Niemiec i Francji w związku z realizacją projektu WIZYTY STUDYJNE 3/7/2009/EFU współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców- Program Roczny 2009

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług rezerwacji i wynajmu miejsc hotelowych dla pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców na terenie Holandii, Austrii, Belgii, Niemiec i Francji w związku z realizacją projektu WIZYTY STUDYJNE 3/7/2009/EFU współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców- Program Roczny 2009. Usługi będące przedmiotem zamówienia muszą być świadczone zgodnie z zamieszczonym poniżej opisem: 1) Zamawiający przekaże Wykonawcy z 10-cio dniowym wyprzedzeniem informację na temat: - kraju i miejscowości, w których należy zarezerwować miejsca hotelowe; - terminu pobytu; - liczby pokoi lub miejsc noclegowych; - rodzaju zamawianych pokoi; - wymaganej kategorii hotelu. 2) Zamówienie może być składane pocztą elektroniczną lub faksem na podany przez Wykonawcę adres i numer przez osobę wyznaczoną przez Zamawiającego. 3) Wykonawca przygotuje zgodnie z zamówieniem Urzędu do Spraw Cudzoziemców kilka propozycji lokalizacji, (co najmniej trzy, maksymalnie w promieniu 5 km od centrum wskazanego miasta), z uwzględnieniem najkorzystniejszej ceny (aktualnych promocji). 4) Proponowana przez Wykonawcę ostateczna cena miejsca hotelowego (z uwzględnieniem ceny za dokonanie rezerwacji i opustu) nie może przekraczać limitu określonego w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie wysokości i warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2005r. Nr 186, poz. 1555 ze zm.). 5) Wykonawca w czasie przygotowywania propozycji lokalizacji będzie korzystał z systemu lub bazy kontaktowej gwarantującej rezerwację miejsc hotelowych w Holandii, Austrii, Belgii, Niemczech i Francji. 6) Wykonawca wyznaczy jedną stałą osobę pracującą od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-16:00, odpowiedzialną za współpracę z Zamawiającym 7) Wykonawca będzie zobowiązany najpóźniej w ciągu 24 godzin od otrzymania zamówienia, złożonego w dni robocze, do przekazania Zamawiającemu warunków rezerwacji pocztą elektroniczną lub faksem na wskazany przez Zamawiającego adres i numer. Warunki rezerwacji będą zawierały: a. Proponowane hotele (co najmniej trzy) ze wskazaniem kategorii; b. Ilość, rodzaj i standard zamawianych pokoi lub miejsc noclegowych; c. Terminu pobytu; d. Całkowitą cenę usługi; e. Termin, do końca którego Zamawiający rezygnując z rezerwacji miejsca nie poniesie kosztów; f. Inne informacje o usłudze, wskazane w zamówieniu. 8) Wykonawca dokona rezerwacji wybranych przez Zamawiającego miejsc noclegowych oraz dostarczy drogą elektroniczną, pod wskazany adres mailowy, voucherów potwierdzających rezerwację i uiszczenie zapłaty - również po godzinach urzędowania Zamawiającego, tj. po 16:00 (co najmniej do 19:00). 9) Wykonawca dostarczy, po realizacji każdego zamówienia, fakturę do siedziby Urzędu do Spraw Cudzoziemców zawierającą łączną cenę usługi brutto