Organizacja kolacji w dniu 24 października 2011 r. dla uczestników konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej Pt. Zwalczanie nielegalnej migracji: praktyczne aspekty.

Warszawa: Organizacja kolacji w dniu 24 października 2011 r. dla uczestników konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej Pt. Zwalczanie nielegalnej migracji: praktyczne aspekty.


Numer ogłoszenia: 345330 - 2011; data zamieszczenia: 20.10.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, ul. Stefana Batorego 5, 02-591 Warszawa, woj. mazowieckie, tel. 022 6015916, 6463708, faks 022 8456044,.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja rządowa centralna.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Organizacja kolacji w dniu 24 października 2011 r. dla uczestników konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej Pt. Zwalczanie nielegalnej migracji: praktyczne aspekty..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Organizacja kolacji w dniu 24 października 2011 r. dla uczestników konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej Pt. Zwalczanie nielegalnej migracji: praktyczne aspekty..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
55.30.00.00-3.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  tak, projekt/program: zamówienie współfinansowane w 80 % ze środków przekazanych przez Komisję Europejską dla krajowego punktu kontaktowego Europejskiej Sieci Migracyjnej w ramach dotacji operacyjnej - grantu - na rok 2011..

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
12.10.2011.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• GOOD FOOD CONCEPT PIOTR POPIŃSKI I WSPÓLNICY SPÓŁKA JAWNA z siedzibą w Warszawie, ul. Waliców 13, 00-865 Warszawa, kraj/woj. mazowieckie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 28800,00 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  29998,50

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  29998,50
  / Oferta z najwyższą ceną:
  29998,50

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 5 ust. 1a, art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zgodnie z art. 5 ust. 1a pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi niepriorytetowe, Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie z wolnej ręki także w innych uzasadnionych przypadkach niż określone odpowiednio w art. 62 ust. 1 lub art. 67 ust. 1, w szczególności jeżeli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług niepriorytetowych - usług restauracyjnych i dotyczących podawania posiłków, w związku z organizacją w dniu 24 października 2011 r., kolacji dla uczestników konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej, pt. Zwalczanie nielegalnej migracji: praktyczne aspekty. O zorganizowanie w Warszawie w 2011 roku dorocznej konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej, odbywającej się dotychczas w Brukseli, poproszony został polski krajowy punkt kontaktowy ESM, zlokalizowany w Departamencie Polityki Migracyjnej MSWiA. Propozycja ta związana jest z faktem, iż w terminie, w którym odbywają się zwykle konferencje ESM tj. w drugiej połowie roku, Polska sprawuje przewodnictwo w Radzie UE. Uznano, że przeniesienie konferencji z Brukseli do stolicy państwa sprawującego Prezydencję w UE, zwiększy atrakcyjność samej konferencji, a dla Polski będzie okazją do zaprezentowania swoich walorów kulturowych na arenie międzynarodowej. Do udziału w konferencji zaproszono wielu znamienitych gości - przedstawicieli instytucji unijnych i organizacji międzynarodowych oraz pozarządowych, członków krajowych punktów kontaktowych poszczególnych państw europejskich należących do ESM reprezentujących rozmaite instytucje rządowe oraz ośrodki naukowe, a także ekspertów z danej dziedziny. Przyjęte jest, że w przeddzień konferencji o takim charakterze, gospodarz wydaje kolację dla jej uczestników. Ze względu na fakt, iż konferencja, jak i spotkanie krajowych punktów kontaktowych ESM odbędą się w hotelu, zorganizowanie kolacji w obiekcie konferencji lub jakimkolwiek obiekcie hotelowym byłoby bardzo źle przyjęte przez uczestników i wpłynęłoby negatywnie na wizerunek gospodarza. Jak wynika z wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z uwagi na zapewnienie odpowiednich do rangi spotkania warunków, jak również tradycję organizacji wydarzeń tego typu, kolacja powinna być zorganizowana w miejscu gwarantującym wysoką jakość usług i charakteryzującym się oryginalną atmosferą. Wskazana jest organizacja serwowanej kolacji w formule zasiadanej, połączona z promocją polskiej kuchni, tradycji i folkloru, odpowiadającą promocyjnemu charakterowi przedmiotu zamówienia (dania kuchni polskiej, ciekawy wystrój wnętrz nawiązujący do staropolskich izb). Zamawiający w opisie przedmiotu zamówienia zawarł m.in. wymóg, aby restauracja usytuowana była w bliskim sąsiedztwie hotelu Radisson Blu Centrum (w którym organizowana będzie konferencja), tzw walking distance, pozwalającym na samodzielne dotarcie do niej przez poszczególnych uczestników kolacji oraz na bezpieczny powrót do hotelu po zakończeniu kolacji. Ponadto, aby dysponowała odpowiednią powierzchnią sali restauracyjnej, umożliwiającej zorganizowanie kolacji zasiadanej dla 150 osób. Dopuszczalne było rozważenie wyboru tych lokali, które byłyby w stanie przearanżować swoje wnętrza na potrzeby kolacji. Ponadto, mając na względzie promocyjny wymiar imprezy, należało uwzględniać te lokale, które ze względu na dobór menu, wystrój wnętrza, oferowanie ewentualnych atrakcji artystycznych, są w stanie wpisać się w tak sprecyzowane oczekiwanie Zamawiającego. W celu zbadania możliwości organizacji kolacji towarzyszącej konferencji Europejskiej Sieci Migracyjnej pt. Zwalczanie nielegalnej migracji: praktyczne aspekty wykonano badanie rynku a następnie dokonano oceny obiektów zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu zamówienia. Podstawowym problemem okazało się znalezienie sali restauracyjnej, w której możliwe jest zorganizowanie kolacji w wymaganym formacie (zasiadana, dla 150 osób). W okolicy hotelu Radisson Blu Centrum, w którym zostanie zorganizowana konferencja, znajduje się kilka lokali restauracyjnych (gastronomicznych), oferujących różnorodną kuchnię, są to jednak w przeważającej większości lokale zdecydowanie za małe - oferujące tak dużym grupom jedynie kolacje w formie bufetu. Spośród sprawdzonych restauracji, dwie odpowiadały promocyjnemu charakterowi przedmiotu zamówienia (dania kuchni polskiej, ciekawy wystrój wnętrz nawiązujący do staropolskich izb): restauracja Halka położona przy ul. Pańskiej 88 oraz restauracja Folk Gospoda położona przy ul. Waliców 13. W obydwu restauracjach odbywają się różnego rodzaju imprezy artystyczne. Restauracja Halka nie dysponuje jednak odpowiednią powierzchnią, składa się z kilku sal, w których nie ma możliwości zorganizowania kolacji zasiadanej dla 150-osobowej grupy. W związku z powyższym jako miejsce, gdzie zorganizowana byłaby uroczysta kolacja wybrano restaurację Folk Gospoda. Restauracja oferuje możliwość zorganizowania kolacji zasiadanej dla 150 osób, w terminie wskazanym we wniosku, we wnętrzu stylizowanym na starą polską gospodę. Oferowane menu to dania tradycyjnej kuchni polskiej. Ponadto, w wyżej wymienionej restauracji, od poniedziałku do soboty, organizowane są występy prezentujące folklor z czterech stron świata - natomiast poniedziałek to dzień, w którym organizowany jest wieczór z folklorem polskim, podczas którego prezentowane są polskie tańce narodowe. Z uwagi na fakt, iż data 24 października 2011 r. przypada w poniedziałek, dla uczestników kolacji zorganizowany zostanie występ zespołu folklorystycznego, co stanowić będzie niepowtarzalną okazję dla gości zagranicznych zobaczenia oryginalnych strojów ludowych i tradycyjnych instrumentów muzycznych. Restauracja cieszy się dużą popularnością wśród cudzoziemców, ma dobrą opinię oraz posiada fachową obsługę i doświadczenie w organizacji podobnych wydarzeń. Stanowi to zdaniem Komisji przetargowej przesłankę do udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 1 lit a - Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze. Ponadto za wyborem restauracji Folk Gospoda zdecydowanie przemawia jej usytuowanie w bliskiej odległości od hotelu Radisson Blu Centrum, w którym zakwaterowani będą uczestnicy konferencji (dystans pomiędzy obydwoma obiektami pokonuje się pieszo w 5-7 minut). Zorganizowanie transportu dla tak znacznej liczby uczestników konferencji (150 osób) wiązałoby się z ponoszeniem dodatkowych kosztów a bliskie sąsiedztwo rekomendowanego lokalu i hotelu, w którym organizowana będzie konferencja pozwoli ograniczyć wydatki z budżetu MSWiA o koszty transportu uczestników z hotelu na miejsce kolacji i z powrotem (MSWiA nie dysponuje odpowiednim środkiem transportu). W świetle ww. informacji, uznać należy, iż Zamawiający znajduje się w wyjątkowej sytuacji wynikającej z przyczyn zewnętrznych, a zastosowanie innego trybu zamówienia mogłoby naruszyć zasady celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków. Stanowi to podstawę do udzielenia zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki, na podstawie art. 5 ust. 1a pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Z uwagi na powyższe Komisja przetargowa rekomenduje udzielenie przedmiotowego zamówienia w trybie z wolnej ręki ze względu na spełnienie przesłanki opisanej w art. 5 ust. 1a pkt 1 i art. 67 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy - Prawo zamówień publicznych.