ORGANIZACJA KONFERENCJI MIĘDZYNARODOWEJ O NAZWIE EUROPA QUO VADIS WE WROCŁAWIU, W DNIACH 10 - 13.06.2010 R.

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja w dniach 10 - 13.06.2010 r. konferencji międzynarodowej o nazwie EUROPA QUO VADISwe Wrocławiu. 1. Wykonawca zobowiązany będzie do organizacji konferencji międzynarodowej we Wrocławiu, w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym, położonym w centrum miasta i dysponującym parkingiem dla uczestników. Planowana liczba uczestników konferencji wyniesie maksymalnie 80 osób. Na 5 dni przed rozpoczęciem konferencji Zamawiający poinformuje Wykonawcę o liczbie uczestników, którzy potwierdzili udział w konferencji, w tym o liczbie uczestników, dla których nie ma potrzeby zapewnienia noclegów. 2.Na przedmiot zamówienia, o którym mowa w pkt. 1, składają się: a)oddanie do wyłącznej dyspozycji Zamawiającego nowoczesnej sali konferencyjnej, mieszczącej 80 uczestników, wyposażonej w odpowiednie nagłośnienie, 2 kabiny dla tłumaczy spełniające normy zgodnie z załącznikiem, stoły dla prelegentów, miejsca siedzące dla uczestników, mikrofony bezprzewodowe, ekrany, rzutniki multimedialne, 2 komputery (laptopy), oraz zapewniającej możliwość nagrywania audio przebiegu konferencji; b)zapewnienie odpowiedniej ilości osób zajmujących się obsługą techniczną sali konferencyjnej w godzinach trwania konferencji, co najmniej w godz.: 8.00 - 18.00, z możliwością przedłużenia czasu jej trwania, zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym; c)urządzenie sekretariatu technicznego w bezpośrednim sąsiedztwie sali konferencyjnej, wyposażonego w niezależne urządzenia takie jak: nowoczesna kserokopiarka szybkodrukująca w kolorze (full-duplex, min 35-40-50 str. na min. z możliwością zszywania dokumentów), fax o parametrach technicznych, spełniających międzynarodowe standardy, telefon o odpowiednich parametrach technicznych, przystosowany do realizacji połączeń międzynarodowych, laptop z dostępem do Internetu celem drukowania z płyty CD lub pamięci przenośnej USB (tzw. pendrive), materiały eksploatacyjne oraz papier formatu A4 (przewidywany wydruk ca 6000 stron czarnobiałych, 1000 stron kolorowych); d)zapewnienie najwyższego stopnia niezawodności i ciągłości pracy urządzeń oraz rozwiązań zastosowanych w czasie trwania konferencji (natychmiastowa wymiana materiałów eksploatacyjnych lub usunięcie ewentualnej usterki, obsługa techniczna); e)zorganizowanie 3 przerw kawowych w dniach roboczych konferencji wraz z poczęstunkiem, na który składać się będą następujące produkty: kawa, herbata, sok, woda, wyroby cukiernicze lub / i zimne przekąski. Dokładne menu poczęstunku zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji; f)podanie w każdym dniu trwania konferencji obiadu dla uczestników składającego się z co najmniej dwóch dań gorących, w formie bufetu (szwedzki stół) oraz zapewnienie wystarczającej w stosunku do liczby gości ilości osób obsługujących salę lub kuluary, gdzie będą serwowane posiłki. Osoby z obsługi powinny posługiwać się j. angielskim w stopniu przynajmniej komunikatywnym. Dokładne menu obiadowe zostanie uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji; g)organizacja uroczystej kolacji w terminie, o którym Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej 14 dni przed rozpoczęciem konferencji, składającej się z zimnych przekąsek, dwóch dań gorących i deseru i napojów. Dokładne menu kolacji i czas jej trwania zostaną uzgodnione i zatwierdzone przez obie strony z wyprzedzeniem 21 dni przed rozpoczęciem konferencji; h)zapewnienie 3 noclegów dla maksymalnie 40 uczestników konferencji w hotelu, w którym organizowana jest konferencja.