38/KSOW/PN-U/2014 Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji czwartej międzynarodowej konferencji „Młodzież w gospodarstwach rodzinnych i na obszarach wiejskich Europy” - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej organizacji czwartej międzynarodowej konferencji „młodzież w gospodarstwach rodzinnych i na obszarach wiejskich europy”, której program obejmuje 1) w dniu 3.7.2014 szkolenie warsztatowe dla maksymalnie 25 uczestników, 2) w dniu 4.7.2014 konferencję dla maksymalnie 300 uczestników, 3) w dniu 5.7.2014 wyjazd studyjny, który zapewnia zamawiający. wykonawca zapewni a) nabór — maksymalnie 25 uczestników szkolenia warsztatowego w dniu 3.7.2014 oraz konferencji w dniu 4.7.2014 (5 z polski oraz 20 z co najmniej 4 państw ue). wykonawca dokona naboru spośród młodzieży (w wieku 18 30 lat) oraz osób reprezentujących instytucje działające na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich, — maksymalnie 275 uczestników konferencji w dniu 4.7.2014, w tym młodzież (w wieku 18 30 lat) oraz osoby reprezentujące krajowe i zagraniczne podmioty i instytucje działające na rzecz młodzieży na obszarach wiejskich w tym izby rolnicze, jednostki samorządu terytorialnego, lokalne grupy działania, organizacje pozarządowe, parlamentarzystów, przedstawicieli świata nauki, agencje rządowe, ośrodki doradztwa rolniczego, centrum doradztwa rolniczego, jednostki badawcze i naukowe. b) transport w dniu 2.7.2014 — transfer dla maksymalnie 25 osób uczestników szkolenia warsztatowego — z dworca pkp kraków główny do miejsca zakwaterowania lub — z międzynarodowego portu lotniczego kraków balice do miejsca zakwaterowania, w dniu 3.7.2014 — transport dla maksymalnie 25 osób uczestników szkolenia warsztatowego z miejsca zakwaterowania do sali szkoleniowej oraz z powrotem po zakończeniu szkolenia warsztatowego do miejsca zakwaterowania, jeżeli miejsce zakwaterowania jest inne niż miejsce szkolenia warsztatowego, — transfer dla maksymalnie 30 osób uczestników konferencji i wykładowców — z dworca pkp kraków główny do miejsca zakwaterowania lub — z międzynarodowego portu lotniczego kraków balice do miejsca zakwaterowania, w dniu 4.7.2014 —transport dla maksymalnie 25 uczestników szkolenia warsztatowego — z miejsca zakwaterowania na miejsce konferencji oraz z powrotem po zakończeniu konferencji do miejsca zakwaterowania, jeżeli miejsce zakwaterowania jest inne niż miejsce konferencji, — transport dla maksymalnie 30 osób uczestników konferencji i wykładowców — z miejsca zakwaterowania na miejsce konferencji oraz z powrotem po zakończeniu konferencji do miejsca zakwaterowania, w dniu 5.7.2014 — transport dla maksymalnie 25 uczestników szkolenia warsztatowego — z miejsca kolacji, w formie grilla biesiadnego, do miejsca zakwaterowania, — transport dla maksymalnie 30 osób uczestników konferencji i wykładowców — z miejsca kolacji, w formie grilla biesiadnego, do miejsca zakwaterowania, w dniu 6.7.2014 — transfer dla maksymalnie 55 osób uczestników szkolenia warsztatowego oraz uczestników konferencji i wykładowców — z miejsca zakwaterowania na pkp kraków główny lub — z miejsca zakwaterowania na międzynarodowy port lotniczy kraków balice. samochody/busy powinny być wyposażony co najmniej w klimatyzację. pojazd/pojazdy powinny być sprawne technicznie oraz posiadać odpowiednia ilość miejsc siedzących, z miejscem na bagaże podręczne. liczba i miejsce transferów zostaną dostosowane przez wykonawcę do przeprowadzonego naboru uczestników. czas oczekiwania na transfer nie może przekroczyć 2 godzin od czasu przybycia osób na pkp kraków główny lub międzynarodowy port lotniczy kraków balice. c) zakwaterowanie — w dniach od 2.7.2014 do 6.7.2014 dla maksymalnie 25 osób uczestników szkolenia warsztatowego, noclegi ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta krakowa, dzielnicy stare miasto, — w dniach od 3.7.2014 do 6.7.2014 dla maksymalnie 30 osób 6 wykładowców i 24 uczestników konferencji, noclegi ze śniadaniem w hotelu o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie, w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju, w granicach administracyjnych miasta krakowa, dzielnicy stare miasto. d) sale wykładowe, w tym — w dniu 3.7.2014, sale szkoleniowe w granicach administracyjnych miasta kraków zgodnie z poniższymi wymaganiami — 1 salę szkoleniową dla minimum 25 osób, w godz. 09.00 13.00, — 2 sale warsztatowe dla minimum 15 osób każda, w godz. 14.00 17.00, każda z sal wyposażona będzie co najmniej w laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do internetu, klimatyzację oraz miejsca siedzące przy stolikach w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników. — w dniu 4.7.2014 sale konferencyjne w granicach administracyjnych miasta kraków, zgodnie z poniższymi wymaganiami — 1 salę konferencyjną dla 300 osób w godz. 09.00 13.30, — 2 sale konferencyjne dla minimum 170 osób każda, w godz. 15.00 18.00. każda z sal wyposażona będzie co najmniej w miejsca siedzące w liczbie odpowiadającej liczbie uczestników, laptop, rzutnik, ekran, nagłośnienie, minimum 2 mikrofony, stały oraz bezprzewodowy dostęp do internetu, klimatyzację. wykonawca zapewni oznakowanie sali logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 8 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. e) tłumaczenia, w tym — w dniu 3.7.2014 tłumaczenie konsekutywne z języka polskiego na angielski i odwrotnie podczas warsztatów pt. „propozycje rozwiązań problemów społecznych ekonomicznych młodzieży w europie”, według następującego harmonogramu —co najmniej 1 tłumacz w godz. 9.00 13.00, —co najmniej 2 tłumaczy w godz. 14.00 17.00, — w dniu 4.7.2014 r. tłumaczenie symultaniczne zapewnienie tłumaczy i niezbędnego sprzętu dla maksymalnie 300 uczestników konferencji zgodnie z poniższymi wymaganiami — tłumaczenie symultaniczne z jęz. polskiego na jęz. angielski i odwrotnie od godz.9 00 do godz. 14 00 w miejscu sali konferencyjnej dla 300 osób, — tłumaczenie symultaniczne z jęz. polskiego na jęz. angielski i odwrotnie, od godz. 14 00 do godz. 18 00 w miejscu w dwóch salach konferencyjnych każda dla minimum 170 osób, — w dniu 5.07.2014 r. tłumaczenie konsekutywne z języka polskiego na angielski i odwrotnie podczas wyjazdów studyjnych–zapewnienie 4 tłumaczy dla grupy 60 osób, w godz. od 9.00 do 18.00. f) ekspertów i wykładowców zgodnie z poniższymi wymaganiami — w dniu 3.7.2014 2 ekspertów z wykształceniem wyższym z zakresu nauk ekonomicznych, rolniczych lub socjologicznych, każdy z nich posiadający co najmniej 3 letnie doświadczenie w prowadzeniu zajęć dydaktycznych dotyczących kreatywności i innowacyjności w rozwoju obszarów wiejskich z wykorzystaniem środków ue. eksperci powinni posiadać doświadczenie w prowadzeniu co najmniej 2 warsztatów z wykorzystaniem technik animacyjnych w okresie ostatnich 2 lat. zadaniem ekspertów będzie przeprowadzenie warsztatów pt. „propozycje rozwiązań problemów społecznych ekonomicznych młodzieży w europie” oraz przygotowanie wybranych uczestników do przedstawienia podsumowania prac warsztatowych na konferencji międzynarodowej pt. „młodzież w gospodarstwach rodzinnych i na obszarach wiejskich europy” podczas sesji plenarnej konferencji w dniu 4.7.2014. tematy warsztatów szkoleniowych a) wprowadzenie w tematykę szkolenia warsztatowego zarys problemowy obszarów wiejskich w europie i w polsce, b) przedstawienie sytuacji młodzieży na obszarach wiejskich w polsce, przedstawienie organizacji zajmujących się młodzieżą w polsce i przedsięwzięć przez nie realizowanych, c) ćwiczenia warsztatowe dotyczące problematyki rozwoju obszarów wiejskich, innowacyjnych działań na rzecz młodzieży, problemów wyludniania się obszarów wiejskich, d) ćwiczenia warsztatowe dotyczące przedstawienia problemów i ich rozwiązań przez uczestników warsztatów w ich krajach–przynajmniej 4 kraje ue. e) ćwiczenia warsztatowe pokazujące problemy społeczne i ekonomiczne dotykające młodzież w ue oraz sposoby ich rozwiązania na szczeblu ue, w aspekcie działańw nowej perspektywie finansowej 2014 2020. f) przygotowanie wybranych uczestników do zaprezentowania wyników prac z warsztatów na konferencji międzynarodowej „młodzież w gospodarstwach rodzinnych i na obszarach wiejskich europy”. — w dniu 4.7.2014 minimum 6 wykładowców, w tym przynajmniej 4 wykładowców polskich i 2 zagranicznych z wykształceniem wyższym (rolniczym, ekonomicznym, socjologicznym lub pokrewnym w uzasadniony sposób związanych z tematyką konferencji), którzy brali udział w przynajmniej dwóch konferencjach naukowych jako wykładowcy. wykładowcy powinni posiadać dorobek naukowy w zakresie problematyki społecznej i ekonomicznej drobnych gospodarstw rolnych. zadaniem wykładowców będzie realizacja programu konferencji podczas sesji plenarnej (godz. 9 00 13 30) oraz wykładów na dwóch równoległych sesjach tematycznych (godz. 15 00 18 00). wykładowcy zagraniczni zaprezentują politykę wobec drobnych gospodarstw rolnych w państwach członkowskich unii europejskiej podczas sesji plenarnej oraz sytuację społeczno ekonomiczną drobnych gospodarstw rolnych w innych państwach europejskich podczas sesji tematycznych. wykonawca opracuje i dostarczy zamawiającemu najpóźniej w terminie 7 dni od podpisania umowy, szczegółowy program konferencji oraz listę proponowanych wykładowców, przygotowane w oparciu o program ramowy stanowiący załącznik nr 9 do siwz. program szkolenia warsztatowego i konferencji a także prezentacje i/lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez ekspertów i wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 1 zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. g) powołanie komitetu naukowego konferencji w związku z konferencją, złożonego z minimum 5 członków. przynajmniej dwóch członków komitetu będzie posiadało tytuł profesora, pozostali przynajmniej tytuł doktora, z dziedzin w uzasadniony sposób związanych z tematyką konferencji (głównie ekonomia, rolnictwo, socjologia lub z dziedzin w uzasadniony sposób związanych z tematyką konferencji). rolą komitetu będzie praca nad szczegółowym programem konferencji oraz opieka merytoryczna nad przebiegiem całości konferencji. komitet naukowy odpowiada za realizację oficjalnej części konferencji, zapewni wystąpienia na rozpoczęcie konferencji i zaprosi do udziału i zabrania głosu przedstawicieli administracji centralnej, w tym ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi, ministerstwa pracy i polityki społecznej oraz przedstawicieli samorządu województwa małopolskiego. h) wyżywienie, w tym w dniu 2.7.2014 —dla maksymalnie 25 uczestników szkolenia warsztatowego — kolacja (w odległości nie większej niż 2 km od miejsca zakwaterowania) składająca się z gorącej przystawki oraz zimnej płyty w formie stołu szwedzkiego zawierająca co najmniej zestaw wędlin, serów, warzyw, pieczywa, masła, sałatek, napoje zimne i gorące, deser, w dniu 3.7.2014 — dla maksymalnie 25 uczestników szkolenia warsztatowego — obiad dwudaniowy z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupy i drugiego dania (do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie), gotowanych jarzyn i surówek, napojów (kompot lub soki, woda), w miejscu prowadzenia warsztatów, — kolacja uroczysta składająca się z polskich potraw regionalnych minimalnie z przystawki, dwóch dań gorących, w tym zupy i drugiego dania (do wyboru dwa rodzaje mięs, ryba i danie wegetariańskie z dodatkami), gotowanych jarzyn i surówek, napojów zimnych, kawy, herbaty, deseru w granicach administracyjnych miasta krakowa, dzielnicy stare miasto. — przerwy kawowe w godz. 10.30 11.00 oraz w godz. 15.20 15.35, składające się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców, w miejscu prowadzenia warsztatów, — dla maksymalnie 30 osób — kolacja (w odległości nie większej niż 2 km od miejsca zakwaterowania) składająca się z gorącej przystawki oraz zimnej płyty w formie stołu szwedzkiego zawierająca co najmniej zestaw wędlin, serów, warzyw, pieczywa, masła, sałatek, napoje zimne i gorące, deser. w dniu 4.7.2014 —dla maksymalnie 300 osób w miejscu realizacji konferencji —obiad dwudaniowy w godz. 13.30 15.00 z napojem oraz deserem, składający się co najmniej z dwóch dań gorących, w tym zupy i drugiego dania (do wyboru danie mięsne i danie wegetariańskie), gotowanych jarzyn i surówek, napojów (kompot lub soki, woda), —przerwę kawową w godz. 8.30 9.00, 11.00 11.30 oraz 16.30 16.45, składającą się z kawy, herbaty, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 2 rodzajów soków, ciastek i owoców. w dniu 5.7.2014, — dla maksymalnie 55 osób uczestników i wykładowców szkolenia warsztatowego i konferencji — kolacja, w odległości nie większej niż 7 km od miejsca zakwaterowania każdej z grup – uczestników i wykładowców szkolenia warsztatowego i konferencji, w formie grilla biesiadnego, składająca się z co najmniej trzech ciepłych potraw grillowych do wyboru, ciepłej zupy, stołu z potrawami regionalnymi w formie bufetu oraz napoi zimnych i gorących. i) zapewnienie materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji przeznaczonych do dystrybucji podczas i w związku z konferencją — 300 długopisów, z zachowaniem poniższych wymagań — długopis plastikowy w kolorze białym, — wyposażony w niebieski wkład, — wymiary min. 140x10x10 mm, — 300 notesów, z zachowaniem poniższych wymagań — notes minimum 45 kartkowy w kratkę, — papier offset 80 g/m², — full kolor jednostronnie, —klejony na górnej krawędzi, — z tyłu twarda kartonowa oprawa, — format a5 (210 mm x 148 mm), — 300 toreb, z zachowaniem poniższych wymagań —torba papierowa biała, —wymiary 330 mm x 230 mm x 75 mm (dopuszczalna tolerancja +/ 5 cm), — rączki sznurek poliestrowy biały, długość 35 cm (tolerancja +/ 5 cm), — podstawa usztywniona kartonem, — papier 170 g/m², papier kredowy, laminat błyszczący, — zadruk 4+0 cmyk, — 300 teczek, z zachowaniem poniższych wymagań — teczka tekturowa w kolorze białym, — gładka, — format a4 x 2, — karton 300 g/m², —zadruk 4+0 cmyk, — powierzchnia laminowana. wszystkie materiały promocyjne muszą zawierać logotypy i slogany wskazane w załączniku nr 8 do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl, przy czym długopisy będą zawierać jedynie logotypy. materiały promocyjne nie mogą zawierać reklam komercyjnych. projekty graficzne wszystkich ww. materiałów promocyjnych wykonawca przedstawi zamawiającemu w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy. wykonawca poda w ofercie a) adres obiektu, w którym odbędzie się szkolenie warsztatowe, b) adres obiektu, w którym odbędzie się konferencja, c) nazwy i adresy obiektów, w których wykonawca zapewni zakwaterowanie. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do siwz. ii.1.6)