Usługa zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-08011 pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1, polegającą na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu

Siemiatycze: Usługa zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-08011 pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1, polegającą na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu


Numer ogłoszenia: 336101 - 2011; data zamieszczenia: 19.12.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Siemiatycki , ul. Legionów Piłsudskiego 3, 17-300 Siemiatycze, woj. podlaskie, tel. 85 65 66 500, faks 85 65 66 501.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-08011 pn. Siemiatycze na drodze rozwoju Poddziałanie 5.2.1, polegającą na pełnieniu funkcji kierownika i księgowego projektu.

II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.

II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
1.Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usługi zarządzania projektem Nr KSI POKL.05.02.01-00-080 11pn. Siemiatycze na drodze rozwoju,polegającej na pełnieniu funkcji kierownika projektu i księgowego projektu. Projekt realizowany będzie przez Powiat Siemiatycki i Miasto Siemiatycze z ofinansowaniem ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Projekt składa się z następujących zadań: 1) wzrost jakości, dostępności i przejrzystości usług przez szkolenia, opracowanie i wdrożenie narzędzia do badania satysfakcji klienta oraz opracowanie kart usług, otwarcie BOK oraz audyt BIP, 2) wzrost efektywności konsultacji społecznych przez szkolenia oraz analizę efektywności NGO w powiecie, 3) poprawa efektywności realizacji celów pozyskiwania inwestorów i promocji turystyki przez szkolenia, 4) wdrożenie budżetu zadaniowego oraz doskonalenie kompetencji kierowników w zarządzaniu zasobami ludzkimi przez szkolenia, 5) wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Miasta Siemiatycze, 6) wdrożenie systemu monitorowania strategii przez aktualizację strategii, szkolenia oraz wdrożenie aplikacji elektronicznej do monitorowania budżetu, 7) szkolenia komputerowe, językowe i studia podyplomowe. Przewidywany okres realizacji projektu: 01.01.2012 r. - 31.12.2013 r. Zadania kierownika projektu polegać będą na kierowaniu wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego i finansowego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, tj.: 1) nadzór nad realizacją projektu i zgodnością przygotowanych dokumentów z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami, 2) nadzór i koordynacja pracy personelu projektu, 3) prowadzenie dokumentacji projektu, 4) wprowadzanie zmian do projektu w oparciu o obowiązujące zapisy zawarte w dokumentacji konkursowej, umowie o dofinansowanie projektu, dokumentach programowych POKL, 5) nadzór nad promocją projektu, 6) reprezentowanie projektu na zewnątrz i kontakt z mediami, 7) bieżący kontakt z Instytucją Pośredniczącą i innymi organizacjami lub instytucjami zaangażowanymi bezpośrednio lub pośrednio przy realizacji projektu, 8) prowadzenie spotkań zespołu kierowniczego, 9) opracowanie propozycji zakresów czynności dla podległych pracowników (zgodnie ze strukturą organizacyjną zarządzania projektem), 10) nadzór nad pracami w zakresie monitorowania i ewaluacji w projekcie, 11) rozliczanie czasu pracy pracowników projektu, 12) hospitowanie szkoleń prowadzonych w ramach projektu, 13) nadzorowanie prac związanych z umieszczeniem elementów informacyjno-promocyjnych w miejscach realizacji projektu, 14) koordynowanie wydruku i dystrybucji materiałów promocyjno-informacyjnych, 15) pełnienie funkcji Przewodniczącego Komisji Rekrutacyjnej, 16) sporządzanie wniosków o płatność - część merytoryczna, 17) koordynowanie dokonywania zakupów w ramach projektu i zamawiania usług, 18) nadzór nad przechowywaniem i archiwizowaniem dokumentacji projektowej, 19) wykonywanie innych zadań wynikających z potrzeby prawidłowego zrealizowania projektu i umowy o dofinansowanie projektu. Szacowany czas realizacji usługi kierownika projektu to 120 godzin miesięcznie. Zadania księgowego projektu to: 1) opracowanie i przygotowanie projektowej dokumentacji finansowej, zgodnie z obowiązującą dokumentacją projektową, 2) nadzór nad prawidłową realizacją projektu pod względem finansowym, 3) pomoc w dokonywaniu zakupów w ramach projektu i zamawiania usług (rozeznanie rynku, zasada konkurencyjności oraz Prawo Zamówień Publicznych), 4) monitorowanie wykorzystania środków (postępu finansowego realizacji projektu), 5) opisywanie faktur i dokumentów finansowych potwierdzających poniesienie wydatku (list płac, umów cywilno-prawnych, faktur, rachunków, zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności wydatków oraz zasadami POKL), dekretacja dokumentów zgodnie z przyjętym planem kont, 6) przygotowanie i terminowe składanie wniosków o płatność i raportów finansowych, 7)bieżące prowadzenie rozliczeń dotyczących realizowanego projektu, zgodnie z zasadami POKL, 8) archiwizacja dokumentów finansowych, 9) udział w pracach zespołu kierowniczego projektu, 10) dkonanie rozliczenia końcowego projektu, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi realizacji projektu w ramach PO KL 2007-2013 i obowiązującymi przepisami. Szacowany czas realizacji usługi księgowego projektu to 120 godzin miesięcznie. 2. Zadania o których mowa powyżej będą świadczone nieprzerwanie przez cały okres realizacji projektu. Przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do: 1)świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z najlepszymi praktykami stosowanymi przy usługach zarządzania, 2)świadczenia usług w oparciu o obowiązujące przepisy prawa, 3)poszanowania praw pracowniczych, 4)stosowania się do reguł i standardów obowiązujących u Zamawiającego, 5)przestrzegania norm dotyczących ochrony danych osobowych i informacji niejawnych, 6)udzielania odpowiedzi i wyjaśnień na wezwanie Zamawiającego. 3.Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił do realizacji zamówienia osoby na stałe przypisane do projektu. Ich zmiana może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach, takich jak: śmierć, długotrwała choroba, rozwiązanie stosunku pracy lub innej umowy, innych przypadkach uniemożliwiających pełnienie usługi. 4.Zamawiający wymaga, aby co najmniej 15 % szacowanego czasu wykonywania usług było realizowane w siedzibie beneficjenta, tj. minimum 36 godzin w skali miesiąca, a w razie konieczności - Wykonawca stawi się w miejscu realizacji projektu w ciągu maksymalnie 4 godzin od momentu otrzymania wezwania od Zamawiającego. 5.Wykonawca zobowiązany będzie dojeżdżać do siedziby Zamawiającego i w razie konieczności do instytucji dofinansowującej we własnym zakresie i na własny koszt. 6.Wykonawca będzie przygotowywał i przedkładał Zamawiającemu do podpisu kompletną dokumentację dotyczącą projektu (np. korespondencję wychodzącą, wnioski o płatność, sprawozdania, itp.). Dokumenty te mają być dostarczone do siedziby Zamawiającego w dwóch egzemplarzach, w tym jeden parafowany na każdej stronie przez osobę, która dokument sporządziła (pozostanie w dokumentacji projektu). Dokumenty te mają być przedkładane Zamawiającemu na min. 3 dni robocze przed terminem ich wysłania (złożenia). 7.Wykonawca ponosi odpowiedzialność za kompletne przygotowanie dokumentacji i jej terminowe złożenie w odpowiedniej instytucji. 8.Zamawiający wymaga, aby wybrany Wykonawca, przed zawarciem umowy, przedstawił dokument opisujący planowane zasady współpracy osób realizujących usługi kierowania i rozliczania projektu z pozostałym personelem zarządzającym projektem, tj. specjalistą ds. rekrutacji i promocji, specjalistą ds. monitorowania i ewaluacji projektu oraz specjalistą ds. zamówień publicznych, będących pracownikami beneficjenta..

II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.

II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.42.10.00-1, 79.21.10.00-6.

II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.

II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.

II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 24.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM

III.2) ZALICZKI

• 
  Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
  nie

III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW

• 
  III.3.2) Wiedza i doświadczenie
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 3 usługi o wartości powyżej 120.000 zł polegające na zarządzaniu projektem lub byciu liderem projektu w projektach dofinansowanych z EFS o wartości projektu powyżej 1.300.000 zł, w tym co najmniej 2 projekty dla administracji samorządowej, w których uczestniczyło co najmniej 75 beneficjentów,

• 
  III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia
  

  
  Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku
  

  • Warunek ten zostanie spełniony, jeżeli Wykonawca przedstawi wykaz co najmniej 2 osób, wyznaczonych do realizacji niniejszego zamówienia, z czego 1 osoba przewidziana jest do pełnienia funkcji kierownika projektu, który: - kierował co najmniej 2 projektami dofinansowanymi z EFS dla administracji samorządowej, - posiada co najmniej 3 letnie doświadczenie w kierowaniu zespołem na stanowiskach managerskich w biznesie lub administracji samorządowej, - posiada wykształcenie wyższe magisterskie w zakresie nauk społecznych lub zarządzania, oraz 1 osoba przewidziana jako księgowy projektu, który: - samodzielnie rozliczał co najmniej 3 projekty dofinansowane z EFS, w tym co najmniej 1 dla administracji samorządowej, - posiada co najmniej 2 letnie doświadczenie zawodowe w zakresie księgowości w jednostkach sektora finansów publicznych, - posiada wykształcenie wyższe magisterskie w zakresie ekonomii, rachunkowości lub finansów,

III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY

• 
  III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:
  

  • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
  • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami

• 
  III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:
  

  • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

Dokument określający zasady reprezentacji oraz osoby uprawnione do reprezentacji Wykonawcy, a jeżeli Wykonawcę reprezentuje pełnomocnik - także pełnomocnictwo, określające zakres umocowania podpisane przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy.

III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA

IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA

IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.

IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT

IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie:

• 1 - Cena - 60
• 2 - Metody zapewnienia jakości dla zadania kierowania projektem (Mk) - 20
• 3 - Metody zapewnienia jakości dla zadania rozliczania projektu (Mr) - 20

IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.

IV.3) ZMIANA UMOWY

Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
tak

Dopuszczalne zmiany postanowień umowy oraz określenie warunków zmian

Zamawiający dopuszcza istotne zmiany postanowień niniejszej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której Wykonawca został wybrany do realizacji umowy w przypadku, wystąpienia co najmniej jednej z okoliczności wymienionych poniżej, z uwzględnieniem podawanych warunków ich wprowadzenia: 1) zmiany organizacji prawnej Wykonawcy, 2) uzasadnionej zmiany osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, na inne legitymujące się co najmniej równoważnymi kwalifikacjami zawodowymi, doświadczeniem i wykształceniem, które wymagane były przez Zamawiającego w ogłoszeniu i SIWZ, 3) zmiany umowy o dofinansowanie projektu, 4) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wytycznych dotyczących PO KL 2007-2013 lub wytycznych i zaleceń Instytucji Zarządzającej, 5) gdy konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem przesunięcia terminu realizacji projektu związanym z wystąpieniem okoliczności niemożliwych do przewidzenia w chwili zawarcia umowy.

IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.siemiatycze.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Starostwo Powiatowe, ul. Legionów Piłsudskiego, 17-300 Siemiatycze.

IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
27.12.2011 godzina 10:00, miejsce: Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego w Siemiatyczach przy ul. Legionów Piłsudskiego 3, sekretariat - pokój 205, IIp..

IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).

IV.4.16) Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej:
Europejski Fundusz Społeczny w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej.

IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
tak