świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej na potrzeby Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie

Olsztyn: świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej na potrzeby Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie


Numer ogłoszenia: 58979 - 2014; data zamieszczenia: 19.03.2014

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki , Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, 10-575 Olsztyn, woj. warmińsko-mazurskie, tel. 89 5232779, faks 89 5232779.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.uw.olsztyn.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa terenowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej na potrzeby Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.4) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia obejmuje świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej wraz z zapewnieniem sali konferencyjnej z uwzględnieniem podziału zamówienia na następujące CZĘŚCI: 1) CZĘŚĆ I - świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej podczas konferencji szkoleniowej komendantów straży gminnych i miejskich województwa warmińsko-mazurskiego odbywającej się w dniach 3 - 4 kwietnia 2014 roku, 2) CZĘŚĆ II - świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej podczas ćwiczeń instruktażowo-metodycznych z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego odbywających się w dniach 10 - 11 kwietnia 2014 roku. 2. Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji CZĘŚCI I zamówienia do: 1) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu dla co najmniej 90 uczestników konferencji, przy czym zamawiający pokrywa koszt świadczenia usługi dla maksymalnie 25 osób, pozostali uczestnicy będą rozliczać się z wykonawcą samodzielnie, 2) zapewnienia miejsc noclegowych dla 25 osób w następujących pokojach: a) 9 pokoi dwuosobowych (z odrębnymi łóżkami), b) 7 pokoi jednoosobowych, 3) zapewnienia pokoi z TV i łazienką wyposażoną w umywalkę, toaletę oraz wannę lub prysznic, 4) zapewnienia miejsc noclegowych w pokojach z bezpłatnym dostępem do internetu, 5) zapewnienia sali konferencyjnej (szkoleniowej) mogącej pomieścić minimum 90 osób, posiadającej warunki do skorzystania z przerw kawowych, sala musi być wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem komputerowym, krzesła i stoły na minimum 90 osób, flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia go do notebooka, nagłośnienie, 6) zapewnienia nieodpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w hotelu, w którym będą znajdowały się miejsca noclegowe, 7) zapewnienia następującego wyżywienia: a) uroczysta kolacja dla 90 osób w pierwszym dniu konferencji, składająca się z co najmniej trzech zestawów dań gorących, zakąsek zimnych, deseru, owoców i napojów gazowanych i niegazowanych, b) śniadanie dla 25 osób w drugim dniu konferencji, podane w formie szwedzkiego bufetu, c) całodzienny serwis kawowy w pierwszym dniu konferencji przygotowany dla maksymalnej liczby 90 osób, obejmujący co najmniej: kawę, wrzątek, herbatę, cukier, słodzik, cytrynę, mleko, ciastka kruche mix, wodę gazowaną i niegazowaną, dwa rodzaje soków, 8) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu położonym maksymalnie w promieniu 20 km od granic administracyjnych miasta Gołdap w województwie warmińsko-mazurskim (liczy się wskazanie kilometrów na liczniku pojazdu). 3. Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji CZĘŚCI II zamówienia do: 1) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu dla 45 uczestników ćwiczeń w następujących pokojach: a) 18 pokoi dwuosobowych (z odrębnymi łóżkami), b) 9 pokoi jednoosobowych, 2) zapewnienia pokoi z TV i łazienką wyposażoną w umywalkę, toaletę oraz wannę lub prysznic, 3) zapewnienia nieodpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników ćwiczeń w hotelu, w którym będą znajdowały się miejsca noclegowe, 4) zapewnienia miejsc noclegowych w pokojach z bezpłatnym dostępem do internetu, 5) zapewnienia sali konferencyjnej (szkoleniowej) mogącej pomieścić minimum 45 osób, posiadającej warunki do skorzystania z przerw kawowych, sala musi być wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem komputerowym, krzesła i stoły na minimum 45 osób, flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia go do notebooka, nagłośnienie, 6) zapewnienia następującego wyżywienia: a) kolacja dla 45 osób w pierwszym dniu ćwiczeń podana w formie szwedzkiego bufetu, b) obiad dla 50 osób w pierwszym i drugim dniu ćwiczeń, składający się w każdym dniu z co najmniej dwóch dań gorących, deseru i napojów, c) śniadanie dla 45 osób w drugim dniu ćwiczeń podane w formie szwedzkiego bufetu, d) całodzienny serwis kawowy w pierwszym i drugim dniu ćwiczeń dla maksymalnej liczby 45 osób, obejmujący co najmniej: kawę, wrzątek, herbatę, cukier, słodzik, cytrynę, mleko, ciastka kruche mix, wodę gazowaną i niegazowaną, dwa rodzaje soków, 7) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu położonym maksymalnie w promieniu 10 km od granic administracyjnych miasta Ełk w województwie warmińsko-mazurskim (liczy się wskazanie kilometrów na liczniku pojazdu). 4. Szczegółowe opisy przedmiotu zamówienia obejmujące poszczególne CZĘŚCI zamówienia znajdują się w załącznikach nr 5 - 6 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 5. Podana ilość uczestników dla każdej z CZĘŚCI zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia, zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 20%, a wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

II.1.5) przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:

• 
  Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  
• Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust.1 pkt 6 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. udzielenia w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, wykonawcy usług, zamówień uzupełniających w trybie z wolnej ręki, stanowiących nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień

II.1.6) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3, 55.10.00.00-1.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.

II.1.8) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie stawia warunku w tym zakresie.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:

III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

• oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia;
• aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

• nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert;

III.4.4) Dokumenty dotyczące przynależności do tej samej grupy kapitałowej

• lista podmiotów należących do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów albo informacji o tym, że nie należy do grupy kapitałowej;

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1. Wypełniony formularz oferty odpowiadający CZĘŚCI zamówienia, na którą wykonawca składa ofertę - załącznik nr 4 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 2. W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie - pełnomocnictwo do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, podpisane przez wszystkich wykonawców ubiegających się wspólnie o udzielenie zamówienia, do pełnomocnictwa należy dołączyć dokumenty potwierdzające, że osoby podpisujące pełnomocnictwo są uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu danego wykonawcy. 3. Formularz oferty musi być podpisany przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy, upoważnienie powinno być dołączone do oferty o ile nie wynika z dokumentów do niej załączonych, pełnomocnictwa (upoważnienia) muszą być przedstawione w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii.

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.3) ZMIANA UMOWY

przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy w następujących przypadkach: 1) zmiany przepisów mających wpływ na wynagrodzenie Wykonawcy - skutkujące uprawnieniem Stron do zmiany wysokości tego wynagrodzenia, 2) wystąpienia okoliczności, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, noszącego znamiona siły wyższej - uprawniające Strony do zmiany umowy w zakresie wymaganym do jej prawidłowej realizacji, 3) wystąpienia (ujawnienia) w trakcie realizacji umowy okoliczności uzasadniających dokonanie uściśleń/uzupełnień/zmian postanowień umownych korzystnych dla Zamawiającego, w powyższej sytuacji wynagrodzenie wykonawcy nie zostanie zwiększone. 2. Podstawą do dokonania zmian, o których mowa w pkt 1, jest złożenie przez jedną ze Stron wniosku i jego akceptacja przez obie Strony.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.uw.olsztyn.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
10-575 Olsztyn, Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, pokój 316.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
25.03.2014 godzina 10:00, miejsce: 10-575 Olsztyn, Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, pokój 354.

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie

ZAŁĄCZNIK I - INFORMACJE DOTYCZĄCE OFERT CZĘŚCIOWYCH

CZĘŚĆ Nr:
1
NAZWA:
świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej podczas konferencji szkoleniowej komendantów straży gminnych i miejskich województwa warmińsko-mazurskiego.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  1. Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji CZĘŚCI I zamówienia do: 1) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu dla co najmniej 90 uczestników konferencji, przy czym zamawiający pokrywa koszt świadczenia usługi dla maksymalnie 25 osób, pozostali uczestnicy będą rozliczać się z wykonawcą samodzielnie, 2) zapewnienia miejsc noclegowych dla 25 osób w następujących pokojach: a) 9 pokoi dwuosobowych (z odrębnymi łóżkami), b) 7 pokoi jednoosobowych, 3) zapewnienia pokoi z TV i łazienką wyposażoną w umywalkę, toaletę oraz wannę lub prysznic, 4) zapewnienia miejsc noclegowych w pokojach z bezpłatnym dostępem do internetu, 5) zapewnienia sali konferencyjnej (szkoleniowej) mogącej pomieścić minimum 90 osób, posiadającej warunki do skorzystania z przerw kawowych, sala musi być wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem komputerowym, krzesła i stoły na minimum 90 osób, flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia go do notebooka, nagłośnienie, 6) zapewnienia nieodpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników konferencji w hotelu, w którym będą znajdowały się miejsca noclegowe, 7) zapewnienia następującego wyżywienia: a) uroczysta kolacja dla 90 osób w pierwszym dniu konferencji, składająca się z co najmniej trzech zestawów dań gorących, zakąsek zimnych, deseru, owoców i napojów gazowanych i niegazowanych, b) śniadanie dla 25 osób w drugim dniu konferencji, podane w formie szwedzkiego bufetu, c) całodzienny serwis kawowy w pierwszym dniu konferencji przygotowany dla maksymalnej liczby 90 osób, obejmujący co najmniej: kawę, wrzątek, herbatę, cukier, słodzik, cytrynę, mleko, ciastka kruche mix, wodę gazowaną i niegazowaną, dwa rodzaje soków, 8) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu położonym maksymalnie w promieniu 20 km od granic administracyjnych miasta Gołdap w województwie warmińsko-mazurskim (liczy się wskazanie kilometrów na liczniku pojazdu). 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia odnośnie CZĘŚCI I zamówienia znajduje się w załączniku nr 5 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Podana ilość uczestników dla CZĘŚCI I zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia, zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 20%, a wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.30.00.00-3, 55.10.00.00-1.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 04.04.2014.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.

CZĘŚĆ Nr:
2
NAZWA:
świadczenie usługi hotelarsko-restauracyjnej podczas ćwiczeń instruktażowo-metodycznych z zakresu spraw obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego.

• 
  1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia:
  1. Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji CZĘŚCI II zamówienia do: 1) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu dla 45 uczestników ćwiczeń w następujących pokojach: a) 18 pokoi dwuosobowych (z odrębnymi łóżkami), b) 9 pokoi jednoosobowych, 2) zapewnienia pokoi z TV i łazienką wyposażoną w umywalkę, toaletę oraz wannę lub prysznic, 3) zapewnienia nieodpłatnych miejsc parkingowych dla uczestników ćwiczeń w hotelu, w którym będą znajdowały się miejsca noclegowe, 4) zapewnienia miejsc noclegowych w pokojach z bezpłatnym dostępem do internetu, 5) zapewnienia sali konferencyjnej (szkoleniowej) mogącej pomieścić minimum 45 osób, posiadającej warunki do skorzystania z przerw kawowych, sala musi być wyposażona w instalację elektryczną przeznaczoną do pracy ze sprzętem komputerowym, krzesła i stoły na minimum 45 osób, flipchart, ekran i rzutnik multimedialny z możliwością podłączenia go do notebooka, nagłośnienie, 6) zapewnienia następującego wyżywienia: a) kolacja dla 45 osób w pierwszym dniu ćwiczeń podana w formie szwedzkiego bufetu, b) obiad dla 50 osób w pierwszym i drugim dniu ćwiczeń, składający się w każdym dniu z co najmniej dwóch dań gorących, deseru i napojów, c) śniadanie dla 45 osób w drugim dniu ćwiczeń podane w formie szwedzkiego bufetu, d) całodzienny serwis kawowy w pierwszym i drugim dniu ćwiczeń dla maksymalnej liczby 45 osób, obejmujący co najmniej: kawę, wrzątek, herbatę, cukier, słodzik, cytrynę, mleko, ciastka kruche mix, wodę gazowaną i niegazowaną, dwa rodzaje soków, 7) zapewnienia miejsc noclegowych w hotelu położonym maksymalnie w promieniu 10 km od granic administracyjnych miasta Ełk w województwie warmińsko-mazurskim (liczy się wskazanie kilometrów na liczniku pojazdu). 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia odnośnie CZĘŚCI II zamówienia znajduje się w załączniku nr 6 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Podana ilość uczestników dla CZĘŚCI II zamówienia stanowi maksymalny poziom zamówienia, zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 20%, a wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia.

• 
  2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
  55.30.00.00-3, 55.10.00.00-1.

• 
  3) Czas trwania lub termin wykonania:
  Zakończenie: 11.04.2014.

• 
  4) Kryteria oceny ofert:
  najniższa cena.