Zamówienie usług z zakresu event marketingu oraz kampanii PR w ramach spotkania biznesowego EAIF na potrzeby wizerunkowe Wrocławskiego Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. (określone w Załączniku nr 5 do SIWZ)

Wrocław: Zamówienie usług z zakresu event marketingu oraz kampanii PR w ramach spotkania biznesowego EAIF na potrzeby wizerunkowe Wrocławskiego Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. (określone w Załączniku nr 5 do SIWZ)


Numer ogłoszenia: 346304 - 2011; data zamieszczenia: 21.10.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Wrocławskie Centrum Badań EIT+ sp. z o. o. , ul. Stabłowicka 147/149, 54-066 Wrocław, woj. dolnośląskie, tel. +48 71 720 16 28, faks +48 71 720 16 29.

• 
  Adres strony internetowej zamawiającego:
  www.eitplus.pl

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Podmiot prawa publicznego.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zamówienie usług z zakresu event marketingu oraz kampanii PR w ramach spotkania biznesowego EAIF na potrzeby wizerunkowe Wrocławskiego Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. (określone w Załączniku nr 5 do SIWZ).

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Zamówienie usług z zakresu event marketingu oraz kampanii PR w ramach spotkania biznesowego EAIF na potrzeby wizerunkowe Wrocławskiego Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. (określone w Załączniku nr 5 do SIWZ). Zamawiający ustanawia zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości umowy brutto..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.95.00.00-8.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Zakończenie: 31.01.2012.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.1) WADIUM

Informacja na temat wadium:
Wadium w przedmiotowym postępowaniu nie jest wymagane.

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  tak

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający stwierdzi, iż wykonawca spełnił warunki określone w art. 22 ust. 1 u.p.z.p, jeżeli wykaże, że: a) zorganizował, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej 2 eventy o wartości każdego kontraktu netto nie mniejszej niż 20 000,00 PLN, w tym: - zorganizował co najmniej 1 event dla samorządu lub placówki badawczej, - zorganizował co najmniej 1 event, w którym uczestniczyli zagraniczni prelegenci i goście.

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Zamawiający stwierdzi, iż wykonawca spełnił warunki określone w art. 22 ust. 1 u.p.z.p, jeżeli wykaże, że: b) wykaże, że dysponuje lub będzie dysponował zespołem zdolnym do wykonania przedmiotowego zamówienia składającym się z min. 4 osób, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności wraz z podaniem informacji o podstawie do dysponowania wskazanymi osobami (biorąc pod uwagę zapisy art. 26 ust. 2b ustawy Prawo zamówień publicznych), a w tym: 1) osoba zarządzająca - koordynator (min. 1 osoba), która będzie spełniać następujące wymagania: znajomość metodyki organizacji eventów i współpracy z partnerami o charakterze lokalnym i międzynarodowym, doświadczenie w zakresie taktyki działania przy organizacji konferencji, wystaw, targów (budowa agendy, koordynowanie działań, działania follow-up), know-how w zakresie budowania materiałów prasowych (teczki prasowe, press-relase, opracowanie prezentacji projektu, wywiady, artykuły sponsorowane itp.), min. 3 letnie doświadczenie w pracy w Agencji PR przy organizacji i zarządzaniu projektami typu EVENT, osoba zarządzająca - koordynator zobowiązana będzie do stałej obecności na terenie Parlamentu Europejskiego podczas trwania eventu; 2) osoba na stanowisku copywriter (min. 1 osoba), która powinna spełniać następujące wymagania: kompetencje redakcyjne potwierdzające umiejętność pracy z tekstem (zasady jego kompozycji, graficzną obróbkę i zasady profesjonalnej korekty), doskonała znajomość obsługi programów edycyjnych do składania i edycji tekstów, doświadczenie w budowaniu informacji PR dla samorządów lub placówek badawczych, min. 3 letnie doświadczenie na podobnym stanowisku; 3) osoba odpowiedzialna za obsługę techniczną (min. 1 osoba), która powinna spełniać następujące wymagania: know-how w zakresie organizacji technicznej wystąpień prelegantów, obsługi sprzętu komputerowego i służącego prezentacji, obsługi multimediów, doświadczenie w zakresie realizacji technicznej obsługi konferencji i wystąpień z co najmniej 1 partnerem/brandem zagranicznym; min. 3 letnie doświadczenie na podobnym stanowisku; 4) osoba na stanowisku mediaplanner (min. 1 osoba), która powinna spełniać następujące wymagania: doskonała znajomość rynku mediów prasowych, radiowych i mediów internetowych w podziale na media o zasięgu lokalnym i ogólnopolskim, doświadczenie w zakresie planowania ekspozycji w materiałach drukowanych, umiejętności w zakresie budowania kampanii informacyjnej i wykorzystania różnych kanałów dotarcia do grup docelowych, know - how w zakresie media relations oraz raportowania ex-post z realizacji założeń kampanii; min. 3 letnie doświadczenie na podobnym stanowisku; 5) osoba obsługująca recepcję (min. 1 osoba), która powinna posługiwać się jęz. angielskim co najmniej na poziomie dobrym (poziom B2 wg wytycznych Rady Europy); posiadająca co najmniej średnie wykształcenie, posiadająca podstawową wiedzą na temat Polski (położenie w Europie, liczba województw i ich nazwy, podstawowe dane nt. populacji, ludności, klimatu i geografii); 6) hostessy/hości (min. 2 osoby), posługujących się jęz. angielskim co najmniej na poziomie dobrym (poziom B2 wg wytycznych Rady Europy), posiadających co najmniej średnie wykształcenie, posiadających podstawową wiedzą na temat Polski (położenie w Europie, liczba województw i ich nazwy, podstawowe dane nt. populacji, ludności, klimatu i geografii). Zamawiający podkreśla, że działania i czynności osób z pkt 5 i 6 mogą być wykonywane i spełnione zarówno przez osoby wykazane w pkt 2, 3 i 4, jak i nowe osoby, co oznacza, że minimalny wymóg w stosunku do liczby osób biorących udział przy realizacji przedmiotu zamówienia wynosi 4 osoby. Przy realizacji przedmiotu zamówienia może jednak brać udział większa liczba osób niż 4. Każda z osób zobowiązana będzie poprzeć swoje doświadczenie i kwalifikacje odpowiednimi dokumentami.

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
  • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy

• III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

  Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

  III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

  • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Na podstawie art. 144 cytowanej ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych Zamawiający przewiduje następujące okoliczności, które mogą powodować konieczność wprowadzenia zmian w treści Umowy w formie aneksu: a) zmiana terminu wykonania Umowy w wyniku dokonanych pomiędzy Stronami uzgodnień dotyczących skróceniu terminu wykonania przedmiotu Umowy, b) zmiana polityki Zamawiającego w zakresie dotyczącym ochrony praw autorskich i praw własności intelektualnej, c) zmiana nazwy, siedziby Stron, numerów kont bankowych oraz innych danych identyfikacyjnych, d) zmiana osób, o których mowa w § 3 ust. 8 Umowy, e) zmniejszenie zakresu prac i wynagrodzenia z przyczyn o obiektywnym charakterze, w szczególności z powodu istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie części lub całości przedmiotu Umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili jej zawarcia, f) wystąpienie oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w treści Umowy, g) zmiana sposobu wykonania przedmiotu Umowy w wyniku zmian w obowiązujących przepisach prawa bądź wytycznych mających wpływ na realizację Umowy, h) zmiany stawki podatku VAT, j) zmiana harmonogramu. 2. Zmiany, o których mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu, dla swojej ważności wymagają formy pisemnej.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.eitplus.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Wrocławskie Centrum Badań EIT+ Sp. z o.o. ul. Stabłowicka 147; 54-066 Wrocław.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
31.10.2011 godzina 12:00, miejsce: Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego we Wrocławiu, ul. Stabłowicka 147, budynek nr 1A, pok. 210 Dział Zakupów. Termin otwarcia ofert: 31.10.2011 r. godz. 12:15..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
1) projekt POIG.02.02.00-02-001/09 pn. Dolnośląskie Centrum Materiałów i Biomateriałów Wrocławskie Centrum Badań EIT+, współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Oś priorytetowa 2 Infrastruktura sfery B +R, Działanie 2.2 Wsparcie tworzenia wspólnej infrastruktury badawczej jednostek naukowych, zwany dalej DCMiB; 2) projekt POIG.01.01.02-02-002/08 pn. Wykorzystanie nanotechnologii w nowoczesnych materiałach oraz projekt POIG.01.01.02-02-003/08 pn. Biotechnologie i zaawansowane technologie medyczne, współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Oś priorytetowa 1 Badania i rozwój nowoczesnych technologii, Działanie 1.1 Wsparcie badań naukowych dla budowy gospodarki opartej na wiedzy, Poddziałanie: 1.1.2 Strategiczne programy badań naukowych i prac rozwojowych..

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak