81/KSOW/ PN-U/2014 Zakup usług polegających na kompleksowej organizacji i obsługi trzydniowej konferencji szkoleniowej pt. „II Ogólnopolski Zlot Zagród Edukacyjnych” w dniach 17 – 19 listopada 2014 r. w Krakowie - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa trzydniowej konferencji szkoleniowej pt. „ogólnopolski zlot zagród edukacyjnych” w dniach 17 19 listopada 2014 r. w krakowie. w dniach 17 i 18 listopada 2014 r. konferencja odbędzie się w obiekcie „stara zajezdnia” przy ul. św. wawrzyńca 12 w krakowie. konferencja będzie skierowana do osób działających na rzecz rozwoju sieci zagród edukacyjnych. celem konferencji jest integracja i wymiana doświadczeń środowiska działającego na rzecz rozwoju ogólnopolskiej sieci zagród edukacyjnych oraz upowszechnienie wiedzy specjalistycznej mającej znaczenie dla rozwoju gospodarstw edukacyjnych w polsce, a co za tym idzie wspieranie rozwoju obszarów wiejskich. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu. w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację projektu, b) minimum jeden numer telefonu oraz adres mailowy i korespondencyjny, c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu i uczestnikom konferencji stały kontakt z przedstawicielami biura. czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć jednego dnia roboczego. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. wykonawca zapewni co najmniej 1. nabór uczestników. nabór uczestników konferencji (minimalnie 160 osób a maksymalnie 180) w szczególności wśród członków ogólnopolskiej sieci zagród edukacyjnych oraz doradców rolniczych koordynujących funkcjonowanie zagród edukacyjnych z całej polski (lista dostępna na stronie www.zagroda edukacyjna.pl). jedna zagroda edukacyjna może zgłosić maksymalnie 2 osoby do udziału w konferencji. 2. sale seminaryjne minimum 3 sale seminaryjne w dniu 19 listopada 2014 r. w celu realizacji seminariów konsultacyjnych dla grup maksymalnie 60 osobowych. sale będą się znajdowały na obszarze dzielnicy krakowa – stare miasto, w odległości nie większej niż 0,5 km od miejsca zakwaterowania, wyposażone minimalnie w a) ekran, b) rzutnik, c) flipchart + flamastry, d) dostęp do internetu, e) klimatyzację. wykonawca zapewni oznakowanie sal seminaryjnych w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl ; 3. oznakowanie sali w obiekcie „stara zajezdnia” w dniach 17 18 listopada 2014 r. oznakowanie sali konferencyjnej, znajdującej się w obiekcie „stara zajezdnia” przy ul. św. wawrzyńca 12 w krakowie (w której odbędą się pierwsze dwa dni konferencji) w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 4. zakwaterowanie zapewnienie zakwaterowania –ze śniadaniem dla maksymalnie 160 uczestników konferencji w dniach 17/18 oraz 18/19 listopada 2014 r. w obiektach o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub równoważnym, w pokojach jednoosobowych, dwuosobowych lub trzyosobowych z pełnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, mieszczących się na obszarze dzielnicy krakowa – stare miasto. jeżeli odległość z miejsca zakwaterowania do miejsca konferencji będzie większa niż 1 km wykonawca zapewni dowóz uczestników na miejsce konferencji oraz powrót do miejsca zakwaterowania. zamawiający dopuszcza maksymalnie 3 miejsca zakwaterowania dla uczestników. liczba pokoi zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z zakwaterowania. 5. wyżywienie. zapewnienie wyżywienia dla wszystkich uczestników konferencji w tym 1) w dniach 17 i 18 listopada 2014 r. w miejscu konferencji a) obiad w każdym dniu, składający się minimalnie z dwóch dań zupy i dania głównego (w tym danie mięsne, 2 rodzaje gotowanych jarzyn), deseru w formie ciasta, napojów zimnych (woda gazowana i niegazowana), napojów gorących (kawa, herbata). menu obiadowe będzie różne każdego dnia, b) kolacja w każdym dniu, każdego dnia inny wariant wariant 1 kolacja składająca się co najmniej z bufetu zimnego wybór wędlin, serów, grillowane warzywa, warzywa świeże, pieczywo, masło; bufetu ciepłego mięso w sosie, co najmniej 2 rodzaje pierogów, warzywa na parze, zapiekane ziemniaki; bufetu deserowego wybór ciast (co najmniej 4 rodzaje), napoje woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata; wariant 2 kolacja składająca się co najmniej z bufetu zimnego wybór wędlin serwowanych z marynatami, 2 rodzaje sałatek warzywnych, pieczywo, masło; bufetu ciepłego krem z warzyw, mięso w sosie, ryba na ciepło, karmelizowane warzywa, ziemniaki z masłem i koperkiem; bufetu deserowego wybór ciast (co najmniej 4 rodzaje), napoje woda gazowana i niegazowana, kawa, herbata; c) serwis kawowy ciągły, składający się minimalnie z kawy, wyboru herbat, soków owocowych, wody gazowanej i niegazowanej, wyboru kruchych ciastek; 2) w dniu 19 listopada 2014 r. w miejscu zakwaterowania a) obiad składający się minimalnie z dwóch dań zupy i dania głównego (w tym danie mięsne, gotowane jarzyny, surówka), napojów zimnych (woda, soki owocowe), b) serwis kawowy ciągły, składający się minimalnie z kawy, wyboru herbat, soków owocowych, wody gazowanej i niegazowanej, wyboru kruchych ciastek. podczas wszystkich posiłków zapewniony powinien być cukier biały i brązowy, mleczko do kawy, cytryna. liczba posiłków zostanie dostosowana do liczby osób faktycznie korzystających z wyżywienia. 6. program konferencji realizacja ramowego programu trzydniowej konferencji i dzień przyjazd i zakwaterowanie obiad – ok. godz. 13.00 rozpoczęcie zlotu, oficjalne wystąpienia organizatorów, gospodarzy i gości – 1 godz. sesja plenarna – 4 godziny w trakcie sesji plenarnej poruszone zostaną co najmniej następujące zagadnienia miejsce gospodarstw edukacyjnych w wielofunkcyjnym rolnictwie i rozwoju obszarów wiejskich, działalność ogólnopolskiej sieci zagród edukacyjnych w ciągu ostatniego roku, edukacja w zagrodach edukacyjnych w kontekście dokumentów programowych wychowania przedszkolnego i kształcenia ogólnego, dobra praktyka współpracy wojewódzkiego kuratorium oświaty z ogólnopolską siecią zagród edukacyjnych, programowanie zajęć edukacyjnych w oparciu o potencjał gospodarstwa rolnego, prawne uwarunkowania prowadzenia działalności edukacyjnej w gospodarstwach rolnych; dyskusja moderowana – 1 godzina kolacja w trakcie i w miejscu kolacji wykonawca zapewni mikrofon i sprzęt nagłaśniający umożliwiający wystąpienia gości. ponadto wykonawca zapewni ok. 1,5 godzinny program o charakterze artystyczno – kulturalnym przygotowany w oparciu o dziedzictwo kulturowe wsi. wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie sali umożliwiające realizację programu. ii dzień warsztaty edukacyjne w grupach (sesja wprowadzająca) – 1 godz. warsztaty edukacyjne w grupach (2 sesja) – 1,5 godz. warsztaty edukacyjne w grupach (3 sesja) – 1,5 godz. warsztaty edukacyjne będą prowadzone równolegle w 6 grupach maksymalnie 30 osobowych. każda grupa zrealizuje co najmniej dwa tematy warsztatowe, min. 45 min. max. 90 min. warsztaty będą pokazywać metody dydaktyczne – ćwiczenia objaśniające prawa natury do zastosowania w pracy edukacyjnej w zagrodach edukacyjnych. zaproponowane zostaną warsztaty uczące samodzielnego wyciągania wniosków w oparciu o doświadczenia i obserwacje, rozwijające ciekawość i inspirujące do poznawania różnorodnych dziedzin wiedzy oraz metody stymulujące uczestników do pracy w grupie. warsztaty będą obejmować co najmniej eksperymenty i doświadczenia z zakresu właściwości wody, zastosowania maszyn prostych w życiu codziennym, mierzenia i ważenia przedmiotów, zapachów, procesów kulturalnych, tradycji regionalnych obiad zajęcia z zakresu budowania i integracji zespołu – min. 3 godz. zegarowe zajęcia dotyczące budowania i integracji zespołu będą miały na celu integrację grupy, nawiązywanie między jej członkami współpracy, budowanie zaufania, a nawet przyjaźni, wzajemne poznawanie się uczestników poza codziennym kontekstem. uczestnicy zajęć wzajemnie poznają swoje mocne i słabe strony, definiują role zespołowe, uczą sie współpracy w swoim zespole. zajęcia pozwalają nabyć umiejętność nawiązywania kontaktów interpersonalnych oraz akceptowania i rozumienia zachowań innych. zajęcia będą prowadzone równolegle w grupach maksymalnie 12 osobowych. każda z grup będzie pracowała pod kierunkiem opiekuna trenera. zadaniem każdej grupy będzie samodzielne przygotowanie wizualno – przestrzennego projektu. praca wszystkich grup będzie się składała na całościowy wspólny projekt całej grupy uczestników. każde stanowisko pracy zespołu zostanie wyposażone w komplet narzędzi i materiałów niezbędnych do realizacji projektu. kolacja iii dzień seminaria konsultacyjne w grupach (min. 3 grupy) – 3 godz. seminaria konsultacyjne w grupach obejmować będą zakres tematyczny funkcjonowania ogólnopolskiej sieci zagród edukacyjnych i prowadzenia działalności edukacyjnej w gospodarstwie. przedmiotem konsultacji będą bieżące problemy związane z funkcjonowaniem gospodarstwa edukacyjnego. seminaria zostaną zrealizowane w co najmniej 3 grupach, maksymalnie 60 osobowych. seminaria prowadzone będą przez specjalistów z doświadczeniem w dziedzinie gospodarstw edukacyjnych. obiad wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji w terminie 1 dnia roboczego od dnia podpisania umowy, opracowany na podstawie ramowego programu, szczegółowy program konferencji, scenariusz warsztatów oraz listę proponowanych wykładowców. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uzasadnionych uwag do szczegółowego programu konferencji, scenariusza warsztatów oraz do listy wykładowców w terminie 1 dnia roboczego od dnia jego otrzymania. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie w terminie 1 dnia roboczego. szczegółowy program konferencji a także wszystkie powstałe w ramach konferencji prezentacje/abstrakty/konspekty oraz wszelkie inne materiały muszą zawierać stałą i trwałą wizualizacje logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 7. eksperci. zapewnienie ekspertów niezbędnych do realizacji wykładów i warsztatów zgodnie z programem konferencji (w liczbie niezbędnej do należytej realizacji wykładów) jednak nie mniejszej niż 7 osób, w tym minimum 1 osobę z tytułem doktora prawa, która w okresie ostatnich 3 lat przeprowadziła co najmniej 3 zajęcia dydaktyczne dotyczące problematyki rozwoju obszarów wiejskich; minimum 1 osobę z tytułem magistra w zakresie pedagogiki z minimum 10 letnim doświadczeniem zawodowym związanym z pedagogiką, która w okresie ostatnich 3 lat przeprowadziła co najmniej 3 zajęcia dydaktyczne dotyczące problematyki gospodarstw prowadzących działalność edukacyjną; minimum 2 osoby z tytułem magistra i minimum 3 letnim doświadczeniem w zakresie budowania i integracji zespołu; minimum 3 osoby z tytułem magistra i minimum 3 letnim doświadczeniem w zakresie funkcjonowania gospodarstw edukacyjnych. ponadto wykonawca zaprosi do udziału w konferencji przedstawicieli ministerstwa edukacji i ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi. treść pisemnego zaproszenia zostanie przesłana zamawiającemu do akceptacji. 8. materiały informacyjne dla wszystkich uczestników konferencji. wykonawca zapewni materiały informacyjne wraz z ich dystrybucją wśród wszystkich uczestników konferencji. wykonawca zapewni opracowanie merytoryczne, o łącznej objętości minimum 30 stron (format a4), które będzie obejmowało zagadnienia zakresu merytorycznego konferencji, w tym co najmniej programowanie zajęć edukacyjnych w oparciu o potencjał gospodarstwa rolnego; edukacja w zagrodach edukacyjnych w kontekście dokumentów programowych wychowania przedszkolnego i kształcenia ogólnego; prawne uwarunkowania prowadzenia działalności edukacyjnej w gospodarstwach rolnych, oraz program konferencji. uwaga materiały informacyjne wydrukowane zostaną dla wszystkich uczestników konferencji. materiały informacyjne będą zawierały treści zawarte w załączniku nr 7b do siwz oraz będą zawierały stała i trwałą wizualizację logotypów i sloganów wskazanych w załączniku nr 7a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow przed rozpoczęciem konferencji, zaproszenie do udziału w konferencji, zawierające informacje o jej tematyce, szczegółowy program, informacje o możliwości zgłaszania się do udziału w konferencji; najpóźniej 3 dni od zakończenia konferencji, informację podsumowującą konferencję, elektroniczną wersję prezentacji i/lub abstraktów wystąpień z konferencji, materiały konferencyjne oraz min. 40 zdjęć. uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 8 do siwz. ii.1.6)