nocleg ze śniadaniem w hotelu 2-gwiazdkowym realizowana w dniach od 23 listopada do 02 grudnia 2012 dla pracowników 20 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Plus Camerimage 2012

Toruń: nocleg ze śniadaniem w hotelu 2-gwiazdkowym realizowana w dniach od 23 listopada do 02 grudnia 2012 dla pracowników 20 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Plus Camerimage 2012


Numer ogłoszenia: 440626 - 2012; data zamieszczenia: 08.11.2012

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Fundacja TUMULT, Rynek Nowomiejski 28, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. 056 6210019, faks 056 6522197.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Fundacja.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
nocleg ze śniadaniem w hotelu 2-gwiazdkowym realizowana w dniach od 23 listopada do 02 grudnia 2012 dla pracowników 20 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Plus Camerimage 2012.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia są usługi hotelowe: nocleg ze śniadaniem w hotelu 2-gwiazdkowym dla pracowników 20 edycji Międzynarodowego Festiwalu Sztuki Autorów Zdjęć Filmowych Plus Camerimage 2012. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55000000-0 - usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego. Planowane zapotrzebowanie: 1.noclegi ze śniadaniem w hotelu 2 - gwiazdkowym, w pokojach 1 - i 2 - osobowych; 2.ilość pokoi i typy - 10 pokoi (5 pokoi 2-osobowych Standard i 5 pokoi 1-osobowych Standard) 3.Zamawiający zastrzega sobie możliwość dostosowania ilości noclegów do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tzn. zmniejszania lub zwiększania ich liczby) 4.Cena: prosimy o ustalenie jednej cena netto + VAT dla: a) pokoju 1- osobowego Standard ze śniadaniem / pokoju 2 - osobowego Standard do pojedynczego wykorzystania; b) pokoju 2- osobowego Standard ze śniadaniem; 5.Warunki bezkosztowej anulacji miejsc: a)Zamawiający przedstawi ostateczną listę gości na 7 dni przed rozpoczęciem Festiwalu; b)do dnia 12 listopada 2012 każda zmiana zamawianych miejsc noclegowych na mniejszą od pierwotnie planowanej nie będzie pociągała za sobą skutków finansowych, wg zasad, które Zamawiający omówi z Oferentem w trakcie negocjacji. c)po terminie wskazanym w pkt. a) Zamawiający ma możliwość dokonania bezkosztowej korekty w dół zamówionych miejsc do dnia rozpoczęcia Festiwalu mieszczącej się w granicy 15% łącznej ilości miejsc. d)dodatkowo w trakcie trwania Festiwalu dopuszcza się dodatkową korektę w dół miejsc noclegowych do 10% ogólnej puli zamówionych miejsc e)Zamawiający zostanie ostatecznie obciążony za faktycznie zamówione miejsca noclegowe pomniejszone o ewentualne zmiany zgodnie z powyższymi warunkami. Każde zmiany zmniejszające zamówioną ilość miejsc ponad powyższe ustalenia skutkować będą naliczeniem obciążenia za pierwszą niewykorzystaną dobę hotelową pomniejszoną o koszt śniadania..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.00.00.00-0.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Media Desk.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
19.10.2012.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Przedsiębiorstwo Hotelarsko-Turystyczne BRDA, ul. Dworcowa 94, 85-010 Bydgoszcz, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 16666,66 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  16666,66

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  16666,66
  / Oferta z najwyższą ceną:
  16666,66

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem zamówienia jest zlecenie wykonania kompleksowych usług hotelowych, polegających na zapewnieniu miejsc noclegowych wraz ze śniadaniem dla osób pracujących przy organizacji Festiwalu Plus Camerimage 2012r. Usługi te wg kodu CPV (55000000-0, zgodnie z treścią rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 28 stycznia 2010 r. w sprawie wykazu usług o charakterze priorytetowym i niepriorytetowym (Dz. U. z 2010 r. nr 12, poz. 68), należą do tej drugiej kategorii. Stosownie do treści art. 5 ust. 1a ustawy, Zamawiający udzielając zamówienia publicznego na usługi o charakterze niepriorytetowym wymienione w załączniku 2 do w/w rozporządzenia, może wszcząć postępowanie w trybie zamówienia z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż te, które zostały wskazane w art. 67 ust. 1 pzp, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować co najmniej jedną z następujących okoliczności: - naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków; - naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań; - poniesieniem straty w mieniu publicznym; - uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań. Możliwość skorzystania z uprawnień, jakie przyznaje art. 5 ust. 1a ustawy pzp, została uzależniona od zaistnienia szczególnych przesłanek powodujących, iż skorzystanie z trybów zapewniających konkurencyjność byłoby z jakichś względów mniej korzystne od udzielenia zamówienia w trybie szczególnym bądź w niektórych przypadkach utrudnione. Uprawnienie do zastosowania trybu niekonkurencyjnego uzależnione jest więc od wystąpienia szczególnych przesłanek, indywidualnie ocenianych w każdym przypadku. W ocenie Zamawiającego, w niniejszym postępowaniu zachodzą stosowne okoliczności, uprawniające do udzielanie zamówienia na przywołane usługi w trybie z wolnej ręki. Festiwal Plus Camerimage 2012 jest złożonym przedsięwzięciem, podczas którego pracuje kilkadziesiąt osób. To od ich sprawności zależy sukces całej imprezy. Kluczowym zagadnieniem z punktu widzenia Organizatora jest zapewnienie bezpieczeństwa oraz szybkości działania zatrudnionych /zaangażowanych służb. Zamawiający, przystępując do analizy potrzeb hotelowych w związku z organizacją Festiwalu Plus Camerimage 2012r ustalił, że koniecznym jest, aby kluczowi pracownicy Zamawiającego mieszkali jak najbliżej centrum festiwalowego, jakim jest OPERA NOVA, w której znajduje się biuro organizacyjne festiwalu Plus Camerimage. W zupełności wystarczy zapewnienie bazy hotelowej wg standardu 2*. Standard ten jest adekwatny do potrzeb i oczekiwań Zamawiającego. Przed wszczęciem postępowania ustalono, że zapotrzebowanie na pokoje wg tego standardu wynosi ok. 10 pokoi dla kilkunastu pracowników Fundacji Tumult. Hotel RATUSZOWY spełnia podstawowy warunek Zamawiającego, tzn. znajduje się możliwie najbliżej Opery NOVA - jest położony od w odległości 500m od niej. Z uwagi na powyższe, jako okoliczności determinujące osiągnięcie zamierzonego efektu ustalono minima, które nie mogą zostać przekroczone. I tak, - konieczne jest, by kilkunastu kluczowych pracowników Zamawiającego zostało zakwaterowanych w jednym miejscu, możliwie jak najbliżej Opery NOVA - centrum festiwalowego, a trasę z hotelu RATUSZOWEGO do Opery pieszo w jedną stronę można pokonać zaledwie w ciągu 5 minut, - hotel musi zapewnić wyżywienie (śniadanie). Festiwal Plus Camerimage 2012 jest wydarzeniem kulturalnym, podczas którego imprezy towarzyszące odbywają się również w nocy. Oczywistym jest, że obsługa Organizatora musi zostać zapewniona również w tym czasie. Z punktu widzenia Zamawiającego bezspornym jest, że kluczowe znaczenie ma zapewnienie szybkiej i sprawnej komunikacji między miejscem wykonywania pracy a miejscem zakwaterowania. W przypadku dużych odległości między tymi miejscami, Zamawiający zobowiązany byłby do zapewnienia transportu dla swoich pracowników. Należy zważyć, że nocna publiczna komunikacja miejska w mieście Bydgoszcz jest znacznie utrudniona. Pokonywanie większych odległości przy użyciu publicznych środków transportu, stanowiłoby istotne utrudnienie dla pracowników, generowałoby dodatkowe koszty po stronie Organizatora. Zagwarantowanie transportu zastępczego w postaci (BUS, TAXI, przewóz osób) również skutkowałoby powstaniem nieuzasadnionych wydatków i kosztów po stronie Organizatora. Ważnym argumentem przemawiającym za tym, aby miejsca noclegowe znajdowały się w bliskiej odległości od miejsca odbywania się festiwalu, w tym wypadku od Opery NOVA, w której mieszczą się biura festiwalowe, jest również to, że festiwal odbywa się zimą. Pracownicy i współpracownicy festiwalu będą pokonywać trasę hotel - miejsce imprezy czasami nawet kilka razy dziennie. Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonał analizy bazy hotelowej wg standardu 2-gwiazdkowego. Ustalono, że jedyna instytucja, która spełnia oczekiwania Zamawiającego to hotel Ratuszowy. Pozostałe obiekty o podobnym standardzie znajduje się w odległości od 2 km i dalej od Opery NOVA; Istotne znaczenie ma wreszcie możliwość powrotu grupy pracowników, z uwagi na konieczność zapewnienie bezpieczeństwa. Niebagatelną rolę odgrywa również czas, w jakim pracownicy powracają do miejsca zakwaterowania. Pokonywanie znacznych odległości publicznymi środkami transportu w Bydgoszczy w czasie godzin szczytu powoduje znaczące komplikacje. Skutkować to może spóźnieniami pracowników do miejsca pracy, co biorąc pod uwagę rangę Festiwalu, nie może mieć miejsca. Biorąc pod uwagę wszystkie wymienione wyżej okoliczności, w ocenie Zamawiającego, udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki jest prawidłowe i w pełni uzasadnione.