Warszawa: Wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji 10-lecia Obchodów Wspólnoty Demokracji w Krakowie.


Numer ogłoszenia: 143986 - 2010; data zamieszczenia: 25.05.2010

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych , Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.


  • Adres strony internetowej zamawiającego:
    www.msz.gov.pl


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA


II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji 10-lecia Obchodów Wspólnoty Demokracji w Krakowie..


II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.


II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji 10-lecia Obchodów Wspólnoty Demokracji w Krakowie. Konferencja zostanie zorganizowana w Operze Krakowskiej oraz w Teatrze im. Juliusza Słowackiego w Krakowie i będzie trwała od 2 - 4 lipca 2010 r. Montaż elementów technicznych musi się odbyć w dniach 1-2 lipca 2010r.(w Operze Krakowskiej), 2 lipca 2010 r. (w Teatrze Słowackiego), demontaż w nocy z 3 na 4 lipca 2010 r. (w Teatrze Słowackiego), 4 lipca 2010 r. (w Operze Krakowskiej) 1. Cele organizacyjne Konferencji: - podniesienie wiedzy delegatów przybyłych na Konferencję o demokracji w Polsce; - stworzenie przyjaznych warunków pracy; - pokazanie Polski jako kraju nowoczesnego i demokratycznego; - promocja Polski. Konferencja skierowana jest do następujących grup docelowych: - Ministrów Spraw Zagranicznych; - dyplomatów; - organizacji pozarządowych zajmujących się tematyką demokracji; - mediów krajowych i zagranicznych (drukowanych, elektronicznych, on-line). Wynikiem prac Wykonawcy będzie obsługa techniczna wszystkich wydarzeń wchodzących w skład Konferencji. Zamawiający dopuszcza zastosowanie materiałów, urządzeń i sprzętu równoważnego (o parametrach równoważnych lub wyższych) do przedstawionego i opisanego w niniejszej specyfikacji. Użyte znaki towarowe i nazwy są przykładowe. W przypadku materiałów, urządzeń i sprzętu równoważnego, muszą to być produkty dopuszczone do użytku na terenie Polski. 2. Założenia konferencji: Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany będzie do zapewnienia obsługi technicznej spotkań z uwzględnieniem wszystkich sal konferencyjnych, przestrzeni dla uczestników, mediów i organizatorów. Wykonawca zobowiązany będzie również do zapewnienia całości niezbędnego sprzętu technicznego wraz z obsługą. Ponadto do zadań Wykonawcy będzie należał montaż i demontaż sprzętu i materiałów. 3. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES USŁUG: 3.1. ELEMENTY TECHNICZNE - WYPOSAŻENIE SAL KONFERENCYJNYCH: A. Opera Krakowska - Piątek 2 lipca: a) wyposażenie 4 sal konferencyjnych (ustawienie stołów w kwadrat) w: - 25 multifonów z podłączeniem ich do systemu nagłośnieniowego w 2 salach, w 2 pozostałych wraz z systemem nagłośnieniowy; - Ekran (170x230 lub zbliżony) ze statywem, projektor (min. 3500ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat), plazma 42 cale do podglądu dla jednego z boków kwadratu; b) rejestracja audio ze spotkań; c) wyposażenie sali konferencyjnej (sala Prób) w ustawieniu teatralnym dla 100 osób (sala w niezmienionej formie będzie funkcjonować do niedzieli 4 lipca do godziny 15.00); - ekran (3x2m lub zbliżone) z projektorem (min. 5000ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat) w Sali kameralnej; System nagłośnieniowy zapewni Opera. d) wyposażenie tzw. Press corner oraz dwóch activist corners (w dniach 2-4 lipca) w: - mini system nagłośnieniowy z trzema mikrofonami bezprzewodowymi; - okablowanie elektryczne (230V); - oświetlenie fotograficzne. Sobota 3 lipca: a) Sala Kameralna i Sala Koncertowa ustawienie teatralne dla 200 osób: - ekran (3x2m lub zbliżone) z projektorem jedynie w Sali Kameralnej (min. 5000ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat) w Sali Prób; - system tłumaczeń obsługujący 2 sale konferencyjne (salę główną i salę kameralną) po 4 budki z podglądem. 500 zestawów słuchawkowych; System nagłośnieniowy na obu salach zapewnia Opera. b) Sala prób, Press korner oraz activist corners jak w dniu 2 lipca: - kompletny system telewizji przemysłowej umożliwiający transmisję online z dwóch sal (Sali głównej i kameralnej) wraz z systemem telewizji CCTV w budynku Opery - 6 ekranów - plazm minimum 42 cale. Cyfrowy zapis audiowizualny ze spotkań. -Niedziela 4 lipca: a) Sala kameralna, , ustawienie teatralne dla 100 osób: - Ekran (3x2m lub zbliżone) z projektorem (min. 5000ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat), plazma z podglądem. b) Sala prób, Press korner oraz activist corners jak w dniu 2 lipca. B. Teatr im. Juliusza Słowackiego: - Sobota 3 lipca: a) nagłośnienie Sali Lustrzanej(cztery multifony, 4 mikrofony bezprzewodowe, tzw skrzynki dziennikarskie umożliwiające jednoczesne podłączenie się minimum 15 odbiorców do odbiorników dla każdego z 5 języków); b) kompletny system telewizji przemysłowej umożliwiający transmisję online na stronę www. z możliwością odbioru przez minimum 800 widzów jednocześnie, w jednej wersji językowej z dwóch sal (Sali głównej i Sali lustrzanej - konferencje prasowe) wraz z systemem telewizji CCTV w budynku Teatru składającym się z 8 telewizorów plazmowych 42 cale; c) cyfrowy zapis audiowizualny ze spotkań; d) system tłumaczeń obsługujący 2 sale konferencyjne (salę główną i salę lustrzaną dla 4 języków z podglądem). 700 zestawów słuchawkowych; e) system nagłośnieniowy umożliwiający śledzenie wydarzeń na Sali głównej na drugim piętrze w centrum prasowym; f) mównica z teleprompterem w Sali lustrzanej oraz Sali głównej. 3.2. INNE ELEMETY TECHNICZNE: a) 30 komputerów PC wyposażonych w angielskojęzyczne wersje systemu WinXP wraz z pakietem Open Office oraz programem Acrobat Reader wyposażone w zabezpieczenia antykradzieżowe; b) 5 drukarek czarno-białych laserowych o wydajności min. 16 stron na minutę, druk dwustronny, wraz z materiałami eksploatacyjnymi umożliwiającymi wydruk do 1500 kopii każde; c) 3 urządzenia wielofunkcyjne (ksero, drukarka, skaner) kolorowe o wydajności min 20 stron na minutę, druk dwustronny wraz z materiałami eksploatacyjnymi umożliwiającymi wydruk do 5000 kopii każde; d) Każda z drukarek i urządzeń powinna zostać skonfigurowana do pracy z jednym komputerem klasy PC o których mowa wyżej; e) 10 krótkofalówek wraz z ładowarkami i dwiema częstotliwościami do dyspozycji Zamawiającego; f) Hala namiotowa o wymiarach 5x10m z podłogą z wykładziną w kolorze zaakceptowanym przez Zamawiającego dniach 2-4 lipca wyposażona w podłączenie prądu (10KW), oświetlenie wnętrza, ladę recepcyjną o długości 5m, 4 stoły, 8 krzeseł (hala zostanie ustawiona na terenie parkingu naprzeciwko Opery Krakowskiej, na twardym podłożu, wymagającym poziomowania -różnica poziomów około 20 cm); g) 100 mb taśmy na słupkach grodzących; h) 4 namioty (baldachimy szybkorozkładalne) o wymiarach 3x6 metra w kolorze białym wraz z systemem kotwienia do podłoża; i) 8 stojaków na materiały o formacie A4; j) 150 koziołków (stojaków z systemem mocowaniem do foteli w Teatrze Słowackiego) na nazwy państw i organizacji oraz nazwiska uczestników spotkania w formacie DL, lista państw, organizacji i nazwisk do druku zostanie przekazana wykonawcy na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania; k) 40 przedłużaczy elektrycznych 230V, minimum 4 gniazda, długość 5m. 3.3. TYMCZASOWA ZABUDOWA POMIESZCZEŃ: Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania 5 pomieszczeń o powierzchni 18m2 każde, na parterze Opery Krakowskiej z systemu Octanorm lub zbliżonego, wyposażone w drzwi zamykane na klucz, oświetlenie oraz 8 gniazd elektrycznych. 3.4.OBSŁUGA TECHNICZNA SPOTKAŃ TOWARZYSZĄCYCH OBCHODOM: - Oświetlenie i nagłośnienie wejścia oraz dziedzińca Pałacu Biskupa Erazma Ciołka w dniu 3 lipca 2010 r. 3.5. ZAPEWNIENIE OBSŁUGI OBCHODÓW: - 4 osoby do obsługi sal konferencyjnych w dniach 2-4 lipca 2010 r. - szacowany czas pracy każdej osoby - 12h dziennie; - 4 pracowników stanowiska informacyjnego w dniach 2-4 lipca 2010 r. - szacowany czas pracy każdej osoby 12h dziennie. - Obsługa sprzętu technicznego zapewnionego przez Wykonawcę, w tym minimum jedna osoba sprawująca opiekę nad sprzętem komputerowym i drukarkami w każdej lokalizacji. Każda z osób zatrudnionych do obsługi Obchodów musi posługiwać się płynnie językiem angielskim. Kompletna lista personelu technicznego obecnego na miejscu Obchodów w czasie ich trwania będzie musiała zostać przedłożona Zamawiającego najpóźniej w dniu podpisania umowy w celu jej weryfikacji przez stosowne służby. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy dopuszczenia danej osoby, w wyniku negatywnej weryfikacji, do realizacji przedmiotu umowy. W takiej sytuacji, Wykonawca będzie zobowiązany do zastąpienia osoby, o której mowa powyżej, nową osobą..


II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
tak.


  • Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówień uzupełniających
  • Zgodnie z art. 67 ust 1 pkt. 6) Zamawiający przewiduje mozliwośc udzielenia zamówien uzupelniających stanowiących nie więcej niż 50% zamówienia podstawowego i polegających na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień co zamowienie podstawowe.


II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
51.31.00.00-8, 51.61.00.00-1, 51.11.00.00-6, 64.22.40.00-2.


II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.


II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.



II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 04.07.2010.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM


III.1) WADIUM


Informacja na temat wadium:
Zamawiający wymaga wniesienia wadium w kwocie: 6 000,00 zł (słownie: sześć tysięcy złotych).


III.2) ZALICZKI


  • Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
    nie


III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW


  • III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • Zamawiający nie sprecyzowal tego warunku. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA.


  • III.3.2) Wiedza i doświadczenie


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • Wykonawcy muszą wykazać się odpowiednim doświadczeniem w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia powyższego warunku tj., w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali należycie, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonują, co najmniej dwie usługi polegające na wykonaniu kompleksowej organizacji spotkań krajowych lub międzynarodowych polegających na ich obsłudze technicznej, tj. m.in. zapewnieniu nagłośnienia, oświetlenia, w tym zapewnieniu niezbędnego sprzętu technicznego do organizacji tychże spotkań oraz jego obsłudze, o wartości co najmniej 100 000,00 zł brutto każda; Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA.


  • III.3.3) Potencjał techniczny


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • Zamawiający nie sprecyzowal tego warunku. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA.


  • III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • Wykonawca musi dysponować osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, tj. co najmniej 8 osobami posługującymi się płynnie w mowie i piśmie językiem angielskim na poziomie co najmniej zaawansowanym; Jeżeli Wykonawca będzie wykonywał zamówienie przy udziale większej liczby osób, wszystkie te osoby będą musiały posługiwać się płynnie w mowie i w piśmie językiem angielskim. na poziomie co najmniej zaawansowanym; Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA


  • III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • Zamawiający nie sprecyzowal tego warunku. Zamawiający dokona oceny spełniania przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu, na podstawie załączonych do oferty dokumentów i oświadczeń wymaganych w pkt.6.1. i 6.2. SIWZ, przy użyciu formuły SPEŁNIA/NIE SPEŁNIA.


III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY


  • III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

    • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
    • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
    • oświadczenie, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień

  • III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

    • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
    • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
    • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 9 ustawy, wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.
  • III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

    Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

    III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

    • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • III.4.3.2) zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego miejsca zamieszkania albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą, w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4-8 ustawy - wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert - albo oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio miejsca zamieszkania osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, jeżeli w miejscu zamieszkania osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, nie wydaje się takiego zaświadczenia


III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA


IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.


IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.


IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.


IV.3) ZMIANA UMOWY


Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie


IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.msz.gov.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
www.msz.gov.pl/ zakładka AKTUALNOŚCI/ ZAMOWIENIA PUBLICZNE ZARZĄD OBSŁUGI.


IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
02.06.2010 godzina 11:00, miejsce: Oferty należy składać w dni robocze (bez sobót i niedziel) w godz. 9.00 - 14.00 na Dzienniku Podawczym w siedzibie Zamawiającego przy Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa..


IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).


IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie


Warszawa: Wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji obchodów 10-lecia Wspólnoty Demokracji w Krakowie


Numer ogłoszenia: 207952 - 2010; data zamieszczenia: 14.07.2010

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.


Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 143986 - 2010r.


Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Obsługi Ministerstwa Spraw Zagranicznych, Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5239962, faks 022 6283363.


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji obchodów 10-lecia Wspólnoty Demokracji w Krakowie.


II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.


II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji 10-lecia Obchodów Wspólnoty Demokracji w Krakowie. Konferencja zostanie zorganizowana w Operze Krakowskiej oraz w Teatrze im. Juliusza Słowackiego w Krakowie i będzie trwała od 2 - 4 lipca 2010 r. Montaż elementów technicznych musi się odbyć w dniach 1-2 lipca 2010r.(w Operze Krakowskiej), 2 lipca 2010 r. (w Teatrze Słowackiego), demontaż w nocy z 3 na 4 lipca 2010 r. (w Teatrze Słowackiego), 4 lipca 2010 r. (w Operze Krakowskiej) 3.1. Cele organizacyjne Konferencji: -podniesienie wiedzy delegatów przybyłych na Konferencję o demokracji w Polsce; -stworzenie przyjaznych warunków pracy; -pokazanie Polski jako kraju nowoczesnego i demokratycznego; -promocja Polski. Konferencja skierowana jest do następujących grup docelowych: -Ministrów Spraw Zagranicznych; -dyplomatów; -organizacji pozarządowych zajmujących się tematyką demokracji; -mediów krajowych i zagranicznych (drukowanych, elektronicznych, on-line). Wynikiem prac Wykonawcy będzie obsługa techniczna wszystkich wydarzeń wchodzących w skład Konferencji. Zamawiający dopuszcza zastosowanie materiałów, urządzeń i sprzętu równoważnego (o parametrach równoważnych lub wyższych) do przedstawionego i opisanego w niniejszej specyfikacji. Użyte znaki towarowe i nazwy są przykładowe. W przypadku materiałów, urządzeń i sprzętu równoważnego, muszą to być produkty dopuszczone do użytku na terenie Polski. 3.2. Założenia konferencji: Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany będzie do zapewnienia obsługi technicznej spotkań z uwzględnieniem wszystkich sal konferencyjnych, przestrzeni dla uczestników, mediów i organizatorów. Wykonawca zobowiązany będzie również do zapewnienia całości niezbędnego sprzętu technicznego wraz z obsługą. Ponadto do zadań Wykonawcy będzie należał montaż i demontaż sprzętu i materiałów. 3.3. SZCZEGÓŁOWY ZAKRES USŁUG. 3.3.1. ELEMENTY TECHNICZNE - WYPOSAŻENIE SAL KONFERENCYJNYCH: A. Opera Krakowska Piątek 2 lipca: a) wyposażenie 4 sal konferencyjnych (ustawienie stołów w kwadrat) w: -25 multifonów z podłączeniem ich do systemu nagłośnieniowego w 2 salach, w 2 pozostałych wraz z systemem nagłośnieniowy; -Ekran (170x230 lub zbliżony) ze statywem, projektor (min. 3500ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat), plazma 42cale do podglądu dla jednego z boków kwadratu; b) rejestracja audio ze spotkań; c) wyposażenie sali konferencyjnej (sala Prób) w ustawieniu teatralnym dla 100 osób (sala w niezmienionej formie będzie funkcjonować do niedzieli 4 lipca do godziny 15.00); -ekran (3x2m lub zbliżone) z projektorem (min. 5000ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat) w Sali Prób; System nagłośnieniowy zapewni Opera. d) wyposażenie tzw. Press corner oraz dwóch activist corners (w dniach 2-4 lipca) w: -mini system nagłośnieniowy z trzema mikrofonami bezprzewodowymi; -okablowanie elektryczne (230V); -oświetlenie fotograficzne. Sobota 3 lipca: a) Sala Kameralna i Sala Koncertowa ustawienie teatralne dla 200 osób: -ekran (3x2m lub zbliżone) z projektorem jedynie w Sali Kameralnej (min. 5000ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat) w Sali kameralnej; -system tłumaczeń obsługujący 2 sale konferencyjne (salę główną i salę kameralna) po 4 budki z podglądem. 500 zestawów słuchawkowych; System nagłośnieniowy na obu salach zapewnia Opera. b) Sala prób, Press korner oraz activist corners jak w dniu 2 lipca: -kompletny system telewizji przemysłowej umożliwiający transmisję online z dwóch sal (Sali głównej i kameralnej) wraz z systemem telewizji CCTV w budynku Opery - 6 ekranów - plazm minimum 42cale. Cyfrowy zapis audiowizualny ze spotkań. Niedziela 4 lipca: a) Sala kameralna, , ustawienie teatralne dla 100 osób: -Ekran (3x2m lub zbliżone) z projektorem (min. 5000ANSI), laptop (WinXP, Open Office, Acrobat), plazma z podglądem. b) Sala prób, Press korner oraz activist corners jak w dniu 2 lipca. B. Teatr im. Juliusza Słowackiego: -Sobota 3 lipca: a) nagłośnienie Sali Lustrzanej(cztery multifony, 4 mikrofony bezprzewodowe, tzw skrzynki dziennikarskie umożliwiające jednoczesne podłączenie się minimum 15 odbiorców do odbiorników dla każdego z 5 języków); b) kompletny system telewizji przemysłowej umożliwiający transmisję online na stronę www. z możliwością odbioru przez minimum 800 widzów jednocześnie, w jednej wersji językowej z dwóch sal (Sali głównej i Sali lustrzanej - konferencje prasowe) wraz z systemem telewizji CCTV w budynku Teatru składającym się z 8 telewizorów plazmowych 42cale; c) cyfrowy zapis audiowizualny ze spotkań; d) system tłumaczeń obsługujący 2 sale konferencyjne (salę główną i salę lustrzaną dla 4 języków z podglądem). 700 zestawów słuchawkowych; e) system nagłośnieniowy umożliwiający śledzenie wydarzeń na Sali głównej na drugim piętrze w centrum prasowym; f) mównica z teleprompterem w Sali lustrzanej oraz Sali głównej. 3.3.2. INNE ELEMETY TECHNICZNE: a) 30 komputerów PC wyposażonych w angielskojęzyczne wersje systemu WinXP wraz z pakietem Open Office oraz programem Acrobat Reader wyposażone w zabezpieczenia antykradzieżowe; b) 5 drukarek czarno-białych laserowych o wydajności min. 16 stron na minutę, druk dwustronny, wraz z materiałami eksploatacyjnymi umożliwiającymi wydruk do 1500 kopii każde; c) 3 urządzenia wielofunkcyjne (ksero, drukarka, skaner) kolorowe o wydajności min 20 stron na minutę, druk dwustronny wraz z materiałami eksploatacyjnymi umożliwiającymi wydruk do 5000 kopii każde; d) Każda z drukarek i urządzeń powinna zostać skonfigurowana do pracy z jednym komputerem klasy PC o których mowa wyżej; e) 10 krótkofalówek wraz z ładowarkami i dwiema częstotliwościami do dyspozycji Zamawiającego; f) Hala namiotowa o wymiarach 5x10m z podłogą z wykładziną w kolorze zaakceptowanym przez Zamawiającego dniach 2-4 lipca wyposażona w podłączenie prądu (10KW), oświetlenie wnętrza, ladę recepcyjną o długości 5m, 4 stoły, 8 krzeseł (hala zostanie ustawiona na terenie parkingu naprzeciwko Opery Krakowskiej, na twardym podłożu, wymagającym poziomowania -różnica poziomów około 20 cm); g) 100 mb taśmy na słupkach grodzących; h) 4 namioty (baldachimy szybkorozkładalne) o wymiarach 3x6 metra w kolorze białym wraz z systemem kotwienia do podłoża; i) 8 stojaków na materiały o formacie A4; j) 150 koziołków (stojaków z systemem mocowaniem do foteli w Teatrze Słowackiego) na nazwy państw i organizacji oraz nazwiska uczestników spotkania w formacie DL, lista państw, organizacji i nazwisk do druku zostanie przekazana wykonawcy na 7 dni przed rozpoczęciem spotkania; k) 40 przedłużaczy elektrycznych 230V, minimum 4 gniazda, długość 5m. 3.3.3. TYMCZASOWA ZABUDOWA POMIESZCZEŃ: Wykonawca zobowiązany będzie do przygotowania 5 pomieszczeń o powierzchni 18m2 każde, na parterze Opery Krakowskiej z systemu Octanorm lub zbliżonego, wyposażone w drzwi zamykane na klucz, oświetlenie oraz 8 gniazd elektrycznych. 3.3.4. OBSŁUGA TECHNICZNA SPOTKAŃ TOWARZYSZĄCYCH OBCHODOM: Oświetlenie i nagłośnienie wejścia oraz dziedzińca Pałacu Biskupa Erazma Ciołka w dniu 3 lipca 2010 r. 3.3.5. ZAPEWNIENIE OBSŁUGI OBCHODÓW: -4 osoby do obsługi sal konferencyjnych w dniach 2-4 lipca 2010 r. - szacowany czas pracy każdej osoby - 12h dziennie; -4 pracowników stanowiska informacyjnego w dniach 2-4 lipca 2010 r. - szacowany czas pracy każdej osoby 12h dziennie. -Obsługa sprzętu technicznego zapewnionego przez Wykonawcę, w tym minimum jedna osoba sprawująca opiekę nad sprzętem komputerowym i drukarkami w każdej lokalizacji. Każda z osób zatrudnionych do obsługi Obchodów musi posługiwać się płynnie językiem angielskim. Kompletna lista personelu technicznego obecnego na miejscu Obchodów w czasie ich trwania będzie musiała zostać przedłożona Zamawiającego najpóźniej w dniu podpisania umowy w celu jej weryfikacji przez stosowne służby. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odmowy dopuszczenia danej osoby, w wyniku negatywnej weryfikacji, do realizacji przedmiotu umowy. W takiej sytuacji, Wykonawca będzie zobowiązany do zastąpienia osoby, o której mowa powyżej, nową osobą..


II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
51.31.00.00-8, 51.61.00.00-1, 51.11.00.00-6, 64.22.40.00-2.

SEKCJA III: PROCEDURA


III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony


III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


  • Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
    nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA


IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
16.06.2010.


IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
6.


IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
3.


IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

  • PARTNER OF PROMOTION Sp. z o.o., {Dane ukryte}, 02-793 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.


IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 220000,00 PLN.


IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ


  • Cena wybranej oferty:
    256492,80


  • Oferta z najniższą ceną:
    192564,80
    / Oferta z najwyższą ceną:
    496442,40


  • Waluta:
    PLN.

Adres: Al. Szucha 23, 00-580 Warszawa
woj. mazowieckie
Dane kontaktowe: email: malgorzata.gajos@msz.gov.pl; patrycja.wojdyna@msz.gov.pl
tel: 022 5239962
fax: 022 6283363
Termin składania wniosków lub ofert:
2010-06-01
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: 14398620100
ID postępowania Zamawiającego:
Data publikacji zamówienia: 2010-05-24
Rodzaj zamówienia: usługi
Tryb& postępowania [PN]: Przetarg nieograniczony
Czas na realizację: 32 dni
Wadium: -
Oferty uzupełniające: TAK
Oferty częściowe: NIE
Oferty wariantowe: NIE
Przewidywana licyctacja: NIE
Ilość części: 1
Kryterium ceny: 100%
WWW ogłoszenia: www.msz.gov.pl
Informacja dostępna pod: www.msz.gov.pl/ zakładka AKTUALNOŚCI/ ZAMOWIENIA PUBLICZNE ZARZĄD OBSŁUGI
Okres związania ofertą: 30 dni
Kody CPV
51110000-6 Usługi instalowania sprzętu elektrycznego
51310000-8 Usługi instalowania urządzeń telewizyjnych, radiowych, dźwiękowych i wideo
51610000-1 Usługi instalowania urządzeń komputerowych i przetwarzania informacji
64224000-2 Usługi telekonferencyjne
Wyniki
Nazwa części Wykonawca Data udzielenia Wartość
Wykonanie obsługi technicznej Konferencji Wysokiego Szczebla z okazji obchodów 10-lecia Wspólnoty Demokracji w Krakowie PARTNER OF PROMOTION Sp. z o.o.
Warszawa
2010-07-14 256 492,00