Usługi doradcze w zakresie baz systemu FINPOST

Warszawa: Usługi doradcze w zakresie baz systemu FINPOST


Numer ogłoszenia: 44431 - 2011; data zamieszczenia: 08.02.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Poczta Polska S.A. ul. Rakowiecka 26, 00-940 Warszawa, adres do korespondencji: Poczta Polska S.A., Centrum Infrastruktury, ul. Świętokrzyska 31/33, 00-941 Warszawa, ul. Świętokrzyska 31/33, 00-941 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 5053538, faks 022 5053480.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługi doradcze w zakresie baz systemu FINPOST.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest swiadczenie usług związanych z: wdrożeniem i przeprowadzeniem procesów zamkniecia ksiąg rachunkowych, a nastepnie sporządzenie sprawozdań finansowych: -przegląd przygotowanych przez Pocztę Polską nowych procesów i procedur zamknięcia ksiąg oraz narzędzi komunikacji postępu prac z pracownikami; -identyfikacja luk i innych czynników ryzyka ewentualnych opóźnień w przeprowadzeniu nowo-zaprojektowanych procesów i procedur, bazując na doświadczeniu we wdrażaniu procesów w centralnych funkcjach księgowych; -identyfikacja możliwości ograniczenia wpływu wyżej wymienionych czynników ryzyka, na przykład poprzez zmienioną konstrukcję procedur lub inną alokację prac pomiędzy komórki i pracowników; -wsparcie Głównego Księgowego Poczty Polskiej w bieżącym wdrożeniu i zarządzaniu zmianą, w szczególności poprzez koordynację prac wszystkich zaangażowanych stron (CR, CIT, Postdata), formalizowanie przepływu informacji, możliwe wczesne wykrywanie przyczyn opóźnień poszczególnych działań, informowanie o nich Głównego Księgowego, proponowanie działań zaradczych, aż w końcowym etapie eskalowanie problemów do Komitetu Sterującego. - Wsparcie w zakresie procesu rocznego rozliczenia danych w scentralizowanym systemie. - Wsparcie w procesie realizacji umowy z wykonawcą odpowiedzialnym za dostosowanie aplikacji użytkowanej przez Zamawiającego do pracy w scentralizowanej bazie danych oraz za opracowanie narzędzi migracyjnych. - Doradztwo w zakresie procesu migracji danych z 14 lokalnych instancji systemu finansowo-księgowego do centralnej bazy danych. - Wsparcie przy rozwiązaniach technicznych w obszarze związanym z zapewnieniem odpowiedniej infrastruktury dla tego przedsięwzięcia (WAN + Infrastruktura)..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.21.00.00-9.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
17.01.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• KPMG Advisory Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka Komandytowa, ul. Chłodna 51, 00-867 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 301600,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  369000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  369000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  369000,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie faktyczne: W związku z centralizacją baz danych systemu FinPost oraz zmianami organizacyjnymi CR, Poczta Polska przygotowała nową wersję regulaminu opisującego procesy i procedury zamknięcia ksiąg rachunkowych w ramach scentralizowanej struktury. Poczta Polska planowała przeprowadzenie wdrożenia nowego regulaminu CR oraz procesu migracji danych z instancji regionalnych do bazy centralnej na lipiec i sierpień 2010 r. Jednakże reorganizacja CR wymagała zgody Związków Zawodowych Poczty Polskiej na zmianę Zakładowego Zbiorowego Układu Pracy, którego negocjacje zajęły znacznie więcej czasu niż było to planowane. Była to okoliczność zewnętrzna dla Zarządu Poczty, na którą Zarząd nie miał żadnego wpływu. Na dzień dzisiejszy (początek stycznia 2011 roku) proces centralizacji procesów realizowanych w CR jest mocno zaawansowany a centralizacja baz danych została przerwana z przyczyn nieprzewidzianych problemów technicznych z bazą Oracle a. Skomplikowanie procesu, połączone z wdrażaniem nowego regulaminu CR oraz koordynacją prac prowadzonych przez CIT, staje się krytyczne z punktu widzenia terminowego zamknięcia ksiąg rachunkowych za 2010 rok. Zatrzymanie procesu centralizacji nie jest w chwili obecnej możliwe. Niepełne wdrożenie nowego regulaminu CR, zakończenie procedury migracji danych niezgodnie z harmonogramem oraz zadziałanie nieprzewidzianych czynników zagraża terminowemu zamknięciu ksiąg rachunkowych przez Pocztę Polską, a także dochowaniu przez Zarząd obowiązków nałożonych przez ustawę o rachunkowości i ordynację podatkową. Biorąc powyższe podjęto decyzję o konieczności wsparcia ze strony zewnętrznego doradcy mającego doświadczenie zarówno w projektowaniu procesów i procedur zamknięcia ksiąg rachunkowych w ramach scentralizowanych struktur organizacyjnych, jak również we współpracy z zewnętrznym dostawcą usług IT i w przeprowadzeniu migracji danych. Brak takiego wsparcia ze strony niezależnej firmy doradczej stwarza duże ryzyko związane z niemożliwością terminowego zamknięcia ksiąg rachunkowych, zestawienia sprawozdań finansowych a następnie dla Zarządu możliwości przedstawienia ich do badania przez biegłego rewidenta, zaopiniowania przez Radę Nadzorczą i zatwierdzenia przez Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy. Uzasadnienie prawne: art. 67 ust.1 pkt.3 Wskazany powyżej tryb został wybrany ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, w szczególności z problemami technicznymi ze środowiskiem produkcyjnym (baza Oracle a), na którym zainstalowany jest system FK uniemożliwiający bieżące księgowania. Problemy techniczne w działaniu środowiska systemu Finpost w skrócie można opisać jako nierównomierne obciążenia klastra (grupy serwerów) na których pracuje system. W praktyce objawia się to skierowaniem zapytań do jednego konkretnego serwera. W konsekwencji jest on zdecydowanie bardziej obciążony lub nawet przeciążony, co powoduje jego restarty (sytuacja wymuszona przez bazę danych zapobiegająca utracie danych). A restart powoduje zerwanie sesji użytkownika - przerwę w pracy. Pilność przeprowadzenia wyboru doradcy wynika z konieczności zakończenia procesu centralizacji baz danych systemu FinPost w terminie umożliwiającym przeprowadzenie procesu zamknięcia ksiąg w terminie wynikającym z przepisów prawnych. Jednocześnie proces zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec roku obrotowego jest niezwykle istotny dla działania spółki i wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości. Wobec powyższego konieczne jest przeprowadzenie postępowania w trybie z wolnej ręki i natychmiastowe udzielenie zamówienia, co nie byłoby możliwe przy zachowaniu terminów wymaganych dla przeprowadzenie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego bądź negocjacji z ogłoszeniem.