OUTSOURCING usług finansowo-księgowo-płacowych

Opis przedmiotu przetargu: 1.Określenie przedmiotu zamówienia za pomocą nazw i kodów ze Wspólnego Słownika Zamówień CPV: Kod Nazwa 79211000-6 Usługi księgowe 79211110-0 Usługi zarządzania listami płac 79220000-2 Usługi podatkowe Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie na rzecz Zamawiającego rachunkowości finansowej i płacowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, w szczególności: - W ZAKRESIE USŁUGOWEGO PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI FINANSOWEJ, SPORZĄDZANIA ROCZNYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH I DEKLARACJI PODATKOWYCH - 1)prowadzenie rachunkowości finansowej Zamawiającego zgodnie z ustawą o rachunkowości; 2)bieżące prowadzenie ksiąg Zamawiającego w języku polskim na podstawie prawidłowych i dostarczonych przez Zamawiającego dowodów oraz w terminach wynikających z przepisów prawa; 3)uwzględnienie w księgach wyników prowadzonych przez Zamawiającego inwentaryzacji; 4)wycena aktywów i pasywów; 5)sporządzenie sprawozdania finansowego na koniec roku gospodarczego ( za rok 2010 i 2011 ) 6)sporządzanie rejestrów zakupów dla potrzeb VAT oraz prawidłowe ujmowanie rejestrów zakupów i sprzedaży w deklaracji VAT 7)sporządzenie deklaracji podatkowych; 8)reporting stosownie do uzgodnień; 9)udzielanie wyjaśnień związanych z bieżącym prowadzeniem rachunkowości. 10)prowadzenie rachunkowości PKZP przy MPO Sp. z o.o. na podstawie obowiązujących przepisów w tym zakresie w programie komputerowym wykonawcy lub ręcznie. Prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywać się będzie w biurze Wykonawcy przy pomocy programu komputerowego Zamawiającego - Zintegrowany System Informatyczny UNISOFT. Postęp do programu na stanowiskach podłączonych do lokalnej sieci komputerowej Zamawiającego. Wszelkie wydruki i zestawienia sporządzane metodą komputerową muszą zawierać nazwę Zamawiającego, rok gospodarczy i oznacznik programu komputerowego. Reporting, o którym mowa powyżej to raporty i zestawienia wynikające z bieżących potrzeb informacyjnych Zamawiającego, a których wygenerowanie z programu księgowego nie jest możliwe np. zestawienie ilości przedmiotów długotrwałego użytku, w tym pojemników, zestawienie poniesionych kosztów na utrzymanie pojazdów z podziałem na pojazdy i inne wedle potrzeb. Zamawiający otrzymuje miesięcznie następujące zestawienia tabelaryczne: a)ujęte systemowo zestawienia obrotów i sald kont syntetycznych za dany okres rozliczeniowy (miesiąc) oraz narastająco od początku roku gospodarczego; b)zestawienie obrotów i sald kont analitycznych za okres rozliczeniowy i narastająco od początku roku gospodarczego (z zestawieniem należności i zobowiązań wg kontrahentów). Wykonawca sporządza i uzgadnia z Zamawiającym dokumenty rocznego sprawozdania finansowego: bilans, rachunek zysków i strat, informację dodatkową oraz sprawozdanie z przepływów pieniężnych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości z 1994 roku. Wykonawca sporządza także zeznanie podatkowe za rok gospodarczy. Usługa ta obejmuje obsługę biegłego rewidenta w przypadku zleconego przez Zmawiającego badania sprawozdania finansowego. Zamawiający zleca badanie sprawozdania finansowego tj. sam dokonuje wyboru biegłego rewidenta natomiast Wykonawca ma obowiązek obsługiwać biegłego rewidenta tj. współpracować, udzielać wyjaśnień itp. Terminy sporządzania dokumentów rocznego sprawozdania finansowego uzgadniane są z Zamawiającym z uwzględnieniem ustawowych terminów zamknięcia ksiąg i sporządzania sprawozdania. Zamawiający otrzymuje w terminie 30 dni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego kompletny wydruk ze wszystkimi operacjami księgowymi dla celów archiwizacji, deklaracje podatkowe za rozliczone miesiące od stycznia do grudnia, okresowe sprawozdania statystyczne, wszystkie zaksięgowane dowody za rozliczony rok obrotowy. Wykonawca przygotowuje wymagane i zgodne z obowiązującym prawem podatkowym miesięczne lub roczne deklaracje podatkowe i inne (PFRON). Usługa ta obejmuje w szczególności: a) sporządzanie deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych, b) sporządzanie deklaracji na podatek VAT i podatek akcyzowy; c) sporządzanie informacji przewidzianych przepisami prawa podatkowego. d) sporządzanie innych deklaracji i informacji przewidzianych przepisami prawa podatkowego. e) sporządzanie deklaracji miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych ( DEK-I-0) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe sporządzenie deklaracji podatkowych w zakresie wynikającym z prowadzonych ksiąg rachunkowych, ujmujących wszystkie operacje gospodarcze, które zostały udokumentowane prawidłowo wystawionymi przez Zamawiającego i dostarczonymi Wykonawcy na czas dowodami księgowymi. Wykonawca dokonuje dekretacji dowodów księgowych na podstawie zakładowego planu kont opracowanego przez Zamawiającego. Zamawiający odpowiada za zakres, prawidłowość i kompletność danych stanowiących podstawę dla deklaracji podatkowych. Deklaracje podatkowe podpisywane są przez osobę reprezentującą Zamawiającego oraz przez osobę zatrudnioną przez Wykonawcę i odpowiedzialną za sporządzenie deklaracji. Wykonawca poinformuje Zamawiającego o osobie odpowiedzialnej za sporządzenie deklaracji. - W ZAKRESIE PROWADZENIA RACHUNKOWOŚCI PŁACOWEJ, ZUS I FUNDUSZY PRACOWNICZYCH - 1) Sporządzanie w imieniu Zamawiającego okresowych deklaracji ubezpieczenia społecznego (ZUS, Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) oraz deklaracji świadczeń wypłaconych w okresie rozliczeniowym zgodnie z przepisami polskiego prawa o ubezpieczeniach społecznych i prawa pracy. 2) Sporządzenie deklaracji na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu wynagrodzeń wypłaconych przez Zamawiającego pracownikom lub zleceniobiorcom; 3) Zamawiający odpowiada za zakres, prawidłowość i kompletność danych stanowiących podstawę dla deklaracji podatkowych. 4) Deklaracje podatkowe podpisywane są przez osobę reprezentującą Zamawiającego oraz przez osobę zatrudnioną przez Wykonawcę i odpowiedzialną za sporządzenie deklaracji. 5) Wykonawca poinformuje Zamawiającego o osobie odpowiedzialnej za sporządzenie deklaracji. 6) Deklaracje podatkowe składane są w urzędzie skarbowym przez Wykonawcę. - W ZAKRESIE SPRAWOZDAWCZOŚCI STATYSTYCZNEJ - Wykonawca sporządza następujące dokumenty niezbędne dla potrzeb okresowej sprawozdawczości statystycznej: a) sprawozdanie o przychodach, kosztach i wyniku finansowym (F-01/I-01), b) sprawozdanie roczne SP (bilans i rachunek zysków i strat)wraz z załącznikami, c) roczne sprawozdanie o wynagrodzeniach (symbol początkowy Z), d) sprawozdanie o działalności gospodarczej DG-1 Wykonawca sporządza wszystkie pozostałe zestawienia statystyczne (także dodatkowe w przypadku zmiany przepisów dotyczących statystyki GUS) dla statystyki państwowej, urzędów skarbowych i innych organów państwowych w ramach zamówienia. W celu zgodnego z przepisami sporządzenia wyżej wymienionych zestawień Wykonawca może żądać od Zamawiającego udostępnienia potrzebnych danych. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za prawidłowość i kompletność danych i informacji jak również za ich terminowe przekazanie Wykonawcy. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za prawidłowe i terminowe sporządzanie sprawozdań statystycznych. - W ZAKRESIE OBOWIĄZKU UDZIELANIA INFORMACJI I WSPÓŁDZIAŁANIA - Zamawiający zobowiązuje się do udzielania Wykonawcy wszelkich informacji niezbędnych do wykonania zamówienia, informowania go o wszystkich istotnych wydarzeniach mogących mieć znaczenie dla prawidłowego i całościowego wykonywania zamówienia, a w szczególności o zmianie formy prawnej spółki czy zakresu tej działalności oraz o zmianie siedziby spółki. Warunki dodatkowe Warunkiem wymaganym od Wykonawcy jest posiadanie biura do obsługi zlokalizowanego w granicach administracyjnych miasta Lubina, jeżeli Wykonawca nie posiada takiego biura, w sytuacji przyjęcia przedmiotowego zadania w terminie 30 dni od daty podpisania umowy zobowiązuje się do utworzenia ww. biura do obsługi w granicach administracyjnych miasta Lubina. Warunek ten jest niezbędny do efektywnego wykonania zamówienia, gwarantować ma również sprawny przepływ informacji i dokumentów pomiędzy stronami umowy. Odbiór dokumentów od Zamawiającego - co najmniej 2 razy w tygodniu. Wykonawca zobowiązany jest do windykacji należności, w tym do wystawiania wezwań do zapłaty oraz przekazywania Zamawiającemu nieuregulowanych wezwań. W ramach windykacji Wykonawca zobowiązany jest do udzielania wyjaśnień Klientom Zamawiającego. Miejsce wykonania zamówienia: biuro Wykonawcy. Pozostałe informacje : 1) Liczba pracowników a) na umowę o pracę 113 b) umowy cywilno prawne 32 2) Średnia miesięczna ilość dokumentów (operacji): a) kasowych: przeciętnie 305 szt., po kwartale 930 b) bankowych: przeciętnie 1580 szt., po kwartale 5330 c) zakupowych (przelewanych): 180 szt. d) inne (PK): 50 szt. e) sprzedażowych: w miesiącu marcu 22.212 w pozostałych miesiącach 714 ( automatycznie). 3) Ilość członków PKZP - 30. 4) Średnia ilość klientów upominanych w ciągu kwartału - 500 . 5) Ilość posiadanych klientów ok. 11600 Podane informacje ilościowe ulegają ciągłym zmianom.