Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Urzędu Miasta i Gminy Mikołajki

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest: Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym dla potrzeb Urzędu Miasta i Gminy Mikołajki 2. W zakres przedmiotu zamówienia wchodzą: - powszechne usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych o wadze do 2000 g w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, - doręczania zwrotów przesyłek listowych nie doręczonych, po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, - usługi pocztowe dotyczące paczek pocztowych. Zamawiający informuje, że wysokość zobowiązania, jakiego udzieli Wykonawcy wynosi nie mniej niż 80% wskazanych ilości szacunkowych. 3. Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo Pocztowe (Dz. U. z 2018r., poz. 2188 ze zmianami). 4. Szczegółowe warunki świadczenia usługi zostały zawarte w istotnych dla stron postanowieniach, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy. 5. Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta umowa obejmująca świadczenie usług pocztowych. 6. Wartość należności za świadczenie usług pocztowych obliczana będzie w okresach miesięcznych, jako iloczyn ceny jednostkowej za dany rodzaj przesyłki oraz rzeczywistej ilości przesyłek danego rodzaju. 7. Zamawiający wymaga aby Wykonawca co miesiąc wystawiał fakturę na Zamawiającego. 8. Wskazane w formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ ilości poszczególnych usług pocztowych są ilościami szacunkowymi, określonymi na podstawie aktualnego stanu wiedzy Zamawiającego w zakresie zapotrzebowania w okresie świadczenia usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany ilości zamawianych usług w zależności od bieżących potrzeb. Wykonawca, z którym Zamawiający podpisze umowę nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w ilościach podanych w formularzu cenowym. Rozliczenia będą następować na podstawie faktycznej ilości zrealizowanych usług z uwzględnieniem cen jednostkowych wskazanych w formularzu cenowym. 9. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe: a) zwykłe – przesyłki nierejestrowane, ekonomiczne, nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe – przesyłki nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, c) polecone – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i zagranicznym, e) zwrotne potwierdzenie odbioru – zwrócone nadawcy potwierdzenie odbioru zawierającego datę i podpis odbiorcy, stanowiący potwierdzenie otrzymania przesyłki listowej; f) format przesyłek: „S” - maksymalny wymiar koperty C5 (162mm × 229mm x 20mm) do 500g „M” – maksymalny wymiar koperty C4 (229mm × 324mm x 20mm) do 1000g, „L” – ponad wymiar koperty C4, (suma wymiarów długość+ szerokość+ grubość nie może przekroczyć 900mm, przy czym długość nie może być większa niż 600mm) - do 2000g. Przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ± 2 mm. g) Przez paczki pocztowe, rozumie się paczki: zwykłe – rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii oraz priorytetowe – rejestrowane najszybszej kategorii. 10. Wykonawca powinien posiadać na terenie miasta Mikołajki punkt do którego Zamawiający będzie dostarczał przesyłki. Punkt czynny co najmniej sześć godzin we wszystkie dni robocze tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy. Zamawiający ma prawo do minimum jednokrotnego w ciągu dnia przekazania Wykonawcy przesyłek w godzinach otwarcia punktu. 11. Pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru, dla przesyłek ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wykonawca będzie doręczał bezpośrednio do sekretariatu (pokój Nr 102 Urzędu Miasta i Gminy). 12. Wykonawca określi powód niepodjęcia przez adresata zwróconej przesyłki. 13. Doręczanie przesyłek, w tym zwrotów przesyłek niedoręczonych wraz z podaniem ich numeru rejestrowego nadania, odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy do sekretariatu Zamawiającego w dni robocze od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00-14.00. 14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich przekazania przez Zamawiającego. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca wyjaśnia je z Zamawiającym. Przy braku możliwości ich wyjaśnienia z Zamawiającym lub ich usunięcia w dniu ich nadania, nadanie takich przesyłek nastąpi w następnym dniu roboczym lub w dniu usunięcia zastrzeżeń. 15. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę winno mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce/jednostkę organizacyjną Wykonawcy odpowiedzialnej za jej przyjęcie. 16. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o placówce pocztowej, w której dokonano zabezpieczenia. 17. Zapłata wynagrodzenia za faktycznie wykonaną usługę będzie następowała z dołu, przelewem na konto wskazane na fakturze, w terminie 21 dni od daty wystawienia faktury VAT. Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. Ceny jednostkowe za poszczególne rodzaje przesyłek, w okresie obowiązywania umowy są obowiązujące przez okres ważności umowy i nie będą podlegały waloryzacji w okresie jej trwania. 18. Wykonawca udostępni Zamawiającemu możliwość elektronicznego śledzenia przesyłek poleconych.