Sopot: Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013


Numer ogłoszenia: 412444 - 2011; data zamieszczenia: 05.12.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Oceanologii PAN , ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, woj. pomorskie, tel. 058 5517281, faks 058 5512130.


  • Adres strony internetowej zamawiającego:
    www.iopan.gda.pl


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut Polskiej Akademii Nauk.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA


II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013.


II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.


II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013, jako usługi doradczej dla Beneficjenta Wiodącego projektu CHEMSEA Chemical Waepons Search and Assesment realizowanego w latach 2011-2014 - zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, dla Zamawiającego Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot. 2. Kod CPV: 79.42.10.00-1 usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych, 79.21.10.00-6 usługi księgowe, 79.41.60.00-3 Usługi public relations, 7 9416000-3 - usługi zarządzania public relations. 3. Przedmiot zamówienia podzielony został na dwa Pakiety: 1) Pakiet I - wykonywanie zadań dla stanowiska: Menadżer finansowy (Financial Manager) 2) Pakiet II - wykonywanie zadań składających się na promocję (PR) projektu (Joint Information Officer) 4. Szczegółowy zakres obowiązków osoby na stanowisku Menadżer Finansowy(Pakiet II) jest następujący: 1) doradzanie i instruowanie Partnerów oraz Beneficjenta Wiodącego w ustanowieniu i przestrzeganiu sprawnego systemu wydatkowania i księgowości w projekcie (w rozumieniu wyodrębnionego zlecenia i kont księgowych w ramach zlecenia umożliwiających rozróżnienie poszczególnych rodzajów kosztów) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego w Rostocku 2) udział w spotkaniach Project Steering Committee 3) informowanie i doradzanie partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia (w krajach o zdecentralizowanym systemie kontroli), 4) przygotowanie Szablonu Kosztów Dzielonych 5) sporządzanie i rozsyłanie not obciążeniowych za Koszty Dzielone 6) sporządzanie prognoz przepływu finansowego i kontrolowanie płynności finansowej poszczególnych Partnerów w zakresie prowadzonego Programu, 7) wstępna ocena i weryfikacja kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu, 8) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń, 9) tworzenie bilansu połowicznego i końcowego, 10) nadzór przestrzegania i ewentualnych modyfikacji umów partnerskich pod względem wymagań formalnych projektu, 11) sporządzanie półrocznych sprawozdań z postępu finansowego projektu (Progress Report): a) wspólnie z Partnerami sporządzanie listy wskaźników projektu (załącznik do pierwszego sprawozdania), b) przygotowanie i rozsyłanie indywidualnych formularzy raportowych dla każdego partnera, c) pomoc w wypełnianiu formularzy, d) wstępne kontrolowanie informacji/danych finansowych zawartych w sprawozdaniu (pre-check), e) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej wg dokumentu Programe manual (version 5, 22 Nov 2010)( http://eu.baltic.net/redaktion/download.php?type=file&id=1358) oraz wytycznych kontrolera pierwszego poziomu (Władza Wdrażająca Programy Europejskie, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) , rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne - kontakt z kontrolerami partnerów, f) kompilowanie działań wszystkich Partnerów w wspólnym szablonie, na podstawie sprawozdań z postępów każdego z Partnerów, g) składanie wspólnych sprawozdań z postępów projektów w terminie do Sekretariatu Programu, h) regularne omawianie problemów ze sprawozdawaniem na spotkaniach projektowych. 5. Szczegółowy zakres obowiązków osoby odpowiedzialnej za promocję (PR) projektu - Pakiet II (Joint Information Officer) jest następujący: 1) funkcja reprezentowania Partnera Wiodącego i Konsorcjum projektu, 2) sporządzanie polityki i strategii komunikacyjnej projektu (Communication Plan) i określenie ich wspólnego budżetu dla wszystkich partnerów (sharing costs) 3) realizowanie celów polityki i strategii komunikacyjnej: a) u wewnętrznych adresatów projektu, tj. konsorcjum poprzez: - wyznaczenie zadań poszczególnym partnerom i określenie ich roli w realizacji strategii, - pomoc w organizowaniu spotkań projektu i ich roli w rozpowszechnianiu wyników, - przeprowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR oraz jej monitoring na spotkaniach projektu, - zapewnienie bieżącego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefom, poczta elektroniczna_ - zapewnienie dwustronnej komunikacji pomiędzy partnerami a wspólnym sekretariatem programu,- - podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami projektu, - podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich partnerów projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces projektu, b) u zewnętrznych adresatów projektu, tj. grup docelowych projektu, poprzez: - sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego, - rozpowszechnianie wyników projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych, 4) wizualizacja materiałów informacyjnych i opracowywanie treści materiałów informacyjno-promocyjnych w dwóch językach: polskim i angielskim: broszur, plakatów, banerów itp. (koszty druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Partnerów), 5) bieżąca aktualizacja treści na stronie internetowej za pomocą w systemu CMS, 6) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w projekcie , 7) nadzorowanie indywidualnych działań PR-owych Partnerów zgodnie z Polityką i Strategią Komunikacyjną oraz wymaganiami formalnymi programu, 6. Wymagania dla Pakietu I i Pakietu II: 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach projektu odbywających się co 6 m-cy, 2) dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, nie mniej niż 2 dni w miesiącu, 3) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień.


II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.


II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.42.10.00-1, 79.21.10.00-6, 79.41.60.00-3, 79.41.60.00-3.


II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
tak, liczba części: 2.


II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.



II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.12.2013.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM


III.1) WADIUM


Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium


III.2) ZALICZKI


  • Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
    nie


III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW


  • III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień - Zamawiający nie precyzuje tego warunku.


  • III.3.2) Wiedza i doświadczenie


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia: Pakiet I - w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń ciągłych lub okresowych również wykonywania, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, usług polegających na zarządzaniu finansowym od strony Partnera Wiodącego co najmniej dwoma projektami współpracy transgranicznej o łącznej wartości projektów minimum 1 mln euro, Pakiet II - w postaci należytego wykonania, a w przypadku świadczeń ciągłych lub okresowych również wykonywania, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - to w tym okresie, usług polegających na zarządzaniu PR od strony Partnera Wiodącego co najmniej dwoma projektami współpracy transgranicznej. Ocena spełnienia warunku nastąpi w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę dokumenty wskazane w punkcie IV.1.1. i IV.1.2. SIWZ. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku oraz wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w zakresie wymaganym do potwierdzenia spełniania warunku wiedzy i doświadczenia odpowiednio dla Pakietu I i/lub Pakietu II oraz załączy dokumenty potwierdzające, że usługi te zostały lub są wykonywana należycie - Zamawiający uzna warunek za spełniony.


  • III.3.3) Potencjał techniczny


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym - zapewniającym wykonanie zamówienia. Ocena spełnienia warunku nastąpi w oparciu o oświadczenie przedstawione przez Wykonawcę wskazane w punkcie IV.1.1. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku - Zamawiający uzna warunek za spełniony.


  • III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia - w postaci: Pakiet I - dysponowania co najmniej 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Financial Manager spełniającą poniższe wymagania: - posiadającą co najmniej wykształcenie wyższe pierwszego stopnia, - posiadającą co najmniej 5-letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu finansowym w co najmniej dwóch projektach współpracy transgranicznej - władającą językiem polskim, - władającą językiem angielskim; Pakiet II - dysponowania co najmniej 1 osobą, która pełnić będzie funkcję Joint Information Officer, spełniającą poniższe wymagania: 1. posiadającą wykształcenie wyższe pierwszego stopnia 2. posiadającą co najmniej 5 letnie doświadczenie w realizacji zadań polegających na zarządzaniu PR w co najmniej w 2 projektach współpracy transgranicznej 3. władającą językiem polskim, 4. władającą językiem angielskim; UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której jedna osoba pełni więcej niż jedną funkcję ze wskazanych powyżej. Ocena spełnienia warunku nastąpi w oparciu o przedstawione przez Wykonawcę dokumenty wskazane w punkcie IV.1.1. i IV.1.3. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku i wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, odpowiedzialnych za świadczenie usług odpowiednio dla Pakietu I i/lub Pakietu II, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami - Zamawiający uzna warunek za spełniony.


  • III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający warunki w zakresie posiadania sytuacji finansowej i ekonomicznej - zapewniających wykonanie zamówienia. ocena spełnienia warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia wskazanego w punkcie IV.1.1. SIWZ. Jeżeli Wykonawca złoży oświadczenie o spełnieniu ww. warunku - Zamawiający uzna warunek za spełniony.


III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY


  • III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

    • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
    • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

  • III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

    • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
    • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
    • aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzające, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, lub potwierdzenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

    Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

    III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

    • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
    • nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu - wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

1) wypełniony formularz ofertowy - przygotowane zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do SIWZ, 2) formularz cenowy - przygotowany zgodnie z wzorem stanowiącym odpowiednio Załącznik nr 2A (Pakiet I) lub/i Załącznik nr 2B (Pakiet II) do SIWZ, z uwzględnieniem opisu przedmiotu zamówienia zawartego w rozdziale I SIWZ, 3) pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie VI.1.2 (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej); pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie lub przez Mocodawcę kopii, sporządzonego przez notariusza odpisu lub wyciągu z dokumentu; treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności do wykonania których pełnomocnik jest upoważniony, 4) dokument pełnomocnictwa pełnomocnika występującego w imieniu podmiotów ubiegających się o wspólne wykonanie zamówienia w przypadku składania oferty wspólnej; pełnomocnictwo musi być złożone w formie oryginału lub poświadczonej notarialnie kopii, sporządzonego przez notariusza odpisu lub wyciągu z dokumentu; treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie określać czynności do wykonania których pełnomocnik jest upoważniony.


III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA


IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.


IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.


IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.


IV.3) ZMIANA UMOWY


Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak


Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zakazane są istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba, że nastąpią następujące warunki zmiany: a) wystąpią zmiany w nazwach lub adresach stron, zmiany związane z przekształceniem podmiotowym stron; b) nastąpi zmiana obowiązujących przepisów prawa związanych z przedmiotowym zamówieniem, c) zmiany umowy są konieczne na skutek działania organów administracji lub instytucji upoważnionych do wydawania decyzji albo innych aktów władczych lub nadzorczych, związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, d) zmiana terminu wykonywania przedmiotu umowy - zaistnieje siła wyższa uniemożliwiająca okresowe wykonywanie przedmiotu umowy, e) zmiany dotyczące terminu wykonywania przedmiotu zamówienia - z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, f) zmiana dotycząca przedmiotu zamówienia, jego zakresu, wynagrodzenia Wykonawcy, jego rozliczenia, obowiązków Wykonawcy - w przypadku wystąpienia okoliczności nie przewidzianych w chwili zawarcia umowy, a skutkujących koniecznością ograniczenia przez Zamawiającego zakresu przedmiotu zamówienia.


IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.iopan.gda.pl/bip/przetarg150/

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, pok. 107.


IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
14.12.2011 godzina 09:45, miejsce: Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, pok. 120.


IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).


IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamówienie jest finansowane w ramach projektu CHEMSEA (Chemical Munitions Search & Assessment BSR Project - Amunicja chemiczna. Poszukiwania i ewaluacja) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego.


IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie


Numer ogłoszenia: 414200 - 2011; data zamieszczenia: 07.12.2011


OGŁOSZENIE O ZMIANIE OGŁOSZENIA


Ogłoszenie dotyczy:
Ogłoszenia o zamówieniu.


Informacje o zmienianym ogłoszeniu:
412444 - 2011 data 05.12.2011 r.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, woj. pomorskie, tel. 058 5517281, fax. 058 5512130.

SEKCJA II: ZMIANY W OGŁOSZENIU


II.1) Tekst, który należy zmienić:


  • Miejsce, w którym znajduje się zmieniany tekst:
    II.2).

  • W ogłoszeniu jest:
    Czas trwania zamówienia lub termin zakończenia: Zakończenie: 31.12.2013.

  • W ogłoszeniu powinno być:
    Czas trwania zamówienia lub termin zakończenia: Zakończenie: 31.12.2014.


Sopot: Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013


Numer ogłoszenia: 27586 - 2012; data zamieszczenia: 30.01.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.


Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 412444 - 2011r.


Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, woj. pomorskie, tel. 058 5517281, faks 058 5512130.


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Instytut Polskiej Akademii Nauk.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Sprawowanie funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013.


II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.


II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa sprawowania funkcji zewnętrznego Biura Obsługi projektu (BOP) współfinansowanego ze środków PWT Program Morza Bałtyckiego 2007-2013, jako usługi doradczej dla Beneficjenta Wiodącego projektu CHEMSEA Chemical Waepons Search and Assesment realizowanego w latach 2011-2014 - zgodnie z wymaganiami określonymi w niniejszej Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, dla Zamawiającego Instytutu Oceanologii Polskiej Akademii Nauk w Sopocie, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot. 2. Kod CPV: 79.42.10.00-1 usługi zarządzania projektem, inne niż w zakresie robót budowlanych, 79.21.10.00-6 usługi księgowe, 79.41.60.00-3 Usługi public relations, 7 9416000-3 - usługi zarządzania public relations. 3. Przedmiot zamówienia podzielony został na dwa Pakiety: 1) Pakiet I - wykonywanie zadań dla stanowiska: Menadżer finansowy (Financial Manager) 2) Pakiet II - wykonywanie zadań składających się na promocję (PR) projektu (Joint Information Officer) 4. Szczegółowy zakres obowiązków osoby na stanowisku Menadżer Finansowy(Pakiet II) jest następujący: 1) doradzanie i instruowanie Partnerów oraz Beneficjenta Wiodącego w ustanowieniu i przestrzeganiu sprawnego systemu wydatkowania i księgowości w projekcie (w rozumieniu wyodrębnionego zlecenia i kont księgowych w ramach zlecenia umożliwiających rozróżnienie poszczególnych rodzajów kosztów) bieżący kontakt z Sekretariatem Programu Morza Bałtyckiego w Rostocku 2) udział w spotkaniach Project Steering Committee 3) informowanie i doradzanie partnerom w wyborze Kontrolera Pierwszego Stopnia (w krajach o zdecentralizowanym systemie kontroli), 4) przygotowanie Szablonu Kosztów Dzielonych 5) sporządzanie i rozsyłanie not obciążeniowych za Koszty Dzielone 6) sporządzanie prognoz przepływu finansowego i kontrolowanie płynności finansowej poszczególnych Partnerów w zakresie prowadzonego Programu, 7) wstępna ocena i weryfikacja kwalifikowalności kosztów zgodnie z zasadami Programu, 8) monitorowanie wydatków Partnerów i zgłaszanie do Sekretariatu Programu ewentualnych odchyleń, 9) tworzenie bilansu połowicznego i końcowego, 10) nadzór przestrzegania i ewentualnych modyfikacji umów partnerskich pod względem wymagań formalnych projektu, 11) sporządzanie półrocznych sprawozdań z postępu finansowego projektu (Progress Report): a) wspólnie z Partnerami sporządzanie listy wskaźników projektu (załącznik do pierwszego sprawozdania), b) przygotowanie i rozsyłanie indywidualnych formularzy raportowych dla każdego partnera, c) pomoc w wypełnianiu formularzy, d) wstępne kontrolowanie informacji/danych finansowych zawartych w sprawozdaniu (pre-check), e) monitorowanie procesu certyfikacji w zakresie terminowości i zgodności formalno-administracyjnej wg dokumentu Programe manual (version 5, 22 Nov 2010)( http://eu.baltic.net/redaktion/download.php?type=file&id=1358) oraz wytycznych kontrolera pierwszego poziomu (Władza Wdrażająca Programy Europejskie, Ministerstwo Rozwoju Regionalnego) , rozwiązywanie bieżących problemów, jeżeli to konieczne - kontakt z kontrolerami partnerów, f) kompilowanie działań wszystkich Partnerów w wspólnym szablonie, na podstawie sprawozdań z postępów każdego z Partnerów, g) składanie wspólnych sprawozdań z postępów projektów w terminie do Sekretariatu Programu, h) regularne omawianie problemów ze sprawozdawaniem na spotkaniach projektowych. 5. Szczegółowy zakres obowiązków osoby odpowiedzialnej za promocję (PR) projektu - Pakiet II (Joint Information Officer) jest następujący: 1) funkcja reprezentowania Partnera Wiodącego i Konsorcjum projektu, 2) sporządzanie polityki i strategii komunikacyjnej projektu (Communication Plan) i określenie ich wspólnego budżetu dla wszystkich partnerów (sharing costs) 3) realizowanie celów polityki i strategii komunikacyjnej: a) u wewnętrznych adresatów projektu, tj. konsorcjum poprzez: - wyznaczenie zadań poszczególnym partnerom i określenie ich roli w realizacji strategii, - pomoc w organizowaniu spotkań projektu i ich roli w rozpowszechnianiu wyników, - przeprowadzenie warsztatów dotyczących komunikacji i PR oraz jej monitoring na spotkaniach projektu, - zapewnienie bieżącego przepływu informacji za pomocą środków komunikacji pośredniej (telefom, poczta elektroniczna_ - zapewnienie dwustronnej komunikacji pomiędzy partnerami a wspólnym sekretariatem programu,- - podejmowanie działań na rzecz utożsamiania się Partnerów z celami projektu, - podejmowanie działań na rzecz zwiększenia świadomości wszystkich partnerów projektu o wspólnej odpowiedzialności za sukces projektu, b) u zewnętrznych adresatów projektu, tj. grup docelowych projektu, poprzez: - sporządzanie materiałów dla mediów, tj. pisanie artykułów do prasy krajowej i wydawnictw międzynarodowych, za autoryzacją Beneficjenta Wiodącego, - rozpowszechnianie wyników projektu wśród zidentyfikowanych grup docelowych, 4) wizualizacja materiałów informacyjnych i opracowywanie treści materiałów informacyjno-promocyjnych w dwóch językach: polskim i angielskim: broszur, plakatów, banerów itp. (koszty druku i tłumaczenia w zależności od potrzeb pokrywane są przez Partnerów), 5) bieżąca aktualizacja treści na stronie internetowej za pomocą w systemu CMS, 6) prowadzenie korespondencji w języku angielskim, jako obligatoryjnym w projekcie , 7) nadzorowanie indywidualnych działań PR-owych Partnerów zgodnie z Polityką i Strategią Komunikacyjną oraz wymaganiami formalnymi programu, 6. Wymagania dla Pakietu I i Pakietu II: 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić udział co najmniej 1 osoby w oficjalnych spotkaniach projektu odbywających się co 6 m-cy, 2) dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest uczestniczyć w spotkaniach z Zamawiającym w jego siedzibie, w każdym przypadku, jeżeli zaistnieje taka potrzeba, nie mniej niż 2 dni w miesiącu, 3) w przypadku kontroli w trakcie i po zakończeniu projektu, Wykonawca zobowiązany jest udzielać Zamawiającemu wszelkich informacji potrzebnych do przygotowania wyjaśnień..


II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.42.10.00-1, 79.21.10.00-6, 79.41.60.00-3, 79.41.61.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA


III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony


III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


  • Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
    tak, projekt/program: Zamówienie jest finansowane w ramach projektu CHEMSEA (Chemical Munitions Search & Assessment BSR Project - Amunicja chemiczna. Poszukiwania i ewaluacja) współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, w ramach Programu Regionu Morza Bałtyckiego..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA


Część NR:
1   


Nazwa:
Pakiet I - wykonywanie zadań dla stanowiska: Menadżer Finansowy (Financial Manager)


IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.01.2012.


IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
3.


IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
2.


IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

  • Biuro Projektów Fidler s.c. (GbR), {Dane ukryte}, Berlin, kraj/woj. Niemcy.


IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 249535,00 PLN.


IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ


  • Cena wybranej oferty:
    284130,00


  • Oferta z najniższą ceną:
    279210,00
    / Oferta z najwyższą ceną:
    291510,00


  • Waluta:
    PLN.


Część NR:
2   


Nazwa:
Pakiet II - wykonywanie zadań składających się na promocję (PR) projektu (Joint Information Officer)


IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.01.2012.


IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
3.


IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
2.


IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

  • Biuro Projektów Fidler s.c. (GbR), {Dane ukryte}, Berlin, kraj/woj. Niemcy.


IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 211145,00 PLN.


IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ


  • Cena wybranej oferty:
    232470,00


  • Oferta z najniższą ceną:
    232470,00
    / Oferta z najwyższą ceną:
    291510,00


  • Waluta:
    PLN.

Adres: Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot
woj. pomorskie
Dane kontaktowe: email: mmasnicka@iopan.gda.pl, azariczna@iopan.gda.pl
tel: 585 517 281
fax: 585 512 130
Termin składania wniosków lub ofert:
2011-12-13
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: 41244420110
ID postępowania Zamawiającego:
Data publikacji zamówienia: 2011-12-04
Rodzaj zamówienia: usługi
Tryb& postępowania [PN]: Przetarg nieograniczony
Czas na realizację: 748 dni
Wadium: -
Oferty uzupełniające: NIE
Oferty częściowe: TAK
Oferty wariantowe: NIE
Przewidywana licyctacja: NIE
Ilość części: 2
Kryterium ceny: 0%
WWW ogłoszenia: www.iopan.gda.pl
Informacja dostępna pod: Instytut Oceanologii PAN, ul. Powstańców Warszawy 55, 81-712 Sopot, pok. 107
Okres związania ofertą: 30 dni
Kody CPV
79211000-6 Usługi księgowe
79416000-3 Usługi public relations
79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robot budowlanych
Wyniki
Nazwa części Wykonawca Data udzielenia Wartość
Pakiet I - wykonywanie zadań dla stanowiska: Menadżer Finansowy (Financial Manager) Biuro Projektów Fidler s.c. (GbR)
Berlin
2012-01-30 284 130,00
Pakiet II - wykonywanie zadań składających się na promocję (PR) projektu (Joint Information Officer) Biuro Projektów Fidler s.c. (GbR)
Berlin
2012-01-30 232 470,00