Modernizacja systemu bibliotecznego SOWA2 w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej w Rzeszowie

nie

Wojewódzka i Miejska Biblioteka Publiczna, Krajowy numer identyfikacyjny 27638600000, ul. ul. Sokoła  13, 35010   Rzeszów, woj. podkarpackie, państwo Polska, tel. 017 8535217 i 18, e-mail grom@wimbp.rzeszow.pl, faks 178 532 431.
Adres strony internetowej (url): www.wimbp.rzeszow.pl

Modernizacja systemu bibliotecznego SOWA2 w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej w Rzeszowie

WiMBP-VI-212/07/2017

Przedmiotem zamówienia jest modernizacja systemu bibliotecznego SOWA2 w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej w Rzeszowie polegająca na 1) Integracji 4 baz danych w jedną bazę katalogową. 2) Przeniesieniu zintegrowanych danych do systemu SOWA2/SQL, instalacji nowego interfejsu dla katalogów www wraz z wersją mobilną. 3) Poszerzeniu licencji systemu SOWA2/SQL o 10 stanowisk. 4) Wsparciu serwisowym. 5) Instalacji systemu Linux.

II.5) Główny Kod CPV:
48000000-8

Postępowanie prowadzone jest w trybie  zamówienia z wolnej ręki  na podstawie art. 66 ust.1  ustawy Pzp.

Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.
W ramach zadania „Modernizacja systemu bibliotecznego SOWA2 w Wojewódzkiej i Miejskiej Bibliotece Publicznej w Rzeszowie” objętego niniejszym zamówieniem publicznym, przewidziane są następujące czynności: 1.) Integracja 4 baz danych w jedną bazę katalogową. 2.) Przeniesienie zintegrowanych danych do systemu SOWA2/SQL, instalacja nowego interfejsu dla katalogów www wraz z wersją mobilną. 3.) Poszerzenie licencji systemu SOWA2/SQL o 10 stanowisk. 4.) Wsparcie serwisowe. 5.) Instalacja systemu Linux. I. Uzasadnienie wyboru wykonawcy zadań wymienionych w punkcie 1.)-4.) w trybie „z wolnej ręki”. Argumenty: 1. Istnieje duże ryzyko utraty danych tworzonych i utrzymywanych w bieżąco eksploatowanym systemie na skutek zmiany systemu bibliotecznego na oprogramowanie innego producenta. Jedną z podstawowych funkcji systemu bibliotecznego jest zapewnienie bibliotekom prowadzenia bieżących rejestrów czytelników, wypożyczeń, zwrotów, prolongat, rezerwacji i zamówień, należności z tytułu przetrzymania, zagubienia lub zniszczenia książek. Utracenie funkcjonujących rejestrów danych spowodowałoby niemożność prowadzenia windykacji wypożyczonych materiałów i należności za ich przetrzymanie, utracenie statystyk pracy Biblioteki, brak możliwości analizy zbiorów ze względu na ich wykorzystanie, analizy aktywności placówek bibliotecznych i wiele innych konsekwencji, które w rezultacie spowodowałyby technologiczny zastój Biblioteki. Zamawiający korzystając z systemu SOWA2/MARC21, wdrożył szereg nowatorskich usług internetowych dla czytelników: samozapis czytelnika do biblioteki, zamawianie i rezerwowanie materiałów, prolongowanie wypożyczeń, zakładanie i korzystanie przez czytelników z własnych internetowych kont bibliotecznych. Zamawiający uruchomił także automatyczny system powiadamiania czytelników (poprzez e-mail) o zbliżającym się lub przekroczonym terminie zwrotu, nieodebranych rezerwacjach itp. Podstawą działania systemu SOWA2/MARC21 są ogromne ilości danych, które można podzielić na następujące kategorie: • opisy bibliograficzne (rekordy), • dane inwentarzowe (egzemplarze), • dane czytelników, • dane kont czytelników (wypożyczeń, zamówień, rezerwacji, należności i wpłat, pozycji przetrzymanych i monitowanych), • dane materiałów ubytkowanych, • dane o brakach wykrytych podczas skontrum. Wiele danych (np. stan wypożyczeń, rezerwacji i zamówienia) ma charakter dynamiczny, tzn. są one zmieniane przez pracowników i czytelników na bieżąco. Import opisów bibliograficznych do innego systemu jest co prawda możliwy, ale wymaga wykonania ogromnej pracy przez bibliotekarzy, ponieważ każdy importowany rekord musi zostać indywidualnie zweryfikowany. Wykonanie tej pracy dla ponad pół miliona rekordów zajmie wiele miesięcy. Dane czytelników również mogą być nieprzenoszalne do nowego systemu. Oznaczałoby to konieczność ponownego, ręcznego wprowadzenia danych osobowych. Najprawdopodobniej wymagałoby to także wymiany legitymacji bibliotecznych. Kolejnym problemem jest konieczność ręcznego odwzorowania stanu wypożyczeń. Utracone mogą być historyczne dane o wypożyczeniach, które w systemie SOWA2/MARC21 wykorzystywane są do analiz statystycznych pracy poszczególnych agend oraz tworzenia raportów niezbędnych do prowadzenia sprawozdawczości pracy biblioteki (m.in. GUS K-03). Wymiana działającego systemu komputerowego na inny program, wiązać się może z zamknięciem biblioteki na długi czas, nie pojedyncze dni. Koszty migracji z systemu SOWA2/MARC21 do innego środowiska systemowego przy tej skali zjawiska mogą być olbrzymie i finansowo nie są policzalne, rozumiejąc migrację jako proces konwersji zbiorów danych zgromadzonych przez lata w systemie SOWA2/MARC21, w tym przede wszystkim danych czytelników, ksiąg inwentarzowych, stanu i historii wypożyczeń, itp. Trzeba również wziąć pod uwagę kwestie związane ze szkoleniami bibliotekarzy, którzy przez lata zdobywali wiedzę nt. obsługi systemu SOWA2/MARC21. 2. Konieczne w przypadku Zamawiającego, scalenie baz danych Scalenie dużych baz danych w pełni skomputeryzowanej biblioteki jest przedsięwzięciem generującym dużą odpowiedzialność i spore ryzyko. Nie ma w nim przestrzeni dla popełnienia istotnych pomyłek, ponieważ jest wykonywane na żywym organizmie działających bibliotek i pod obserwacją ich użytkowników. Dla powodzenia całego przedsięwzięcia konieczne jest rozważne i dokładne jego przygotowanie przez wykonawcę, łącznie z opracowaniem od podstaw specjalistycznego oprogramowana umożliwiającego kontrolę nad procesem scalania. Konieczne jest również zaangażowanie nie tylko wykonawcy, ale również pracowników biblioteki. Aby cała operacja przebiegła bezpiecznie, trzeba przed jej ostatecznym ukończeniem wykonać szereg testów, w tym próbne połączenie baz danych. Scalenie danych bibliograficznych Zamawiającego wiąże się z dokonaniem zmian w kodzie źródłowym systemu bibliotecznego, co będzie miało wpływa na późniejszy proces rejestrowania wypożyczeń i zwrotów w poszczególnych filiach biblioteki. Zmiany w kodzie źródłowym są konieczne ze względu na m.in. dublujące się w poszczególnych bazach katalogowych identyfikatory zbiorów bibliotecznych (prefiksy i numery inwentarzowe egzemplarzy). Bez zmian w kodzie źródłowym systemu, automatyczne i globalne zmiany w bazach podlegających łączeniu nie są możliwe. Dostęp do oprogramowania SOWA2 z poziomu kodu źródłowego jest możliwy tylko przez producenta systemu SOWA2. Zachodzi więc przesłanka wynikając z zapisu art. 67 ust. 1. pkt. 1. lit. b) dotycząca występowania okoliczności zastosowania zamówienia z wolnej ręki tj. z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych. Zamawiający nie dysponuje prawami wyłącznymi do oprogramowania bibliotecznego SOWA2, więc nie może zlecić rozwiązania problemu powtórzeń identyfikatorów w istniejących w SOWIE2 bazach danych innemu, zewnętrznemu wykonawcy. Jest to proces, który jest w stanie wykonać tylko producent oprogramowania SOWA2. Proces wymiany silnika bazy danych na SQL, to proces konwersji danych, któremu towarzyszyć będzie ujednolicanie rekordów bibliograficznych. Konieczne w tym celu jest przygotowanie odpowiedniego oprogramowania nadzorującego i przyspieszającego scalenie baz bibliograficznych oraz wykonanie scalenia próbnego kopii baz danych do jednej bazy centralnej, którą udostępni wykonawca bibliotece z własnego serwera hostingowego. Zakłada się również, że już po rozpoczęciu bieżącej pracy z połączoną bazą danych mogą być konieczne poprawki zarówno w samym oprogramowaniu systemu SOWA2/SQL jak i w ustawieniach jego parametrów. Poprawki te będą sukcesywnie wykonywane w ramach polisy serwisowej. Reasumując, wykazane powyżej czynności wymagają ingerencji w kody źródłowe, dogłębnej znajomości bazy danych przez Wykonawcę oraz obarczone są dużym ryzykiem utraty danych. Stąd jedynym wykonawcą tej części zadania może być producent oprogramowania dotychczas eksploatowanego u Zamawiającego - firma „Sokrates-Software Leszek Masadyński”, którą ze względu na specyficzne cechy techniczne zamówienia oraz z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, jest zdolna do realizacji wskazanych części zamówienia. Biorąc pod uwagę powyższe argumenty należy uznać, że ze względów, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a i b p.z.p., uzasadnione jest udzielenie zamówienia bez przeprowadzenia procedury konkurencyjnej, jednemu wykonawcy producentowi Systemu SOWA2 – firmie „Sokrates-Software Leszek Masadyński”z Poznania. 3. Założeniem zadania jest modernizacja systemu bibliotecznego Zamawiającego – nie zaś całkowita zmiana systemu bibliotecznego. Zamawiający przewidział na 2017 r. działania związane z modernizacją systemu bibliotecznego SOWA2 i pozyskał na ten cel środki finansowe. Przewidziane w zadaniu środki finansowe dotyczą, m.in. uzupełnienia licencji systemu SOWA (10 licencji), nie zaś zakupu wszystkich potrzebnych Zamawiającemu licencji (ogółem pakiet niezbędnych licencji oprogramowania bibliotecznego powinien liczyć 70 sztuk). Biorąc pod uwagę zakup 70 licencji profesjonalnego systemu bibliotecznego spełniającego wszystkie potrzeby WiMBP w Rzeszowie, to koszt przewyższający możliwości finansowe Zamawiającego w ramach przewidzianej w zadaniu dotacji. II. Instalacja systemu Linux zostanie zlecona wykonawcy zadania 1.) – 4.). Uzasadnienie: System Linux jest darmowym oprogramowaniem i stanowił będzie system operacyjny zainstalowany na serwerze, na którym w dalszej kolejności instalowany będzie system SOWA2/SQL, istniejące bazy danych zasobów bibliotecznych oraz baza danych użytkowników filii i oddziałów Zamawiającego. Instalację systemu Linux na serwerze docelowym może wykonać wielu wykonawców, jednak ze względu na to, że system Linux będzie stanowił podstawę systemową funkcjonowania specyficznych danych jakimi są dane osobowe czytelników i wszystkie rejestry służące obsłudze ok. 40 tysięcy czytelników oraz ponad 500 tys. zbiorów w systemie bibliotecznym, z powodów bezpieczeństwa danych i ich specyfiki, ważne aby instalacją jak i późniejszym wsparciem serwisowym zajmowała się firma – dostawca głównego systemu bibliotecznego.