Konwersja do postaci zasobu elektronicznego dokumentów archiwalnych zwanych manualiami

Kraków: Konwersja do postaci zasobu elektronicznego dokumentów archiwalnych zwanych manualiami.


Numer ogłoszenia: 305564 - 2015; data zamieszczenia: 12.11.2015

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi

Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe.

Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego.

Czy zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak, numer ogłoszenia w BZP: 287072 - 2015r.

Czy w Biuletynie Zamówień Publicznych zostało zamieszczone ogłoszenie o zmianie ogłoszenia:
nie.

SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY

I. 1) NAZWA I ADRES:
Powiat Krakowski, Al. Słowackiego 20, 30-037 Kraków, woj. małopolskie, tel. 12 634 42 70, faks 12 6335294.

I. 2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa.

SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Konwersja do postaci zasobu elektronicznego dokumentów archiwalnych zwanych manualiami..

II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi.

II.3) Określenie przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie prac polegających na konwersji do postaci zasobu elektronicznego dokumentów archiwalnych zwanych manualiami. Jest to zamówienie dodatkowe do zamówienia publicznego nr GKiK/ZP-2/15 obejmującego wykonanie Konwersji Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego funkcjonującego w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Krakowie do postaci zasobu elektronicznego wraz z ujednoliceniem systemu odniesień przestrzennych dla wszystkich danych i dokumentów zasobu, dostosowaniem bazy danych systemu teleinformatycznego do funkcjonowania w układzie 2000, a także reorganizacja dokumentów zasobu w postaci analogowej.

II.4) Wspólny Słownik Zamówień (CPV):
72.91.00.00-2, 79.99.51.00-6, 79.99.91.00-4.

SEKCJA III: PROCEDURA

III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
Zamówienie z wolnej ręki

III.2) INFORMACJE ADMINISTRACYJNE

• 
  Zamówienie dotyczy projektu/programu finansowanego ze środków Unii Europejskiej:
  nie

SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA

IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA:
10.11.2015.

IV.2) LICZBA OTRZYMANYCH OFERT:
1.

IV.3) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT:
0.

IV.4) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA:

• IGEKA - Usługi Geodezyjne i Informatyczne Daniel Jasiurkowski, {Dane ukryte}, 33-340 Stary Sącz, kraj/woj. małopolskie.

IV.5) Szacunkowa wartość zamówienia
(bez VAT): 89430,89 PLN.

IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ

• 
  Cena wybranej oferty:
  90021,80

• 
  Oferta z najniższą ceną:
  90021,80
  / Oferta z najwyższą ceną:
  90021,80

• 
  Waluta:
  PLN .

ZAŁĄCZNIK I

Uzasadnienie udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki albo zapytania o cenę

• 
  1. Podstawa prawna
  

  Postępowanie prowadzone jest w trybie zamówienie z wolnej ręki na podstawie art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych.

• 
  2. Uzasadnienia wyboru trybu
  

  Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

  Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wykonanie prac polegających na konwersji do postaci zasobu elektronicznego dokumentów archiwalnych zwanych manualiami. Jest to zamówienie dodatkowe do zamówienia publicznego nr GKiK/ZP-2/15 obejmującego wykonanie Konwersji Państwowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego funkcjonującego w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Krakowie do postaci zasobu elektronicznego wraz z ujednoliceniem systemu odniesień przestrzennych dla wszystkich danych i dokumentów zasobu, dostosowaniem bazy danych systemu teleinformatycznego do funkcjonowania w układzie 2000, a także reorganizacja dokumentów zasobu w postaci analogowej., realizowanego umową nr ORB.II.032.198.2015 z dnia 02.07.2015 r. Wykonawcą prac obejmujących zamówienie podstawowe, wyłonionym w ramach zamówienia publicznego nr GKiK/ZP-2/15 w trybie przetargu nieograniczonego jest firma IGEKA - Usługi Geodezyjne i Informatyczne Daniel Jasiurkowski. Dokumenty podlegające przeniesieniu do kopii cyfrowej w ramach zamówienia podstawowego obejmują opracowania ewidencji gruntów i budynków oraz opracowania prawne, datowane od wczesnych lat 60-tych ubiegłego wieku do dnia dzisiejszego. Zamówienie główne nie obejmuje dokumentów katastralnych (manualiów), poprzedzających stan prawny oraz ewidencyjny uwidoczniony w dokumentach z zamówienia głównego. W związku z tym, iż przygotowanie danych do zamówienia podstawowego obejmowało pozyskanie informacji o zasobie z Bazy Danych Systemu Teleinformatycznego, w którym dane katastralne nie były ujawnione, Wydział Geodezji, Kartografii i Katastru nie miał wiedzy o konieczności i niezbędności ich wykorzystania i objęcia zamówieniem podstawowym. Dopiero podczas przygotowywania materiałów znajdujących się w archiwum do przekazania Wykonawcy zamówienia podstawowego, stwierdzono występowanie dokumentacji dotyczącej archiwalnych danych katastralnych - manualiów - obejmujących obszarowo i merytorycznie przedmiot zamówienia podstawowego. Ww. dokumenty katastralne cechują się złym stanem technicznym, który nie pozwala na dalsze ich wykorzystywanie w pracy tut. Wydziału ze względu na bardzo wysokie prawdopodobieństwo ich zniszczenia. W znacznym stopniu utrudnia to pracę na obszarze opracowania głównego w zakresie badania stanów prawnych, wykonywania wykazów synchronizacyjnych oraz innych prac ewidencyjnych i prawnych dla spraw wymagających regulacji stanu prawnego. W związku z tym zachodzi uzasadniona, konieczna i niezwłoczna potrzeba natychmiastowej renowacji dokumentów katastralnych aby zachować informacje w nich zapisane, umożliwić dalsze ich wykorzystanie oraz usprawnić pracę Wydziału GKiK w tym zakresie. Koniecznym jest ujawnienie pełnej historii danych w bazie EGiB, w tym połączenie danych katastralnych z obecnymi danymi ewidencyjnymi, ich zabezpieczenie przed zniszczeniem oraz przeniesienie do postaci cyfrowej (w celu zabezpieczenia treści i usprawnienia dostępu do tych danych dla pracowników Wydziału GKiK i jednostek wykonawstwa geodezyjnego). Jednocześnie uzasadnione technicznie, a także niezbędne jest aby podmiot wykonujący renowację dokumentu, w tym samym ciągu technologicznym dokonał jego ucyfrowienia, ponieważ, w ramach renowacji wykonuje się porządkowanie dokumentu, jego rekonstrukcję, a poza tym podmiot ten ma kontrolę nad przywróceniem kształtu dokumentu do jego postaci pierwotnej w celu zachowania oryginalnej treści archiwalnych zapisów, a także wykonując kopię cyfrową może skonfrontować i skontrolować jej treść po renowacji z kopią cyfrową oryginału dokumentu wykonaną w sposób nieinwazyjny przed renowacją, np.: za pomocą aparatu fotograficznego bez lampy. W związku z tym, że po wykonaniu zamówienia podstawionego proces udostępniania materiałów do zgłoszeń prac geodezyjnych na obszarze opracowania ulegnie automatyzacji, a co za tym idzie, przyspieszeniu, zachodzi zatem taka sama potrzeba opracowania dla wszystkich dokumentów opisujących stan ewidencyjny i prawny, w tym dla dokumentów katastralnych. W ten sposób zostanie usprawniony proces obsługi zgłoszeń prac, a także zostanie utworzona ciągłość historyczna dla zasobu w zakresie obszaru opracowania. Proces aktualizacji BDST można zatem prowadzić w jednym ciągu technologicznym dla zamówienia podstawowego i dodatkowego co czyni samo zamówienie dodatkowe korzystniejszym ekonomicznie. Ponieważ wykonanie wyżej opisanych czynności stanowi niezbędny element dla uzyskania w pełni funkcjonalnego produktu, koniecznym jest wykonanie wyżej opisanego zamówienia dodatkowego w trybie zamówienia z wolnej ręki. Proponowana kwota zamówienia dodatkowego nie przekracza 50% wartości realizowanego zamówienia objętego umową nr ORB.II.032.198.2015 z dnia 02.07.2015 r.