Usługa promocji wydarzeń towarzyszących uroczystemu otwarciu Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy

Toruń: Usługa promocji wydarzeń towarzyszących uroczystemu otwarciu Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy


Numer ogłoszenia: 506540 - 2013; data zamieszczenia: 08.12.2013

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy, ul. Władysława Łokietka 5, 87-100 Toruń, woj. kujawsko-pomorskie, tel. , faks.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Inny: miejska instytucja kultury.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa promocji wydarzeń towarzyszących uroczystemu otwarciu Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy.

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa promocji wydarzeń towarzyszących uroczystemu otwarciu Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy..

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
79.34.14.00-0, 79.34.22.00-5, 79.34.10.00-6, 79.82.30.00-9.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
16.09.2013.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• VIS Media S.C. Grzegorz Kamiński, Iwona Kamińska, ul Złota 7, 87-165 Wielka Nieszawka, kraj/woj. kujawsko-pomorskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 81733,78 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  90000,00

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  90000,00
  / Oferta z najwyższą ceną:
  90000,00

• 
  Waluta:
  PLN.

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Zamawiający, w dniu 19.07.2013 r. wszczął w trybie przetargu ograniczonego postępowanie pn. Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów, kampanii promocyjnej, uroczystości otwarcia wraz z usługą gastronomiczną oraz dostawą materiałów promocyjnych na rzecz Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w Toruniu, w II połowie 2013 roku. Termin realizacji zamówienia, tj. rozpoczęcia działań związanych z wydarzeniem jakim jest otwarcie Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy został określony od dnia 02.09.2013 r. do dnia 15.12.2013 r. Zakres przedmiotu zamówienia niniejszego postępowania obejmował zarówno przeprowadzenie eventów jak i przeprowadzenie działań promocyjnych oraz zapewnienie obsługi gastronomicznej podczas konferencji poprzedzającej otwarcie Centrum jak i obsługi samego otwarcia. Wcześniejsze wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na ww. usługę było niemożliwe z uwagi na niemożność określenia terminów realizacji poszczególnych działań związanych z otwarciem. Powyższe wynikało zarówno z nieterminowego oddania budynku, stanowiącego siedzibę Zamawiającego oraz późnego uzyskania informacji na temat ostatecznego terminu wyznaczonego jako dzień uroczystego otwarcia Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. Zamawiający zawarł umowę użyczenia w dniu 27.05.2013 r. Umowa została zawarta na okres 10 lat. Przekazanie przedmiotu umowy nastąpiło w dniu 29.07.2013 r.. W tym dniu został sporządzony przez strony i podpisany przez właściwie umocowanych przedstawicieli stron protokół zdawczo-odbiorczy. Późniejsze niż planowane objęcie w posiadanie budynku, w którym mieści się siedziba Zamawiającego opóźniło planowane działania Zamawiającego związane z montażem wystaw, zaaranżowaniem pozostałej przestrzeni wystawienniczej oraz ustaleniem ostatecznego terminu zakończenia prac wyposażania Centrum Nowoczesności i jego uroczystego otwarcia. Po przekazaniu budynku okazało się, że w przekazanym do użytkowania stwierdzono usterki. Uniemożliwiały one Zamawiającemu przeniesienie siedziby z dotychczasowej, mieszczącej się przy ul. Plac Teatralny 7, 87 - 100 Toruń do remontowanego budynku, oddanego w użyczenie. Ostateczne przeniesienie siedziby nastąpiło w dniu 03.07.2013 r. Zgłoszenie usterek nastąpiło w dniu 17.06.2013 r. bezpośrednio do Wykonawcy prowadzącego roboty budowlane na budynku. Zamawiający przesłał wykonawcy listę usterek wraz z prośbą o ich usunięcie. Ostateczne usunięcie usterek nie nastąpiło do dnia dzisiejszego. Ponadto Zamawiający w chwili przeniesienia siedziby na ul. Władysława Łokietka 5 nie otrzymał kompletnej dokumentacji powykonawczej budynku. Jeszcze w chwili prowadzenia postępowań na obsługę techniczną budynku oraz przeglądy techniczne nie dysponował kompletną dokumentacją. Dokumentacja techniczna budynku w całości nie została skompletowana do dnia dzisiejszego. Dopiero od momentu osiągnięcia stanu technicznego budynku, umożliwiającego korzystanie z niego zgodnie z przeznaczeniem, Zamawiający mógł podjąć działania zmierzające do wyposażenia Centrum oraz podjęcia prac zmierzających do przygotowania otwarcia. Jednocześnie w tym okresie nie została jeszcze ustalona ostateczna data, w której ma nastąpić wydarzenie otwarcia Centrum Nowoczesności. Ostateczne wyznaczenie terminu otwarcia nastąpiło w dniu 11.07.2013 r. pismem Urzędu Miasta Torunia, w którym jednocześnie wskazano, że Prezydent Miasta Torunia obejmuje patronat medialny nad wydarzeniem jakim jest otwarcie Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy. Po ustaleniu ostatecznego terminu otwarcia, Zamawiający niezwłocznie podjął prace zmierzające do stworzenia opisu przedmiotu zamówienia oraz oszacowania wartości zamówienia. Zakres opisu przedmiotu zamówienia oraz ustalenia dat poszczególnych działań jakich miał dokonać Wykonawca organizujący i przeprowadzający otwarcie Centrum. Zakres opisu został dostosowany do czasu jaki pozostał od daty, w której wyznaczono termin otwarcia do momentu przeprowadzenia tej uroczystości. Działania promocyjne, mające na celu rozpropagowanie informacji o otwarciu oraz poszczególne eventy zostały określone w taki sposób, by ich wykonanie było realnie możliwe. Możliwe wówczas było określenie zakresu i terminu obsługi cateringowej planowanych imprez związanych z otwarciem Centrum oraz konferencją prasową zapowiadającą rozpoczęcie działań promocyjnych. Wszczęcie postępowania nastąpiło w dniu 19.07.2013 r. czyli niezwłocznie po otrzymaniu wszystkich danych niezbędnych do określenia przedmiotu zamówienia, warunków zamówienia oraz wszczęcia postępowania. Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wyznaczono na dzień 29.07.2013 r. W odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu w zakresie części nr 1 i 3 nie zostały złożone żadne wnioski. Wszystkie z wniosków dotyczyły części nr 2 - tj. części obejmującej promocję. Postępowanie w tej części zostało unieważnione w dniu 20.08.2013 r. Została złożona jedna oferta, jednakże kwota zaproponowana przez Wykonawcę przekraczała kwotę jaką Zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W związku z powyższym Zamawiający był zobowiązany do unieważnienia postępowania również w tej części. Zamawiający, niezwłocznie po unieważnieniu postępowania w częściach 1 i 3 wszczął kolejne postępowanie, którego przedmiotem była kompleksowa organizacja i przeprowadzenie eventów oraz zapewnienie obsługi cateringowej. Postępowanie zostało wszczęte w dniu 30.07.2013 r. W wyniku ogłoszenia o zamówieniu zostały złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, jednakże w wyniku ich oceny Zamawiający zobowiązany był do unieważnienia postępowania w części 1 - nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od Wykonawcy nie podlegającego wykluczeniu. W zakresie części nr 2 - tj. zapewnienia usługi cateringu zaproszenie do złożenia oferty skierowano do jednego Wykonawcy. Unieważnienie postępowania w zakresie części 1 nastąpiło w dniu 27.08.2013 r. Z uwagi na fakt zaplanowania działań promocyjnych od dnia 02.09.2013 r. oraz unieważnienia postępowania w dniu 20.08.2013 r. wystąpiła sytuacja, w której nie jest możliwe zachowanie terminów przewidzianych dla konkurencyjnych trybów postępowania. Zamawiający podjął decyzję o udzieleniu zamówienia na przeprowadzenie działań promocyjnych związanych z otwarciem Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy w trybie zamówienia z wolnej ręki. Podstawę prawną do udzielenia zamówienia stanowi art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, tj. wystąpiła wyjątkowa sytuacja niewynikająca z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie można było przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Zamawiający dokonując wyboru trybu miał na uwadze fakt, iż z uwagi na wyjątkowość ww. trybu jako niekonkurencyjnego, przesłanki nie można interpretować rozszerzająco. Przesłanki udzielenia zamówienia z wolnej ręki podlegają ścisłej interpretacji, jednak ocena ich zaistnienia w konkretnym przypadku musi być prowadzona z uwzględnieniem całokształtu specyficznych dla niego okoliczności faktycznych (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 12.09.2012 r., sygn. KIO1833/12). Miało ponadto na uwadze, iż do skorzystania z tego trybu niezbędne jest spełnienie łącznie przesłanek określonych w tym przepisie. Przepis art. 67 ust. 1 pkt 3 p.z.p. umożliwia udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki tylko wówczas, gdy zamawiający wykaże, że w stanie faktycznym sprawy ziściły się kumulatywnie następujące okoliczności: a) wyjątkowa sytuacja, b) przyczyny powstania tej sytuacji nie leżą po stronie zamawiającego, c) sytuacji tej zamawiający nie mógł przewidzieć, d) wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, e) nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielania zamówienia. Pomiędzy wszystkimi wymienionymi powyżej przesłankami powinien zachodzić związek przyczynowo-skutkowy oraz związek czasowy (uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 15.02.2012 r., sygn. KIO/KD 17/12). W niniejszej sytuacji mamy do czynienia z jej wyjątkowością - Zamawiający wszczął postępowanie w trybie przetargu ograniczonego - w wyniku jego przeprowadzenia uzyskał jedną ofertę. Jednakże jej cena przekraczała kwotę jaką Zamawiający mógł przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Konieczne było unieważnienie postępowania. Zamawiający określił warunki udziału w postępowaniu na minimalnym poziomie, takim który jednocześnie zagwarantuje wybór Wykonawcy, który należycie zrealizuje zamówienie. Jednocześnie Zamawiający dokonał podziału zamówienia na części, w celu ułatwienia dostępu do zamówienia potencjalnym Wykonawcom. Zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonał poinformowania Wykonawców, w stosunku do których przypuszczał, iż mogą być zainteresowani udziałem w postępowaniu, o jego wszczęciu. Wykonawcy wyrazili zainteresowanie. Jednakże ostatecznie zaproszenie do złożenia oferty otrzymał jeden Wykonawca. Niestety cena jaką zaproponował za wykonanie zamówienia przekracza kwotę jaką dysponował Zamawiający. Spowodowało to, że Zamawiający znalazł się z sytuacji wyjątkowej, która z jednej strony obligowała do unieważnienia postępowania, a z drugiej strony wymuszała na Zamawiającym obowiązek natychmiastowego działania - wykonywanie zamówienia ma nastąpić od dnia 02.09.2013 r. Przyczyna wystąpienia tej sytuacji nie leży po stronie Zamawiającego. Zamawiający dołożył wszelkich starań podczas sporządzania dokumentacji oraz ustalania warunków dostępowych do zamówienia, w taki sposób aby jak najszerszy krąg Wykonawców mógł spełnić wymagania. Zamawiający informował bezpośrednio Wykonawców o wszczęciu postępowania. W związku z tym zaistniała sytuacja w postaci braku wpływu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w zakresie części 1 i 3 oraz złożenie oferty przekraczającej znacznie możliwości finansowe Zamawiającego jest niezależna. Zamawiający nie miał wpływu na fakt, iż Wykonawcy nie złożą wniosków czy też zaoferują cenę, której nie będzie w stanie zapłacić z uwagi na ograniczone środki finansowe przeznaczone na tę część zamówienia. Jednocześnie, co zostało wykazane już wcześniej - fakt późnego wszczęcia postępowania w trybie przetargu ograniczonego nie był również zależny od Zamawiającego. Nie miał on wpływu na to, kiedy zostanie ostatecznie ustalona data otwarcia. Ponadto Zamawiający był również uzależniony od przekazania faktycznego budynku bez usterek. Zamawiający nie miał wpływu na termin zakończenia robót oraz jakość ich wykonania. W związku z tym okoliczności, w jakich przyszło Zamawiającemu przeprowadzać postępowanie w sprawie udzielenia zamówienia Zamawiający wszczynając postępowanie oraz informując Wykonawców o jego wszczęciu miał podstawy do uznania, iż poinformowani Wykonawcy podejmą działania zmierzające do ubiegania się o udzielenie tego zamówienia. Nic nie wskazywało na fakt, że na część nr 1 i 3 nie wpłyną żadne wnioski. Natomiast w zakresie części promocyjnej uzyska ofertę z tak wysoką ceną. Zamawiający nie miał wpływu na sposób kalkulacji ceny przez Wykonawcę. Nie miał również możliwości zwiększenia kwoty przydzielonej na wskazane zadanie. Mając na uwadze ceny rynkowe oraz mając informacje na temat wysokości zabezpieczonej na ten cel kwoty, Zamawiający określił zakres zamówienia. Określił go w taki sposób, aby przewidywana wartość szacunkowa potwierdzała, że kwota zabezpieczona na zakup tego zamówienia jest realna. Zamawiający nie przewidywał, że oferowana cena może w tak znacznym stopniu przekroczyć jego możliwości finansowe. W wyniku przeprowadzenia postępowania i jego formalnego zakończenia - unieważnienie w dniu 20.08.2013 r. zostało 12 dni do dnia, w którym miały rozpocząć się działania promocyjne. Wystąpiła zatem okoliczność warunkująca natychmiastowe podjęcie działań zmierzających do realizacji przedmiotu zamówienia. Potrzeba natychmiastowego wykonania zamówienia powinna być podyktowana koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania niezwłocznego podjęcia działań. Zamówienie z wolnej ręki powinno dotyczyć wyłącznie zakresu koniecznego do ograniczenia lub zapobieżenia skutkom określonego zdarzenia, zabezpieczenia najpilniejszych, bieżących potrzeb zamawiającego w czasie niezbędnym do przeprowadzenia procedury udzielania zamówień publicznych w warunkach uczciwej konkurencji(orzeczenie Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości C-10792 Komisja przeciwko Republice Włoch oraz C-394/02 Komisja przeciwko Republice Grecji). Wyrażana tutaj zasada proporcjonalności wynika bezpośrednio z treści art. 31 pkt 1 lit. c dyrektywy, będącego podstawą normy zawartej w art. 67 ust. 1 pkt 3 ustawy. Zgodnie z ww. przepisem dyrektywy klasycznej, Zamawiający może udzielić zamówienia w drodze procedury negocjacyjnej bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu: w zakresie, w jakim jest to absolutnie konieczne, ze względu na wystąpienie pilnej konieczności spowodowanej wydarzeniami, których Zamawiający nie mógł przewidzieć, terminy przewidziane dla procedur otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej z publikacją ogłoszenia nie mogą być dotrzymane; zaistnienie okoliczności uzasadniających taką pilną konieczność nie może być w żadnym wypadku przypisane Zamawiającemu. W zaistniałej sytuacji Zamawiający musi podjąć decyzję o udzieleniu zamówienia w trybie z wolnej ręki - wykonanie zamówienia w pierwszych dniach września jest niezbędne do zrealizowania celu jakim jest wypromowanie otwarcia Centrum Nowoczesności. Należy mieć na uwadze cel udzielenia zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki. Jest nim potrzeba natychmiastowego zrealizowania zamówienia podyktowana koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania podjęcia niezwłocznych działań mających na celu uniknięcie tych skutków. Stąd bardzo często podkreśla się, iż komentowana przesłanka stanowi uzasadnienie do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdy zachodzi konieczność udzielenia przedmiotowego zamówienia z dnia na dzień (zob. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 maja 2010 r., KIO/UZP 754/10. Zaniechanie realizacji działań promocyjnych lub znaczne ich opóźnienie nie pozwoli na realizację celu wypromowania otwarcia Centrum Nowoczesności. Przy czym uroczyste otwarcie takiej instytucji jest jedynym wydarzeniem w całym okresie jego istnienia - nie ma zatem możliwości jego powtórzenia. Cel zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki oraz jego zasadność nie może być bowiem interpretowana w oderwaniu od rangi wydarzenia jakim jest uroczyste otwarcie. Nie ma też możliwości rozdzielenia działań promocyjnych tak, aby na część z nich udzielić zamówienia w innym konkurencyjnym trybie. Działania promocyjne tworzą całość, według określonego harmonogramu i muszą być realizowane całościowo przez jednego Wykonawcę. Ilość planowanych działań promocyjnych oraz sposób ich przeprowadzenia oraz uzgadniania z Zamawiającym nie pozwala na ograniczenie czasu realizacji w taki sposób aby zapewnić termin na udzielenie zamówienia z zastosowaniem pozostałych trybów. Sytuacja, w której wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, powinna być dla zamawiającego nieprzewidywalna. Należy przez to rozumieć takie zdarzenie, którego zaistnienie w normalnym toku rzeczy byłoby mało prawdopodobne, przy czym przewidywalność określonych zdarzeń przez zamawiającego powinna być postrzegana w kategoriach obiektywnych, podobnych do należytej staranności, którą winien zachować dłużnik. Okolicznościami niemożliwymi do przewidzenia będą w szczególności zjawiska losowe i niezależne od zamawiającego (np. katastrofy, awarie). Charakter niemożliwy do przewidzenia będzie miała również konieczność natychmiastowego udzielenia zamówienia, będąca rezultatem przeciągającego się, bez winy zamawiającego, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (wyrok NSA z dnia 14.06.2011 r., sygn. II GSK 688/10). W analizowanym przypadku mamy do czynienia z przeciągającym się oczekiwaniem na możliwość uruchomienia postępowania oraz brakiem możliwości wyboru oferty złożonej w postępowaniu ze względu na cenę. Ponadto należy mieć na uwadze cel udzielenia zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki. Jest nim potrzeba natychmiastowego zrealizowania zamówienia podyktowana koniecznością uniknięcia negatywnych konsekwencji zaniechania podjęcia niezwłocznych działań mających na celu uniknięcie tych skutków. Stąd bardzo często podkreśla się, iż komentowana przesłanka stanowi uzasadnienie do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki, gdy zachodzi konieczność udzielenia przedmiotowego zamówienia z dnia na dzień (zob. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 20 maja 2010 r., KIO/UZP 754/10). Brak przystąpienia do realizacji zamówienia w najbliższym może spowodować konieczność rezygnacji z części działań promocyjnych, tym samym spowoduje to ograniczenie kręgu osób, do których dotrze informacja o planowanym otwarciu. Pozostałe 12 dni wskazuje na to, iż nie ma możliwości wszczęcia, przeprowadzenia i zakończenia postępowania w trybie konkurencyjnym. Minimalny termin na składanie ofert to 7 dni. Przy doliczeniu czasu na ocenę i badanie ofert, ewentualne wezwania do uzupełnienia oraz minimalny czas na zawarcie umowy (minimum 5 dni od przesłania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej) wyraźnie widać, iż 12 dni to czas zdecydowanie nierealny na przeprowadzenie postępowania z zastosowaniem innych trybów udzielenia zamówienia. Mając na uwadze powyższe, należy uznać, że zaistniały przesłanki do udzielenia zamówienia w trybie zamówienia z wolnej ręki na przeprowadzenie działań promocyjnych związanych z uroczystym otwarciem Centrum Nowoczesności Młyn Wiedzy.