Zarządzanie Projektem – pełnienie funkcji Inżyniera Projektu pn. Odnawialne źródła energii dla mieszkańców gmin członkowskich klastra energii “Biała-Ropa”

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest usługa zarządzania Projektem – pełnienia funkcji Inżyniera Projektu pn. „Odnawialne źródła energii dla mieszkańców gmin członkowskich klastra energii “Biała-Ropa” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 Oś 4 Regionalna polityka energetyczna działanie 4.1 Zwiększenie wykorzystania odnawialnych źródeł energii poddziałanie 4.1.1 Rozwój infrastruktury produkcji energii ze źródeł odnawialnych. Projekt ma na celu obniżenie poziomu niskiej emisji na obszarze gmin biorących udział w Projekcie poprzez instalację urządzeń wykorzystujących odnawialne źródła energii (instalacje fotowoltaiczne, kolektory słoneczne, pompy ciepła do c.w.u. oraz kotły na biomasę) dla budynków mieszkalnych. Podjęte działania przełożą się na poprawę jakości powietrza i środowiska naturalnego. W wyniku realizacji Projektu zostanie zamontowanych 2413 urządzeń do produkcji energii z OZE, które będą wykorzystywane przez indywidualnych odbiorców na terenie 10 gmin (Partnerów). Inżynier Projektu zobowiązuje się do realizacji przedmiotu zamówienia w każdym dniu w czasie wynikającym z charakteru świadczonej usługi, stanowiącej przedmiot zamówienia oraz z właściwości zobowiązania, jakie zostanie zaciągnięte w wyniku rozstrzygnięcia niniejszego postępowania, a także w innych terminach uzasadnionych interesem Zamawiającego. Równocześnie zobowiązany jest dostosować czas wykonywania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia do czasu pracy Zamawiającego/Partnerów oraz Wykonawców kontraktów. W szczególności do zadań Wykonawcy będzie należało wsparcie Zamawiającego w procesie zarządzania Projektem: nadzorowanie przygotowania przetargów (głównie od strony technicznej), koordynowanie prowadzonych działań oraz sprawowanie nadzoru nad terminową realizacją Projektu. Do głównych zadań Inżyniera Projektu będzie należało: przygotowanie metodyki zarządzania Projektem, obejmującej procedury wdrażania, monitoringu i rozliczania Projektu, udział w przygotowaniu i przeprowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych planowanych w ramach Projektu wraz z przygotowaniem kompletnej dokumentacji przetargowej (w szczególności na roboty budowlane/dostawy oraz usługi inspektora nadzoru), kompleksowy nadzór nad Projektem oraz realizacją umów z wykonawcami na dostawy i roboty budowalne, monitoring oraz bieżąca kontrola finansowa, połączona z analizą ryzyk, w tym przygotowywanie wniosków o płatność (częściowych i końcowego) w terminach wynikających z umowy o dofinansowanie Projektu. Inżynier Projektu będzie wykonywać zadania z najwyższą starannością, w ścisłej współpracy z Zamawiającym (Liderem Projektu) oraz Partnerami w Projekcie – stosując się do poleceń Zamawiającego oraz wytycznych IZ RPO WM. Inżynier Projektu zapewni odpowiedni personel (Zespół Inżyniera Projektu), składający się z Ekspertów Kluczowych oraz personelu wspierającego działania Inżyniera Projektu w realizacji przedmiotu zamówienia. Zamawiający wymaga, aby w skład Ekspertów Kluczowych weszli co najmniej eksperci: 1) Kierownik zespołu Inżyniera Projektu – Ekspert 1 2) Specjalista ds. zamówień Publicznych – Ekspert 2 3) Specjalista ds. technicznych – Ekspert 3 4) Specjalista ds. rozliczeń finansowych i raportowania – Ekspert 4. Inżynier Projektu zapewni również Personel Wspierający m.in. do obsługi administracyjnej i stałej komunikacji. Sposób, w jaki Inżynier Projektu zorganizuje i będzie wykonywał swoje zadania przedstawiony zostanie w Metodyce Zarządzania Projektem (MZP), która zostanie przygotowana przez IP w terminie 30 dni od podpisania umowy. Szczegółowe wymagania stawiane Wykonawcy przy realizacji zamówienia, odbiór przedmiotu zamówienia, wynagrodzenie za przedmiot zamówienia, zostały określone w projekcie umowy stanowiącym załącznik nr 5 do SIWZ. Wykonawca odpowiedzialny będzie za: 1. Doradztwo Zamawiającemu w odniesieniu do metodyki zarządzania Projektem oraz bieżącego zarządzania w zakresie: organizacji i zarządzania Projektem oraz sposobu jego funkcjonowania i wymogów związanych z wdrożeniem; identyfikacji obszarów problemowych i ryzykownych w implementacji Projektu oraz zaplanowanie środków zaradczych w celu ochrony interesów Zamawiającego i Partnerów Projektu, przeprowadzanie informacyjnych spotkań z Mieszkańcami Zamawiającego oraz Partnerów, dotyczących Projektu w terminach ustalonych z Zamawiającym i na jego wniosek. Przewidywana ilość spotkań: minimum po jednym w każdej z gmin uczestniczących w Projekcie. 2. Opracowanie dokumentacji związanej z zarządzaniem Projektem, obejmującej: zasady dotyczące ewidencji i rozliczania środków Projektu w ramach przyjętej polityki rachunkowości; zasady kontroli i obiegu dokumentów związanych z realizacją Projektu, zasady monitorowania przebiegu realizacji Projektu, umowę z mieszkańcem w ramach realizacji Projektu, zapewnienie sprawnego systemu informacji i komunikacji pomiędzy Liderem i Partnerami oraz pomiędzy stronami a IZ RPO WM. 3. Opracowanie projektów dokumentów wymaganych Ustawą Pzp, niezbędnych do wyłonienia: a) wykonawców/y robót budowlanych/dostaw (zamówienie obejmowało będzie wykonanie instalacji: 990 paneli fotowoltaicznych, 852 kolektorów słonecznych, 187 kotłów na biomasę oraz 384 pomp ciepła na budynkach należących do osób fizycznych (budynki prywatne) na terenie 10 gmin (Zamawiającego oraz Partnerów) b) wykonawcy usług nadzoru dla całego przedmiotu zamówienia. Minimalny zakres dokumentów, jakie mają być opracowane przez Inżyniera Projektu: szacowanie wartości przedmiotu zamówienia, ogłoszenie o zamówieniu, Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia; c) Inżynier Projektu będzie współpracował z obsługą prawną Projektu i będzie pomocą dla Zamawiającego w trakcie postępowania przetargowego: d) Inżynier Projektu będzie przygotowywał projekty odpowiedzi na zapytania wykonawców biorących udział w postępowaniu; e) Inżynier Projektu będzie pomagał na etapie oceny ofert, poprzez zapewnienie w razie potrzeby, udziału biegłych i odpowiednio przygotowanych konsultantów; 4. Wsparcie personelu Zamawiającego w zakresie obowiązków administracyjno- rozliczeniowych: weryfikacja dokumentacji projektowo-kosztorysowej dostarczonej przez Zamawiającego; uzgodnienie z Zamawiającym wzorów wszystkich dokumentów mających być w użyciu w ramach realizacji Projektu; weryfikacja dokumentacji wraz z raportem z oceny i wnioskami w zakresie ewentualnej korekty oraz usunięcia wad i usterek; pomoc w ocenie przekazanych przez Wykonawców Kontraktów na roboty budowlane/dostawy harmonogramów (finansowego i rzeczowego); wsparcie monitoringu postępów w realizacji Projektu zgodnie ze zweryfikowaną dokumentacją oraz zatwierdzonymi harmonogramami; pomoc w sprawdzaniu i uaktualnianiu ww. harmonogramów; wsparcie przy zatwierdzaniu poprawek do szczegółowej dokumentacji technicznej; wsparcie przy odbiorze od Wykonawców Kontraktów na roboty budowlane/dostawy wykonanych prac wraz z koniecznymi do rozliczenia załącznikami; monitoring osiąganych wskaźników produktu i rezultatu, w tym wskaźników efektu ekologicznego i informowanie na bieżąco o zagrożeniach w tym zakresie. przygotowywanie dokumentów dotyczących rozliczenia Projektu, w tym: wniosków o płatność, harmonogramów płatności, raportów i sprawozdań oraz aktualizacji tych dokumentów. 5. W zakresie robót budowlanych/dostaw nad 990 instalacjami paneli fotowoltaicznych, 852 instalacjami kolektorów słonecznych, 187 instalacjami kotłów na biomasę oraz 384 pompami ciepła na budynkach należących do osób fizycznych (budynki prywatne) oraz usług nadzoru: kontrolowanie oraz monitorowanie pracy Wykonawców, nadzorowanie i rozliczanie pracy inspektorów nadzoru, udział w rozwiązywaniu wszelkiego rodzaju skarg i roszczeń osób trzecich wywołanych realizacją Kontraktów wykonawczych, identyfikowanie ryzyk powstania potencjalnych roszczeń ze strony Wykonawców i stron trzecich (w tym Mieszkańców) i informowania o tym niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie do 2 dni kalendarzowych od zaistnienia zdarzenia, Zamawiającego z propozycjami sposobów zapobiegania tym roszczeniom, rozpatrywanie roszczeń Wykonawców robót/dostaw i przedstawienia stanowiska w odniesieniu do nich, w przypadku, gdy wszczęty zostanie spór sądowy między Zamawiającym a Wykonawcami robót budowlanych/dostaw dotyczący realizacji Kontraktu, wspieranie Zamawiającego, poprzez przedstawianie wyczerpujących informacji i wyjaśnień dotyczących sporu oraz jednoznacznego stanowiska IK co do przedmiotu sporu, przewodniczenie i protokołowanie naradom organizowanym przez Zamawiającego dotyczącym postępu prac, w których udział biorą przedstawiciele wszystkich zaangażowanych w realizację kontraktu stron (z każdej narady w terminie do 3 dni od jej zakończenia będzie sporządzany przez Inżyniera Projektu protokół zawierający co najmniej ustalenia mające na celu zapewnienie należytego wykonania Umowy i prawidłowej realizacji Projektu), sprawdzenie kwalifikacji osób zatrudnionych przez Wykonawcę Kontraktu na roboty budowlane/dostawy; sprawdzanie zgodności i autentyczności wszystkich ubezpieczeń, zabezpieczeń, gwarancji, praw własności itd., za które Wykonawca Kontraktu na roboty budowlane/dostawy jest odpowiedzialny, zgodnie z warunkami kontraktu, sprawdzanie terminu ważności ubezpieczeń zatrudnionych osób i używanych maszyn wymaganych od Wykonawcy robót/dostaw, przedkładanie Zamawiającemu wszystkich raportów, oświadczeń i zapytań dostarczonych przez Wykonawcę Kontraktu na roboty budowlane/dostawy; organizowanie i prowadzenie narad technicznych, problemowych i innych spotkań; udział w spotkaniach organizowanych przez Zamawiającego; udzielanie konsultacji i doradztwa technicznego Zamawiającemu; inicjowanie zmian do zakresu robót objętych Kontraktem na roboty budowlane/dostawy przez wydanie polecenia do Wykonawcy Kontraktu na roboty budowlane/dostawy, aby przedłożył ofertę na zmianę; opiniowanie wniosków Wykonawców Kontraktów na roboty budowlane/dostawy;