Obsługa bankowa budżetu Gminy Bełżyce, jej jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury od 01-02-2018 r. do 31-01-2022r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA A. Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Gminy Bełżyce, jej jednostek organizacyjnych oraz instytucji kultury od 01-02-2018 r. do 31-01-2022 r. obejmująca: 1. otwieranie, prowadzenie i zamykanie rachunków bankowych bieżących, rachunków funduszy specjalnych, rachunków pomocniczych, rachunków związanych z obsługą programów i projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej; 2. potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych; 3. prowadzenie wszelkiego rodzaju rozliczeń pieniężnych pomiędzy rachunkami bieżącymi i pomocniczymi zamawiającego; 4. realizację wpłat i wypłat gotówkowych, w szczególności wpłat realizowanych na rzecz Gminy i jednostek organizacyjnych przez osoby trzecie bez pobierania opłat i prowizji; 5. możliwość wypłaty gotówki każdorazowo przez posiadaczy rachunków; 6. wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku; 7. zerowanie rachunków bankowych bieżących i pomocniczych, zgodnie z dyspozycjami, polegające na przekazaniu w ostatnim dniu roku kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek bankowy budżetu Gminy; 8. realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej bez opłat i prowizji, na następujących zasadach: - przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, - przelewy złożone w formie papierowej do godziny 15:00 powinny być realizowane w tym samym dniu, - możliwość dokonywania poleceń przelewów zagranicznych, 9. generowanie i przekazywanie w formie papierowej wyciągów bankowych, jako zestawień operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych (wraz z dokumentami źródłowymi) z możliwością otrzymania ich dnia następnego od momentu operacji na koncie (z wyjątkiem dni wolnych od pracy). Wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności. Przekazane przez Wykonawcę wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w Systemie. Wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, informację na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek; 10. wydawanie blankietów czekowych; 11. udzielanie osobom upoważnionym przez posiadacza rachunku informacji telefonicznych o stanie salda na rachunkach i wszelkich operacjach przeprowadzanych danego dnia, bez prowizji i opłat; 12. przyjmowanie i oprocentowanie lokat; 13. możliwość automatycznego lokowanie środków pieniężnych pozostających ostatniego dnia roboczego przed dniem wolnym od pracy na rachunku budżetu Gminy, na rachunkach lokat, bez prowizji i opłat w oparciu o stawkę WIBID 1 M pomniejszoną bądź powiększoną o marżę banku. Dla celów porównania ofert będzie brana pod uwagę stawka WIBID 1M (wg notowania z dnia 05.01.2018r. - 1,45 %) skorygowana o stały wskaźnik zaoferowany przez Bank (podany z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku); 14. dokonywanie miesięcznej kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonywania kapitalizacji odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych wskazanych przez Zamawiającego; 15. możliwość przechowywania depozytów; 16. obsługa płatności masowych; 17. wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla co najmniej 1 stanowiska (Gmina Bełżyce i jednostki organizacyjne, przy czym liczba stanowisk może ulec zmianie - docelowo co najmniej 3 stanowisk w każdej jednostce), w tym: 1) zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej, 2) przeniesienie bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank, 3) serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 12 godzin, 4) w przypadku awarii systemu lub braku łączności z bankiem: przyjmowanie i wydawanie zleceń płatniczych składanych na zewnętrznych nośnikach danych lub w formie pisemnej bez dodatkowych opłat, 5) przeszkolenie pracowników, w zależności od zgłoszonych potrzeb, szkolenia pracowników jednostek muszą odbywać się w siedzibach, gdzie zostanie wdrożony system bankowości elektronicznej. Usługa typu bankowość elektroniczna powinna być zainstalowana w okresie od dnia podpisania umowy do 31-01-2022 roku (w terminie do 7 dni od zgłoszenia na innych stanowiskach w trakcie trwania umowy), Bank zapewni bezpłatną pomoc techniczną w okresie wdrożeniowym i powdrożeniowym pracownikom Urzędu Gminy i jednostek organizacyjnych pracujących w systemie bankowości elektronicznej. System bankowości elektronicznej powinien spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa zapewniając ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych. Poza tym powinien zapewniać, co najmniej: 1) dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, 2) dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, 3) uzyskanie w czasie rzeczywistym informacji o wszystkich operacjach i saldach na wszystkich rachunkach, 4) możliwość dokonywania przelewów bankowych, 5) generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, 6) pełną informację o dacie operacji, 7) przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, 8) umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym, 9) wykonywanie analiz i raportów z operacji i transakcji za wskazane okresy z możliwością ich drukowania, 10) przeszukiwanie zbioru wszystkich operacji wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, rachunku kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych kryteriów możliwych do wyodrębnienia w zbiorze operacji, 11) równoczesną pracę kilku użytkowników, przy czym każdy użytkownik winien posiadać swój indywidualny identyfikator i hasło dostępu do systemu, 12) funkcjonowanie od dnia podpisania umowy. 18. Możliwość uruchomienia odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miejską w uchwale budżetowej. Termin spłaty kredytu do 31 grudnia każdego roku. Nie może to być kwota wyższa niż określona corocznie w uchwale budżetowej na dany rok budżetowy. Na rok 2018 r. kwota kredytu na finansowanie przejściowego deficytu budżetu gminy wynosi 2 000 000,00 zł. Szczegółowe warunki kredytu: 1) każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu; 2) uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat poza jego oprocentowaniem; 3) wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłaty od salda niewykorzystanej części kredytu; 4) kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu 3 dni od daty podpisania odrębnej umowy kredytowej; 5) zamawiający zapłaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia; 6) Kredyt oprocentowany będzie według dziennej stawki bazowej WIBOR dla depozytów 1M ustalonej jako średnia arytmetyczna notowań stawki WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej lub pomniejszonej o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania umowy. 7) odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu; 8) spłata odsetek następować będzie w ciężar salda wskazanego rachunku bankowego Zamawiającego; 9) zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego zawiadamiania Zamawiającego; 10) zamawiający zastrzega sobie możliwość wykorzystania limitu kredytu w całości lub w części, wcześniejszej spłaty kredytu, całkowitej rezygnacji z kredytu, bez ponoszenia z tych tytułów jakichkolwiek kosztów, B. Inne istotne dla Zamawiającego postanowienia: 1. Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia placówki banku (oddziału filii) na terenie Gminy Bełżyce, lub utworzenie placówki banku (oddziału filii) na terenie Gminy Bełżyce w ciągu 1 miesiąca od zawarcia umowy. Warunek dysponowania na terenie miejscowości Bełżyce odpowiednim oddziałem lub filią wynika z dbałości o bankową obsługę budżetu w sposób bezpieczny i funkcjonalny. 2. Wykonawca zapewni wykonywanie czynności organizacyjnych związanych z obsługą bankową budżetu gminy Bełżyce, jej jednostek organizacyjnych i instytucji kultury codziennie od poniedziałku do piątku nie krócej niż w godzinach od 8.00 do 15.00. 3. Wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych i dokonanie innych czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowej obsługi bankowej nastąpi po podpisaniu umowy nie później niż do dnia 01-02-2018 r. 4. Zamawiający nie dopuszcza pobierania opłat i prowizji za: 1) otwarcie i zamykanie rachunków bankowych, 2) zmiany kart wzorów podpisów, 3) realizację przelewów w formie elektronicznej i papierowej, na zewnątrz i wewnątrz banku, 4) realizację przelewów przychodzących, 5) sporządzanie wyciągów bankowych, odpisów wyciągów lub dowodów do wyciągów, 6) zerowanie rachunków na koniec roku, 7) przyjmowanie lokat (overnight, długoterminowych), 8) dokonywanie wpłat własnych na rachunki Zamawiającego przez upoważnionych pracowników Zamawiającego, upoważnionych pracowników jednostek organizacyjnych dokonujących wpłat w imieniu jednostki oraz osoby trzecie wpłacające na rzecz gminy podatki i opłaty oraz inne należności budżetowe 9) dokonywanie wypłat gotówkowych, 10) realizację przelewów w tym samym banku (przelewy wewnętrzne), 11) opinie i zaświadczenia wydawane na wniosek Zamawiającego, 12) instalację systemu bankowości elektronicznej i szkolenie pracowników z obsługi tego systemu. 5. Wykonawca nie będzie pobierał z tytułu obsługi bankowej Gminy Bełżyce i jej jednostek żadnych innych opłat niż określone w SIWZ. Podane w ofercie ceny jednostkowe za czynności obsługi bankowej nie ulegają zmianie w okresie obowiązywania umowy. 6. Wykonawca zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń. Zamawiającego, usuwania niezgodności, jak również: - kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie i mailowo. Wykonawca zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym np. w zakresie Systemu. 7. Zamawiający zastrzega sobie swobodę lokowania wolnych środków pieniężnych w innych bankach, zgodnie z art. 264 ust. 1 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2017 poz. 2077). 8. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy, którego oferta zostanie wybrana przedłożenia projektu umowy, zawierającej istotne dla stron postanowienia określone w Rozdziale XIX SIWZ, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego. C. Wykaz jednostek objętych postępowaniem: 1. Urząd Miejski w Bełżycach 2. Szkoła Podstawowa Nr 1 im. Jana Pawła II w Bełżycach 3. Szkoła Podstawowa Nr 2 im. Królowej Jadwigi w Bełżycach 4. Szkoła Podstawowa w Babinie 5. Szkoła Podstawowa w Chmielniku 6. Szkoła Podstawowa w Krzu 7. Szkoła Podstawowa w Matczynie 8. Szkoła Podstawowa w Wierzchowiskach 9. Przedszkole Nr 1 im. Janusza Korczaka w Bełżycach 10. Centrum Kultury Fizycznej i Sportu w Bełżycach 11. Miejski Dom Kultury w Bełżycach 12. Miejsko-Gminna Biblioteka Publiczna w Bełżycach 13. Ośrodek Pomocy Społecznej w Bełżycach 14. Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej w Bełżycach Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego w rachunku bieżącym. W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych Zamawiającego lub powoływania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego, Wykonawca zobowiązany jest do realizacji przedmiotowej usługi na warunkach zadeklarowanych w ofercie. D. Dodatkowe informacje dla Wykonawcy Informacja o aktualnie posiadanych rachunkach bankowych oraz wielkości budżetu Gminy Bełżyce: 1. Rachunki bankowe: a) Rachunki bieżące – 15 szt. b) Rachunki pozostałe – 30 szt. 2. Plan budżetu Gminy Bełżyce na 2018 rok: a) dochody – 50 609 657,67 zł, b) wydatki – 50 109 657,67 zł 3. Wykonanie budżetu Gminy wg stanu na 30-09-2017 r.: a) dochody – 35 635 495,27 zł, b) wydatki – 32 956 123,39 zł W celu weryfikacji sytuacji finansowej Gminy Bełżyce w załączeniu sprawozdania budżetowe wg stanu na 30-09-2017 r. oraz za 2016 rok. Wcześniejsze sprawozdania dostępne są na stronie Zamawiającego w BIP. 2. Nomenklatura wg CPV 66110000-4 Usługi bankowe; 66112000-8 Usługi depozytowe; 66113000-5 Usługi udzielenia kredytu; 3. Na podstawie art. 24 aa. ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Pzp (Dz. U. z 2015r. poz. 2164 ze zm.) zamawiający przewiduje, możliwość zastosowania procedury odwróconej oceny i badania ofert. W związku z tym Zamawiający najpierw dokona oceny ofert, a następnie zbada, czy wykonawca, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza, nie podlega wykluczeniu oraz spełnia warunki udziału w postępowaniu. 4. Wymagania dotyczące zatrudnienia przez Wykonawcę lub Podwykonawcę zamówienia na usługi na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. 1) Zamawiający wymaga zatrudnienia przy realizacji zmówienia przez wykonawcę lub podwykonawcę będącego pracodawcą, osób na podstawie umowy o pracę wykonujących czynności w zakresie: - sporządzania wydawania wyciągów bankowych; - otwierania i prowadzenia rachunku; - wydawania druków czeków; - wydawanie zaświadczeń, opinii i historii prowadzenia rachunków bankowych; - przeszkolenie wskazanych pracowników w zakresie obsługi oprogramowania; - innych czynności niezbędnych realizacji umowy; (obowiązek ten nie dotyczy sytuacji, gdy prace te będą wykonywane samodzielnie i osobiście przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w postaci tzw. samozatrudniena jako podwykonawcy). 2) Wykonawca, w terminie do 10 dni od dnia zawarcia umowy, przedstawi Zamawiającemu oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy przedmiot zamówienia. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; 3) Wykonawca zobowiązany jest do informowania Zamawiającego o każdym przypadku zmiany sposobu zatrudnienia osób wykonujących ww. nie później niż w terminie 7 dni od dokonania takiej zmiany. 4) W trakcie realizacji zamówienia zamawiający uprawniony jest do wykonywania czynności kontrolnych wobec wykonawcy odnośnie spełniania przez wykonawcę lub podwykonawcę wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę osób wykonujących wskazane w punkcie 1) czynności. Zamawiający uprawniony jest w szczególności do: a) żądania oświadczeń i dokumentów w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów i dokonywania ich oceny, b) żądania wyjaśnień w przypadku wątpliwości w zakresie potwierdzenia spełniania ww. wymogów, c) przeprowadzania kontroli na miejscu wykonywania świadczenia. 5. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do przestrzegania prawa pracy przez wykonawcę lub podwykonawcę, zamawiający może zwrócić się o przeprowadzenie kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy. 6. W trakcie realizacji zamówienia na każde wezwanie zamawiającego w wyznaczonym w tym wezwaniu terminie wykonawca przedłoży zamawiającemu wskazane poniżej dowody w celu potwierdzenia spełnienia wymogu zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących wskazane w punkcie 1) czynności w trakcie realizacji zamówienia: - aktualne oświadczenie wykonawcy lub podwykonawcy o zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę osób wykonujących czynności, których dotyczy wezwanie zamawiającego. Oświadczenie to powinno zawierać w szczególności: dokładne określenie podmiotu składającego oświadczenie, datę złożenia oświadczenia, wskazanie, że objęte wezwaniem czynności wykonują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę wraz ze wskazaniem liczby tych osób, rodzaju umowy o pracę i wymiaru etatu oraz podpis osoby uprawnionej do złożenia oświadczenia w imieniu wykonawcy lub podwykonawcy; 7. Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia w umowach z podwykonawcami stosownych zapisów, zobowiązujących do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, przez cały okres realizacji zamówienia, wszystkich osób wykonujących czynności wymienione w ust. 1) oraz umożliwiających Zamawiającemu przeprowadzenie kontroli realizacji tego obowiązku.