Wałcz: Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza


Numer ogłoszenia: 260271 - 2011; data zamieszczenia: 04.10.2011

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU - usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miejska , Plac Wolności 1, 78-600 Wałcz, woj. zachodniopomorskie, tel. 067 2584471 w. 46, faks 067 2582618.


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) OKREŚLENIE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA


II.1.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza.


II.1.2) Rodzaj zamówienia:
usługi.


II.1.3) Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach oraz komunikację między Urzędem, a interesantami, w szczególności z wykorzystaniem platformy e-Urząd, a także platformy e-PUAP. System EZD musi być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), tworząc centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych. EZD musi zapewnić sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontrolować drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawniać obsługę interesantów. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem, a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych. Wraz z systemem EZD Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację oprogramowania dla administratora systemu (instrukcję instalacji i administracji systemem) oraz Instrukcje obsługi w języku polskim dla użytkowników systemu (1 egz. w formie papierowej oraz instrukcję w postaci elektronicznej dostępnej z poziomu aplikacji dla każdego użytkownika systemu). System EZD należy dostarczyć w dwóch niezależnie od siebie działających instalacjach: a) użytkowej, b) testowej - gdzie będzie można dowolnie dokonywać wszystkich czynności i sprawdzać wszystkie nowe możliwości systemu (informacja o pracy w wersji testowej powinna być stale widoczna dla użytkownika, tak jak i informacja o osobie zalogowanej). W ramach wdrożenia Wykonawca powinien zapewnić wszelkie niezbędne czynności prowadzące do skutecznego wdrożenia przedmiotowego oprogramowania. Wszystkie aplikacje muszą zostać odpowiednio zainstalowane i dokładnie skonfigurowane. Użytkownicy muszą zostać szczegółowo poinstruowani, co do prawidłowego i funkcjonalnego korzystania z wdrożonych aplikacji. Przedmiot zamówienia obejmuje również : a) przeprowadzenie szkolenia dla wytypowanej grupy pracowników Urzędu w ilości godzin zapewniającej należyte zapoznanie się z funkcjonowaniem i użytkowaniem EZD, b) przeprowadzenie testu sprawdzającego dla osób liderujących w projekcie w celu uzyskania certyfikatu umożliwiającego pracę w systemie. Wykonawca musi zapewnić zgodność oferowanego systemu EZD ze stanem prawnym obowiązującym w dniu przekazania systemu do użytku dla Zamawiającego. Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia określony został w załączniku Nr 1b. Zamawiający wymaga, aby oferowany przez Wykonawcę system został dostarczony do oferty na nośniku elektronicznym, lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. jako wersja DEMO. Wymagania odnośnie wersji DEMO: 1. Demo zostanie przygotowane tak by możliwe było uruchomienie przygotowanego serwera aplikacji i bazy danych, jako maszyny wirtualnej - pod kontrolą serwera o następującej konfiguracji: 1) System operacyjny: MS Windows Server 2003,2008, Linux 2) Aktywne połączenie z siecią Internet 2. Dysk demo musi być tak przygotowany by można było uruchomić wirtualną instancję serwera aplikacji, z użyciem narzędzi zamieszczonych na dostarczonym nośniku lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. 3. Wersja DEMO dołączona do systemu ma umożliwić przeprowadzenie prezentacji systemu w zakresie zgodnym z funkcjami wymienionymi w dokumencie Protokół testu systemu 4. Do nośnika wersji DEMO należy dołączyć przykładową dokumentację użytkownika systemu (w formie elektronicznej). 5. Dostarczona dokumentacja musi obejmować, co najmniej instrukcje w zakresie funkcji, jakie będą poddawane testom (wymienione w załączniku Nr 1d Protokół testu systemu ) 6. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane konta użytkowników, (co najmniej 5) umożliwiające przetestowanie zagadnień związanych z praca grupową. 7. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane przykładowe zasoby, (co najmniej 5 dowolnego typu) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu. 8. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być zawarte przykładowe dokumenty i sprawy na różnym etapie realizacji (łącznie, co najmniej 10) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu. 9. Wraz z wersją DEMO systemu należy dostarczyć wykaz haseł i loginów skonfigurowanych w systemie i usługach zewnętrznych kont użytkowników..


II.1.4) Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających:
nie.


II.1.5) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.51.20.00-7, 72.51.30.00-4, 72.51.10.00-7, 30.00.00.00-9.


II.1.6) Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej:
nie.


II.1.7) Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej:
nie.



II.2) CZAS TRWANIA ZAMÓWIENIA LUB TERMIN WYKONANIA:
Okres w miesiącach: 3.

SEKCJA III: INFORMACJE O CHARAKTERZE PRAWNYM, EKONOMICZNYM, FINANSOWYM I TECHNICZNYM


III.1) WADIUM


Informacja na temat wadium:
Wysokość wadium ustala się w kwocie 6.000 złotych słownie: sześć tysięcy złotych. 1. Wadium w formie pieniężnej należy wnieść przelewem na konto Zamawiającego: Bank : PKO S.A. O/Wałcz Nr rachunku : 38 1240 3712 1111 0000 4363 6633 z dopiskiem na blankiecie przelewu: wadium na zabezpieczenie oferty przetargowej zadania: Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza 1. Kserokopię dowodu przelewu potwierdzoną za zgodność z oryginałem należy dołączyć do oferty. 2. Wadium może być wnoszone w formie: poręczenia bankowego, poręczenia pieniężnego SKOK, gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej lub poręczeniach udzielanych przez podmioty o których mowa w art. 6b ust. 5 pkt 2 ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przed?siębiorczości, które należy w formie nienaruszonego oryginału zdeponować w kasie u Zamawiającego, a kopię załączyć do oferty. 3. Z treści gwarancji powinno wynikać bezwarunkowe i nieodwołalne, na każde pisemne żądanie zgłoszone przez Zamawiającego w okresie związania ofertą, zobowiązanie gwaranta do wypłaty zamawiającemu pełnej kwoty wadium w okolicznościach określonych w art. 46 ust. 4a i 5 ustawy. 4. Treść gwarancji wadialnej musi zawierać następujące elementy: a) nazwa i adres Zamawiającego; b) określenie przedmiotu zamówienia; c) nazwę i adres Wykonawcy. 5. Wadium musi być wniesione najpóźniej niż do wyznaczonego terminu składania ofert. 6. Wniesienie wadium w pieniądzu będzie skuteczne, jeżeli w podanym terminie rachunek bankowy Zamawiającego zostanie uznany pełną kwotą wymaganego wadium. 7. Wykonawca, który nie wniesie wadium lub nie zabezpieczy oferty akceptowalną formą wadium w wyznaczonym terminie zostanie wykluczony z postępowania, a jego oferta zostanie odrzucona. 8. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium wszystkim wykonawcom po wyborze oferty najkorzystniejszej, z wyjątkiem wykonawcy, którego oferta została wybrana, jako najkorzystniejsza, z zastrzeżeniem pkt. 12. 9. Zamawiający zwróci niezwłocznie wadium wszystkim wykonawcom po unieważnieniu postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia publicznego, pod warunkiem, iż odwołanie zostało ostatecznie rozstrzygnięte lub upłynął termin do wnoszenia. 10. Zamawiający będzie żądał ponownego wniesienia wadium przez wykonawcę, któremu zwrócono wadium w sytuacji, jak w pkt. 8, jeżeli w wyniku rozstrzygnięcia odwołania jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. Wykonawca wniesie wadium w terminie określonym przez Zamawiającego. 11. W przypadku wniesienia odwołania, Zamawiający nie później niż na 7 dni przed upływem ważności wadium, wezwie wykonawców, pod rygorem wykluczenia z postępowania, do przedłużenia ważności wadium albo wniesienia nowego wadium na okres niezbędny do zabezpieczenia postępowania do zawarcia umowy. Jeżeli odwołanie wniesiono po wyborze oferty najkorzystniejszej, wezwanie skieruje jedynie do wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą. 12. Zatrzymanie wadium nastąpi w okolicznościach : a) jeżeli wykonawca w odpowiedzi na wezwanie, o którym mowa w art. 26 ust. 3, nie złożył dokumentów lub oświadczeń, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub pełnomocnictw, b) jeżeli wykonawca odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie, c) jeżeli wykonawca był zobowiązany i nie wniósł wymaganego zabezpieczenia należytego wyko?nania umowy, d) jeżeli zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie wykonawcy.


III.2) ZALICZKI


  • Czy przewiduje się udzielenie zaliczek na poczet wykonania zamówienia:
    nie


III.3) WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA TYCH WARUNKÓW


  • III. 3.1) Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • nie określa się


  • III.3.2) Wiedza i doświadczenie


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonali i wdrożyli co najmniej dwa systemy elektronicznego zarządzania dokumentami w jednostkach samorządu terytorialnego z podaniem ich wartości, rodzaju i zakresu przedmiotu, terminu wykonania i odbiorców oraz złożą dokument potwierdzający, że usługi te zostały wykonane należycie. Ocena spełniania warunku będzie dokonana na podstawie złożonego wykazu wykonanych usług i dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane z należytą starannością; na zasadzie spełnia/nie spełnia. Wykonawca może polegać na wiedzy i doświadczeniu innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunku. W takiej sytuacji wykonawca zobowiązany będzie udowodnić, iż będzie dysponował wiedzą i doświadczeniem niezbędnym do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie i niezbędne dokumenty tych podmiotów do oddania do dyspozycji prawa korzystania z ich wiedzy I doświadczenia na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia (poprzez wypełnienie tego warunku należy rozumieć nie tylko dysponowanie dokumentami potwierdzającymi wiedzę i doświadczenia, ale przede wszystkim zobowiązanie do wykonania części przedmiotu zamówienia ).


  • III.3.3) Potencjał techniczny


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • - nie określa się minimalnych standardów. Spełnianie warunku zostanie ocenione na podstawie złożonego oświadczenia, na zasadzie spełnia/nie spełnia.


  • III.3.4) Osoby zdolne do wykonania zamówienia


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy dysponują conajmniej dwoma osobami posiadającymi wykształcenie wyższe techniczne kierunkowe i kwalifikacje oraz doświadczenie w zakresie montażu, obsługi, wdrażania i funkcjonowania elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, które będą uczestniczyć w realizacji zamówienia, a także sprawować funkcję doradczą i szkoleniową dla Zamawiającego podczas pełnego wdrażania i wykorzystywania systemu. Wykonawca może polegać na zasobach innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączącego go z nimi stosunku. W takiej sytuacji wykonawca zobowiązany będzie udowodnić, iż będzie dysponował osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając pisemne zobowiązanie i niezbędne dokumenty tych podmiotów do oddania do dyspozycji prawa korzystania z nich na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia . Ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie złożonego wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia oraz informacji o wiedzy, doświadczeniu i dokumentów potwierdzających, że osoby te posiadają wymagane kwalifikacje, na zasadzie spełnia/nie spełnia.


  • III.3.5) Sytuacja ekonomiczna i finansowa


    Opis sposobu dokonywania oceny spełniania tego warunku

    • o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają środki finansowe lub zdolność kredytową w wysokości co najmniej 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych ). Ocena spełniania warunku zostanie dokonana na podstawie złożonej informacji banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającej wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, na zasadzie spełnia/nie spełnia. Wykonawca może polegać na zdolnościach finansowych innych podmiotów, niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest udowodnić zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn wykonawca nie będzie mógł przedstawić wymaganych przez Zamawiającego dokumentów dotyczących sytuacji finansowej, to będzie mógł przedstawić inny dokument, który w wystarczający sposób potwierdzi spełniania tego warunku. W przypadku złożenia przez Wykonawców dokumentów zawierających dane w innych walutach niż w PLN, dane finansowe zostaną przeliczone według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego (NBP) (strona internetowa: http://www.nbp.pl/Kursy/Kursya.html) opublikowanego w dniu ukazania się ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych. Ten sam kurs Zamawiający przyjmie przy przeliczaniu wszelkich innych danych finansowych.


III.4) INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH LUB DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ NIEPODLEGANIA WYKLUCZENIU NA PODSTAWIE ART. 24 UST. 1 USTAWY


  • III.4.1) W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć:

    • wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie
    • wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, kontrolę jakości lub kierowanie robotami budowlanymi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia i wykształcenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami
    • informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, w których wykonawca posiada rachunek, potwierdzającą wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
  • Wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełnienia warunków udziału w postępowaniu na zdolność finansową innych podmiotów, przedkłada informację banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, dotyczącą podmiotu, z którego zdolności finansowej korzysta na podstawie art. 26 ust. 2b ustawy, potwierdzającą wysokość posiadanych przez ten podmiot środków finansowych lub jego zdolność kredytową, wystawioną nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert.


  • III.4.2) W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć:

    • oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
    • aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
  • III.4.3) Dokumenty podmiotów zagranicznych

    Jeżeli wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, przedkłada:

    III.4.3.1) dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że:

    • nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

III.5) INFORMACJA O DOKUMENTACH POTWIERDZAJĄCYCH, ŻE OFEROWANE DOSTAWY , USŁUGI LUB ROBOTY BUDOWLANE ODPOWIADAJĄ OKREŚLONYM WYMAGANIOM

W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć:

  • próbki, opisy lub fotografie
  • opis urządzeń technicznych, instrukcję obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług oraz opis zaplecza naukowo-badawczego wykonawcy, w celu potwierdzenia zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia
  • inne dokumenty

    a) wersję DEMO systemu EZD wg wymagań określonych w rozdziale IV pkt. 3 niniejszej SIWZ, b) karty technologiczne lub specyfikacje techniczne oferowanych urządzeń wg załącznika Nr 1b, c) deklaracja CE - dla dostarczanych urządzeń ( wg opisu w załączniku Nr 1b )

III.6) INNE DOKUMENTY

Inne dokumenty niewymienione w pkt III.4) albo w pkt III.5)

a) Dotyczy to osób fizycznych - celowym jest, aby wykonawca do oferty załączył dokument lub dokumenty, z których będzie wynikać uprawnienie do podpisania oferty, np. aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Wymagane dokumenty można złożyć w formie kopii poświadczonej z oryginałem przez Wykonawcę; b) W przypadku wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie - pełnomocnictwo do reprezentowania ich w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia albo do reprezentowania w prowadzonym postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.


III.7) Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne:
nie

SEKCJA IV: PROCEDURA


IV.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA


IV.1.1) Tryb udzielenia zamówienia:
przetarg nieograniczony.


IV.2) KRYTERIA OCENY OFERT


IV.2.1) Kryteria oceny ofert:
najniższa cena.


IV.2.2) Czy przeprowadzona będzie aukcja elektroniczna:
nie.


IV.3) ZMIANA UMOWY


Czy przewiduje się istotne zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy:
nie


IV.4) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


IV.4.1)
 
Adres strony internetowej, na której jest dostępna specyfikacja istotnych warunków zamówienia:
www.bip.walcz.pl

Specyfikację istotnych warunków zamówienia można uzyskać pod adresem:
Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz u p. Łukasza Podgórskiego.


IV.4.4) Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert:
19.10.2011 godzina 10:00, miejsce: Kancelaria Ogólna. Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz.


IV.4.5) Termin związania ofertą:
okres w dniach: 30 (od ostatecznego terminu składania ofert).


IV.4.17) Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA), które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia:
nie


Numer ogłoszenia: 270893 - 2011; data zamieszczenia: 14.10.2011


OGŁOSZENIE O ZMIANIE OGŁOSZENIA


Ogłoszenie dotyczy:
Ogłoszenia o zamówieniu.


Informacje o zmienianym ogłoszeniu:
260271 - 2011 data 04.10.2011 r.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

Gmina Miejska, Plac Wolności 1, 78-600 Wałcz, woj. zachodniopomorskie, tel. 067 2584471 w. 46, fax. 067 2582618.

SEKCJA II: ZMIANY W OGŁOSZENIU


II.1) Tekst, który należy zmienić:


  • Miejsce, w którym znajduje się zmieniany tekst:
    IV.4.4).

  • W ogłoszeniu jest:
    Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert: 19.10.2011 godzina 10:00, miejsce: Kancelaria Ogólna. Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz..

  • W ogłoszeniu powinno być:
    Termin składania ofert: 26.10.2011 godzina 10:00, miejsce: Kancelaria Ogólna. Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz..


Wałcz: Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza


Numer ogłoszenia: 315243 - 2011; data zamieszczenia: 01.12.2011

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi


Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.


Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.


Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 260271 - 2011r.


Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
tak.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY


I. 1) NAZWA I ADRES:
Gmina Miejska, Plac Wolności 1, 78-600 Wałcz, woj. zachodniopomorskie, tel. 067 2584471 w. 46, faks 067 2582618.


I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA


II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza.


II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.


II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach oraz komunikację między Urzędem, a interesantami, w szczególności z wykorzystaniem platformy e-Urząd, a także platformy e-PUAP. System EZD musi być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), tworząc centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych. EZD musi zapewnić sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontrolować drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawniać obsługę interesantów. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem, a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych. Wraz z systemem EZD Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację oprogramowania dla administratora systemu (instrukcję instalacji i administracji systemem) oraz Instrukcje obsługi w języku polskim dla użytkowników systemu (1 egz. w formie papierowej oraz instrukcję w postaci elektronicznej dostępnej z poziomu aplikacji dla każdego użytkownika systemu). System EZD należy dostarczyć w dwóch niezależnie od siebie działających instalacjach: a) użytkowej, b) testowej - gdzie będzie można dowolnie dokonywać wszystkich czynności i sprawdzać wszystkie nowe możliwości systemu (informacja o pracy w wersji testowej powinna być stale widoczna dla użytkownika, tak jak i informacja o osobie zalogowanej). W ramach wdrożenia Wykonawca powinien zapewnić wszelkie niezbędne czynności prowadzące do skutecznego wdrożenia przedmiotowego oprogramowania. Wszystkie aplikacje muszą zostać odpowiednio zainstalowane i dokładnie skonfigurowane. Użytkownicy muszą zostać szczegółowo poinstruowani, co do prawidłowego i funkcjonalnego korzystania z wdrożonych aplikacji. Przedmiot zamówienia obejmuje również : a) przeprowadzenie szkolenia dla wytypowanej grupy pracowników Urzędu w ilości godzin zapewniającej należyte zapoznanie się z funkcjonowaniem i użytkowaniem EZD, b) przeprowadzenie testu sprawdzającego dla osób liderujących w projekcie w celu uzyskania certyfikatu umożliwiającego pracę w systemie. Wykonawca musi zapewnić zgodność oferowanego systemu EZD ze stanem prawnym obowiązującym w dniu przekazania systemu do użytku dla Zamawiającego. Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia określony został w załączniku Nr 1b. Zamawiający wymaga, aby oferowany przez Wykonawcę system został dostarczony do oferty na nośniku elektronicznym, lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. jako wersja DEMO. Wymagania odnośnie wersji DEMO: 1. Demo zostanie przygotowane tak by możliwe było uruchomienie przygotowanego serwera aplikacji i bazy danych, jako maszyny wirtualnej - pod kontrolą serwera o następującej konfiguracji: 1) System operacyjny: MS Windows Server 2003,2008, Linux 2) Aktywne połączenie z siecią Internet 2. Dysk demo musi być tak przygotowany by można było uruchomić wirtualną instancję serwera aplikacji, z użyciem narzędzi zamieszczonych na dostarczonym nośniku lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. 3. Wersja DEMO dołączona do systemu ma umożliwić przeprowadzenie prezentacji systemu w zakresie zgodnym z funkcjami wymienionymi w dokumencie Protokół testu systemu 4. Do nośnika wersji DEMO należy dołączyć przykładową dokumentację użytkownika systemu (w formie elektronicznej). 5. Dostarczona dokumentacja musi obejmować, co najmniej instrukcje w zakresie funkcji, jakie będą poddawane testom (wymienione w załączniku Nr 1d Protokół testu systemu ) 6. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane konta użytkowników, (co najmniej 5) umożliwiające przetestowanie zagadnień związanych z praca grupową. 7. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane przykładowe zasoby, (co najmniej 5 dowolnego typu) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu. 8. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być zawarte przykładowe dokumenty i sprawy na różnym etapie realizacji (łącznie, co najmniej 10) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu. 9. Wraz z wersją DEMO systemu należy dostarczyć wykaz haseł i loginów skonfigurowanych w systemie i usługach zewnętrznych kont użytkowników..


II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.51.30.00-4, 72.51.10.00-7, 30.00.00.00-9.

SEKCJA III: PROCEDURA


III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Przetarg nieograniczony


III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE


  • Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
    nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA


IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
18.11.2011.


IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.


IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.


IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

  • UNIZETO Technologies S.A, {Dane ukryte}, 70-486 Szczecin, kraj/woj. zachodniopomorskie.


IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 373731,78 PLN.


IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ


  • Cena wybranej oferty:
    311200,00


  • Oferta z najniższą ceną:
    311200,00
    / Oferta z najwyższą ceną:
    311200,00


  • Waluta:
    PLN.

Adres: Plac Wolności 1, 78-600 Wałcz
woj. zachodniopomorskie
Dane kontaktowe: email: kontakt@umwalcz.pl
tel: 672 584 471
fax: 672 582 618
Termin składania wniosków lub ofert:
2011-10-18
Dane postępowania
ID postępowania BZP/TED: 26027120110
ID postępowania Zamawiającego:
Data publikacji zamówienia: 2011-10-03
Rodzaj zamówienia: usługi
Tryb& postępowania [PN]: Przetarg nieograniczony
Czas na realizację: 3 miesięcy
Wadium: -
Oferty uzupełniające: NIE
Oferty częściowe: NIE
Oferty wariantowe: NIE
Przewidywana licyctacja: NIE
Ilość części: 1
Kryterium ceny: 100%
WWW ogłoszenia: www.bip.walcz.pl
Informacja dostępna pod: Urząd Miasta Pl. Wolności 1. 78-600 Wałcz u p. Łukasza Podgórskiego
Okres związania ofertą: 30 dni
Kody CPV
30000000-9 Maszyny biurowe i liczące, sprzęt i materiały, z wyjątkiem mebli i pakietów oprogramowania
72511000-0 Usługi zarządzania oprogramowaniem sieciowym
72512000-7 Usługi zarządzania dokumentami
72513000-4 Usługi automatyzacji pracy biurowej
Wyniki
Nazwa części Wykonawca Data udzielenia Wartość
Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza UNIZETO Technologies S.A
Szczecin
2011-12-01 311 200,00