Zamówienia uzupełniające - Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w zakupie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacji miejsc noclegowych oraz ubezpieczenia podróży zagranicznych na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarod

Warszawa: Zamówienia uzupełniające - Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w zakupie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacji miejsc noclegowych oraz ubezpieczenia podróży zagranicznych na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych w Warszawie wraz z ich dostawą


Numer ogłoszenia: 40858 - 2014; data zamieszczenia: 05.02.2014

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Polski Instytut Spraw Międzynarodowych, ul. Warecka 1a, 00-950 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 22 5568000, faks 22 5568099.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zamówienia uzupełniające - Świadczenie usług w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w zakupie biletów lotniczych i kolejowych, rezerwacji miejsc noclegowych oraz ubezpieczenia podróży zagranicznych na potrzeby Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych w Warszawie wraz z ich dostawą.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zakup biletów lotniczych na zagraniczne oraz krajowe połączenia lotnicze obejmuje następujący zakres czynności: 1. Kompleksowa obsługa w zakresie rezerwacji biletów lotniczych we wszystkich kierunkach w kraju i za granicą oraz bezkolizyjnych realizacji połączeń wieloetapowych zagranicznych, krajowych; 2. Zapewnienia najwyższej jakości oferowanych usług, w tym: a) Przygotowywania najkrótszych oraz najtańszych połączeń na danej trasie, w przedstawionej przez Zamawiającego klasie; b) Całodobowej możliwości dokonania rezerwacji/zmiany oraz anulacji lub wykupu biletu, w tym również w dni wolne od pracy. c) Informowanie o zbliżających się terminach wykupu oraz założonych rezerwacjach; d) Opracowywania bezkolizyjnych realizacji połączeń wieloetapowych; e) Wystawiania biletów elektronicznych lub papierowych w zależności od istniejących możliwości przewoźnika. f) Doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. g) Zakupu i dostarczania polis ubezpieczeniowych na czas podróży zagranicznej, uwzględniając: NW, KL, OC. h) Zakupu i dostarczania biletów lotniczych krajowych, do państwa europejskich oraz międzykontynentalnych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń, po ich uprzednim zaakceptowaniu ze strony Zamawiającego. 3. Nieodpłatne dostarczanie na adres: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych w Warszawie, ul. Warecka 1a następujących dokumentów podróży tj. biletów lotniczych i voucherów hotelowych, a także biletów kolejowych, polis ubezpieczeniowych, w terminie nie później niż do 1 godziny przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja. 4. Na żądanie Zamawiającego dostarczenie biletów na adres: Polski Instytut Spraw Międzynarodowych w Warszawie, ul. Warecka 1a lub na lotnisko Okęcie im. F. Chopina w Warszawie, w ciągu pół godziny od momentu przyjęcia zamówienia zgodnie z zapisami Umowy. 5. Pośrednictwo pomiędzy Zamawiającym, a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych. 6. Każdorazowe powiadomienie Zamawiającego odnośnie zmiany ceny lub wpisania na listę rezerwową z zachowaniem formy elektronicznej. 7. Dokonywanie korekt w dokumentach podróży (w biletach) bez konieczności ponoszenia dodatkowych opłat przez Zamawiającego. 8. Każdorazowe przedstawienie pełnej informacji o możliwościach połączeń lotniczych oraz optymalnej trasy przelotu, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo samodzielnego dokonania rezerwacji biletów lotniczych w przypadku przedstawienia mniej korzystnych cenowo ich rezerwacji, 9. Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia Zamawiającemu miesięcznych raportów z realizacji zamówienia. W raporcie powinny być ujęte dane umieszczane na fakturze dla danego rodzaju usługi. 10. Zapewnienie dostępu do wszystkich taryf IATA. 11. Zapewnienie i utrzymanie ciągłości ubezpieczenia na cały okres trwania podróży bez względu na wystąpienie zmian w pierwotnie ustalonym czasie trwania podróży. 12. Przydzielenie co najmniej dwóch osób w charakterze stałego konsultanta - dostępnych 24 h, do obsługi Zamawiającego w zakresie usług przedmiotu zamówienia. 13. Posiadanie co najmniej czterech linii telefonicznych, obsługujących wszystkie typy usług tj. bilety lotnicze, bilety kolejowe, ubezpieczenia i hotele, przeznaczonych do dyspozycji Zamawiającego w celu zapewnienia nieprzerwanego dostępu do systemu rezerwacyjnego, pod którymi w niezakłócony sposób Zamawiający może dokonać rezerwacji. 14. Dostarczania do Zamawiającego faktury zawierającej numer umowy oraz dokładny opis składników tworzących kwotę należną Wykonawcy z tytułu realizacji przedmiotu umowy, tj. cenę biletu według taryfy przewoźnika, wysokość opłaty lotniskowej, wysokość opłaty transakcyjnej, wysokość podatku VAT, ostateczną cenę biletu płatną przez Zamawiającego, a także datę, trasę, i klasę przelotu oraz nazwisko pasażera. Zakup biletów na zagraniczne oraz krajowe połączenia kolejowe obejmuje następujący zakres czynności: 1. Kompleksowa obsługa w zakresie zakupu biletów kolejowych we wszystkich kierunkach w kraju i za granicą oraz bezkolizyjnych realizacji połączeń wieloetapowych i możliwości ich łączenia; 2. Zapewnienia Zamawiającemu możliwości każdorazowej anulacji biletu lub zmiany czasu, terminu, klasy podróży o ile fakt ten został zgłoszony wykonawcy nie później niż do pół godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży; 3. Dostarczania zamówionych biletów do siedziby Zamawiającego w uzgodnionym terminie, nie później niż na godzinę przed planowaną podróżą. 4. Doradztwa i pomocy w zakresie wszelkich zmian w czasie trwania podróży. 5. Zakupu i dostarczania polis ubezpieczeniowych na czas podróży zagranicznej, uwzględniając: NW, KL, OC. 6. Zakupu i dostarczania biletów kolejowych krajowych i międzynarodowych z uwzględnieniem najbardziej korzystnych taryf i połączeń. Pozostałe usługi objęte przedmiotem zamówienia: 1. Rezerwacja hoteli na czas wyjazdów zagranicznych i krajowych. 2. Pomoc przy wizowaniu. Zamawiający wymaga, by miejsca hotelowe posiadały standard odpowiadający kategorii hotelowej minimum trzygwiazdkowej. W wyjątkowych sytuacjach Zamawiający dopuszcza możliwość oferowania przez Wykonawcę pokoi w hotelach o innym standardzie i o doprecyzowanym każdorazowo zakresie usług, z uwzględnieniem bieżących potrzeb zgłaszanych Wykonawcy. Orientacyjne państwa docelowe wyjazdów zagranicznych na obszarze Unii Europejskiej: Bruksela, Londyn, Berlin, Paryż, Praga, Wiedeń, Amsterdam, Genewa, Oslo, Kopenhaga, Stavanger, Madryt, Dusseldorf, Monachium, Essen, Zurich, Barcelona i inne w zależności od bieżących potrzeb Zamawiającego. Orientacyjne wyjazdy zagraniczne na trasach międzykontynentalnych np: USA, Chiny itp. Zamawiający zastrzega możliwość wystąpienia zmian w ilościach i miejscach przelotów i przejazdów osób delegowanych do podróży służbowych..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.99.70.00-9, 63.50.00.00-4, 63.51.20.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
31.01.2014.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Biuro podróży i Turystyki ALMATUR POLSKA S.A., ul. bagatela 10 nr lok 10, 00-585 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 120000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  150000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  150000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  150000,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia są zamówienia uzupełniające, polegające na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówień, co zamówienie podstawowe. Zamówienie udzielone zostało w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego temu samemu Wykonawcy. Wartość zamówienia nie przekracza 50 % wartości zamówienia podstawowego (240 000 zł netto). Wartość zamówień uzupełniających wynosi 120 000 zł netto. Zamówienia uzupełniające zostały przewidziane w treści Ogłoszenia o zamówieniu (BZP z 09.05.2013r. nr 183896-2013) oraz w treści Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia postępowania w trybie przetargu nieograniczonego.