Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów

Opis przedmiotu przetargu: Świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w zakresie i na warunkach określonych w siwz wraz z załącznikami. Opis przedmiotu zamówienia obejmuje: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów, dokonywanych przez Urząd Gminy Aleksandrów Kujawski. 2. Poszczególne ilości nadawanych przesyłek pocztowych wymienione w załączniku do oferty p.n. „Ilości nadawanych przesyłek pocztowych (podział ceny na składniki)” mają charakter szacunkowy i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego. Wykonawcy nie będzie przysługiwało jakiekolwiek roszczenie z tytułu nie nadania przez Zamawiającego przewidywanej ilości przesyłek listowych. 3. Zamawiający w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przewiduje nadawanie również przesyłek wymagających zastosowania przepisu art. 57 § 5 pkt. 2 Kodeksu postępowania administracyjnego, art. 12 § 6 pkt. 2 Ordynacji podatkowej lub ew. innych analogicznych przepisów, np. art. 165 § 2 Kodeksu postępowania cywilnego tj. pism w postępowaniach, w których Zamawiający jest stroną, a dla wywołania określonych w przepisach skutków (tj. zachowaniem terminu do wniesienia pisma w przypadku nadawania przesyłki w ostatnim dniu terminów procesowych) konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. Szacunkowe wolumeny wszystkich przesyłek, które wymagają pośrednictwa operatora wyznaczonego to około 3 % w stosunku do całości przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza możliwość wyłączenia przesyłek wymagających pośrednictwa operatora wyznaczonego z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający dopuszcza możliwość sporządzenia odrębnego wykazu przesyłek wymagających nadania u operatora wyznaczonego i akceptuje tryb posłańca w zakresie takich przesyłek. 4. Wykonawca będzie zobowiązany świadczyć usługi pocztowe na rzecz Zamawiającego zgodnie z przepisami: 1) Ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1481), 2) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 1468), 3) Ratyfikowanych umów międzynarodowych: Ósmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, Pierwszy protokół dodatkowy do Regulaminu Generalnego Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikiem – Regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych sporządzone w Genewie dnia 12 sierpnia 2008 r. (Dz. U. z 2014 r. poz. 1824), Regulamin Porozumienia dotyczącego pocztowych usług płatniczych, Regulamin poczty listowej i Regulamin dotyczący paczek pocztowych sporządzone w Bernie dnia 11 listopada 2008 r. (M.P. z 2015 r. poz. 46), 4) Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2017 r., poz. 1257), 5) Ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (tj. Dz. U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.), 6) Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.), 7) innych aktów prawnych związanych z realizacją usług będących przedmiotem umowy, w tym wydanych na podstawie ustawy Prawo Pocztowe oraz wynikających z postanowień siwz, 5. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 1) listy zwykłe – przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 2) listy polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym 3) listy polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 4) paczki krajowe i zagraniczne, 5) listy zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 6) listy polecone priorytetowe – przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, 7) listy polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru – przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym i zagranicznym, 8) paczki krajowe i zagraniczne priorytetowe, 9) zwroty, 10) druki bezadresowe. Gabaryt A to przesyłki listowe o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B to przesyłki listowe o wymiarach: MINIMUM – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, MAKSIMUM – suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Gabaryt A to paczki pocztowe o wymiarach: MINIMUM – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, MAKSIMUM – żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 300 mm, długość 600 mm, szerokość 500 mm. Gabaryt B to paczki pocztowe o wymiarach: MINIMUM – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość (grubość) 300 mm lub długość 600 mm lub szerokość 500 mm, MAKSIMUM – suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość 3 000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1 500 mm. 6. Realizacja przedmiotowej usługi odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów, w przypadku przesyłek rejestrowanych zestawienie będzie sporządzone w 2 egzemplarzach po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. Zamawiający umieszcza na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki zgodnie z wymogami Wykonawcy oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. Do przesyłek używane będą koperty Zamawiającego oraz potwierdzenia odbioru Wykonawcy (kartonik dwustronnie zadrukowany z dwoma taśmami przylepnymi zgodne z Ordynacją Podatkową Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm., Kodeksem Postępowania Administracyjnego Dz. U. z 2017 r. poz. 1257, Kodeks postępowania cywilnego Dz. U. z 2014 r. poz. 101 ze zm.) dostarczane bezpłatnie przez Wykonawcę w ilościach wg. zapotrzebowania Zamawiającego. 7. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 8. Przesyłki pocztowe i paczki będą kwalifikowane według kategorii wagowych i podziału obowiązującego u Wykonawcy. 9. Zamawiający wymaga, aby usługa dostarczania przesyłek przez Wykonawcę świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu na terenie kraju i poza jego granicą. 10. Przesyłki pocztowe przygotowane do dystrybucji będą dostarczane przez Zamawiającego do punktu odbioru, wskazanego przez Wykonawcę. Wskazany punkt odbioru musi znajdować się w pobliżu siedziby Zamawiającego – Urzędu Gminy (przy ul. Słowackiego 12 w Aleksandrowie Kujawskim.), tj. w takiej odległości od ww. siedziby aby dotarcie pieszo do wyznaczonego przez Wykonawcę punktu zajmowało max. 15 min. Punkt ma być dostępny (ma umożliwiać nadanie przesyłek) w godzinach pracy Urzędu Gminy: poniedziałek, środa, czwartek 07:30- 15:30, wtorek 07:30 – 17:00, piątek 07:30 – 14:00. W przypadku braku posiadania takiego punktu Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek jeden raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku z siedziby Zamawiającego, o której mowa w niniejszym punkcie z Biura Obsługi Interesanta pół godziny przed końcem pracy Urzędu Gminy. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego lub w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego w przypadku braku punktu odbioru. Przyjęcie przesyłek do obrotu pocztowego przez Wykonawcę będzie każdorazowo dokumentowane pieczęcią, podpisem i datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek nierejestrowanych. Wzór książki nadawczej oraz zestawienia ilościowego zostanie przedstawiony Zamawiającemu przez Wykonawcę w formie pisemnej w dniu zawarcia umowy i stanowić będzie załącznik do umowy. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania Zamawiającemu wszelkich oznaczeń przesyłek rejestrowanych i priorytetowych. 11. Zamawiający wymaga w wyjątkowych przypadkach możliwość przyjęcia korespondencji po godzinach pracy Urzędu Gminy lecz nie później niż do godziny 18.00. 12. Odbioru przesyłek wychodzących dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel operatora po okazaniu stosownego upoważnienia. 13. Dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego, przez którą przesyłka została nadana, pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. 14. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy dokona awizowania niedoręczonych pod adres przesyłek zgodnie z przepisami Ordynacji podatkowej, Kodeksu postępowania administracyjnego bądź Kodeksu postępowania cywilnego. Zamawiający wymaga, aby punkty odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) znajdowały się na terenie każdej gminy i miasta na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Każda jednostka (punkt odbioru) Wykonawcy musi spełniać następujące warunki: - czynna we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, - oznakowana w sposób widoczny szyldem z nazwą bądź logo Wykonawcy umieszczonym w obrębie witryny jednoznacznie wskazującym jednostkę Wykonawcy, - jeżeli Wykonawca nie dostarczy przesyłki rejestrowanej adresatowi i pozostawi awizo, w takim przypadku, począwszy od dnia następnego (licząc od daty awizowania przesyłki), przez cały okres awizowania, adresat ma mieć zapewniony stały dostęp do swobodnego odbioru korespondencji w godzinach 8:00-15:00 w dni powszednie. 15. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej. 16. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie14 dni od dnia nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania przez Wykonawcę reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w sprawie reklamacji usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej. 17. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji w sprawie reklamacji usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 18. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 19. Z tytułu nie wykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodnie z zasadami ustawy Prawo pocztowe oraz regulaminami poszczególnych usług Wykonawcy. 20. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się miesiąc kalendarzowy. 21. Ilości, rodzaje przesyłek określone zostały w załączniku do formularza oferty p.n. „Ilość nadawanych przesyłek pocztowych (podział ceny na składniki)”. 22. Zamawiający nie dopuszcza umieszczania na przesyłkach treści innych niż służące oznaczeniu adresata, nadawcy - Zamawiającego i Wykonawcy oraz informacji dot. pobranej opłaty i innych informacji odnoszących się do formy i sposobu wysłania korespondencji, typu: kod kreskowy, oznaczenia: „polecony”, „zwrotne potwierdzenie odbioru”, itp. 23. Operator będzie stosował własne znaki służące do potwierdzenia opłat dotyczących usługi pocztowej i oznaczenia umożliwiające identyfikację umowy, na podstawie której świadczone są usługi pocztowe. 24. Zamawiający wymaga, aby w placówkach prowadzących inną działalność gospodarczą niż świadczenie usług pocztowych znajdowało się wyodrębnione stanowisko obsługi klienta w zakresie usług pocztowych oznaczone logo lub nazwą Wykonawcy, jeżeli punkt odbioru przesyłek listowych znajduje się w lokalu, w którym prowadzona jest inna działalność gospodarcza niż świadczenie usług pocztowych. 25. Wymóg zatrudnienia na umowę o pracę. Zamawiający, stosownie do art. 29 ust. 3a ustawy, wymaga, aby wszystkie osoby wykonujące czynności w zakresie realizacji przedmiotu zamówienia, których wykonanie polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1* ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zostały zatrudnione przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę. Wykonawca lub podwykonawca zatrudni wyżej wymienione osoby na okres realizacji zamówienia. W przypadku rozwiązania stosunku pracy przed zakończeniem tego okresu, zobowiązuje się do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innej osoby. *art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. – Kodeks pracy: „Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem”. 26. Rodzaj czynności niezbędnych do realizacji zamówienia, których dotyczą wymagania zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia: 1) świadczenie usług pocztowych na rzecz Urzędu Gminy Aleksandrów Kujawski w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów (czynności przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów). Uprawnienia zamawiającego w zakresie kontroli spełniania przez wykonawcę i podwykonawcę wymagań, o których mowa w art. 29 ust. 3a ustawy, oraz sankcji z tytułu niespełnienia tych wymagań: zamawiający w trakcie realizacji zamówienia ma prawo do kontroli spełnienia przez wykonawcę i podwykonawcę wymagania wskazanego w pkt. 25 i 26, w szczególności poprzez żądanie przedłożenia, na każde żądanie, w wyznaczonym przez zamawiającego terminie: 1) oświadczenia wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy, 2) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopii umowy/umów o pracę osób wykonujących w trakcie realizacji zamówienia czynności, których dotyczy ww. oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy (wraz z dokumentem regulującym zakres obowiązków, jeżeli został sporządzony). Kopia umowy/umów powinna zostać zanonimizowana w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. w szczególności bez imion, nazwisk, adresów, nr PESEL pracowników). Informacje takie jak: data zawarcia umowy, rodzaj umowy o pracę i wymiar etatu powinny być możliwe do zidentyfikowania. 3) zaświadczenia właściwego oddziału ZUS, potwierdzającego opłacanie przez wykonawcę lub podwykonawcę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu zatrudnienia na podstawie umów o pracę za ostatni okres rozliczeniowy. 4) poświadczonej za zgodność z oryginałem odpowiednio przez wykonawcę lub podwykonawcę kopii dowodu potwierdzającego zgłoszenie pracownika przez pracodawcę do ubezpieczeń, zanonimizowaną w sposób zapewniający ochronę danych osobowych pracowników, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, Zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. W przypadku, gdy wynik kontroli wykaże brak zatrudnienia ww. osób na umowę o pracę, zamawiający naliczy kary umowne, których wysokość została szczegółowo określona we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia w umowach z podwykonawcami stosownych zapisów zobowiązujących do zatrudnienia ww. osób na umowę o pracę oraz zapisów umożliwiających zamawiającemu przeprowadzenie kontroli sposobu wykonania tego obowiązku.