Świadczenie usługi polegającej na zapewnieniu usług hotelowych, restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych w związku z organizacją szkoleń dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie, Zamówienie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia będzie świadczenie usługi polegającej na zapewnieniu usług hotelowych, restauracyjnych oraz wynajmu sal konferencyjnych w związku z organizacją szkoleń dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie. Zamówienie zostało podzielone na trzy części. Część I zamówienia 1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom szkoleń organizowanych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie w okresie od dnia podpisania umowy do 30 września 2012 r.: 1) jeden nocleg dla: jednej grupy 10-osobowej, trzech grup po 14-osób każda, trzech grup po 15 osób każda, jednej grupy 20 osobowej, z pierwszego na drugi dzień sesji szkoleniowej w hotelu o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym odpowiadającym standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych (dwa osobne łóżka); łącznie 117 noclegów. Hotel/ośrodek, w którym odbędzie się szkolenie, musi być zlokalizowany w odległości drogowej od 50 km do 80 km w części północno-wschodniej od budynku Starostwa mieszczącego się przy ul. Sikorskiego 11 w Legionowie (należy podać najkrótszą drogę od budynku Starostwa do budynku hotelu). Założenia: - budynek Starostwa ma następujące położenie geograficzne N: 52 stopnie 25 minuty 18 sekundy - szerokości geograficznej i E: 20 stopni 56 minuty 18 sekundy - długości geograficznej, - powyższe współrzędne wskazują sposób podziału obszaru wokół budynku Starostwa na cztery części: północno-zachodnią, północno-wschodnią, południowo-wschodnią i południowo-zachodnią. Zamawiający oceni standard hotelu/ośrodka, w którym odbędzie się szkolenie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169, z późn. zm.); 2) wyżywienie dla każdej grupy uczestników szkolenia obejmujące co najmniej: a) serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć dydaktycznych (kawa, herbata, soki /3 rodzaje/, cukier, mleczko lub śmietanka do kawy, woda /gazowana i niegazowana/, ciastka/ciasto, owoce), b) obiad każdego dnia szkolenia składający się co najmniej z dwóch rodzajów zup do wyboru, czterech dań głównych do wyboru, w tym co najmniej trzech mięsnych, dwóch dodatków /ziemniaki lub ryż lub makaron/, baru sałatkowego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 3 rodzaje), c) uroczystą kolację w pierwszym dniu sesji szkoleniowej składającą się co najmniej z: przystawki, dwóch rodzajów zup do wyboru, trzech dań głównych do wyboru w tym dwa mięsne, napojów (kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje gazowane), bufetu szwedzkiego (wędlina co najmniej 4 rodzaje, jaja, ryby, deska serów, sałatki 2 rodzaje, pieczywo), bufet słodki: owoce, ciasta 2 rodzaje, ciastka drobne; d) śniadanie w formie bufetu w drugim dniu sesji szkoleniowej (tzw. stół szwedzki) składające się co najmniej z: pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmiska wędlin (co najmniej 4 rodzaje), jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 2 rodzaje), 2 dań na gorąco, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), warzyw (co najmniej 2 rodzaje). Miejsce zakwaterowania oraz wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia; posiłki podawane będą w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej; 3) sale szkoleniowe spełniające następujące warunki: a) liczba miejsc w sali musi być odpowiednia do wielkości grupy; b) dwie sale szkoleniowe mieszczące po 10 osób każda dla grupy 20 osobowej ; c) sala musi być klimatyzowana/ogrzewana w celu zapewnienia optymalnej temperatury w trakcie szkolenia nie mniej niż 20°C nie więcej niż 23°C; d) sala musi posiadać otwierane okna oraz dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia; e) sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (co najmniej nagłośnienie, projektor, ekran, flipchart z papierem i markerami); 4) organizację jednego zajęcia rekreacyjnego typu team-building dla każdej grupy szkoleniowej wliczoną w cenę usługi hotelowej, przy czym Wykonawca zapewni co najmniej dwa różne zajęcia typu team-building do wyboru Zamawiającego. 2. Sesja szkoleniowa dla jednej grupy będzie trwała 2 dni po 8 godzin dydaktycznych (1 godz. = 45 min.) dziennie (nie wliczając przerw). 3. Szkolenia będą odbywać się w czasie dwóch kolejno następujących po sobie dniach roboczych. Przez dzień roboczy Zamawiający rozumie dzień od poniedziałku do piątku (bez dni ustawowo wolnych od pracy). 4. Przewidywany termin przeprowadzenia szkoleń: a) w kwietniu 2012 r. 2 grupy 15 osobowe (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych dla każdej grupy) w różnych terminach; b) w kwietniu 2012 r. 2 grupy 14 osobowe (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych dla każdej grupy) w różnych terminach; d) w kwietniu 2012 r. 2 grupy po 10 osób (cztery pokoje jednoosobowe oraz osiem pokoi dwuosobowych) w jednym terminie; e) w czerwcu 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych); f) w czerwcu 2012 r. grupa 14 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych); g) w czerwcu 2012 r. grupa 10 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz cztery pokoje dwuosobowe). Część II zamówienia 1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom szkoleń organizowanych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie w okresie od dnia podpisania umowy do 30 września 2012 r.: 1) jeden nocleg dla: jednej grupy 10-osobowej, dwóch grup 12-osobowych, jednej grupy 14-osobowej, trzech grup po 15 osób każda, jednej grupy 20 osobowej z pierwszego na drugi dzień sesji szkoleniowej w hotelu o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym odpowiadającym standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych (dwa osobne łóżka); łącznie 113 noclegów. Hotel/ośrodek, w którym odbędzie się szkolenie, musi być zlokalizowany w odległości drogowej od 50 km do 80 km w części północno-zachodniej od budynku Starostwa mieszczącego się przy ul. Sikorskiego 11 w Legionowie (należy podać najkrótszą drogę od budynku Starostwa do budynku hotelu). Założenia: - budynek Starostwa ma następujące położenie geograficzne N: 52 stopnie 25 minuty 18 sekundy - szerokości geograficznej i E: 20 stopnie 56 minuty 18 sekundy - długości geograficznej, - powyższe współrzędne wskazują sposób podziału obszaru wokół budynku Starostwa na cztery części: północno-zachodnią, północno-wschodnią, południowo-wschodnią i południowo-zachodnią. Zamawiający oceni standard hotelu/ośrodka, w którym odbędzie się szkolenie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 z późn. zm.); 2) wyżywienie dla każdej grupy uczestników szkolenia obejmujące co najmniej: a) serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć dydaktycznych (kawa, herbata, soki (3 rodzaje), cukier, mleczko/śmietanka do kawy, woda (gazowana i niegazowana), ciastka/ciasto, owoce), b) obiad każdego dnia szkolenia składający się co najmniej z dwóch rodzajów zup do wyboru, czterech dań głównych do wyboru, w tym co najmniej trzech mięsnych, dwóch dodatków /ziemniaki lub ryż lub makaron/, baru sałatkowego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 3 rodzaje), c) uroczystą kolację w pierwszym dniu sesji szkoleniowej składającą się co najmniej z: przystawki, dwóch rodzajów zup do wyboru, trzech dań głównych do wyboru w tym dwa mięsne, napojów (kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje gazowane), bufetu szwedzkiego (wędlina co najmniej 4 rodzaje, jaja, ryby, deska serów sałatki 2 rodzaje, pieczywo), bufet słodki: owoce, ciasta 2 rodzaje, ciastka drobne; d) śniadanie w formie bufetu w drugim dniu sesji szkoleniowej (tzw. stół szwedzki) składające się co najmniej z: pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmiska wędlin (co najmniej 4 rodzaje), jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 2 rodzaje), 1 dania na gorąco, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), warzyw (co najmniej 2 rodzaje). Miejsce zakwaterowania oraz wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia; posiłki podawane będą w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej; 3) sale szkoleniowe muszą spełniać następujące warunki: a) liczba miejsc w sali musi być odpowiednia do wielkości grupy; b) dla grupy 20 osobowej należy zapewnić dwie sale szkoleniowe mieszczące po 10 osób każda; c) sala musi być klimatyzowana/ogrzewana w celu zapewnienia optymalnej temperatury w trakcie szkolenia nie mniej niż 20°C nie więcej niż 23°C; d) sala musi posiadać otwierane okna oraz dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia; e) sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (co najmniej nagłośnienie, projektor, ekran, flipchart z papierem i markerami); 4) organizację jednego zajęcia rekreacyjnego typu team-building dla każdej grupy szkoleniowej wliczoną w cenę usługi hotelowej, przy czym Wykonawca zapewni co najmniej dwa różne zajęcia do wyboru Zamawiającego. 2. Sesja szkoleniowa dla jednej grupy będzie trwała 2 dni po 8 godzin dydaktycznych (1 godz. = 45 min.) dziennie (nie wliczając przerw). 3. Szkolenia będą odbywać się w czasie dwóch kolejno następujących po sobie dniach roboczych. Przez dzień roboczy Zamawiający rozumie dzień od poniedziałku do piątku (bez dni ustawowo wolnych od pracy). 4. Przewidywany termin przeprowadzenia szkoleń: a) w kwietniu 2012 r. dwie grupy po 12 osób każda (dwa pokoje jednoosobowe oraz pięć pokoi dwuosobowych dla każdej grupy) w różnych terminach; b) w maju 2012 r. dwie grupy 15-osobowe (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych dla każdej grupy) w różnych terminach; c) w maju 2012 r. grupa 14 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych); d) w maju 2012 r. 2 grupy po 10 osób (cztery pokoje jednoosobowe oraz osiem pokoi dwuosobowych) w jednym terminie; e) w czerwcu 2012 r. grupa 15-osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych); f) w czerwcu 2012 r. grupa 10 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz cztery pokoje dwuosobowe). Część III zamówienia Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom szkoleń organizowanych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie w okresie od dnia podpisania umowy do 30 września 2012 r.: 1) salę szkoleniową dla 10 grup po 15 osób każda zlokalizowaną w hotelu o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowych odpowiadającym standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu. Hotel/ośrodek, w którym odbędzie się szkolenie, musi być zlokalizowany na terenie powiatu legionowskiego; Zamawiający oceni standard hotelu/ośrodka, w którym odbędzie się szkolenie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169). Sala szkoleniowa musi spełniać następujące warunki: a) liczba miejsc w sali musi być odpowiednia do wielkości grupy ; b) sala musi być klimatyzowana/ogrzewana w celu zapewnienia optymalnej temperatury w trakcie szkolenia nie mniej niż 20°C nie więcej niż 23°C; c) sala musi posiadać otwierane okna oraz dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia; d) sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (co najmniej nagłośnienie, projektor, ekran, flipchart z papierem i markerami); Zamawiający planuje przeprowadzenie 10 dwudniowych sesji szkoleniowych (20 dni szkoleniowych po 8 godzin szkoleniowych nie licząc przerw) dla grup po 15 osób każda w okresie od kwietnia 2012 r. do września 2012 r. (2 grupy w kwietniu, 4 grupy w maju, 2 grupy koniec czerwca, 2 grupy we wrześniu). Szczegółowy harmonogram realizacji zamówienia zostanie uzgodniony przez strony po zawarciu umowy; 2) wyżywienie dla każdej grupy uczestników szkolenia obejmujące co najmniej: a) serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć dydaktycznych (kawa, herbata, soki (3 rodzaje), cukier, mleczko/śmietanka do kawy, woda (gazowana i niegazowana), ciastka/ciasto, owoce), b) obiad każdego dnia szkolenia składający się co najmniej z dwóch rodzajów zup do wyboru, czterech dań głównych do wyboru, w tym co najmniej trzech mięsnych, dwóch dodatków /ziemniaki lub ryż lub makaron/, baru sałatkowego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 3 rodzaje). Miejsce wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia, w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej.