usługa przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz obsługa zwrotów nadawanych przez MOPS w Gdyni w 2016 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz obsługa zwrotów nadawanych przez MOPS w Gdyni w 2016 r. zgodnie z poniższymi wytycznymi: 1.1 Przedmiot zamówienia wykonywany będzie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności na zasadach określonych w: 1) ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. 2012 r., poz. 1529) 2) ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r, poz. 267 ze zm.) 3) ustawie z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r, poz. 613 ze zm.) 4) ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. Nr 2014, poz. 101 ze zm.) 5) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468). wraz z przepisami wykonawczymi do ww. aktów prawnych. 1.2 Przesyłki pocztowe będą nadawane na teren całej Polski oraz poza jej granice, przez niżej wymienione komórki organizacyjne MOPS w Gdyni 1) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 1 ul. Batalionów Chłopskich 1, 2) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 2 ul. Sikorskiego 2a, 3) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 3 ul. Działowskiego 9, 4) Dzielnicowy Ośrodek Pomocy Społecznej nr 4 ul. Abrahama 59, 5) Zespół ds. Bezdomnych ul. Działowskiego 11, 6) Zespół Opiekuńczy ul. Fredry 3, 7) Ośrodek Opiekuńczy dla Przewlekle Chorych ul. Bosmańska 32 a, 8) Tymczasowy Ośrodek Opiekuńczy ul. Chwarznieńska 93, 9) Dzienny Dom Pomocy Społecznej ul. Gen Maczka 1, 10) Środowiskowy Dom Samopomocy ul. Gen Maczka 1, 11) Środowiskowy Dom Samopomocy ul. Wąsowicza 3, 12) Zespół ds. Orzekania o Stopniu Niepełnosprawności ul. Grabowo 2, 13) Zespół ds. Wsparcia Dziecka i Rodziny ul. Grabowo 2, 14) Zespół ds. Wsparcia Seniorów i Osób Niepełnosprawnych ul. Grabowo 2, 15) Administracja MOPS ul. Grabowo 2, 16) Zespół ds. Rodzinnej Pieczy Zastępczej ul. Filomatów 2, 17) Zespół ds. Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie, ul. Śląska 48, 18) Zespół ds. Intensywnej Pracy Socjalnej z Rodziną, ul. Chrzanowskiego 14/3, 19) Zespół Doradztwa ds. Osób Niepełnosprawnych, ul. Wendy 7/9, 4 piętro, 20) Zespół Mieszkalnictwa Wspieranego ul. Grabowo 2. 1.3 Zamawiający będzie nadawał następujące rodzaje i kategorie przesyłek (w ilości i zakresie określonym w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ) 1.1 Przesyłki listowe rejestrowane (polecone), w tym: ekonomiczne i priorytetowe. Za potwierdzeniem odbioru (ZPO), w tym: ekonomiczne i priorytetowe. Przesyłki zwracane do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy; 1.2 Przesyłki listowe nierejestrowane (zwykłe z korespondencją), w tym: ekonomiczne i priorytetowe; 1.3 Przesyłki listowe zagraniczne, w tym: ekonomiczne, priorytetowe, rejestrowane (polecone) priorytetowe, za potwierdzeniem odbioru. 1.4 Paczki pocztowe, w tym: paczki do 1kg, ponad 1kg do 2 kg, ponad 2 do 5 kg, ponad 5 do 10 kg. 1.4 Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia, rozumie się: 1) przesyłka pocztowa - rzecz opatrzona oznaczeniem adresata i adresem, przedłożona do przyjęcia lub przyjęta przez operatora pocztowego w celu przemieszczenia i doręczenia adresatowi 2) przesyłka listowa rejestrowana - przesyłka pocztowa przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru; 3) przesyłka listowa polecona - przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem 4) paczka pocztowa - przesyłka rejestrowana, niebędąca przesyłką listową, o wymiarach: maksimum - żaden z wymiarów nie przekracza: długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm, minimum - wymiary strony adresowej nie mniejsze niż 90×140 mm. 5) przesyłka listowa za potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana, w tym polecona, do której Zamawiający dołączył zwrotny druk Potwierdzenie odbioru; 6) przesyłka listowa o gabarycie A - przesyłka o wymiarach: maksimum - żaden z wymiarów nie przekracza: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm, minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 razy 140 mm. 1.5 Zasady i wymagania dotyczące przesyłek przeznaczonych do nadania: 1) Zamawiający będzie umieszczać w sposób trwały i czytelny na przesyłce listowej lub paczce pocztowej dane odbiorcy (imię i nazwisko nazwa) wraz z jego pełnym adresem (te same dane podane będą jednocześnie w pocztowej książce nadawczej). 2) Zamawiający będzie umieszczać w sposób trwały i czytelny na stronie adresowej (awersie) każdej nadawanej przesyłki nadruku, nalepkę bądź pieczątkę określające nazwę i adres Zamawiającego, a także informacje o opłacie za usługę. 3) Zamawiający będzie miał możliwość umieszczania na przesyłce pocztowej w miejscu niezastrzeżonym dla Wykonawcy innych niezbędnych dla niego oznaczeń, w szczególności znak sprawy i numer z rejestru pism wychodzących. 4) Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczania Zamawiającemu druków potwierdzenia odbioru dla przesyłek nadawanych w trybie Prawa pocztowego, a także dla przesyłek w obrocie zagranicznym w ilości odpowiadającej potrzebom Zamawiającego. 5) Wykonawca będzie zobowiązany do dostarczania Zamawiającemu wszelkich innych druków niezbędnych do nadania przesyłek w obrocie krajowym i zagranicznym w ilości odpowiadającej potrzebom Zamawiającego, w szczególności druków do nadania paczki pocztowej. 6) Opakowanie przesyłki listowej stanowić będzie koperta (z okienkiem lub bez), odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki stanowić będzie zabezpieczenie uniemożliwiające dostęp do zawartości oraz uszkodzenia przesyłki w czasie przemieszczania. Zamawiający nie wyraża zgody na przepakowywanie przesyłek z opakowania Zamawiającego na opakowanie własne Wykonawcy. 7) Zamawiający wymaga, aby nadanie wszystkich przesyłek pocztowych objętych przedmiotem zamówienia, nastąpiło w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 8) Zamawiający przewiduje nadawanie przesyłek w sposób zgodny z przepisami regulującymi tryb postępowań administracyjnych i cywilnych. W przypadku tego rodzaju przesyłek Wykonawca, który nie jest operatorem wyznaczonym, będzie zobowiązany do dokonania czynności nadania przesyłki u operatora wyznaczonego. Czynność ta ma być wykonana w imieniu i na rzecz Zamawiającego na przesyłce niezbędna jest identyfikacja pierwotnego nadawcy (Zamawiającego). Zamawiający określi na przesyłce tryb jej doręczania (np. tryb Kodeksu postępowania administracyjnego w skrócie tryb k.p.a., tryb Ordynacji podatkowej, tryb k.p.c.). 9) Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi pocztowemu, a kosztami realizacji obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca z przyczyn przez niego zawinionych (tj. niewynikających np. z działania siły wyższej, bądź nadzwyczajnych okoliczności o charakterze zewnętrznym, których nie można przewidzieć) nie odbierze od Zamawiającego przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. 1.6 Warunki doręczania przesyłek do adresatów: 1) Zamawiający wymaga, aby usługa doręczania przesyłek przez Wykonawcę świadczona była do każdego miejsca w kraju i za granicą, zgodnie z adresem przeznaczenia podanym na przesyłce. 2) Czas doręczenia przesyłek pocztowych nie powinien przekraczać podanych niżej maksymalnych wskaźników terminowości doręczeń. Termin doręczenia określony jest jako D plus n, gdzie D oznacza dzień nadania, a n oznacza liczbę dni roboczych, które upłynęły od dnia nadania do dnia doręczenia przesyłki: a) dla przesyłek pocztowych priorytetowych będących przesyłkami najszybszej kategorii: D plus 2; b) dla przesyłek pocztowych niebędących przesyłkami najszybszej kategorii: D plus 4. - W sytuacji, kiedy Wykonawca w regulaminie świadczenia usług pocztowych określił korzystniejsze wskaźniki terminowości doręczeń (terminy doręczeń), to stosuje się postanowienia tego regulaminu. 3) W przypadku nieobecności adresata przesyłki listowej rejestrowanej, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (tzw. pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo. W tym terminie przesyłka jest awizowana dwukrotnie (tzw. drugie awizo pozostawia się po 7 dniach od pierwszego awizo). Po bezskutecznym upływie terminu odbioru, Wykonawca dokona niezwłocznie zwrotu przesyłki do Zamawiającego wraz z podaniem przyczyny zwrotu. 4) W przypadku przesyłek listowych rejestrowanych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu prawidłowo pokwitowane przez adresata lub osobę upoważnioną potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej. Przez prawidłowo pokwitowane potwierdzenie odbioru przesyłki rejestrowanej rozumie się pokwitowanie zawierające czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru, a w przypadku jeżeli adresatem przesyłki rejestrowanej jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, pokwitowanie odbioru powinno zawierać czytelny podpis odbiorcy, datę odbioru i odcisk stempla firmowego, a w przypadku braku stempla firmowego - informację o dokumencie potwierdzającym uprawnienie do odbioru przesyłki. 2. Rodzaje i prognozowane liczby nadawanych przesyłek 1) Rodzaje przesyłek pocztowych jakie Zamawiający przewiduje nadać w ramach świadczenia usług pocztowych oraz ich średnia szacunkowa liczba podane są w załączniku nr 3 do SIWZ - Formularz cenowy. Zamawiający przyjmuje niniejsze wyliczenia ilościowe w oparciu o ilości przesyłek wysłane w latach poprzednich, analizę prognozowanych potrzeb, a także jako podstawę do wyliczenia ceny. 2) Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w 100% podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. 3) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmian ilości nadawanych przesyłek w zakresie określonym w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 3 do SIWZ, do maksymalnej kwoty wynagrodzenia Wykonawcy wynikającej ze złożonej przez niego oferty 4) W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych w formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z załączonego do umowy cennika usług pocztowych Wykonawcy. Mając na względzie przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) Zamawiający dopuszcza możliwość zmian tych cen pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę. 5) Zamawiający informuje, iż w trakcie realizacji zamówienia rozliczenia między Wykonawcą a Zamawiającym będą dokonywane na podstawie rzeczywistych ilości nadanych przesyłek pocztowych i ich zwrotów oraz ilości odbiorów przesyłek z siedziby Zamawiającego, wg cen jednostkowych brutto określonych przez Wykonawcę w Formularzu Cenowym. 3. Dodatkowe wymogi Zamawiającego: 1) Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby komórek organizacyjnych, o których mowa w ppkt 1.2 powyżej, w zależności od sytuacji organizacyjnej Zamawiającego. 2) Zamawiający wymaga, aby placówki Wykonawcy, w których Zamawiający będzie mógł nadawać przesyłki były zlokalizowane w odległości nie większej niż do 3 km od siedzib komórek organizacyjnych Zamawiającego, o których mowa w ppkt 1.2 powyżej. 3) W przypadku nie spełnienia ww. wymogu, Wykonawca będzie odbierał przesyłki we własnym zakresie, na własny koszt i ryzyko z siedzib komórek organizacyjnych, o których mowa w ppkt 1.2 powyżej. 4) W przypadku, gdyby Wykonawca nie posiadał placówek przyjmujących przesyłki na terenie Gdyni, Zamawiający dopuszcza możliwość odbierania przez pracownika Wykonawcy przesyłek ze wszystkich siedzib komórek organizacyjnych, o których mowa w ppkt 1.2 powyżej. 5) W przypadku odbioru przesyłek z lokalu Zamawiającego przy ul Grabowo 2, odbiór powinien nastąpić od poniedziałku do piątku w godzinach od 13 do 15. 6) W przypadku pozostałych siedzib komórek organizacyjnych Zamawiającego odbiór przesyłek winien nastąpić od poniedziałku do piątku w godzinach od 13.30 do 15.30. 7) Wykonawca w miejscowości Gdynia musi dysponować przynajmniej dwudziestoma dwoma placówkami służącymi do odbioru przesyłek awizowanych położonymi w różnych częściach miast czynnymi minimum 7 godzin dziennie od poniedziałku do piątku z pominięciem dni wolnych od pracy. 4. Ceny jednostkowe brutto podane przez Wykonawcę w formularzu szczegółowej kalkulacji cenowej (załącznik nr 1 do oferty) będą niezmienne w całym okresie trwania umowy. Mając na względzie przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) Zamawiający dopuszcza możliwość zmian tych cen pod warunkiem zatwierdzenia ich przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej lub w sposób dopuszczony przez przywołaną wyżej ustawę.