Wykonanie usługi zarządzania projektem pełniąc funkcję Koordynatora Projektu Sukcesem szkoły sukces absolwentów

Zabrze: Wykonanie usługi zarządzania projektem pełniąc funkcję Koordynatora Projektu Sukcesem szkoły sukces absolwentów


Numer ogłoszenia: 219340 - 2011; data zamieszczenia: 27.07.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
nieobowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Zespół Szkół Nr 10, ul. Chopina 26, 41-807 Zabrze, woj. śląskie, tel. 032 2711177, faks 032 2711177.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Szkoła publiczna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Wykonanie usługi zarządzania projektem pełniąc funkcję Koordynatora Projektu Sukcesem szkoły sukces absolwentów.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Wykonanie usługi zarządzania projektem pełniąc funkcję Koordynatora Projektu Sukcesem szkoły sukces absolwentów, numer projektu: WND-POKL.09.02.00-24131/09 w ramach programu operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w terminie od 26 lipca 2011 roku do 31 sierpnia 2012 roku. Do najważniejszych zadań koordynatora projektu należeć będą w szczególności: -koordynowanie oraz organizowanie działań projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie -nadzorowanie pracy podległego personelu projektu -koordynowanie działań promocyjnych w ramach projektu -prowadzenie spotkań roboczych związanych z projektem -kontakty i współpraca z opiekunem projektu w IP..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.42.10.00-1.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: WND-POKL.09.02.00-24131/09-01.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
26.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Sławomir Nadolski, ul. Roosevelta 47/5, 41-800 Zabrze, kraj/woj. śląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 20250,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  17212,50

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  17212,50
  / Oferta z najwyższą ceną:
  17212,50

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Uzasadnienie faktyczne: Zamawiający w okresie od 1.09.2010 roku do 31.08.2012 roku realizuje projekt dofinansowany z funduszy europejskich pod nazwą Sukces szkoły sukcesem absolwentów, mający na celu podniesienie jakości procesu kształcenia i wzmocnienie atrakcyjności ZS10 ukierunkowane na rozwój kluczowych kompetencji w celu podniesienia atrakcyjności ucznia jako przyszłych pracowników oraz studentów kierunków technicznych. Do wykonywania zadań w projekcie zostało utworzone stanowisko koordynator projektu, zajmującego się m. in. koordynowaniem oraz organizowaniem działań projektu zgodnie z zapisami wniosku o dofinansowanie, tworzeniem wniosków o płatność, kontaktami i współpracą z opiekunem projektu w IP, opracowanie i sporządzanie sprawozdań z realizacji projektu, przy udziale księgowego, oraz asystenta, dbanie o zgodność prowadzonych działań z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego, odpowiadanie za zgodność prowadzonych działań z wytycznymi PO KL oraz zapisami umowy o dofinansowanie projektu. Utworzone zostało również stanowisko asystenta koordynatora projektu, zajmującego się obsługą biurową zadań oraz m.in. bieżącą realizacji zadań wynikających z projektu we współpracy z Koordynatorem projektu, wykonywaniem czynności administracyjnych związanych z realizacją projektu, zakupem towarów i usług zgodnie z obowiązującymi przepisami wynikających z prawa, zasad kwalifikowalności i umowy, Informowaniem potencjalnych uczestników projektu o ofercie zajęć/szkoleń/wykładów/warsztatów finansowanych ze środków EFS i warunkach udziału w poszczególnych szkoleniach/kursach. Od dnia 19.07.2011 tj. na 11 dni roboczych przed oddaniem wniosku o płatność osoba pełniąca funkcję koordynatora, przebywa na zwolnieniu lekarskim. Zwolnienie to, spowodowane oczekiwaniem na urodzenie dziecka, wyniknęło nagle i niespodziewanie, gdyż do tej pory wszystko układało się dobrze i nie było żadnych przeszkód w wykonywaniu obowiązków koordynatora. Z uzyskanych informacji wynika, iż będzie to zwolnienie długotrwałe, najprawdopodobniej do dnia porodu. Stan zdrowia uniemożliwia dotychczasowemu koordynatorowi wykonywanie jakichkolwiek obowiązków i zadań, wymuszając konieczność pozostawania w domu, z dala od jakichkolwiek sytuacji stresowych. Z uwagi na powyższe okoliczności dotychczasowy koordynator złożył rezygnację z wykonywania obowiązków i koniecznym stał się wybór nowej osoby mającej pełnić tę funkcję. Nowo wybrana osoba powinna znać specyfikę szkoły i w bardzo krótkim okresie czasu powinna móc wdrożyć się w obowiązki koordynatora. Najistotniejszym i najbardziej naglącym problemem jest konieczność napisania wniosku o płatność, którego termin złożenia upływa w dniu 2.08.2011. Do przygotowania w/w wniosku konieczna jest gruntowna znajomość projektu. Z uwagi na stan zdrowia pani koordynator nie jest możliwym korzystnie z jej pomocy przy pisaniu winsoku. Nie oddanie go w określonym terminie pociąga za sobą daleko idące konsekwencje, z utratą części dofinansowania włącznie. Z uwagi na przedstawione okoliczności koniecznym jest niezwłoczne zatrudnienie nowego koordynatora, zdolnego do szybkiego wdrożenia się w projekt, który będzie w stanie napisać w terminie wniosek o płatność. Uzasadnienie prawne: Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy Prawo zamówień publicznych zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Przepis ten umożliwia zatem udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki, gdy zaistnieją łącznie następujące okoliczności: a) wyjątkowa sytuacja, b) przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie zamawiającego, c) sytuacji tej zamawiający nie mógł przewidzieć, d) wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, e) nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia. Udzielenie zamówienia z wolnej ręki jest dopuszczalne tylko w przypadku, gdy wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. W aspekcie czasowym jest to sytuacja, w której zamawiający ma mniej czasu na udzielenie wykonania zamówienia niż w przypadku pilnej potrzeby udzielenia zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, która stanowi przesłankę zastosowania negocjacji bez ogłoszenia. Nie dysponuje dostateczną ilością czasu nie tylko do przeprowadzenia postępowania rozpoczynającego się ogłoszeniem, ale nawet do przeprowadzenia postępowania w trybie negocjacji z ogłoszeniem, dla którego ustawa nie przewiduje żadnego terminu na czynności zamawiającego. Praktycznie jest to sytuacja, w której należy udzielić zamówienia bez żadnej zwłoki, a samo zamówienie powinno zostać zrealizowane natychmiastowo. W sytuacji zamawiającego konieczność wysłania wniosku o płatność w terminie 11 dni roboczych wskazuje na zupełny brak czasu na przeprowadzenie zamówienia w innym trybie. Okoliczności nieprzewidywalne to przede wszystkim zjawiska losowe i niezależne od zamawiającego takie jak awarie, niespodziewane wypadki itp. W sytuacji zamawiającego zwolnienie lekarskie koordynatora jest zdarzeniem nagłym i niespodziewanym, gdyż żadne przesłanki nie wskazywały wcześniej na to, iż w tak krótkim czasie nastąpi konieczność całkowitej rezygnacji z pracy koordynatora. Dodatkowym, a jednocześnie zasadniczym elementem decydującym o niezwłocznej potrzebie udzielenie zamówienia jest wyznaczony termin do złożenia wniosku płatność. Dokument ten jest koniecznym do zapewnienia prawidłowej realizacji projektu, a terminy wyznaczone na złożenie go są sztywne i nie dopuszczające żadnych odstępstw ani ich przedłużania z jakichkolwiek powodów. Zagrożenie prawidłowej realizacji projektu oraz groźba utraty przyznanych środków powodują konieczność utrzymania się w ramach wyznaczonych terminów. Jedyną osobą zdolną do napisania takiego wniosku z uwagi na zakresie obowiązków, ale przede wszystkim posiadane umiejętności jest nowy koordynator. Konieczność znajomość specyfiki projektu, jak też samej placówki edukacyjnej powoduje, iż znalezienie w tak krótkim czasie kilku osób spełniających kryteria i wyrażających wolę przyjęcia na siebie obowiązków koordynatora, co zapewniłoby wymóg konkurencyjności, nie jest możliwe. Dodatkowym utrudnieniem jest także trwający sezon urlopowy, który utrudnia poszukiwania odpowiedniej osoby. Osoba, która przejmie stanowisko koordynatora, oprócz posiadanych kwalifikacji, będzie musiała także złożyć zapewnienie, że będzie w stanie terminowo wywiązać się z nałożonych obowiązków, spowoduje konieczność jej bardzo dużego zaangażowania, przede wszystkim czasowego, do którego musi dysponować odpowiednimi możliwościami. Równocześnie należy zwrócić uwagę, że polskie przepisy podzieliły procedurę negocjacyjną bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu, przewidzianą w art. 31 Dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na dwa tryby: udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki (art. 66 i nn. Prawa zamówień publicznych), możliwe m.in., jeżeli jest konieczne natychmiastowe wykonanie zamówienia i negocjacje bez ogłoszenia (art. 61 i nn. Prawa zamówień publicznych), możliwe m.in. ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia. Można więc przyjąć, że z punktu widzenia przepisów unijnych negocjacje bez ogłoszenia i udzielenie zamówienia z wolnej ręki to ten sam tryb. Jednak w przedmiotowej sprawie udzielenie zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia również nie jest możliwe - z przyczyn, na które wskazuje Zamawiający: m.in. nie można byłoby znaleźć (a przynajmniej jest to bardzo mało prawdopodobne) pięciu wykonawców, do których należałoby skierować zaproszenie do negocjacji. Trzeba więc mieć świadomość, że im dłużej trwałaby jakakolwiek procedura udzielenia zamówienia, tym większe prawdopodobieństwo, że żaden wykonawca nie podjąłby się realizacji zadania w tak krótkim terminie. Poza tym należy także brać pod uwagę ewentualne wydłużenie postępowania ze względu na środki ochrony prawnej składane przez wykonawców, należy zawsze uwzględnić szacując długość czasu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a zaistnienie których uczyniłoby zamówienie niemożliwym do wykonania ze względu na upływ terminu. Rozwiązanie istniejącej umowy z koordynatorem było decyzją nieprzewidywalną - uzależnioną od nieprzewidywalnych przesłanek, których strony nie były w stanie wziąć pod uwagę ani przewidzieć przy zawieraniu umowy, tym bardziej w terminie tak niekorzystnym dla zamawiającego, co uzasadnia konieczność szybkiego znalezienia zastępstwa. Z uwagi na powyższe, po analizie wszystkich okoliczności, zamawiający uznał, iż zostały spełnione wszystkie przesłanki wyjątkowości sytuacji i konieczności niezwłocznej realizacji zamówienia, w związku z czym wybór trybu z wolnej ręki jest jedyną możliwością zapewnienia realizacji przyjętych zobowiązań.