Usługa zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-08011 pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1, polegającą na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-080 11pn. Siemiatycze na drodze rozwoju,polegającej na pełnieniu funkcji kierownika projektu i księgowego projektu. Projekt realizowany będzie przez Powiat Siemiatycki i Miasto Siemiatycze z ofinansowaniem ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Projekt składa się z następujących zadań: 1) wzrost jakości, dostępności i przejrzystości usług przez szkolenia, opracowanie i wdrożenie narzędzia do badania satysfakcji klienta oraz opracowanie kart usług, otwarcie BOK oraz audyt BIP, 2) wzrost efektywności konsultacji społecznych przez szkolenia oraz analizę efektywności NGO w powiecie, 3) poprawa efektywności realizacji celów pozyskiwania inwestorów i promocji turystyki przez szkolenia, 4) wdrożenie budżetu zadaniowego oraz doskonalenie kompetencji kierowników w zarządzaniu zasobami ludzkimi przez szkolenia, 5) wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Siemiatycze, 6) wdrożenie systemu monitorowania strategii przez aktualizację strategii, szkolenia oraz wdrożenie aplikacji elektronicznej do monitorowania budżetu, 7) szkolenia komputerowe, językowe i studia podyplomowe. Przewidywany okres realizacji projektu: 01.01.2012 r. - 31.12.2013 r. Zadania kierownika projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.: 1) nadzór nad realizacją projektu i zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami, 2) nadzór i koordynacja pracy personelu projektu, 3) prowadzenie dokumentacji projektu, 4) wprowadzanie zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentach programowych POKL, 5) nadzór nad promocją projektu, 6) reprezentowanie projektu na zewnątrz i kontakt z mediami, 7) bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu, 8) prowadzenie spotkań zespołu kierowniczego, 9) opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem), 10) nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie, 11) rozliczanie czasu pracy pracowników projektu, 12) hospitowanie szkoleń prowadzonych w ramach projektu, 13) nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno-promocyjnych w miejscach realizacji projektu, 14) koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych, 15) pełnienie funkcji Przewodniczącego Komisji Rekrutacyjnej, 16) sporządzanie wniosków o płatność - część merytoryczna, 17) koordynowanie dokonywania zakupów w ramach projektu i zamawiania usług, 18) nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej, 19) wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu. Szacowany czas realizacji usługi kierownika projektu to 120 godzin miesięcznie. Zadania księgowego projektu to: 1) opracowanie i przygotowanie projektowej dokumentacji finansowej, zgodnie z obowiązującą dokumentacją projektową, 2) nadzór nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym, 3) pomoc w dokonywaniu zakupów w ramach projektu i zamawiania usług (rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności oraz Prawo Zamówień Publicznych), 4) monitorowanie wykorzystania środków (postępu finansowego realizacji projektu), 5) opisywanie faktur i dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatku (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami POKL), dekretacja dokumentów zgodnie z przyjętym planem kont, 6) przygotowanie i terminowe składanie wniosków o płatność i raportów finansowych, 7)bieżące prowadzenie rozliczeń dotyczących realizowanego projektu, zgodnie z zasadami POKL, 8) archiwizacja dokumentów finansowych, 9) udział w pracach zespołu kierowniczego projektu, 10) dkonanie rozliczenia końcowego projektu, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami. Szacowany czas realizacji usługi księgowego projektu to 120 godzin miesięcznie. 2. Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1)świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy usługach zarządzania, 2)świadczenia usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, 3)poszanowania praw pracowniczych, 4)stosowania się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego, 5)przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych, 6)udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego. 3.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak: śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi. 4.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 15 % szacowanego czasu wykonywania usług było realizowane w siedzibie beneficjenta, tj. minimum 36 godzin w skali miesiąca, a w razie konieczności - Wykonawca stawi się w miejscu realizacji projektu w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego. 5.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt. 6.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez osobę, która dokument sporządziła (pozostanie w dokumentacji projektu). Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia). 7.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji. 8.Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca, przed zawarciem umowy, przedstawił dokument opisujący planowane zasady współpracy osób realizujących usługi kierowania i rozliczania projektu z pozostałym personelem zarządzającym projektem, tj. specjalistą ds. rekrutacji i promocji, specjalistą ds. monitorowania i ewaluacji projektu oraz specjalistą ds. zamówień publicznych, będących pracownikami beneficjenta.