Zakup usług gastronomicznych, konferencyjnych i hotelowych na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania Strategicznego Komitetu ds. Migracji, Granic i Azylu (SCIFA) podczas Polskiego Przewodnictwa w Radzie UE.

Warszawa: Zakup usług gastronomicznych, konferencyjnych i hotelowych na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania Strategicznego Komitetu ds. Migracji, Granic i Azylu (SCIFA) podczas Polskiego Przewodnictwa w Radzie UE.


Numer ogłoszenia: 233598 - 2011; data zamieszczenia: 05.08.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Zakup usług gastronomicznych, konferencyjnych i hotelowych na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania Strategicznego Komitetu ds. Migracji, Granic i Azylu (SCIFA) podczas Polskiego Przewodnictwa w Radzie UE..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Zakup usług gastronomicznych, konferencyjnych i hotelowych na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania Strategicznego Komitetu ds. Migracji, Granic i Azylu (SCIFA) podczas Polskiego Przewodnictwa w Radzie UE..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.12.00.00-7, 55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.07.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• URBAŃSKI Przedsiębiorstwo Budowlane, ul. Chrobrego 151, 87-100 Toruń, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 51871,36 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  26880,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  26880,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  26880,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 67 ust. 1 pkt 1a Ustawy Prawo zamówień publicznych, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę, z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług gastronomicznych, konferencyjnych i hotelowych na potrzeby dwudniowego nieformalnego spotkania Strategicznego Komitetu ds. Migracji, Granic i Azylu (SCIFA) podczas Polskiego Przewodnictwa w Radzie UE. SCIFA to komitet o charakterze politycznym, na który przyjeżdżają przedstawiciele: krajów członkowskich UE, krajów EFTA (Szwajcarii, Lichtensteinu, Norwegii, Islandii), Komisji Europejskiej i Sekretariatu Generalnego Rady (około 3 osoby z każdej delegacji). W czasie spotkań jest dokonywana analiza dokumentów przekazanych z różnych grup roboczych działających w ramach Rady WSiSW, analiza problemów wynikających ze stosowania odpowiednich przepisów traktatowych odnoszących się do przestrzeni wolności, bezpieczeństwa i sprawiedliwości oraz swobodnego przepływu osób, omawiane są kwestie będące przedmiotem bieżącej dyskusji na grupach roboczych, które stanowią szczególny problem negocjacyjny oraz, w miarę możliwości, rozwiązywanie tych problemów. Spotkanie SCIFA odbywa się średnio raz na miesiąc. Terminy posiedzeń są ustalone przez kraj sprawujący przewodnictwo w Radzie UE w porozumieniu z Sekretariatem Generalnym Rady, w oparciu o terminy posiedzeń Rady JHA. W czasie polskiej prezydencji zaplanowane są spotkania w następujących terminach: - 22 lipca 2011 r., - 05-06 września 2011 r., - 10-11 października 2011 r., - 30 listopada-01 grudnia 2011 r. Zwyczajowo wszystkie formalne spotkania SCIFA odbywają się w Brukseli, jedno - nieformalne posiedzenie odbywa się w kraju sprawującym przewodnictwo w Radzie UE. W związku z powyższym ustalono, iż najdogodniejszym terminem na organizację spotkania w Polsce jest 05-06 września 2011 r. Rada Ministrów przyjęła dokument Obiekty rekomendowane jako miejsca spotkań krajowych podczas polskiej prezydencji w Radzie Unii Europejskiej w 2011 r. Rekomendacje Rady Ministrów uzyskały: Gdańsk, Katowice, Kraków, Łódź, Poznań, Rzeszów, Sopot, Toruń z Bydgoszczą, Warszawa i Wrocław. W związku z promocją wszystkich regionów Polski oraz faktem, iż na spotkanie delegaci muszą dojechać sami, na wrześniowe spotkanie SCIFY zaproponowano Toruń. Toruń, dzięki swojemu centralnemu położeniu w Polsce, należy do ważniejszych węzłów drogowych w kraju. Miasto leży na skrzyżowaniu głównych dróg krajowych, co umożliwia dobre skomunikowanie zarówno na linii północ-południe jak i wschód-zachód oraz wygodny dojazd z niemal każdego kierunku. Droga krajowa nr 1 daje możliwość dojazdu do Torunia z północy - od strony Gdańska oraz z południa - od strony Łodzi, Częstochowy, Górnego Śląska i dalej od południowej granicy kraju - Cieszyna. Drogą krajową nr 10 można dojechać z kierunku Szczecina przez Piłę i Nakło n. Notecią jak również od strony Warszawy przez Płońsk, Sierpc i Lipno. Do Torunia można dojechać koleją bezpośrednio z wszystkich dużych miast w Polsce. 50 kilometrów od Torunia znajduje się lotnisko pasażerskie w Bydgoszczy. Jest też bardzo dobry dojazd z gdańskiego, poznańskiego czy warszawskiego lotniska. Dodatkowo, Toruń jest jednym z najpiękniejszych i najlepiej zachowanym (pod względem historycznym) miast w Polsce. To średniowieczne miasto jest aktywnym ośrodkiem życia naukowego i intelektualnego. Toruń jest drugim, obok Krakowa, miastem Polski, gdzie znajduje się największy w kraju zbiór zabytków sztuki i architektury gotyckiej. W 1997 roku wpisano zespół staromiejski Torunia (Stare Miasto, Nowe Miasto, Zamek Krzyżacki) na Listę Światowego Dziedzictwa Kulturowego i naturalnego UNESCO. Toruń stanowi jeden z najważniejszych ośrodków kulturalnych w północnej Polsce - odbywają się tam liczne imprezy kulturalne, festiwale teatralne, filmowe oraz muzyczne. Od 2003 roku miasto posiada certyfikat gminy przyjaznej środowisku. Toruń promuje także wartości jednoczące Europę - od 06 grudnia 2001 r. Toruń dołączył do elitarnego grona miast europejskich, które posiadają Flagę Honorową Rady Europy (wyróżnienie przyznane za aktywność międzynarodową oraz zasługi dla promocji idei jedności europejskiej), a w 2005 roku Toruń otrzymał wyróżnienie Rady Europy - Tablicę Honorową Rady Europy (nagroda ta jest uznaniem za działalność na rzecz idei jedności europejskiej). Ze względu na wysoką rangę imprezy oraz historyczny moment - od 01 lipca 2011 r. pierwszy raz Polska przewodniczy w Radzie UE, warunki w których odbędzie się konferencja muszą być na najwyższym poziomie. Bardzo ważnym elementem organizacyjnym jest zapewnienie delegacjom poczucia gościnności. Wnioskujący w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia zawarł m.in. wymóg, aby miejscem, w którym organizowane jest spotkanie był hotel minimum czterogwiazdkowy, posiadał określoną liczbę dostępnych pokoi, salę konferencyjną wolną od elementów utrudniających kontakt wizualny np. kolumn, usytuowany w bliskiej odległości od Rynku Głównego w Toruniu. Toruń dysponuje 4 hotelami, które zapewniają usługi w standardzie minimum czterogwiazdkowym: Hotel Bulwar, Hotel Filmar, Hotel 1231, Mercure Helios Hotel. Hotel Bulwar - lokalizacja w bliskiej odległości od Rynku Głównego, wystarczająca ilość miejsc noclegowych do pojedynczego wykorzystania, duża płaska sala konferencyjna bez kolumn ograniczających kontakt. Hotel Filmar - znajduje się poza obszarem Rynku Głównego, a sale konferencyjne przecięte są filarami utrudniającymi kontakt w układzie przy prostokątnym stole. Hotel 1231 - nie posiada wystarczającej ilości miejsc oraz pokoi do jednoosobowego wykorzystania. Mercure Helios Hotel - sale konferencyjne przecięte są filarami utrudniającymi kontakt w układzie przy prostokątnym stole. Wśród ww. 3 hotele (wyłączając Filmar) są zlokalizowane w bezpośredniej odległości od Starego Miasta. W hotelach umiejscowionych na Starym Mieście 2 (Bulwar, Mercure Helios) spełniają wymagania dot. liczby pokoi hotelowych, jak również są usytuowane blisko Rynku Głównego. Tylko jeden z nich posiada dużą płaską salę konferencyjną bez elementów utrudniających kontakt wizualny (np. kolumn, filarów), zdolną pomieścić 120 osób w układzie przy prostokątnym stole (80 osób w tzw. pierwszym kręgu, pozostałe 40 - w drugim). Stanowi to zdaniem Wnioskującego przesłankę do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust 1 pkt 1 lit a Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: 1. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę: a) z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, Ponadto, Hotel Bulwar mieszczący się w Toruniu spełnia minimalne warunki Zielonej Prezydencji określane przez Ministerstwo Środowiska, Hotel Bulwar spełnia wymogi opisane przez Wnioskującego w szczegółowym opisie przedmiotu zamówienia: - zaplecze konferencyjne, Hotel dysponuje następującymi klimatyzowanymi salami: - Getynga i Filadelfia - o łącznej powierzchni 277 m2, w której mieści się 250 osób w układzie kinowym, - Lejda - o wielkości 50,5 m2, w której mieści się około 30 osób w układzie kinowym (16 osób przy okrągłym stole), - VIP - o wielkości 16 m2, w której mieści się 8-12 osób. Hotel posiada sprzęt techniczny (konferencyjny: ekran, rzutnik, nagłośnienie) wraz z obsługą techniczną. - zaplecze restauracyjne, w hotelowej restauracji serwowane są dania, gotowane na produktach naturalnych. Restauracja posiada w swojej ofercie możliwość stworzenia posiłków z produktów z ekologicznego gospodarstwa. Z hotelowej restauracji rozpościera się widok na Wisłę. - historyczny charakter budynku, Hotel Bulwar mieści się w zabytkowym, historycznym obiekcie Koszar Racławickich. Obiekt wzniesiony w latach 1819-1822 jako zespół obronny złożony z gmachu koszar szkoły kadetów i obmurowanych wałów od strony Wisły. W okresie międzywojennym mieściła się tu pierwsza Szkoła Oficerska Marynarki Wojennej w Polsce (aktualnie ma siedzibę w Gdyni). Po wojnie w obiekcie mieścił się internat technikum Budowlanego, a od roku 1993 roku obiekt nie był wykorzystywany. W roku 2001 budynek został sprzedany przez władze miasta i w uzgodnieniu z konserwatorem zabytków i architektami powstał nowoczesny obiekt hotelowy o wysokim standardzie. Z uwagi na powyższe Komisja przetargowa rekomenduje udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki ze względu na spełnienie przesłanki opisanej w art. art. 67 ust. 1 pkt 1a ustawy - Prawo zamówień publicznych.