Poszerzenie licencji programu do obiegu dokumentów wraz z wdrożeniem w następujących jednostkach: Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Nowym Targu, Powiatowego Zarządu Dróg w Nowym Targu, Powiatowego Centrum Oświaty w Nowym Targu

Nowy Targ: Poszerzenie licencji programu do obiegu dokumentów wraz z wdrożeniem w następujących jednostkach: Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Nowym Targu, Powiatowego Zarządu Dróg w Nowym Targu, Powiatowego Centrum Oświaty w Nowym Targu


Numer ogłoszenia: 203357 - 2011; data zamieszczenia: 27.07.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zarząd Powiatu Nowotarskiego, Aleja Tysiąclecia 35, 34-400 Nowy Targ, woj. małopolskie, tel. 018 2667034, faks 018 2667046.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Poszerzenie licencji programu do obiegu dokumentów wraz z wdrożeniem w następujących jednostkach: Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Nowym Targu, Powiatowego Zarządu Dróg w Nowym Targu, Powiatowego Centrum Oświaty w Nowym Targu.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Usługa poszerzenia licencji programu do obiegu dokumentów wraz z wdrożeniem w następujących jednostkach: Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Nowym Targu, Powiatowego Zarządu Dróg w Nowym Targu, Powiatowego Centrum Oświaty w Nowym Targu w ramach projektu pn. Wdrożenie elektronicznych usług publicznych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Nowotarskiego. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów wraz z wdrożeniem - poszerzenie licencji. Program (system) przeznaczony jest do obiegu spraw i dokumentów wewnątrz Starostwa Powiatowego w Nowym Targu. Jego głównym zadaniem będzie przechowywanie oraz procesowanie elektronicznych wersji dokumentów i spraw. Program powinien być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt oraz instrukcję kancelaryjną dla organów powiatu tworząc centralną, uporządkowaną bazę dokumentów i informacji, w tym: pism przychodzących i wychodzących, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych itp. Program ma umożliwiać sprawny dostęp do dokumentów, kontrolować drogę ich obiegu, stan realizacji. Modułowa budowa systemu ma zapewniać możliwość wdrażania kolejnych funkcjonalności zgodnie ze sposobem pracy użytkowników. Zgodność z przepisami prawa Program do Elektronicznego Obiegu Dokumentów musi być zgodny z obecnie obowiązującymi przepisami prawa oraz posiadać możliwość dostosowania do ewentualnych nowelizacji (EZD) Wymagania ogólne Program ma: 1. Posiadać jednolity, przejrzysty i intuicyjny interfejs dla każdego z modułów. 2. W sposób czytelny pokazywać poszczególne etapy obiegu dokumentów oraz mieć możliwość wprowadzenia struktury organizacyjnej jednostki (schematu organizacyjnego). 3. Zawierać w pełni polskojęzyczny interfejs użytkownika. 4. Posiadać szeroko rozbudowany system pomocy kontekstowej. 5. Zapewnić obieg dokumentu zgodny z wymogami Instrukcji Kancelaryjnej stosowanej przez Zamawiającego. 6. Posiadać budowę modułową, umożliwiającą jego etapowe wdrażanie. 7. Być skalowalny. 8. Umożliwiać rozproszoną rejestrację wszelkiej korespondencji każdego typu wpływającej do Zamawiającego wraz z załącznikami oraz jej automatycznym numerowaniem i asygnowaniem w postaci kodu kreskowego oraz tworzeniem raportów i zestawień. 9. Umożliwiać wielostronicowe skanowanie dokumentów z poziomu aplikacji oraz rejestrowanie ich formy elektronicznej. 10. Umożliwiać optyczne rozpoznawanie tekstu w dokumentach przechowywanych w formie graficznej i konwersję tych dokumentów do plików tekstowych (obróbka OCR) bezpośrednio z poziomu programu. 11. Umożliwiać rejestrację treści skanowanych dokumentów po obróbce OCR. 12. Umożliwiać rejestrację i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej jednostki (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi). 13. Udostępniać bazę nadawców i odbiorców korespondencji w celu sprawnej obsługi programu. 14. Posiadać możliwość wielopoziomowej dekretacji wpływającej korespondencji z możliwością niezależnego kierowania oryginałów dokumentów i sporządzania dowolnej ilości ich kopii, tworzonych na dowolnym etapie ich obiegu, każda z utworzonych kopii dokumentów musi być nadzorowana. 15. Rejestrować każdą czynność związaną z poszczególnym dokumentem, np. w postaci historii i dać możliwość szybkiego odczytania tych informacji. 16. Rejestrować zmiany dokonane w danych adresowych np. w postaci historii. 17. Zachowywać dane adresowe historyczne w dokumentach z jednoczesną możliwością ich aktualizacji. 18. Posiadać możliwość nadania poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontroli. 19. Posiadać możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz umożliwiać nadzorowanie terminu i sposobu realizacji. 20. Posiadać jednolity terminarz organizacji z możliwością wpisywania terminów poszczególnym użytkownikom i grupom pracowników oraz ich powiadamiania wraz z potwierdzeniem. 21. Posiadać możliwość tworzenia i przeglądania terminarzy grupowych oraz zarządzania nimi. 22. Posiadać możliwość udzielania zastępstw przez pracowników i pracy w zastępstwie. 23. Zapewniać jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności za każdy z dokumentów. 24. Ewidencjonować i nadzorować dokumenty wewnętrzne jednostki wraz z ich stanami i wersjami. Musi być możliwe odtworzenie wersji dokumentu obowiązującej w danym dniu, jeżeli dokument zmienił wersję. 25. Umożliwiać wykorzystania szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów. Tworzenie szablonów powinno być proste i możliwe do samodzielnego definiowania i modyfikowania przez przeszkolonego pracownika jednostki. 26. Umożliwiać rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami powiązanymi. 27. Umożliwiać kontrolowania stanu sprawy (stopnia realizacji) i poszczególnych terminów realizacji wraz z powiadamianiem o opóźnieniach. Sprawy są trwale gromadzone w teczkach rzeczowego wykazu akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. 28. Umożliwiać przekazywania prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia, wyszukanie spraw przeterminowanych oraz niezakończonych. 29. Posiadać wyszukiwarkę, która w prosty i szybki sposób znajduje odpowiednie dokumenty. Wyszukiwarka ma umożliwiać zarówno przeszukiwanie metryk dokumentów, jak i treści dokumentów (plików dokumentów) w formatach MS Word, MS Excel, HTML, XML, PDF, OpenOffice, TXT. 30. Być elastyczny i umożliwiać samodzielne dostosowanie do konkretnych potrzeb na stanowisku. 31. Zapamiętywać profile pracy poszczególnych użytkowników w każdym z modułów i udostępniać je po zalogowaniu na dowolnej stacji roboczej. 32. Posiadać możliwość tworzenia procedur postępowania związanych z obiegiem dokumentów przy odpowiednim typie sprawy. Tworzenie procedur ma być przejrzyste i umożliwiać tworzenie osobnych kroków. Kroki te mogą być niezależnie kontrolowane przez użytkownika prowadzącego. Tworzenie procedur powinno być możliwe do samodzielnego wykonania przez administratora programu. 33. Posiadać moduł bezpieczeństwa zarządzającym dostępem użytkowników zarówno do odpowiedniego typu dokumentów (grup dokumentów, teczek), jak i funkcji systemu. 34. Baza danych, w której przechowane są dokumenty powinna być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera. System operacyjny serwera powinien zapewnić kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych. 35. Być wyposażony w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych. Udostępnia otwarty interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP. Interfejs zapewnia dostęp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP. Informuje o dacie umieszczenia dokumentu i informacji o sprawach w BIP oraz dacie aktualizacji tych dokumentów. 36. Powinien zapewniać importowanie korespondencji elektronicznej z sieci Internet do wewnętrznej, oddzielonej galwanicznie sieci urzędu Zamawiającego. 37. System powinien umożliwiać dołączanie notatki tekstowej do dokumentów wraz z możliwością potwierdzenia przez użytkownika systemu faktu zapoznania się z jej treścią. 38. System powinien zapewniać integrację z elektroniczną skrzynką podawczą umożliwiającą spełnianie wymagań ustawowych Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 w sprawie warunków organizacyjno - technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U. Nr 200 poz. 1651), w zakresie: Importu dokumentów (korespondencji przychodzącej) do Systemu Eksportu dokumentów z Systemu do skrzynki podawczej Wykonawca wraz z Systemem udostępni narzędzie do automatycznego tworzenia kopii systemu. Administrator będzie miał możliwość zdefiniowania konkretnego terminu kopii. Uprawnieni użytkownicy mają mieć możliwość sumarycznej kontroli dotyczącej ilości korespondencji przychodzącej, terminów realizacji i przydzielonych zadań poszczególnych użytkowników oraz ich grup. Kontrola dotycząca terminów realizacji jest też możliwa z odpowiednim wyprzedzeniem (stan na dany dzień).Instrukcja obsługi Systemu i inne jego dokumenty mają być polskojęzyczne, System powinien mieć możliwość przechowywania polskojęzycznych danych. Wymagania szczegółowe Automatyzacja obsługi procesów workflow Program ma: 1. Pozwalać na samodzielne definiowanie procesów zachodzących w systemie. 2. Pozwalać na śledzenie poszczególnych etapów procesu. 3. Umożliwiać uruchamiania procesów w kontekście spraw/dokumentów. 4. Tworzyć system indywidualnych zadań użytkownika w zależności od etapu realizacji danego procesu. 5. Umożliwiać kontrolę i redefinicję procesów po ich wdrożeniu. 6. Zezwalać na informowanie użytkowników o etapie realizacji danego procesu. 7. Pozwalać na przydzielanie praw dostępu do poszczególnych procesów oraz etapów procesów na poziomie użytkownika, grupy, roli, hierarchii podległości. 8. Zapisywać pełną historię wszystkich zdarzeń, które miały miejsce w ścieżce wraz z oznaczeniem daty i godziny wykonania oraz użytkownika, który wykonał wybraną operację. 9. Posiadać możliwość definiowania czasu, w którym musi zostać wykonana ścieżka oraz czasu wykonania czynności dla każdego z punktów ścieżki. 10. Zapewnić kontrolę weryfikującą czas przypisany w poszczególnych punktach do ogólnego czasu przypisanego ścieżce tak by nie było możliwe przekroczenie czasu przypisanego ścieżce. Zarządzanie czasem pracy Program ma: 1. Umożliwiać definiowanie zadań własnych pracownika oraz zlecanie zadań dla innych pracowników Zamawiającego. 2. Umożliwiać nadzorowanie terminu i sposobu realizacji zadań przez Zamawiającego z możliwością odrzucania zadań wykonanych niewłaściwie. 3. Wyświetlać tylko zadania przypisane do danego użytkownika/sprawy/etapu procesu. 4. Możliwość sygnalizowania zdarzeń z określonym wykresem wyprzedzenia. 5. Posiadać mechanizm automatycznych przypomnień o terminach zapisanych w kalendarzu. 6. Umożliwiać rejestrowanie i sygnalizowanie terminów własnych pracownika oraz zaplanowanych przez kierownika. 7. Umożliwiać kojarzenie zadań, terminów i rocznic z dokumentami sprawami i pismami. 8. Sygnalizować o przeterminowanych dokumentach (sprawach) zadaniach oraz automatycznie generuje ich wykaz. 9. Posiadać mechanizm informujący o otrzymaniu dokumentów wymagających akceptacji. 10. Umożliwiać informowanie użytkownika, oraz kierowników i naczelników o zdarzeniach i terminach wynikających z prowadzonych spraw, dokumentów i wykonywanych zadań. Obsługa sekretariatów Program ma: 1. Umożliwiać rejestrowanie pism wpływających w wielu, dowolnie zdefiniowanych dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływającej. 2. umożliwiać automatyczną rejestrację poczty elektronicznej odebranej na oficjalnym koncie pocztowym jednostki oraz na indywidualnych kontach pocztowych pracowników (wraz z załącznikami i identyfikacją danych adresowych nadawcy). 3. Przechowywać treści dokumentów wraz z załącznikami - format załącznika może mieć dowolną postać (dokumenty elektroniczne i pliki graficzne w dowolnym formacie, dokumenty skanowane, maile, pliki dźwiękowe i inne). 4. Umożliwiać automatyczną numerację rejestrowanych pism, zgodnie z instrukcją kancelaryjną Zamawiającego. 5. Umożliwiać rejestrowanie wielu nadawców pisma. 6. Umożliwiać rejestrowanie załączników do pism. 7. Umożliwiać skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom zamawiającego, stosownie do ich uprawnień. 8. Umożliwiać dołączanie dokumentów w formie dowolnych plików elektronicznych. 9. Umożliwiać drukowanie potwierdzenia przyjęcia dla petenta (odpowiednik pieczęci wpływu przybijanej na kopii dokumentu dla interesanta) 10. Umożliwiać klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg dowolnie zdefiniowanego przez użytkownika słownika. 11. Umożliwiać rejestrowanie pism wychodzących na każdym stanowisku pracy. 12. Umożliwiać rejestrowanie załączników do pism wychodzących. 13. Umożliwiać generowanie treści pism wychodzących i załączników w oparciu o zdefiniowane szablony. 14. Umożliwiać skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom urzędu, stosownie do ich uprawnień. 15. Umożliwiać dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów. 16. Umożliwiać klasyfikowanie adresatów i kontrahentów. 17. Wspomagać kancelarię urzędu w zakresie adresowania i zestawiania wykazów pism poleconych. 18. Posiadać wbudowaną funkcję skanowania dokumentów oraz rozpoznawiania tekstu OCR. Obsługa skanera oraz OCR odbywa się bez użycia dodatkowych aplikacji. Komunikator systemowy i poczta elektroniczna Program ma: 1. Posiadać wbudowanego klienta poczty elektronicznej. 2. Umożliwiać komunikację ze sprawą z poziomu komunikatora oraz z poziomu poczty. 3. Umożliwiać rejestrację sprawy z poziomu klienta poczty. 4. Powiadamiać użytkownika o zdarzeniach, zadaniach do realizacji. 5. Posiadać wbudowany komunikator obsługiwany z poziomu przeglądarki (ma on automatycznie pobierać listę kontaktów na podstawie listy użytkowników korzystających z systemu). 6. Umożliwiać odbieranie wiadomości z komunikatora nawet wówczas gdy użytkownik nie jest zalogowany w systemie. Dekretowanie, przekazywanie, udostępnianie Program ma: 1. Umożliwiać zarówno pojedynczą jak i hurtową dekretację, odbierania, kończenie, przekazywanie dokumentów. 2. Umożliwiać wycofanie błędnie zadekretowanej korespondencji. 3. Umożliwiać wielopoziomową dekretacja wpływającej korespondencji. 4. Umożliwiać tworzenie grup pracowników współpracujących przy realizacji spraw z możliwością definiowania uprawnień każdego z użytkowników w poszczególnych sprawach. 5. Umożliwiać ustawienie dostępu do treści dokumentu w określonym czasie. 6. Umożliwiać dekretowanie dokumentów w imieniu przełożonego. 7. Umożliwiać równoczesnej pracy kilku pracowników nad jedną sprawą. Wyszukiwanie, przeglądanie dokumentów i załączników Program ma: 1. Umożliwiać podgląd treści pism przewodnich i wybranych załączników z poziomu przeglądarki - wyświetlanie treści załączników w systemie, bez użycia dodatkowych aplikacji. 2. Posiadać przeglądarkę dokumentów umożliwiającą dostęp także do tych dokumentów, które nie znajdują sie na koncie użytkownika, uwzględniając strukturę organizacyjna Zamawiającego oraz uprawnienia użytkownika. 3. Umożliwiać bezpośredni wgląd do każdego dokumentu sprawy. 4. Umożliwiać przeszukiwanie spraw wg kryteriów dowolnie definiowanych przez użytkownika. Obsługa dokumentów Program ma: 1. Umożliwiać tworzenie pism wewnętrznych na zasadzie kopii oraz referencji do dokumentu przewodniego. 2. Umożliwiać wszczynanie spraw z Urzędu. 3. Umożliwiać ustawienie uprawnień na załącznikach do pisma. 4. Umożliwiać obsługę dokumentów a/a. 5. Umożliwiać użytkownikom definiowanie własnych szablonów pism. 6. Automatycznie uzupełniać wybrane informacje (np. dane kontrahenta) z wnętrza bazy danych. 7. Umożliwiać przechowywanie szablonów pism z możliwością wersjonowania i powrotu do poprzedniej wersji. 8. Umożliwiać aktywne raportowanie pozwalające na przekazywanie informacji o stanie zaawansowania realizacji poleceń, spraw i zadań (terminowość, opóźnienia, zagrożenia itp.). 9. Umożliwiać monitorowanie stanu i obiegu dokumentów, realizacji spraw i zadań z poziomu użytkownika, zgodnie z posiadanymi przez niego uprawnieniami. 10. Umożliwiać rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami powiązanymi. 11. Umożliwiać przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia. 12. Umożliwiać tworzenie i przechowywanie wielu wersji (stanów) dokumentu, informowanie o liczbie wersji (proponowana jest zawsze najnowsza wersja), dostęp do treści w każdej z wersji. 13. Umożliwiać przywracanie stanu poprzedniego dokumentu - pozwalać na zapisanie plików i metadanych jako stan aktualnego ze stanu wybranego przez użytkownika. 14. Umożliwiać dołączanie do obiektów dyspozycji przełożonych oraz uwag i komentarzy. 15. Umożliwiać zarządzanie dostępem użytkowników do różnych rodzajów dokumentów, spraw oraz rejestrów. 16. Umożliwiać rejestrowanie historii życia dokumentu i sprawy. 17. Umożliwiać klasyfikację dokumentów i spraw za pomocą rzeczowego wykazu akt, możliwość modyfikacji JRWA. 18. Umożliwiać wykorzystanie szablonów ułatwiających przygotowanie dokumentów. 19. Umożliwiać podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym z poziomu aplikacji. 20. Posiadać zintegrowane archiwum zakładowe, wspomagać proces archiwizacji dokumentów w archiwum zakładowym (generowanie wykazów przekazania i brakowania dokumentów oraz - po upływie określonego czasu - przekazywanie do archiwum państwowego, w strukturach wymaganych ustawą o państwowym zasobie archiwalnym i archiwach. 21. Umożliwiać automatyczną aktualizację załączników na dokumencie przewodnim na podstawie zmian wprowadzonych w piśmie wewnętrznym. 22. Umożliwiać utworzenie wielu spraw w oparciu o jeden dokument. 23. Umożliwiać dołączanie dowolnych dokumentów do sprawy - pism przychodzących i wychodzących, dokumentów wewnętrznych, ustalanie i dołączanie do sprawy danych adresowych stron zainteresowanych. 24. Umożliwiać dołączanie zadań do sprawy. 25. Umożliwiać definiowanie standardowych procedur postępowania przy załatwianiu spraw poprzez przydzielanie zadań do wykonania przez komórki organizacyjne i pracowników organizacji, nadzorowanie stanu realizacji zadań i terminów. 26. Umożliwiać tworzenie powiązań i zależności pomiędzy dokumentami. Obsługa zastępstw Program ma posiadać mechanizm zastępstw, który nie wymusza przekazywania haseł pomiędzy użytkownikami na czas nieobecności. Każdy użytkownik Systemu powinien posiadać możliwość wskazania początku oraz końca okresu, w którym będzie zastępowany. Program ma posiadać możliwość modyfikacji osoby zastępowanej bądź zastępującej. Wszystkie operacje realizowane przez zastępcę powinny być zapisane w historii zdarzeń i umożliwiać identyfikację osoby, która je wykonała. Wszystkie elementy, na których zastępca wykonał jakiekolwiek operacje są mają być przedstawione w postaci zbiorczej listy by zastępowany mógł je zidentyfikować po podjęciu pracy po nieobecności. Mechanizm zastępstw musi umożliwiać określenie do jakich elementów (np.: Dokumenty, sprawy, elementy do akceptacji, elementy do dekretacji, notatki, poczta, rezerwacje, delegacje, urlopy, zastępstwa, foldery publiczne) należących do osoby zastępowanej, zastępca otrzyma dostęp na czas pełnionego zastępstwa. Archiwizacja dokumentów Program ma: 1. Umożliwiać tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych, które stanowią podstawę do przyjmowania i przekazywania akt, teczek oraz innej dokumentacji w obrębie jednostki. 2. Umożliwiać wprowadzanie ręcznego spisu zdawczo - odbiorczego w przypadku przekazania dokumentów wraz ze spisem zdawczo - odbiorczym sporządzonym ręcznie. 3. Umożliwiać wprowadzenia spisu dokumentów uprzednio przekazanych i będących już w Archiwum a nie ewidencjonowanych w bazie danych. Po przyjęciu dokumentów do Archiwum, moduł automatycznie wylicza rok planowanego brakowania 4. Umożliwiać użytkownikowi programu z odpowiednimi uprawnieniami możliwość edycji i usunięcia spisów zdawczo - odbiorczych, jeżeli na ich podstawie nie zostały jeszcze zarejestrowane akta w archiwum. Wśród zarejestrowanych spisów zdawczo - odbiorczych użytkownik musi mieć możliwość wyszukiwania rekordów spośród wszystkich zapisów w bazie za pomocą dostępnych filtrów. Musi mieć również możliwość podglądu i wydruku zarejestrowanych spisów. Do tej operacji nie są wymagane uprawnienia. 5. Powinien zawierać funkcje pozwalające na prowadzenie kompletnej ewidencji przechowywanej dokumentacji, tak aby istniała możliwość: Łatwego i szybkiego przeszukiwania zgromadzonej dokumentacji, Szukania dokumentacji z różnych poziomów archiwum, Sortowania materiałów archiwalnych wg typów symboli dokumentacji, Ewidencjonowanie akt, które nie zostały zwrócone do archiwum, które zostały uszkodzone w trakcie wypożyczenia lub akt, których brakuje w wydziale, do którego uprzednio wypożyczono dane akta, Możliwość zmiany domyślnej prezentacji danych. W dowolnym momencie użytkownik modułu musi mieć możliwość podglądu oraz wydruku szczegółów poszczególnych pozycji w archiwum. 6. Umożliwiać rezerwowanie oraz wypożyczanie akt w komórce organizacyjnej. 7. Umożliwić ewidencję wypożyczenia akt w bazie po wyszukaniu akt ewidencjonowanych w bazie w archiwum. 8. Użytkownik programu archiwum musi mieć możliwość wypożyczenia akt na podstawie dokonanej przez użytkownika z komórki organizacyjnej rezerwacji jak również bez wcześniejszej rezerwacji Użytkownik modułu archiwum musi mieć możliwość podglądu wszystkich aktywnych rezerwacji danych akt. Po wypożyczeniu akt musi istnieć możliwość wydrukowania Zastawnika. Powinna być udostępniona opcja usuwania rezerwacji przez operatora z komórki organizacyjnej. 9. Umożliwiać wydruk Karty Udostępnienia akt. 10. Powinien udostępniać możliwość przygotowania dokumentacji archiwalnej kategorii A w ramach Wydziału w celu przekazania do Archiwum Państwowego. Proces ten będzie przeprowadzany przez użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami. Po przekazaniu danej grupy akt użytkownik powinien mieć możliwość wydruku spisu zdawczo - odbiorczego materiałów archiwalnych oraz wydruku opisu akt. 11. Umożliwiać przeprowadzenie procesu brakowania akt. Proces będzie mógł być przeprowadzony przez użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami. Użytkownik musi mieć możliwość wyszukania akt, które będą poddane procesowi brakowania akt. 12. Zapewnić możliwość tworzenia spisów dokumentacji nie archiwalnej przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, której okres przechowywania upłynął. Proces ten będzie przeprowadzany przez użytkownika z odpowiednimi uprawnieniami, który po przygotowaniu spisu będzie mógł go wydrukować. 13. Udostępnić możliwość przygotowania dokumentacji archiwalnej kategorii B w ramach Wydziału do ekspertyzy w celu zatwierdzenia do przekazania do zniszczenia lub na makulaturę lub w celu zmiany kwalifikacji. 14. Mieć możliwość odszukania sporządzonych spisów zdawczo - odbiorczych akt przekazanych do Archiwum Państwowego oraz na zniszczenie lub makulaturę. Moduł integracji z systemem BIP Program ma: 1. Zapewnić dostęp do informacji o sprawach i dokumentach wyznaczonych do publikowania w BIP. 2. Informować o dacie umieszczenia dokumentu w BIP. 3. Informować o dacie aktualizacji dokumentu umieszczonego w BIP 4. Po zatwierdzeniu przez osobę upoważnioną do dokumentu ze statusem dokumentu publicznego, w sposób bezpieczny, wyeksportować dokumenty do formatu bazy danych BIP, mieszczącej się na odrębnym serwerze, zgodnie z Ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198 późn. zm.). 5. Zapewniać możliwość przyjmowania danych za pośrednictwem aktywnych formularzy, udostępnionych na stronie informacyjnej jednostki i w BIP, z możliwością automatycznego rejestrowania tych danych w bazie Systemu obiegu dokumentów. Wsparcie użytkownika: 1. Użytkownik powinien mieć możliwość wysłania bezpośrednio z programu zgłoszeń o błędach. 2. W przypadku zgłoszenia błędu program powinien pozwolić pobrać (sprawdzić) logi z błędami. 3. Użytkownik powinien mieć możliwość opisania swoich uwag oraz dołączenia pliku, np. Screenu ekranu z błędem. 4. Program powinien automatycznie powiadamiać użytkownika o zmianach w statusie wysłanego zgłoszenia. Wymogi dodatkowe: 1. Program powinien posiadać otwarty bezpieczny kanał integracji z innymi systemami, oparty o technologię webservices lub jej równoważną pod względem funkcjonalności. Kanał integracji powinien być dwukierunkowy. 2. Posiadać możliwość indywidualnego dostosowania graficznego interfejsu użytkownika do wymogów Zamawiającego 3. Cena rocznego wparcia autorskiego nie może przekroczyć 50% ceny programu (za cenę programu rozumie się jego wartość brutto bez kosztów wdrożenia). Wdrożenie: 1. Szacowana liczba stanowisk to: PZD - 25 PCPR - 10 PCO - 20 2. Wsparcie autorskie przez 5 lat za darmo. 3. Fizyczna instalacja na serwerach wskazanych przez zamawiającego w jednostkach. 4. Przeprowadzenie szkoleń dla pracowników w/w jednostek..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
48.90.00.00-7.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Przedmiot umowy jest współfinansowany ze środków EFRR w ramach Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego 2007-2013, projekt pn. Wdrożenie elektronicznych usług publicznych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Nowotarskiego..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
25.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• MAXTO Marcin Staniewski, Tomasz Wojewoda Sp. J., ul. Reduta 5, 31-421 Kraków, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 41728,46 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  49500,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  49500,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  49500,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zamówienie realizowane jest w trybie z wolnej ręki , ponieważ Zamawiajacy przy poszerzeniu licencji programu do obiegu dokumentów wraz z wdrożeniem w następujących jednostkach: PCPR, PZD i PCO stwierdza, iż winien być to ten sam Wykonawca, który został wyłoniony w postępowaniu w trybie przetargu nieograniczonego nr RI/ZA/PN/342/15/2010. Uzasadnienie: 1) Elektroniczny Obieg Dokumentów ma być z założenia ma być jednolitym systemem zarządzania dokumentami w jednostkach biorących udział w projekcje Wdrożenie elektronicznych usług publicznych w jednostkach organizacyjnych Powiatu Nowotarskiego. Biorąc pod uwagę, iż nie ma gwarancji, że przez cały okres trwania projektu jednostki te będą funkcjonowały w obecnej strukturze organizacyjnej, objęcie jednolitym systemem obiegu, pozwoli na bezproblemowe łączenie jednostek (zachowanie integralności i ciągłości baz danych elektronicznego obiegu dokumentów), ułatwi migrację i przenoszenie pracowników bez konieczności ponoszenia kosztów dodatkowych szkoleń oraz znacznie ułatwi i obniży koszty obsługi i wsparcia technicznego prowadzonego na dzień dzisiejszy przez Zespół Informatyków, dysponujący tylko dwoma etatami. 2) Program jest już wdrożony w Starostwie Powiatowym a celem projektu było połączenie wszystkich jednostek za pomocą jednej aplikacji dla potrzeb, której przygotowano już całą infrastrukturę techniczną. 3) Planowana zmiana siedziby urzędu i jednostek, scentralizowanych w jednym budynku ze wspólnym dziennikiem podawczym również wymusza zastosowanie jednolitego oprogramowania w jednostkach biorących udział w projekcie. 4) Możliwość zastosowania jednolitej polityki wykonywania kopii zapasowych baz danych programu, które na wypadek poważnej awarii budynku, w którym mieści się jednostka, będzie można od razu uruchomić na innej jednostce wykorzystując zainstalowany tam program. 5) Prawa autorskie programu a co za tym idzie możliwość poszerzania licencji i rozbudowy programu posiadanego już przez Starostwo Powiatowe, ma tylko jedna firma. 6) Wyłonienie innego Wykonawcy do realizacji zadania uniemożliwi osiągnięcie przyjętych w projekcie założeń znacznie podnosząc przyszłe koszty funkcjonowania programów, opieki serwisowej oraz migracji baz danych.