Zapewnienie usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Senior Officials Unia Europejska - Stany Zjednoczone Ameryki

Warszawa: Zapewnienie usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Senior Officials Unia Europejska - Stany Zjednoczone Ameryki


Numer ogłoszenia: 199976 - 2011; data zamieszczenia: 14.07.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zapewnienie usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Senior Officials Unia Europejska - Stany Zjednoczone Ameryki.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zapewnienie usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Senior Officials Unia Europejska - Stany Zjednoczone Ameryki.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
01.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Hotel Stary ul. Szczepańska 5, 31-011 Kraków - Holding Liwa Sp. z o.o z siedzibą we Wrocławiu, ul. H. Modrzejewskiej 2, 50-071 Wrocław,, ul. H. Modrzejewskiej 2, 50-071 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 17191,75 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  19240,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  19240,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  19240,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 4 Ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych, tj. usług hotelowych, gastronomicznych i konferencyjnych na potrzeby dwudniowej konferencji Senior Officials Unia Europejska - Stany Zjednoczone Ameryki, która odbędzie się w czasie Prezydencji Polski w Radzie Unii Europejskiej. (Kraków, 24.07-26.07. 2011 r.) Państwo sprawujące Przewodnictwo w Radzie UE zobowiązane jest zorganizować spotkanie wyższych urzędników z przedstawicielami Stanów Zjednoczonych. Kraj sprawujący Przewodnictwo w Radzie UE reprezentuje wszystkie państwa członkowskie UE podczas tego spotkania. Oprócz Prezydencji oraz strony amerykańskiej w spotkaniu biorą udział przedstawiciele Komisji Europejskiej, Sekretariatu Generalnego Rady UE oraz agencji UE. Spotkanie ma na celu omówienie dotychczasowego rozwoju współpracy UE i USA. Konferencja przygotowuje również spotkanie na poziomie ministrów państw-stron, podczas którego podejmowane są decyzje strategiczne nt. dalszej współpracy pomiędzy UE i USA w obszarze wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości. Ze względu na wysoką rangę imprezy, w której będą uczestniczyć Sekretarze Stanu i wysocy urzędnicy z państwa sprawującego Prezydencję, USA oraz Komisji Europejskiej, warunki w których odbędzie się konferencja musi reprezentować najwyższy poziom. W związku z powyższym kanałami dyplomatycznymi dokonuje się wstępnego wyboru terminu odpowiedniego dla wszystkich uczestników spotkania. Strona Polska dokonała kanałami dyplomatycznymi konsultacji (koniec kwietnia 2011 r.) ze stroną amerykańską, KE, Sekretariatem Generalnym Rady UE oraz agencjami UE w celu ustalenia terminu spotkania. Prace nad organizacją konferencji zostały wszczęte po uzyskaniu kompletu nieformalnych potwierdzeń uzyskanych kanałami dyplomatycznymi od wszystkich stron konferencji. Oficjalne zaproszenia do udziału zostały wystosowane w drugiej połowie maja 2011 r., jednakże cały czas trwają rozmowy ze wszystkimi partnerami w celu ostatecznego potwierdzenia udziału. Z uwagi na powyższe zamawiający znalazł się w wyjątkowej sytuacji wynikającej z przyczyn zewnętrznych, której nie mógł przewidzieć, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby uniemożliwić terminową realizację zadań - w tym wypadku organizację konferencji Senior Officials Unia Europejska - Stany Zjednoczone Ameryki, w związku z przewodnictwem Polski w Radzie UE. Ze względu na obiektywne trudności wynikające z braku możliwości wcześniejszego zaplanowania spotkania, nie można zachować terminów określonych dla innych trybów zamówienia. Stanowi to podstawę do udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 4 ustawy Prawo zamówień publicznych. Jak wynika z wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w celu zapewnienia odpowiednich do rangi spotkania warunków, Zamawiający w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia zawarł m.in. wymóg, aby Hotel zapewniał usługi w standardzie pięciogwiazdkowym lub wyższym, posiadał określoną liczbę pokoi, posiadał salę konferencyjną na min. 50 osób, był usytuowany w bliskiej odległości od Rynku Głównego w Krakowie oraz posiadał tarasy widokowe. Ponadto, aby podczas planowanej konferencji podkreślić walory kulturowo - historyczne miejsca, w którym odbywa się konferencja, Zamawiający wymaga aby hotel był usytuowany w zabytkowej kamienicy oraz zapewniał gościom odpoczynek i spożywanie posiłków w miejscu umożliwiającym podziwianie walorów historycznych i panoramy Starego miasta. Kraków dysponuje 12 hotelami, które zapewniają usługi w standardzie pięciogwiazdkowym, w tym 8 hoteli jest zlokalizowanych w dzielnicy Stare Miasto. W hotelach umiejscowionych na Starym Mieście 2 spełniają wymagania dot. liczby pokoi hotelowych dostępnych w terminie 24.07-26.07, jak również spełniają one walor historyczny oraz są blisko Rynku Głównego, natomiast żaden z nich nie jest usytuowany bezpośrednio przy Rynku Głównym. Hotelem usytuowanym najbliżej Rynku jest Hotel Stary (ul. Szczepańska 5), który mieści się w zabytkowej kamienicy przy ulicy bezpośrednio dochodzącej do Rynku. Jedynie Hotel Stary spełnia wymagania dotyczące posiadania tarasów widokowych prezentujących widok Rynku oraz przystosowanych do wypoczynku oraz wykorzystania na potrzeby posiłków w takcie trwania imprezy. Stanowi to zdaniem Wnioskującego dodatkową przesłankę do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust 1 pkt 1 lit a - Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, Z uwagi na powyższe Komisja przetargowa rekomenduje udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki ze względu na spełnienie przesłanki opisanej w art. 5 ust. 1a pkt 4 i art. 67 ust. 1 pkt 1a ustawy - Prawo zamówień publicznych.