Przygotowanie na podstawie istniejącej strategii oraz przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej poświęconej Priorytetowi IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie lubelskim. [OP-IV.272.30.2012.NSZ]

Lublin: Przygotowanie na podstawie istniejącej strategii oraz przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej poświęconej Priorytetowi IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie lubelskim. [OP-IV.272.30.2012.NSZ]


Numer ogłoszenia: 178502 - 2012; data zamieszczenia: 29.05.2012

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Województwo Lubelskie , ul. Spokojna 4, 20-074 Lublin, woj. lubelskie, tel. 081 44 16 505, faks 081 44 16 535.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.lubelskie.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Przygotowanie na podstawie istniejącej strategii oraz przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej poświęconej Priorytetowi IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie lubelskim. [OP-IV.272.30.2012.NSZ].

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1. Przedmiot zamówienia Opracowanie planu medialnego kampanii informacyjno-promocyjnej w kontekście edukacji, opracowanie przekazu, strategii medialnej, zakup mediów oraz przeprowadzenie kampanii. 2. Cele kampanii informacyjno-promocyjnej Europejskiego Funduszu Społecznego Nadrzędnym celem planowanej kampanii informacyjno-promocyjnej jest zwiększenie świadomości społeczeństwa o roli jaką odgrywa Unia Europejska w wyrównywaniu różnic w poziomie życia między krajami członkowskimi oraz wzmacnianiu spójności gospodarczej i społecznej Polski z innymi krajami Unii Europejskiej. Z celu nadrzędnego wynika cel szczegółowy kampanii, jakim jest zwiększenie świadomości organów i instytucji związanych z edukacją oraz społeczeństwa o projektach dotyczących edukacji współfinansowanych przez Europejski Fundusz Społeczny, oraz wzrost świadomości marki PO KL. Kampania informacyjno-promocyjna Kształcenie przez całe życie musi być zgodna z założeniami Narodowej Strategii Spójności na lata 2007 - 2013. i podkreślać przynależność Europejskiego Funduszu Społecznego do rodziny Funduszy Europejskich. Kampania skoncentrowana będzie wokół tematyki zdobywania wykształcenia na każdym etapie życia człowieka. Kampania powinna promować EFS poprzez wskazanie jego wpływu na rozwój umiejętności i kompetencji mieszkańców Lubelszczyzny. Kampania wpisuje się w cele określone w odnowionej Strategii Lizbońskiej, tj. rozwijanie wiedzy i innowacji oraz tworzenie większej liczby trwałych miejsc pracy. 3. Kluczowe założenia kampanii informacyjno-promocyjnej Kształcenie przez całe życie Kampania informacyjno-promocyjna ma obejmować następujące obszary PO KL dotyczące projektów w zakresie edukacji, które przedstawione zostaną podczas odrębnych paneli: I) stan wdrażania Priorytetu IX POKL, - prezentacja dobrych praktyk w zakresie edukacji, - perspektywa finansowa 2013. II) edukacja przedszkolna. W tym obszarze przekaz powinien rozpowszechnić wiedzę, że z EFS finansowane są projekty w zakresie tworzenia nowych i wsparcia dla istniejących przedszkoli: - promocja dobrych praktyk, - aktualne informacje o konkursach, III) programy rozwojowe szkół: - promocja dobrych praktyk, - aktualne informacje o konkursach, - zwrócenie uwagi na znaczenie programów rozwojowych szkół w kontekście wyrównywania szans edukacyjnych uczniów na Lubelszczyźnie. IV) szkolnictwo zawodowe: - promocja dobrych praktyk, - aktualne informacje o konkursach, - zwrócenie uwagi na znaczenie szk. zaw. w kontekście rozwoju gospodarki Lubelszczyzny. V) podnoszenie kwalifikacji zawodowych: - promocja dobrych praktyk, - aktualne informacje o konkursach, - zwrócenie uwagi na korzyści płynące z mobilności zawodowej. VI) edukacja osób dorosłych - promocja kształcenia osób dorosłych w kontekście mobilności zawodowej osób 50+, - promocja dobrych praktyk, - aktualne informacje o konkursach. W powyższych obszarach przekaz medialny powinien skoncentrować się na bezpośrednich pozytywnych efektach realizacji projektów, tj. przykładach dobrych praktyk. Wskazane jest, aby przekaz uwzględniał również efekty pośrednie realizacji projektów, takie jak: tworzenie miejsc pracy, przyciąganie inwestycji do regionu, podnoszenie efektywności pracowników, itp. Tak sformułowany przekaz powinien opierać się na konkretnych, przykładach z terenu województwa lubelskiego. Rok 2012 został przez Komisję Europejską oficjalnie ogłoszony Europejskim Rokiem Aktywności Osób Starszych. Należy zatem w przekazie medialnym położyć nacisk na pokazanie sensu nauki na każdym etapie życia człowieka. Od przedszkolaka, poprzez dzieci i młodzież, dorosłych po osoby starsze. Wśród innych, ważnych motywów zalecanych do uwzględnienia w przekazie są m.in.: skala realizowanych projektów (bez wsparcia Unii Europejskiej realizacja tych projektów własnymi środkami byłaby praktycznie niemożliwa), ilub solidarność (społecznapokoleniowa, geograficzna). W obszarze celów udziału Unii Europejskiej, Europejskiego Funduszu Społecznego w realizacji projektów w ramach POKL przekaz powinien zostać sformułowany w następujący sposób: Projekty Europejskiego Funduszu Społecznego przyczyniają się do zmniejszania różnic społecznych i gospodarczych pomiędzy obywatelami Polski i Europy. 4. Odbiorcy kampanii: Kampania skierowana jest do ogółu społeczeństwa, z naciskiem na odbiorców oferty edukacyjnej POKL w każdym wieku. Ze względu na szeroką grupę docelową Wykonawca powinien zastosować narzędzia i kanały komunikacji pozwalające dotrzeć do tak zdefiniowanej grupy docelowej. Z szerokiej grupy ogółu społeczeństwa wyodrębniono następujące podgrupy: Nazwa grupy Podtypy grupy Uczestnicy projektów Istniejący, Potencjalni Beneficjent Istniejący, Potencjalny, NGO, Przedsiębiorcy Projektodawca Istniejący, Potencjalny (według priorytetów) Media Tradycyjne (własne, obce), alternatywne Liderzy opinii Skala wojewódzka, skala lokalna Środowiska akademickie Skala wojewódzka, skala lokalna Opinia publiczna Miasta, powiaty, regiony, gminy 5. Kontekst kampanii Kampania Kształcenie przez całe życie przeprowadzona będzie pod koniec okresu programowania POKL 2007-13. Należy zatem uwzględnić fakt, iż w latach 2007-2011 prowadzone były już kampanie i wydarzenia informacyjno-promocyjne. Opinia publiczna jest świadoma funkcjonowania funduszy na Lubelszczyźnie. Szczególnym wyzwaniem będzie jednoznaczne i zrozumiałe sformułowanie komunikatu (całościowego przekazu kampanii) promującego działania i efekty projektów realizowanych w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki na lata 2007-2013. Należy także zapobiec powstaniu poczucia przesytu i zniecierpliwienia wśród odbiorców, wynikającego z nagromadzenia w jednym czasie komunikatów na temat funduszy europejskich o niewiele różniącej się treści, co może również wywołać stwierdzenia dotyczące zasadności i celowości prowadzonych kampanii na przykład: lepiej by było pieniądze na reklamy przeznaczyć na dożywianie dzieci. Ze względu na duży udział dzieci i młodzieży w grupie docelowej kampanii, przekaz medialny należy sformułować w sposób nowoczesny i zaskakujący, tak by zainteresował zarówno dzieci i młodzież, dorosłych jak i osoby 50+. 6. Kluczowe dokumenty, z którymi Wykonawca powinien się zapoznać: Program Operacyjny Kapitał Ludzki (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/304/), Szczegółowy Opis Priorytetów POKL (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/304/), Strategia komunikacji Funduszy Europejskich w ramach Narodowej Strategii Spójności 2007-2013. (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/103/). Kampania opisana w niniejszym dokumencie nie musi być zgodna w 100% z niniejszym dokumentem. Wykonawca powinien jednak zadbać o zachowanie niezbędnej spójności i uniknięcie ewidentnych sprzeczności, Plan komunikacji POKL (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/103/), Wytyczne w zakresie oznaczania projektów w ramach POKL (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/103/), Strategia Promocji POKL na Lubelszczyźnie (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/103/), Strategia Rozwoju Województwa Lubelskiego (http://www.efs.lubelskie.pl/front/page/get/241/). 7. Główne założenia kampanii, które muszą zostać uwzględnione przez Wykonawcę na każdym z etapów omówionych w pkt 6. 7.1. Terytorium kampanii: województwo lubelskie. 7.2. Czas trwania: wrzesień - październik 2012. 7.3. Wszystkie przekazy na wszystkich nośnikach kampanii muszą uwzględniać odpowiednie wymagania z zakresu informacji i promocji (w tym wizualizacji) unijnego źródła finansowania. Oznaczenia te muszą być zgodne z obowiązującymi Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamawiający dostarczy odpowiednie wzory. 7.4. Podstawowe minimalne wymagania dotyczące nośników medialnych kampanii: 7.4.1 Reklama telewizyjna o długości co najmniej 30 sekund dotycząca wszystkich kluczowych założeń kampanii: w ramach Priorytetu IX PO KL, zakładane efekty realizacji projektów w ramach Priorytetu IX, cele udziału Unii Europejskiej oraz samorządu województwa w realizacji tych projektów. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania spotów reklamowych w technologii zapisu umożliwiającej ich wykorzystanie w: Internecie, TV, TV kablowych. Wykonawca zobowiązany jest także do zakupu emisji. 7.4.2. Reklama radiowa o długości co najmniej 30 sekund dotycząca wszystkich kluczowych założeń kampanii: w ramach Priorytetu IX PO KL, zakładane efekty realizacji projektów w ramach Priorytetu IX, cele udziału Unii Europejskiej oraz samorządu województwa w realizacji tych projektów. Wykonawca zobowiązany jest także do zakupu emisji. 7.4.3 Film promocyjny - 5 min. Dotyczący wszystkich kluczowych założeń kampanii: w ramach Priorytetu IX PO KL, zakładane efekty realizacji projektów w ramach Priorytetu IX, cele udziału Unii Europejskiej oraz samorządu województwa w realizacji tych projektów. Wykonawca zobowiązany jest do wykonania spotów reklamowych w technologii zapisu umożliwiającej ich wykorzystanie w: Internecie, TV, TV kablowych. Wykonawca zobowiązany jest także do zakupu emisji. 7.4.4. Opracowanie materiałów backgroundowych na temat PO KL do wykorzystania w materiałach dla mediów (minimum 5 materiałów w trakcie realizacji umowy, na uzgodnione z DEFS tematy, w formie drukowanej i elektronicznej). Konieczność autoryzacji i weryfikacji merytorycznej materiałów z osobą wyznaczoną przez DEFS. 7.4.5. Opracowywanie oraz dostarczanie dziennikarzom komunikatów prasowych poświęconych wdrażaniu Priorytetu IX PO KL na Lubelszczyźnie, wydarzeń związanych z jego realizacją - przynajmniej 3 komunikaty w miesiącu. Przygotowywanie w oparciu o powyższe komunikaty informacji do działu Aktualności serwisu internetowego: www.efs.lubelskie.pl. 7.4.6. Inicjowanie i utrzymywanie stałych kontaktów z dziennikarzami (telefonicznych, mailowych, osobistych w postaci zorganizowanych spotkań, także z przedstawicielami DEFS) w celu przekazywania informacji na temat Priorytetu IX PO KL w województwie, w tym: organizacja konferencji prasowych oraz spotkań, mających na celu informowanie mediów o PO KL, w liczbie uzgodnionej z DEFS, ale nie mniejszej niż 1 na miesiąc. Konferencje prasowe mają być zrealizowane w standardzie: wykonanie i wysłanie elektronicznych zaproszeń w porozumieniu z DEFS, zaproszenie minimum 20 dziennikarzy, zapewnienie zestawów materiałów drukowanych i elektronicznych dla każdego zaproszonego (w przypadku nieobecności przesłanie materiału na adres redakcji), zapewnienie sali z odpowiednim wyposażeniem i obsługą (laptop, rzutnik do prezentacji, 3 mikrofony, przynajmniej jedna osoba do obsługi). Minimalny standard spotkań: przynajmniej jedno spotkanie w miesiącu z jednym dziennikarzem. W zakresie organizacji spotkań Wykonawca powinien ściśle współpracować z DEFS, oraz innymi wskazanymi przez DEFS podmiotami. 7.4.7 Opracowanie i publikacja w mediach regionalnych i lokalnych (drukowanych i elektronicznych) informacji na temat Priorytetu IX PO KL, w tym m.in: informacje prasowe, materiały backgroundowe, itp. (minimum 5 publikacji łącznie miesięcznie w tym artykuły sponsorowane). Materiały będą wymagały akceptacji osoby wyznaczonej do tego zadania przez DEFS. 7.4.8. Ścisła współpraca z innymi podmiotami i instytucjami w zakresie informacji o Priorytecie IX PO KL na Lubelszczyźnie, dbanie o spójność wizerunkową całego przedsięwzięcia zgodnie z zasadami określonymi w Strategii Komunikacji NSS, Planie Komunikacji PO KL, oraz Strategii Promocji PO KL na Lubelszczyźnie. 7.4.9. Informowanie o Priorytecie IX PO KL oraz inicjowanie powstawania materiałów dziennikarskich we wszelkiego rodzaju mediach (drukowanych i elektronicznych), zakończonych publikacją. Minimalna ilość publikacji - 10 w różnych mediach w miesiącu. 7.4.10. Bieżąca współpraca z DEFS w zakresie przygotowywania materiałów informacyjnych na temat PO KL. 7.4.11. Reagowanie w sytuacji kryzysowej: stałe kontakty z przedstawicielami kluczowych mediów w celu zapobieżenia publikacjom stawiającym DEFS w niekorzystnym świetle oraz przygotowanie scenariusza działań na wypadek niekorzystnych publikacji związanych z DEFS lub PO KL. 7.4.12. Opracowanie koncepcji i po uzyskaniu akceptacji ze strony DEFS realizacja kampanii reklamowej w dużych portalach informacyjnych (Onet.pl lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej, wp.pl lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej, gazeta.pl lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej itp.) z wykorzystaniem geotargetowania do użytkowników z Lubelszczyzny. Realizacja kampanii reklamowej w regionalnych portalach informacyjnych: Dziennik Wschodni lub równoważnym pod względem odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego, o zasięgu regionalnym; Kurier Lubelski lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej Kuriera, o zasięgu regionalnym 7.4.13. Realizacja 2 - 3 działań informacyjnych (tj. kształtowanie pożądanych postaw i zachowań poprzez wiarygodne informacje), takich jak event promocyjny, akcja informacyjna, konkurs, itp. Wydarzenia te powinny zawierać przekaz dostosowany do różnych grup odbiorców. 7.4.14. Działania informacyjne realizowane w ramach kampanii informacyjnej PR powinny cechować: innowacyjność, nowoczesność oraz wykorzystanie niestandardowych narzędzi. 7.4.15. Wykorzystanie nowoczesnych form dotarcia do grup docelowych (np. działania on-line). Wykonawca powinien zaproponować minimum 3 działania tego typu. 7.4.16. Obowiązkowy dodatkowy nośnik zaproponowany przez Wykonawcę. Wszystkie materiały przygotowane przez Wykonawcę będą wymagały akceptacji upoważnionych pracowników Departamentu Europejskiego Funduszu Społecznego. 6. Sprawozdawczość i ocena skuteczności 6.1 Wykonawca zobowiązany jest składać w formie pisemnej i elektronicznej miesięczne sprawozdania ilościowe (nie później niż 5 dni roboczych po zakończeniu danego miesiąca), przy czym ostatnie sprawozdanie zostanie złożone do dnia 5 lipca 2012 r. z przeprowadzonych działań potwierdzających zgodność tych działań z założeniami określonymi w sposobie realizacji przedmiotu oferty oraz harmonogramie działań wraz z jednostkowymi kosztami wykonanych prac. Sprawozdania muszą uwzględniać mierzalne dane skuteczności: jakościowe i ilościowe (liczby publikacji, listy odbytych spotkań, powstałych materiałów) uzgodnione uprzednio z DEFS. Wnioskodawca jest zobowiązany do sporządzania raportów w oparciu o metodologię przyjętą w Strategii promocji PO KL w województwie lubelskim. 6.2 Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia badania fokusowego przygotowanych pomysłów kreatywnych dotyczących zwłaszcza: spotów telewizyjnych i radiowych, reklamy internetowej. 6.3 Wykonawca jest zobowiązany w terminie do 30 dni od daty zakończenia kampanii przedstawić raport z badania skuteczności przeprowadzonej kampanii. 6.4 Wszystkie raporty i sprawozdania wymagają pisemnej akceptacji DEFS lub pisemnej odpowiedzi na raport, jeśli DEFS nie zgadza się z przedstawionym raportem - w ciągu 3 dni od nadesłania raportu lub sprawozdania. 7. Uszczegółowienie realizowanych zadań Zadanie Zakres kluczowych czynności wykonawcy Opracowanie głównych założeń kampanii, opis głównych założeń koncepcji kreacyjnej hasło kampanii Opracowanie media planów wraz z wstępnym harmonogramem działań Wykonawców - przedstawi uzasadnienie wyboru i doboru czasu antenowego, wyboru tytułów prasowych, stacji radiowych, miejsc ekspozycji reklamy zewnętrznej itp. - opracowanie harmonogramu prac, obejmujących w ujęciu dziennym m. in. terminy spotkań przedprodukcyjnych, zdjęć, sesji fotograficznych, poszczególnych etapów produkcji, terminy dystrybucji i realizacji wszystkich nośników kampanii. Opracowanie kreacji poszczególnych narzędzi promocyjnych - przedstawi minimum 2 różne projekty kreatywne dla każdego z proponowanych narzędzi, przy zachowaniu spójnej wizualizacji całości. W odniesieniu do przygotowanych pomysłów kreatywnych dotyczących spotów radiowych, telewizyjnych i reklamy internetowej Wnioskodawca przeprowadzi pre-testing (badanie fokusowe), w oparciu o które podjęta zostanie decyzja o ostatecznym wyborze projektu i skierowaniu reklamy do emisji. Wykonawca jest zobowiązany do umożliwienia uczestnictwa przedstawicieli Zamawiającego w tych badaniach. - przedstawi uzasadnienie wyboru w kontekście przekazów konkurencji i doboru czasu antenowego, wyboru tytułów prasowych, stacji radiowych, - projekty graficzne z określeniem układu tekstu, kolorystyki preferowanej oraz gramatury papieru, projektami okładek dla broszur i ulotek informacyjnych, storyboard y reklam w formie kolorowych ilustracji na planszach, celem oceny ich jakości, - scenariusz reklamy telewizyjnej - scenariusz reklamy radiowej, - reklama internetowa, - broszury, ulotki, foldery informacyjne, - event promocyjny, - inne dodatkowe medium reklamowe zaproponowane przez Wykonawcę (przy czym nośnik musi w sposób jasny i zrozumiały przekazywać cele kampanii, tym samym musi być wizualizacyjnie spójny z pozostałymi narzędziami. Musi również uwzględniać wyznaczony poziom zasięgu kampanii - 75% oraz wskaźnik częstotliwości na poziomie minimum 2+ dla grupy docelowej mieszkańców województwa 15+). Wykonawca jest zobowiązany do zaprezentowania szczegółowego opisu proponowanego medium - przedstawi argumenty obrazujące skuteczność proponowanego rozwiązania (sondaże, badania dotyczące skuteczności, zasięgu i kosztu dotarcia). Wykonawca ma obowiązek podać ilość i czas trwania ekspozycji. Realizacja kampanii - Wykonawca jest zobowiązany do poprawienia przedstawionych projektów, zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, do momentu ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego, - Wykonawca przedstawi propozycję identyfikatora dźwiękowego do reklamy telewizyjnej i radiowej, - Wykonawca przedstawi Zamawiającemu wizualne, graficzne i dźwiękowe materiały do reklam telewizyjnych, radiowych i drukowanych przed przystąpieniem do produkcji (film-off line, DTP, ilustracja dźwiękowa, identyfikator dźwiękowy, lektorzy, wydruki próbne), dokona również zalecanych przez Zamawiającego korekt, po czym przedstawi Zamawiającemu do ostatecznej akceptacji wersje emisyjne wszystkich materiałów reklamowych przed rozpowszechnianiem. Wykonawca zobowiązuje się do weryfikacji materiałów reklamowych zgodnie z zaleceniami i uwagami zgłoszonymi przez Zamawiającego. - Wykonawca przestawi produkt finalny, powstały w oparciu o przekazy kampanii telewizyjnej i drukowanej, dopasowany do formatów internetowych do wykorzystania na stronie internetowej Zamawiającego, a także innych portalach. Zakup mediów - zakup czasu antenowego zgodnie z zaakceptowanym media planem i harmonogramem kampanii, - Wykonawca przekaże do publikacji-emisji-dystrybucji materiały reklamowe, ostatecznie zatwierdzone przez Zamawiającego, w formatach wymaganych przez media. - Wykonawca zobowiązuje się do nadzoru prac właściwą realizacją, zgodną z przyjętym harmonogramem, prac nad emisją-publikacją-dystrybucją przekazanych materiałów reklamowych. Wykonawca będzie ponosił odpowiedzialność za wszelkie szkody powstałe na etapie realizacji tej części zadań - minimum 100 emisji 30-sekundowego spotu telewizyjnego emitowanego przez okres 28 dni (możliwość rozłożenia emisji w czasie) w telewizji regionalnej, przy czym minimum 50% wszystkich emisji winna być emitowana w pasmach o największej oglądalności (preferowane czasy emisji w okolicach głównego wydania Panoramy Lubelskiej). Spot musi zostać wykonany w technologii umożliwiającej emisję w regionalnej TV, oraz umożliwiającej jego konwertowanie do technologii wymaganych przy emisji w kinie, TV kablowych, Internecie. Za dodatkowe 4 spoty 1 pkt., max. 2 pkt. - minimum 6 emisji dziennie 30-sekundowych spotów radiowych emitowanych przez okres 20 dni (możliwość rozłożenia emisji w czasie) w dni robocze (bez sobót i niedziel) w godzinach od 6.30 do 17.00, dla każdej z pięciu wybranych stacji radiowych: jedna o zasięgu regionalnym, w której emitowane są głównie programy informacyjne dotyczące regionu; czterech o zasięgu lokalnym (Biała Podlaska, Chełm, Lublin, Zamość, w których nadawane są audycje o charakterze lokalnym. Za dodatkowe 10 emisji spotów 1 pkt., max. 3 pkt. - reklama internetowa w postaci banera reklamowego (billboardu) o rozmiarze minimum 750x100 pikseli, na ogólnopolskich portalach internetowych o charakterze informacyjnym (Onet.pl lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej, wp.pl lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej, gazeta.pl lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej itp.) z wykorzystaniem geotargetowania do użytkowników z Lubelszczyzny. Okres emisji 30 dni (możliwość rozłożenia emisji w czasie). - reklama internetowa w postaci banera reklamowego (billboardu) o rozmiarze minimum 750x100 pikseli, na regionalnych portalach internetowych o charakterze informacyjnym (Dziennik Wschodni lub równoważnym pod względem odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego, o zasięgu regionalnym; Kurier Lubelski lub równoważnym pod względem liczby odwiedzin i liczby unikalnych adresów do wskazanego powyżej Kuriera, o zasięgu regionalnym) okres emisji 30 dni (możliwość rozłożenia emisji w czasie). Za dodatkową reklamę w każdym kolejnym portalu - 2 pkt (max. 4 pkt) Realizacja eventu - produkcja materiałów (broszury, ulotki, foldery informacyjne) przeznaczonych do dystrybucji w trakcie realizowanego eventu, plakatów informacyjnych, wynajem miejsca itp. - realizacja wydarzenia zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego scenariuszem imprezy. Wykonawca opracuje 2 scenariusze eventu, a następnie w oparciu o wybrany scenariusz zrealizuje wydarzenie w całości. Celem realizacji eventu jest wsparcie działań promocyjnych w tych rejonach województwa, w których najtrudniej będzie uzyskać wskaźnik zasięgu na poziomie 75% i wskaźnik częstotliwości na poziomie 2+. Za dodatkowy event - 2 pkt (max. 4) Działania PR Wykonawca odpowiada za: - bieżące kontakty z mediami, przy współpracy z Biurem Informacyjno-Prasowym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, - tworzenie informacji prasowych oraz reagowanie na publikowane informacje pojawiające się w mediach, - monitoring mediów, czyli selekcja oraz kompleksowa analiza informacji w mediach drukowanych i elektronicznych (telewizyjnych, internetowych i radiowych), a następnie przekazanie opracowanych na podstawie zdobytych informacji i materiałów przez Wykonawcę raportów w odstępach czasu nie dłuższych niż 30 dni. Wykonawca ponadto odpowiada za przygotowanie materiałów do prezentacji w mediach, analiza i dobór mediów, doradztwo medialne, - opracowanie scenariusza działania i jego wdrożenie w zaistniałych sytuacjach kryzysowych przy współpracy z Biurem Informacyjno-Prasowym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego. - pełną organizację briefingów oraz spotkań o charakterze informacyjnym, nieformalnym i rozrywkowym, aranżowanie wywiadów w mediach przy współpracy z Biurem Informacyjno-prasowym Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, przy czym wypowiedzi przed kamerami będą udzielać przedstawiciele jednostek odpowiedzialnych za realizacji PO KL. - badanie i analiza wizerunku Urzędu pod katem i promowanej marki PO KL, doradztwo w działaniach budujących wizerunek. - redagowanie tekstów (wyszukiwanie tematów, prowadzenie wywiadów i redagowanie artykułów), tworzenie materiałów multimedialnych wywiadów z beneficjentami programu, materiałów dźwiękowych, filmowych, fotograficznych, które będą systematycznie umieszczane na stronie internetowej WWW.efs.lubelskie.pl. - Wykonawca najpóźniej do 15 dnia każdego miesiąca obowiązywania umowy przekaże Zamawiającemu raport z prowadzonych badań monitoringu mediów, - Zamawiający przewiduje, że Wykonawca w okresie realizacji przedmiotu zamówienia będzie miał do czynienia co najmniej z jedną sytuacją kryzysową związaną z wdrażanie programu Kapitał Ludzki w województwie lubelskim. - Zamawiający przewiduje, że Wykonawca w okresie realizacji przedmiotu zamówienia będzie odpowiedzialny za organizację co najmniej trzech briefingów lub spotkań z udziałem mediów, które skutkować będą pojawieniem się informacji w prasie, telewizji lub radiu. - Zamawiający zakłada, że w ciągu tygodnia na stronie internetowej WWW.efs.lubelskie.pl powinno zostać opublikowane co najmniej 2 nowe artykułu wzbogacone zdjęciami lub plikami audio. - W przypadku podjętych działań public relations, Zamawiający zastrzega, że ich liczba, a w szczególności liczba briefingów, prowadzonych akcji przeciwdziałających powstającym zagrożeniom kryzysowym oraz liczba publikowanych na stronie efs.lubelskie.pl materiałów może ulec zwiększeniu na skutek nieprzewidzianych przez Zamawiającego zjawisk na etapie konstruowania ostatecznie szczegółowego opisu przedmiotu zamówienia Opracowanie metody badawczej oraz przeprowadzenie badań skuteczności realizowanej kampanii Cel badania: Celem badania jest ocena skuteczności realizowanej kampanii Cele szczegółowe: Główny cel badania został rozłożony na następujące cele szczegółowe: - zbadania poziomu istnienia świadomości marki PO KL 2007-2013 po zakończeniu całej kampanii promocyjnej; - zbadania efektywności i zauważalności każdego ze stosowanych narzędzi - zbadanie potrzeb informacyjnych grupy docelowej PO KL Opracowując założenia badania Zamawiający wykorzysta dokument: Strategia promocji PO KL w województwie lubelskim - wskaźniki (dostępne na stronie WWW.efs.lubelskie.pl) Wykonawca zobowiązany jest do: - zaprojektowanie narzędzia badawczego, - dobór próby, - przygotowanie i testowanie kwestionariuszy do badań, - opracowanie raportu metodologicznego przed rozpoczęciem badań, - wykonanie wszystkich prac terenowych niezbędnych do realizacji badań, - przeprowadzenie badań, - dokonanie analizy uzyskanych wyników wraz z rekomendacją co do dalszych działań służących wzmocnieniu marki PO KL na Lubelszczyźnie., - opracowanie raportu końcowego (wraz ze streszczeniem w polskiej i angielskiej wersji językowej) oraz pełnego zbioru danych dotyczących badań, przekazanych w formie elektronicznej (w plikach .doc ilub .xls) oraz formie papierowej podpisanej przez Wykonawcę, a także macierz danych, - opracowanie i przeprowadzenie prezentacji multimedialnej z przeprowadzonych badań (w pliku .ppt) w terminie i miejscu wskazanym przez Zamawiającego..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.34.00.00-9, 79.41.60.00-3, 22.46.20.00-6, 92.11.12.10-7.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.10.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Zamawiający nie żąda wniesienia wadium.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Działalność prowadzona na potrzeby wykonania przedmiotu zamówienia nie wymaga posiadania specjalnych uprawnień.

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający uzna, że Wykonawca spełnia powyższy warunek, jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał co najmniej 2 usługi, polegającą na opracowaniu projektu regionalnego (tj. oddziaływującego na terenie wybranego regionu) kampanii informacyjno-promocyjnej, zaplanowaniu mediów dla tej kampanii i przeprowadzeniu jej o wartości co najmniej 200 000,00 zł brutto każda z nich. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez wykonawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

• 
  III.3.3) Potencjał techniczny
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający nie określa szczegółowo sposobu oceny spełniania tego warunku.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Wykonawca spełni ten warunek, jeżeli wykaże, że dysponuje, co najmniej 3 - osobowym Zespołem składającym się z Kierownika oraz minimum 2 pozostałych członków zespołu. Skład zespołu: a) Kierownik projektu która posiada: minimum 3 lata doświadczenia w zakresie public relations, reklamy, promocji lub marketingu,minimum 3 lata doświadczenia w przygotowaniu i prowadzeniu kampanii informacyjnych, edukacyjnych lub społecznych, oraz planowania mediów, doświadczenie w produkcji lub nadzorze nad produkcją co najmniej 2 filmów reklamowych w ramach dwóch różnych kampanii reklamowych; b)dwóch członków Zespołu ds. Kreacji którzy posiadają:minimum 2 lata stażu pracy w branży usług reklamowych, doświadczenie w przygotowaniu kreacji co najmniej jednej kampanii informacyjnej, edukacyjnej lub społecznej, obejmującej w sumie następujące nośniki przekazu:telewizja, prasa.Funkcji kierownika projektu i członka zespołu nie można łączyć. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez wykonawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

• 
  III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, w tym w szczególności posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości nie niższej niż 250 000,00 PLN. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne przeprowadzona będzie w oparciu o złożone przez wykonawców oświadczenia i dokumenty zgodnie z formułą spełnia - nie spełnia.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
  • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

• Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
negocjacje z ogłoszeniem.

IV.1.2) Przewidywana liczba wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu:
3.

Znaczenie warunków wyboru wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do udziału w postępowaniu

Zamawiający przyzna po 1 punkcie za wykazanie każdej dodatkowej usługi (tj. ponad minimum określone w Sekcji III.3.2 Ogłoszenia o Zamówieniu) należycie wykonanej w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, o wartości, co najmniej 200 000 PLN brutto każda. (Załącznik 5b do Ogłoszenia - Wykaz Wykonanych usług, za które Wykonawcy otrzymają punkty za wykazanie każdej dodatkowej usługi tj. ponad minimum określone w Sekcji III.3.2 Ogłoszenia o Zamówieniu. Wykaz ten nie podlega uzupełnieniu). Do udziału w postępowaniu zostanie zaproszonych trzech (3) Wykonawców z największą liczbą punktów.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 50
• 2 - ocena scenariuszy reklamowych TV i radiowych - 30
• 3 - ocena planu medialnego i alokacji medialnej - 5
• 4 - ocena eventu promocyjnego - 15

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza także zmianę umowy w przypadku: 1) zmiany terminu realizacji Umowy uwarunkowanej stosowaniem procedur przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych 2) zmiany wynikające z siły wyższej, w szczególności: - gdy zaistnieją okoliczności niezależne od Wykonawcy, których nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, pod warunkiem, że zmiana ta sprzyjać będzie należytemu wykonaniu zamówienia, jak również oszczędnemu, celowemu i gospodarnemu wydatkowaniu środków publicznych, - gdy wystąpią zdarzenia losowe: klęska, akt terroru, katastrofa, załamanie gospodarcze, - gdy wystąpią zmiany, których konieczność wprowadzenia będzie wynikała z wymagań instytucji współfinansującej realizację przedmiotu zamówienia - gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych lub zaleceń Instytucji, która przyznała środki na sfinansowanie umowy. 3) w przypadku gdy nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizacje przedmiotu umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
http://www.um.bip.lublin.pl/index.php?id=85

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
SIWZ zostanie przekazana Wykonawcom, którzy spełnią warunki udziału w postępowaniu wraz z zaproszeniem do składania ofert wstępnych, na podstawie art. 57 ust.5 ustawy PZP..

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
06.06.2012 godzina 12:00, miejsce: Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie ul. Spokojna 4, 20- 074 Lublin (I piętro, pokój 128 - KANCELARIA OGÓLNA w budynku przy ul. Lubomelskiej 1- 3)..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Zamawiający informuje wykonawcę ,że niniejsze zamówienie jest współfinansowane w 85% ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet X Pomoc Techniczna Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz w 15% z budżetu JST. Wykonawca winien umieścić wniosek wraz z załączonymi dokumentami w nieprzezroczystej i zabezpieczonej kopercie. Koperta winna być zaadresowana następująco: Urząd Marszałkowski Województwa Lubelskiego w Lublinie ul. Spokojna 4 20-074 Lublin oraz powinna być oznakowana następującym tekstem:Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji z ogłoszeniem na Przygotowanie na podstawie istniejącej strategii oraz przeprowadzenie kampanii informacyjno-promocyjnej poświęconej Priorytetowi IX Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki w województwie lubelskim. [OP-IV.272.30.2012.NSZ]- dostarczyć do dnia 04.06. 2012 r. godz. 12.00 do pokoju 128 - KANCELARIA OGÓLNA w budynku przy ul. Lubomelskiej 1-3 4. Wykonawca powinien wpisać na kopercie swój adres i nazwę. Wzór wniosku o dopuszczenie do udziału w negocjacjach oraz pozostałych załączników do niniejszego Ogłoszenia znajduje się na stronie internetowej Zamawiającego (http://www.lubelskie.pl dalej http://www.um.bip.lublin.pl/index.php?id=85). Załącznikami do niniejszego Ogłoszenia są: Załącznik nr 1 do Ogłoszenia Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w trybie NZO, Załącznik nr 2 do Ogłoszenia Zarys opisu przedmiotu zamówienia, Załącznik nr 3 do Ogłoszenia Istotne postanowienia umowy, Załącznik nr 4a do Ogłoszenia - Oświad. wyk. w trybie art. 22, Załącznik nr 4b do Ogłoszenia - Oświad. wyk. w trybie art. 24, Załącznik nr 5a do Ogłoszenia - Wykaz usług, Załącznik nr 5b do Ogłoszenia - Wykaz usług 2, Załącznik nr 6 do Ogłoszenia - Wykaz osób.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak