Usługa polegająca na rozbudowie środowiska CollectionsIndex+ służącego do zarządzania kolekcją Muzeum Fryderyka Chopina zgodnie ze standardem SPECTRUM oraz przewodnikiem po najlepszych praktykach DAM SPECTRUM o dodatkowe moduły oraz dodatki mają

tak
Nazwa projektu lub programu
Zakup współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 Oś priorytetowa nr 2 „E-administracja i otwarty urząd” Działanie nr 2.3 Cyfrowa dostępność i użyteczność informacji sektora publicznego” Poddziałanie nr 2.3.2 „Cyfrowe udostępnianie zasobów kultury”

Narodowy Instytut Fryderyka Chopina, Krajowy numer identyfikacyjny 1730717100000, ul. ul. Tamka  43, 00355   Warszawa, woj. mazowieckie, państwo Polska, tel. 22 44 16 100, e-mail zamowienia@nifc.pl, faks 22 44 16 112.
Adres strony internetowej (url): www.chopin.nifc.pl
Adres strony internetowej, pod którym można uzyskać dostęp do narzędzi i urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne:
www.chopin.nifc.pl

Usługa polegająca na rozbudowie środowiska CollectionsIndex+ służącego do zarządzania kolekcją Muzeum Fryderyka Chopina zgodnie ze standardem SPECTRUM oraz przewodnikiem po najlepszych praktykach DAM SPECTRUM o dodatkowe moduły oraz dodatki mające zapewnić rozbudowaną funkcjonalność w/w środowiska. Na zamówienie składa się pozyskanie licencji na korzystanie z nowych modułów i dodatków, ich konfiguracja z istniejącym narzędziem, wdrożenie, udostępnienie dokumentacji użytkownika i rozszerzenie obsługi i wsparcia technicznego o powyższe moduły i dodatki.

ZP/NIFC-23/2018

Usługa polegająca na rozbudowie środowiska CollectionsIndex+ służącego do zarządzania kolekcją Muzeum Fryderyka Chopina zgodnie ze standardem SPECTRUM oraz przewodnikiem po najlepszych praktykach DAM SPECTRUM o dodatkowe moduły oraz dodatki mające zapewnić rozbudowaną funkcjonalność w/w środowiska. Na zamówienie składa się pozyskanie licencji na korzystanie z nowych modułów i dodatków, ich konfiguracja z istniejącym narzędziem, wdrożenie, udostępnienie dokumentacji użytkownika i rozszerzenie obsługi i wsparcia technicznego o powyższe moduły i dodatki.Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają istotne postanowienia umowy.

II.5) Główny Kod CPV:
72263000-6

Postępowanie prowadzone jest w trybie  z wolnej ręki  na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b  ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
Firma SSL w 2010 uruchomiła w Muzeum Fryderyka Chopina System Zarządzania Kolekcją. SSL jest autorem w/w oprogramowania i tym samym posiada do niego prawa autorskie. Firma SSL jako jedyna posiada prawa autorskie oraz kody źródłowe do Systemu Zarządzania Kolekcją CI+, do którego będą implementowane kolejne moduły oraz dodawane funkcjonalności. W związku, z tym zamówienie przeprowadzone zostanie trybem zamówienia z wolnej ręki w związku z art. 67 ust. 1 pkt. 1 lit. b)ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednol.: Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zmianami). Zamawiający w celu realizacji zadań polegających na zarządzaniu obiektami muzealnymi ze zbiorów Muzeum Fryderyka Chopina korzysta z Systemu Zarządzania Kolekcją CollectionsIndex+, który został wdrożony w 2011 roku na podstawie umowy o numerze 349/ 2011. System został rozszerzony w 2015 roku o dodatkowe moduły na podstawie umowy o numerze 546/ 2015 Wdrożenie systemu zarządzania kolekcją (MuseumIndex+/ MI+, od 2015 roku CollectionsIndex+/ CI+) wynikała z konieczności usystematyzowania katalogowania obiektów muzealnych w ramach systemu elektronicznej ewidencji zbiorów i do usprawnienia zarządzania kolekcją Muzeum Fryderyka Chopina oraz wprowadzenia standardu Spectrum, stanowiącego zestaw reguł oparty na dobrych praktykach w zakresie zarządzania zbiorami. Standard Spectrum zawiera szczegółowe procedury konieczne do zarządzania procesami, którym podlega obiekt w muzeum. Ustandaryzowane i uzgodnione procedury są kluczem do wydajnego zarządzania zbiorami. SPECTRUM opiera się bezpośrednio na fachowej wiedzy i doświadczeniu muzealników zarówno z Wielkiej Brytanii, jak i z innych krajów. Konieczność wdrożenia systemu zarządzania kolekcją CI+ wynikała z faktu prowadzenia dotychczasowej ewidencji wyłącznie w postaci papierowej (księgi ewidencyjne i ruchu obiektów, kartoteki) oraz w przeważającej części ręcznego wytwarzania spisów, wykazów, załączników do protokołów, podpisów tak do obiektów jak i do ich cyfrowych reprodukcji. Nabyte oprogramowanie jest oprogramowaniem specjalistycznym - wytworzonym przez producenta dla określonej grupy odbiorców i dostosowanym do potrzeb zamawiającego wynikających ze specyfiki prowadzonej działalności. Zamawiający nabył licencję na użytkowanie oprogramowania na czas nieokreślony. System zarządzania kolekcją CollectionsIndex+ jest systemem dostępnym w powszechnej dystrybucji. Dostęp do kodów źródłowych oraz prawną i faktyczną możliwość dokonywania jakichkolwiek zmian w systemie posiada wyłącznie producent CI+ System Simulation. Dokumentacja CI+ w zakresie opisu struktur, powiązań, procedur i funkcji działania algorytmów jest przedmiotem ochrony jako informacja stanowiąca tajemnicę przedsiębiorstwa System Simulation. Majątkowe prawa autorskie do oprogramowania CI+ oraz do dokonywania modyfikacji tego oprogramowania przysługują wykonawcy System Simulation. W związku z powyższym przedmiotem niniejszego postępowania jest kontynuacja świadczonych dotychczas usług utrzymania i rozwoju CI+ w celu bieżącego zapewnienia realizacji zadań przez Muzeum Fryderyka Chopina. W ramach tych usług realizowane są świadczenia umożliwiające bieżące zarządzanie kolekcją muzealną w tym usuwanie awarii i usterek, wsparcie dla użytkowników w rozwiązywaniu bieżących problemów związanych z obsługą (w tym wsparcia technicznego), dostosowywanie systemu do zmieniających się uwarunkowań, w szczególności udostępniania nowych wersji systemu wynikających z dostosowywania do zmian przepisów prawnych, ulepszeń wynikających z pracy własnej Wykonawcy, wykonywanie zmian funkcjonalnych oraz udostępnienie dodatkowej wersji ćwiczeniowej na potrzeby symulacji działań procesów systemu przez użytkowników zamawiającego. W ramach pracy w systemie konieczne jest dokonywanie modyfikacji oprogramowania oraz zakup dodatkowych modułów i funkcjonalności. Zamówienie jest niezbędne, by usprawnić prace ewidencyjne, inwentarzowe i katalogowe nad kolekcją Muzeum Fryderyka Chopina, w szczególności rozszerzenie ich o muzealia o charakterze bibliotecznym oraz o wytwarzane w toku gromadzenia, zarządzania, użytkowania (w szczególności cyfryzacji) przygotowywane do publikacji w Internecie zasoby cyfrowe. Po realizacji zamówienia Narodowy Instytut Fryderyka Chopina będzie dysponował dostępem do pełnego środowiska CollectionsIndex + w jego standardowej postaci. Dzięki integracji modułów i wprowadzeniu dodatków usprawnione zostanie zarządzanie kolekcją oraz przygotowanie zapisów i zasobów cyfrowych do ich spójnej prezentacji w Internecie, zaś w dłuższej perspektywie czasowej – przyspieszone prace katalogowe i proceduralne różnego typu pozycji (muzealiów, archiwaliów, książek) w zakresie współdzielonych haseł wzorcowych, słownictwa kontrolowanego i centralizacji procedur. Przewidywana późniejsza rozbudowa będzie obejmowała dalszą ewolucję w/w narzędzia oraz stworzenie lub dopasowanie do indywidualnych potrzeb zaawansowanych dodatków, których funkcjonalność wykracza poza możliwości oferowane przez standardowe narzędzia. W zaistniałym stanie faktycznym i prawnym zachodzą przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, ponieważ istnieją obiektywne przyczyny techniczne, dla których udzielenie zamówienia jest możliwe wyłącznie na rzecz wykonawcy System Simulation. System zarządzania kolekcją jest rozwiązaniem bardzo złożonym. Na rynku istnieją inni producenci oprogramowania do zarządzania kolekcjami muzealnymi, jednak rozwijanie systemu polegające na zakupie dodatkowych modułów i funkcjonalności możliwe jest tylko u autora systemu. W utrzymanie CI+ zaangażowany jest zespół System Simulation posiadający wiedzę o dokonanych dotychczas zmianach oraz pierwotnych założeniach, a także o obecnym kształcie, będącym wynikiem prac realizowanych w ramach utrzymania od 2011 roku. Zapewniając bieżące wsparcie sytemu zespół w sposób nieustanny musi bazować na wiedzy o architekturze i strukturze oprogramowania. Zespół utrzymujący CI+ w całości, poza jednym inżynierem zatrudnionym ad hoc, jest niezmienny od momentu wdrożenia, co podkreśla unikatowość jego kompetencji. O unikatowości może świadczyć fakt, że autor standardu SPECTRUM w 2016 roku skierował się spośród grona SPECTRUM Partners wyłącznie do System Simulation aby przetestować wspólnie planowane modyfikacje standardu. W związku z tym, że jak już wspomniano wcześniej producent oprogramowania zgodnie z zapisami udzielonej licencji oraz obowiązujących w zakresie ochrony praw autorskich przepisów jako jedyny może ingerować w kod źródłowy systemu, zamawiający w żaden sposób nie może naruszyć ochrony informacji, stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa (ochrona praw autorskich). Ponadto ewentualna ingerencja w oprogramowanie lub próba zbudowania odrębnego systemu zarządzania kolekcją wymagałaby długotrwałego projektu, który nie dawałby gwarancji jego prawidłowego wykonania, bez wiedzy którą posiada System Simulation. Wiązałoby się to z rezygnacją z dotychczasowych osiągnięć ze współpracy z System Simulation, dezorganizacją pracy Muzeum oraz konieczności poświęcenia ogromnej ilości czasu na zastąpienie systemu sprawnie i efektywnie działającego całkiem nowym rozwiązaniem, poniesienia dużo wyższych nakładów finansowych – co zostało wyrażone wprost w odpowiedzi jednego z polskich producentów oprogramowania na zapytanie skierowane przez NIFC – oraz niepełnego wykorzystania dotychczasowych. Ponadto konieczna byłaby migracja danych z obecnie wykorzystywanego systemu. Operacja taka wymagałaby przeglądu całości wprowadzonych danych pod kątem ich ewentualnej melioracji dla potrzeb zewnętrznego narzędzia. Oprócz danych przeglądem takim trzeba by objąć także metadane, w tym bardzo obszerne, liczące około dwóch milionów zapisów wielojęzyczne tezaurusy. Są one tezaurusami polihierarchicznymi, zaś w świetle dostępnej NIFC wiedzy pełne wsparcie polihierarchiczności, choć postulowane w zaleceniach NIMOZ-u, nie zostało wdrożone jeszcze w żadnym poza CI+ z systemów obsługujących polskie muzea. Realizacja takiego zamówienia w obecnym stanie prawnym i faktycznym nie jest uzasadniona ani możliwa. Biorąc pod uwagę specyfikę i rozmiar sytemu, oraz wymagania techniczne, warunki nadzoru autorskiego, a także potrzebę zapewnienia ciągłości wykorzystania podstawowych funkcji systemu jedynym podmiotem zdolnym do zrealizowania przedmiotowego zamówienia zgodnie z uzasadnionymi potrzebami zamawiającego jest System Simulation. U podstaw takiej oceny nie leży subiektywne przekonanie zamawiającego, lecz ustalenie, że w danym czasie nie istnieje na rynku żaden inny podmiot będący w stanie zrealizować zamówienie. Należy dodać, że Muzeum Fryderyka Chopina dokonało zakupu dodatkowych modułów i funkcjonalności do CI+ w sierpniu 2015 roku. Zakup został sfinansowany ze środków programu KULTURA+. Okres trwałości programu wynosi 5 lat, a zatem do 2020 Muzeum zobowiązane jest do podtrzymania trwałości finansowania zamówienia, co wyklucza zarówno jakąkolwiek ingerencję w system innych producentów jak też całkowitą wymianę systemu na inny. Po drugie przesłanką udzielenia zamówienia z wolnej ręki jest ochrona autorskich praw majątkowych firmy System Simulation, która jest wykonawcą i autorem CI+. Posiada pełne prawa autorskie zarówno osobiste jak i majątkowe w rozumieniu art. 16 i 17 ustawy z dnia 04.02.2016 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Tj. DZ. U. 2006 nr 90, poz. 631 ze zmianami) i jako autor ma jedyne prawo do dokonywania zmian w powyższym oprogramowaniu, jest wyłącznym dysponentem usług serwisu i aktualizacji systemu stosownie do treści przepisów ww. ustawy, w szczególności polegających na ochronie kodów źródłowych systemu. Wszystkie firmy na rynku oferujące tego typu produkty, które uzyskały certyfikat zgodności ze standardem SPECTRUM opierają swój model biznesowy na zachowaniu autorskich praw majątkowych. Inaczej niecelowe byłoby ich funkcjonowanie. Praktycznie niespotykane jest zezwolenie producenta oprogramowania na ingerencję osób trzecich w kod źródłowy systemu przy zachowaniu jakiejkolwiek gwarancji prawidłowego działania systemu ze strony jego producenta. Skutkiem udzielania uprawnień do niekontrolowanych modyfikacji byłoby bowiem ponoszenie przez jego producenta oraz samego użytkownika systemu ogromnego ryzyka awarii spowodowanych ingerencją w kody źródłowe systemu, które mogłyby doprowadzić w efekcie do długotrwałych przerw w działalności firm użytkowników tych systemów. Nabywanie majątkowych praw autorskich lub licencji na modyfikację może być uzasadnione w niektórych przypadkach, jednak wymagałoby ogromnej wiedzy zarówno w zakresie programowania, obsługi baz danych, funkcjonowania i architektury tych systemów co nie zmniejszyłoby jednak ryzyk opisanych powyżej. Przykładowo można podać, że w 2015 roku NIMOZ podjął negocjacje z jednym z producentów oprogramowania zgodnego ze SPECTRUM (zetcom) w celu pozyskania licencji na Polskę na modyfikację, lokalizację i dalszy rozwój, jednak został zmuszony do odstąpienia od negocjacji z powodu proponowanej ceny przekraczającej kilkukrotnie całkowite finansowanie uzyskane przez NIFC w ramach POPC. Przedmiotem zamówienia jest nabycie dodatkowych modułów oraz funkcjonalności i wsparcia technicznego do systemu zarządzania kolekcją CI+, a więc konkretnego rozwiązania informatycznego wykorzystywanego przez zamawiającego. Ewentualne rozwiązanie zastępcze lub alternatywne w sensie ścisłym nie istnieje z definicji, ponieważ każde inne zadanie nie będzie polegało na rozwijaniu istniejącego CI+. Ewentualne rozwiązania alternatywne nie byłyby racjonalne. Mając na uwadze powyższe, zamawiający przyjął, że nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.