Wykonywanie usług związanych z administrowaniem lokalami stanowiącymi własność Gminy Olkusz we Wspólnotach Mieszkaniowych

Olkusz: Wykonywanie usług związanych z administrowaniem lokalami stanowiącymi własność Gminy Olkusz we Wspólnotach Mieszkaniowych


Numer ogłoszenia: 494332 - 2012; data zamieszczenia: 06.12.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Miasto i Gmina Olkusz , ul. Rynek 1, 32-300 Olkusz, woj. małopolskie, tel. 32 626 01 00 w.311, 626 01 61, faks 32 626 01 03, 626 02 34.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.umig.olkusz.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonywanie usług związanych z administrowaniem lokalami stanowiącymi własność Gminy Olkusz we Wspólnotach Mieszkaniowych.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Zamówienie obejmuje wykonywanie usług związanych z administrowaniem lokalami stanowiącymi własność Gminy Olkusz we Wspólnotach Mieszkaniowych. Zamówienie obejmuje administrowanie lokalami mieszkalnymi, socjalnymi i garażami: A) 852 lokali (mieszkalnych oraz socjalnych) o łącznej powierzchni użytkowej lokali 35.389,95 m2 B) 14 garaży o łącznej powierzchni użytkowej 233,32 m2 Podane wielkości administrowanych powierzchni określone są na dzień 08.11.2012 r. i zawarte w załączniku nr 1 do umowy stanowią podstawę do obliczenia łącznej ceny ofertowej brutto. Powyższe wielkości mogą w trakcie realizacji umowy ulec zmianie w następstwie np. sprzedaży lokalu, rozbiórki budynku, przekazania lokalu. Wykonawca będzie zobowiązany m.in. do: 1. W zakresie obsługi administracyjnej: - Zawierania w imieniu Zamawiającego umów najmu na lokale mieszkalne i socjalne oraz garaże na podstawie skierowania Zamawiającego oraz rozwiązywania w/w umów w uzgodnieniu z Zamawiającym. - Prowadzenia i aktualizowania ewidencji lokali oraz prowadzenie indywidualnych teczek lokali. - Prowadzenia obsługi najemców w zakresie zasiedlania i zwalniania lokali, w tym sporządzanie protokołu zdawczo - odbiorczego. - Przyjmowania, ewidencjonowania zgłoszeń, interwencji i wniosków najemców oraz załatwiania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami - Sprawdzania realizacji przez najemców obowiązków wynikających z umowy najmu oraz obowiązujących przepisów, wydawania zaleceń w tym zakresie oraz kontrolowania ich realizacji. - Prowadzenia kontroli administrowanych lokali w zakresie sposobu korzystania z lokali oraz pustostanów. - Przygotowywania i doręczania najemcom lokali mieszkalnych, socjalnych i garaży i innym użytkownikom lokali pisemnych powiadomień o zmianach w opłatach czynszowych i niezależnych od właściciela zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa - Przygotowywania i doręczania książeczek opłat z tytułu czynszu i innych świadczeń związanych z korzystaniem z lokalu z wyszczególnionym podziałem na opłaty z tytułu eksploatacji (czynsze i odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokali) oraz opłat za media (wpływy z usług), w sposób nie budzący wątpliwości czego dotyczy zapłata, oraz w których umieszczona zostanie informacja o konsekwencjach nie uiszczania w terminie należności tj. przekazaniu informacji o dłużnikach do Krajowego Rejestru Dłużników. - Wydawania zaświadczeń i poświadczeń związanych z najmem lokali. - Opracowywania sprawozdań w zakresie ustalonym z Zamawiającym. - Współdziałania z organami ewidencji ludności. - Wykonywania obowiązków właściciela lokali w imieniu Zamawiającego w zakresie określonym przepisami ustawy o własności lokali, w tym udział w zebraniach wspólnot mieszkaniowych, głosowanie nad przedstawianymi projektami uchwał - na podstawie oddzielnych upoważnień. - Wykonywanie w imieniu Zamawiającego obowiązków właściciela nieruchomości w zakresie obowiązków wynikających z ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach. 2. W zakresie obsługi finansowo - ekonomicznej: - Prowadzenia obsługi lokali mieszkalnych, socjalnych oraz garaży w zakresie wymiaru czynszu, opłat za świadczenia lub innych opłat związanych z zajmowaniem lokali, a w szczególności naliczanie odsetek za zwlokę w opłatach. - Prowadzenia imiennych kartotek najemców (osób zajmujących lokale bez tytułu prawnego) w zakresie naliczonego czynszu i opłat oraz dokonanych wpłat, jak również występujących zaległości i nadpłat. - Wysyłania dłużnikom upomnień i wezwań do zapłaty. - Podejmowania działań mających na celu wyegzekwowanie zaległości czynszowych i opłat związanych z umową najmu z zachowaniem trybu dopuszczonego prawem, - Dokonywania przeliczeń wysokości należności w przypadku zmiany czynszu lub opłat eksploatacyjnych. - Naliczania, pobierania i zwrot zgodnie z wydaną przez Zamawiającego dyspozycją - kaucji mieszkaniowych. - Rozliczania z właściwym zarządcą wspólnot mieszkaniowych kosztów Zamawiającego ponoszonych w ramach jego udziału w kosztach utrzymania nieruchomości wspólnej. - Przedkładania zestawień dłużników, których zaległość w opłatach przekracza co najmniej 3 pełne okresy płatności oraz przekazywanie tych zestawień Zamawiającemu raz na kwartał do 20-go dnia miesiąca po kwartale, w rozbiciu na : należności czynszowe, opłaty niezależne, odsetki od nieterminowych wpłat, pozostałe należności np. koszty sądowe i egzekucyjne - Uzgadniania sald z najemcami, użytkownikami lokali i innymi osobami przynajmniej raz w roku - Przygotowywanie danych do PIT dla osób którym umorzono należności 3. W zakresie obsługi techniczno - eksploatacyjnej: - Nadzoru nad stanem technicznym lokali w zakresie określonym obowiązującymi przepisami oraz realizacji tych przepisów. - Wyboru wykonawcy, organizacji i nadzoru nad wykonywaniem robót lub prac w lokalach w zakresie zatwierdzonym przez Zamawiającego z uwzględnieniem ustawy Prawo Zamówień Publicznych. - Wydawania opinii techniczno - eksploatacyjnych w zakresie remontu lokali przez najemcę i na jego koszt. - Przygotowywania porozumień (umów) z najemcami w zakresie wykonania i finansowania remontów lokali oraz weryfikacja nakładów poniesionych przez najemcę. 4. W zakresie spraw ogólnych: - Wykonywania w imieniu i na rzecz Zamawiającego obsługi prawnej w zakresie dochodzenia należności Zamawiającego - Przedkładania Zamawiającemu wniosków z propozycją rozstrzygnięcia spraw w zakresie umarzania, odraczania i rozkładania na raty wg. załącznika 4 i 4a do umowy oparciu o obowiązującą Uchwałę Nr XLIV/485/2010 Rady Miejskiej w Olkuszu z dnia 23 marca 2010 r, w sprawie określania zasad, sposobu i trybu udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych mających charakter cywilnoprawny przypadający Gminie Olkusz. - Udzielania odpowiedzi na składane pisma i podania użytkowników lokali niezwłocznie, nie później niż w terminie zgodnym z KPA - Prowadzenia w imieniu Zamawiającego spraw przed właściwymi sądami i organami egzekucyjnymi w zakresie zaistniałym w trakcie prowadzenia działalności administrowania. - Współdziałania z Zamawiającym oraz przekazywania mu informacji niezbędnych do działania w celu wykonania zadań przekraczających kompetencje Wykonawcy - Dostarczania wszelkich danych potrzebnych Zamawiającemu do sporządzenia obligatoryjnych sprawozdań nałożonych ustawowo na Zamawiającego - Kontrola wspólnot mieszkaniowych w zakresie wydatkowania środków finansowych ponoszonych przez Gminę jako współwłaściciela nieruchomości oraz przedkładania danych raz na kwartał do 20 -go miesiąca po upływie kwartału..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
70.33.00.00-3.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Warunkiem udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia jest wniesienie wadium: 5 000,00 zł

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Z uwagi na charakter przedmiotu zamówienia Zamawiający nie opisuje sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Pzp.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca w sposób niebudzący wątpliwości wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał lub nadal wykonuje co najmniej jedną usługę polegającą na zarządzaniu nieruchomościami, o wartości usługi (wynagrodzenia zarządcy) co najmniej 100 000. zł brutto. W przypadku usług wykonywanych Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli przed upływem terminu składania ofert nastąpiła realizacja niniejszej usługi na kwotę co najmniej 100 000. zł brutto. Spełnienie wyżej wymienionych warunków oceni powołana do przeprowadzenia postępowania komisja, badając kompletność i prawidłowość złożonych ofert.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeśli Wykonawca wskaże do uczestnictwa w wykonaniu niniejszego zamówienia: - co najmniej dwie osoby posiadające ważną licencję zarządcy nieruchomości; - co najmniej jedną osobę posiadającą 10 letnie doświadczenie na stanowisku administratora - co najmniej jedną osobę posiadającą uprawnienia budowlane do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno-budowlanej (lub odpowiadające im równoważne uprawnienia budowlane, które zostały wydane na podstawie wcześniej obowiązujących przepisów); Spełnienie wyżej wymienionych warunków oceni powołana do przeprowadzenia postępowania komisja, badając kompletność i prawidłowość złożonych ofert.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Z uwagi na charakter przedmiotu zamówienia Zamawiający nie opisuje sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy Pzp.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

formularz ofertowy; pełnomocnictwo do podpisania oferty jeśli dotyczy

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Umowa może ulec zmianie w zakresie: 1. przedmiotu zamówienia - zmniejszenia wielkości zarządzanych powierzchni wraz z proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia Wykonawcy, w następstwie np. sprzedaży lokalu, rozbiórki budynku, przekazania lokalu; 2. zmiany osób wskazanych w zał. nr 3 do SIWZ, wówczas gdy zaszły okoliczności, których Wykonawca nie mógł przewidzieć na etapie przygotowania oferty np. rozwiązanie stosunku pracy z osobą wyznaczoną na pełnienie określonej funkcji, rozwiązanie umowy cywilno-prawnej z pracownikiem, utrata uprawnień zawodowych;

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.wrotamalopolski.pl/bip/olkusz

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Specyfikację istotnych warunków zamówienia można odebrać w UMiG Olkusz w pokoju nr 311 lub pobrać ze strony internetowej.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.12.2012 godzina 11:00, miejsce: Oferty należy składać w punkcie informacyjno - podawczym w siedzibie zamawiającego (UMiG Olkusz).

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie