Usługi rezerwacji i sprzedaży miejsc hotelowych. - pl-warszawa: usługi hotelarskie

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest obsługa w zakresie rezerwacji i pośrednictwa w sprzedaży miejsc hotelowych na potrzeby pracowników iam oraz innych uczestników wyjazdów organizowanych przez iam, realizowanych w polsce i zagranicą, tj. — wyszukiwanie ofert hoteli, — dokonywanie rezerwacji noclegów hotelowych w polsce i zagranicą, — pośredniczenie w sprzedaży miejsc hotelowych, dokonywaniu opłat, — pośredniczenie w odwoływaniu i zmianach rezerwacji, zwrotach opłat. wymagania stawiane wykonawcy. — dysponuje biurem obsługi na terenie polski (siedziba główna lub oddział), otwartym co najmniej 5 dni w tygodniu (od poniedziałku do piątku) w godz. od 9.00 do 18.00, — posiada lub uruchomi dla zamawiającego linię telefonicznej czynną 24 godziny (7 dni w tygodniu), umożliwiającą dokonywanie zmian w rezerwacjach lub rezerwacji poza godzinami otwarcia instytucji, — przydzieli osoby (tzw. opiekuna zamawiającego) odpowiedzialne za realizację umowy zawartej na podstawie niniejszego zamówienia. szczegółowe wymagania związane z realizacją przedmiotu zamówienia zamawiający podaje następującą szacunkową skalę potrzeb w zakresie rezerwacji miejsc hotelowych, tj. — ok. 5 000 rezerwacji i zakupów miejsc hotelowych w tym rezerwacje pojedyncze oraz grupowe (tj. powyżej 10 osób), — rezerwacje pokoi jednoosobowych i dwuosobowych, — standard (**) dwie gwiazdki, trzy gwiazdki (***), cztery gwiazdki (****) oraz pięć gwiazdek (*****) w zależności od indywidualnego zapotrzebowania zamawiającego i kraju zakwaterowania, — zakres geograficzny obejmuje zakwaterowanie hotelowe w polsce oraz na całym świecie, w szczególności kraje należące do unii europejskiej, turcja, rosja, chiny, japonia, korea południowa, usa, — z uwagi na to, iż rezerwacje hotelowe często będą dokonywane dla wysokich urzędników państwowych oraz krajowych i zagranicznych przedstawicieli instytucji kulturalnych, zamawiający oczekuje wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi. wykonawcy nie przysługują wobec zamawiającego roszczenia odszkodowawcze z tytułu rezerwacji mniejszej ilości miejsc hotelowych niż szacowane. — wykonawca zobowiązany będzie przedstawić co najmniej trzy warianty wyboru hoteli celem zatwierdzenia przez zamawiającego. wykonawca dokona rezerwacji miejsc hotelowych po pisemnym (fax, e mail) potwierdzeniu zamówienia przez upoważnionego ze strony zamawiającego pracownika. wykonawca będzie rezerwował miejsca hotelowe w najtańszym i najdogodniejszym dla zamawiającego wariancie. zarezerwowane miejsca hotelowe muszą spełniać międzynarodowe normy jakościowe tj. muszą spełniać unijne normy w zakresie wyposażenia i bezpieczeństwa odpowiednio dla pokoi w hotelach o określonym standardzie, — zamawiający każdorazowo określi szczegółowe wymagania co do lokalizacji oraz granic cenowych noclegu, a także ewentualnych dodatkowych preferencji w zakresie jakości hotelu i obsługi, — zamawiający oczekuje od wykonawcy pełnego profesjonalizmu, wysokiej jakości obsługi oraz elastycznego podejścia w zakresie kompleksowej realizacji usługi, — poza wyjątkowymi sytuacjami hotele za granicą dla iam muszą mieścić się w limitach diet zagranicznych zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, — zamawiający zastrzega, iż może wskazać w zamówieniu preferowane przez siebie w danej lokalizacji hotele, w tym takie, z którymi wiążą zamawiającego odrębne porozumienia czy umowy gwarantujące preferencyjne stawki dla zamawiającego. w takim przypadku wykonawca zobowiązany jest do uwzględnienia w proponowanych wariantach przez zamawiającego danego hotelu. — zamawiający zastrzega, iż może wskazać w zamówieniu lokalizację (adres). w takim przypadku wykonawca jest zobowiązany zaoferować zamawiającemu hotele położone jak najbliżej wskazanej w zamówieniu lokalizacji, chyba że z przyczyn niezależnych od wykonawcy jest to niemożliwe. ii.1.6)