Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, zwanej dalej kon

Poznań: Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, zwanej dalej koncepcją kampanii, wraz z określeniem pól eksploatacji


Numer ogłoszenia: 288296 - 2013; data zamieszczenia: 23.07.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Wielkopolska Organizacja Turystyczna, ul. 27 Grudnia 17/19, 61-737 Poznań, woj. wielkopolskie, tel. 61 6645233, 234, faks 61 6645235.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: Stowarzyszenie.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, zwanej dalej koncepcją kampanii, wraz z określeniem pól eksploatacji.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
2. Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania Przedmiotu Umowy w postaci, która obejmować będzie: 2.1 Szczegółowy opis idei głównej kampanii i kreatywne jej przedstawienie, 2.2 Szczegółowe opracowanie i opisanie kompleksowej oraz spójnej koncepcji kampanii z uwzględnieniem podstawowych komponentów kampanii oraz ich celów, a także miejsca i czasu kampanii (w tym dookreślenie grup docelowych w oparciu o zbiorczą dokumentację strategiczną regionu oraz narzędzi i kanałów komunikacji, metod i metodologii oceny realizacji celów, narzędzi monitoringu oraz działań PR), z określeniem wag poszczególnych komponentów kampanii, 2.3 Szczegółowe uzasadnienia dla w.w założeń (w tym sposobów skutecznego dotarcia do określonych grup docelowych, dobór narzędzi i kanałów komunikacji, metod i metodologii oceny realizacji celów, narzędzi monitoringu oraz działań PR), 2.4 Szczegółowe zaprojektowanie linii graficznych (7) dla poszczególnych grup wskazanych produktów turystycznych: 2.4.1 Produkty podstawowe: a. Produkty turystyki kajakowej tj. Droga wodna - Warta Kanał Ślesiński b. Produkty turystyki motorowodnej - Droga wodna o znaczeniu międzynarodowym (E 70) - Noteć Kanał Ślesiński (wyznaczone odcinki) c. Produkty turystyki żeglarskiej (w tym wind i kite surfing) - Droga wodna - Warta Kanał Ślesiński z jeziorami 2.4.2 Produkty towarzyszące: a. Produkty turystyki rowerowej - funkcjonujące jako szlaki międzynarodowe, ponadregionalne i regionalne - Euro Route 1, Euro Velo R2 i R9; Cysterski Szlak Rowerowy; Rowerowy Szlak Bursztynowy; Szlak Greenway - Naszyjnik Północy oraz Wielkopolski System Szlaków Rowerowych- tj.: Poznański Węzeł Rowerowy, Pierścień Dookoła Poznania; Transwielkopolska Trasa Rowerowa - odcinek północy i południowy, Ziemiański Szlak Rowerowy, Nadwarciański Szlak Rowerowy, Piastowski Trakt Rowerowy, Rowerowy Szlak Stu Jezior b. Produkty turystyki konnej - funkcjonujące jako szlaki konne wykorzystujące infrastrukturę oraz tradycje i rzemiosło jeździeckie -Szlaki konne: Podkuta szóstka, 2 szlaki powiatu czarnkowsko-trzcianeckiego oraz Markowe ośrodki turystyki konnej i jeździectwa ( m.in. Sieraków, Jaszkowo i inne wytypowane 2.5 Szczegółowe zaprojektowanie TRZY propozycje niekonwencjonalnych działań promocyjnych do danego produktu realizowanych w ramach kampanii przez wybraną agencję, a jednocześnie pozwalających na włączenie się (promocyjne, techniczne, merytoryczne) Zamawiającego - WOT w imprezy realizowane przez partnerów projektu, a wskazane przez Zamawiającego , w odniesieniu do każdego ze wskazanych produktów: 2.5.1. Produkt podstawowy (3 propozycje działań niekonwencjonalnych): a. Imprezy wodniackie i wizerunkowe b. Przy realizacji należy uwzględnić: ~ Zamawiający wskazuje, że produkt turystyczny Wielka Pętla Wielkopolski obejmuje swoim zasięgiem terytorialnym obszar 26 jednostek samorządu terytorialnego oraz 1 Stowarzyszenie Związek Miast i Gmin Nadnoteckich, a także RZGW, które są jednocześnie partnerami projektu, który to fakt powinien być uwzględniony przez Wykonawcę w opracowywanych założeniach ideowych koncepcji kreatywnej działań komunikacyjnych oraz stworzenia wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski. Wykaz wskazanych jednostek stanowi - Załącznik nr 1M do Regulaminu konkursu. Wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia listy wszystkich imprez wodniackich (z danej listy opracowanej przez Zamawiającego w Załączniku 1N do Regulaminu konkursu) w celu opracowania propozycji spójnych ideowo dla niekonwencjonalnych działań promocyjnych (ogółem 4), które jednocześnie kreatywnie odnoszą się do idei głównej kampanii i są spójne z koncepcją oferenta, w ten sposobów zapewniając skuteczne dotarcia do określonych grup docelowych. Wykonawca - przy projektowaniu tworzeniu niekonwencjonalnych działań promocyjnych zobowiązany jest uwzględnić fakt, że kilka imprez odbywać się może w różnych miejscach w tym samym czasie. Działania niekonwencjonalne obejmować mają wszystkie imprezy z załącznika nr 1 N do Regulaminu konkursu. 2.6 Szczegółowe zaprojektowanie 2 linii graficznych (ogółem 6) dla artykułu sponsorowanego w formacie A4 dla poszczególnych produktów podstawowych: 2.6.1 Produkty turystyki kajakowej 2.6.2 Produkty turystyki motorowodnej 2.6.3 Produkty turystyki żeglarskiej (w tym wind i kite surfing) 2.7 Szczegółowe zaprojektowanie 4 propozycji nietypowych i oryginalnych gadżetów promocyjnych ideowo dostosowanych do charakteru produktów podstawowych wymienionych w pkt. 2.6, mających charakter użytkowy dla osób korzystających z turystyki wodnej ( w środowisku wodnym), w tym dostosowanych do cech masowych grup docelowych (3 propozycje) i gości typu VIP (1 propozycja); 2.8 Charakter, zakres merytoryczny i sposób prezentacji graficznej linii kreatywnej musi być zgodny z zapisami Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia. Ponadto we wszystkich materiałach wizualnych dla proponowanych linii graficznych Wykonawca zobligowany jest do umieszczenia logotypu promocji turystycznej Województwa oraz stosowania zasad ujętych w Księdze Znaku LOGO Wielkopolski. Wykonawca zobowiązany jest także do uwzględnienia w materiałach wizualnych dla proponowanych linii graficznych elementów promocji Unii Europejskiej wymaganych normami Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II - Promocja i Informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013. 2.9 Stworzenie szczegółowego, pełnego media planu dla kampanii, z uwzględnieniem Założeń do media planu (Załącznik nr 1 do Umowy) oraz opracowanej koncepcji kampanii, 2.10 Opracowanie szczegółowego harmonogramu działań komunikacyjnych (w tym w mediach) w podziale na etapy (w latach 2013-2014), 2.11 Opracowanie szczegółowej koncepcji działań komunikacji, działań PR i e-PR na rynku polskim, 2.12 Opracowanie szczegółowych wytycznych merytorycznych do przeprowadzenia badania skuteczności Kampanii promocyjnej, w tym zaproponowanie wskaźników produktu (min.3) oraz rezultatu (min.3) wraz ze wskazaniem metod i narzędzi ich weryfikacji do oceny kampanii w poszczególnych latach realizacji w rozumieniu norm Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu VI - Turystyka i środowisko kulturowe, Działania 6.1 - Turystyka, Schematu II - Promocja i Informacja turystyczna Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007-2013, 2.13 Opracowanie szczegółowego kosztorysu poszczególnych działań, z uwzględnieniem faktu, że ogólny koszt kampanii, tj. realizacji działań promocyjnych z wykorzystaniem narzędzi marketingowych wskazanych w Załączniku nr 1 do Umowy oraz innych zaproponowanych przez Wykonawcę w ofercie nie może przekroczyć łącznie kwoty 2,6 mln zł bez podatku od towarów i usług (VAT). Wskazana kwota nie obejmuje kosztów działań wskazanych w pkt 2.6 -2.7 oraz nie obejmuje wynagrodzenia dla Wykonawcy za opracowanie koncepcji kampanii. Oznacza to przedstawienie danych w oparciu o rzetelnie przeprowadzone oszacowanie kosztów. 3 Przy realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się i stosowania następujących dokumentów : 3.6 Strategia Rozwoju Turystyki w Województwie Wielkopolskim na lata 2007 - 2013, 3.7 Program Promocji Turystycznej Województwa Wielkopolskiego, 3.8 Program Rozwoju Produktów Turystycznych Wielkopolski, 3.9 Program rozwoju turystyki kajakowej na rzece Warcie (2007r.), 3.10 Wyniki badań ruchu turystycznego w Wielkopolsce w roku 2011 - 2013 - wielkość, struktura oraz ocena jakości usług turystycznych i określenie turystycznego wizerunku Wielkopolski - opracowanie wyników I tura badania (rok 2011), 3.11 Marketingowa Strategia Polski na lata 2012 - 2020, 3.12 Plan działania POT 2012, 3.13 Księga znaku LOGO Wielkopolski, 3.14 System Identyfikacji Wizualnej dla produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, 3.15 Dokumenty o charakterze strategii turystyki Partnerów projektu udostępnione przez Zamawiającego, 3.16 Założenia do Kampanii promocyjnej województwa wielkopolskiego przy wykorzystaniu działalności przewoźników lotniczych (dane wg Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia d/t kampanii), 3.17 Koncepcja kreatywna i działań komunikacyjnych oraz wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej produktów turystycznych i wizerunku turystycznego Województwa Wielkopolskiego (dane wg Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia z ofertą z konkursu na kreację) , 4. Ponadto przy realizacji Przedmiotu Umowy Wykonawca zobowiązany jest: 4.1 Sprecyzować, uszczegółowić i opracować odpowiednie elementy koncepcji kampanii, w tym, lecz nie wyłącznie: opracować, rozwinąć elementy kreacji, uszczegółowić i opracować projekty wizualne dla wszystkich typów elementów (nośników), w koncepcji kampanii, w zależności od czasu ekspozycji, uszczegółowić niezbędne komunikaty główne i poboczne w czterech wersjach językowych tj. w języku polskim, języku niemieckim, języku holenderskim i języku francuski w postaci edytowalnych plików, uszczegółowić i opracować scenariusz materiałów emisyjnych (spotów), uszczegółowić inne elementy wynikające z koncepcji kampanii, 4.2 Przygotować do produkcji wszystkie materiały niezbędne dla prawidłowej realizacji kampanii promocyjnej, tj. przygotować stosowną i ostateczną dokumentację techniczną odnoszącą się do wszystkich elementów koncepcji kampanii z oferty, a nie jako fizyczne wykonanie konkretnych działań, zadań czy też materiałów. Zadaniem Wykonawcy będzie przygotowanie gotowych materiałów, produkcją których zajmą się inne podmioty wyłonione w osobnym już postępowaniu przetargowym, 4.3 Współpracować z firmą, która zostanie wyłoniona w przetargach lub innych trybach postępowania dotyczących realizacji i wdrożenia kampanii promocyjnej, w zakresie udostępnienia elementów i niezbędnej wiedzy zgodnej z koncepcją kampanii, w szczególności pomoc przy ewentualnej modyfikacji scenariusza spotów reklamowych, 4.4 Dostosować kreacje wizualne do poszczególnych nośników (elementów) kampanii, 4.5 Uszczegółowić koncepcję kampanii zgodnie z sugestiami i uwagami Zamawiającego, 4.6 Wskazać minimalne ilości poszczególnych elementów (nośników) kampanii medialno-wizualnej, które zostaną uwzględnione podczas realizacji kampanii w oparciu o listę wskazaną Założenia i wskazówki do media planu znajdujące się w Załączniku nr 1 do Umowy i koncepcji kampanii proponowanej przez Oferenta..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.34.22.00-5, 79.34.20.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: Projekt o nazwie Kompleksowa promocja markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski współfinansowany z Unii Europejskiej w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007 - 2013, Priorytet VI Turystyka i środowisko kulturowe, Działanie 6.1 Turystyka, Schemat II Promocja turystyczna.

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
15.07.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• Agencja Reklamowa Czart Spółka z o.o., ul. Fabryczna 19, 53-609 Wrocław, kraj/woj. dolnośląskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 176000,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  178350,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  178350,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  178350,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  W wyniku rozstrzygnięcia konkursu, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki autora wybranej pracy konkursowej w oparciu o art. 111 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz.759 z późn. zm.) Zamawiający, Wielkopolska Organizacja Turystyczna, 61-737 Poznań, ul. 27 Grudnia 17/19 udzieliła zamówienia publicznego na wykonanie zadania Szczegółowe zaplanowanie i opracowanie całościowej koncepcji kreatywnej i działań komunikacyjnych oraz stworzenie wybranych elementów kompleksowej kampanii promocyjnej markowego produktu turystyki wodnej Wielka Pętla Wielkopolski, zwanej dalej koncepcją kampanii, wraz z określeniem pól eksploatacji. W związku z powyższym na podstawie art. 125 ustawy Prawo zamówień publicznych Zamawiający zaprosił autora wybranej pracy konkursowej, do negocjacji w sprawie wyżej zdefiniowanego zamówienia.